什麼是預算報告？ 目的、組成部分和優勢

無論您是經營一家公司還是一個項目，您都將不得不處理預算問題。 預算是您使用收入和支出估算值預測的支出計劃。 為確保您遵守最重要的運營預算，您將製作一份定期預算報告以及參考財務報表。

預算報告是管理財務和保持業務或項目可行性的必要工具。 為避免潛在的金錢陷阱，請了解預算報告是什麼、它的用途是什麼以及它由什麼組成。 我們將解釋使用預算報告的諸多好處，並演示如何使用項目管理軟件製作預算報告。

什麼是預算報告？

預算報告是特定時間段內企業或項目的財務狀況。 它收集與實際支出相關的數據，並將其與該時期的預算預測進行比較。

這意味著預算報告有助於確定您是根據預算支出還是超出或低於預算。 預算報告至少有兩列：一列用於報告期間的計劃支出，一列用於該期間的實際支出。

生成預算報告時，重要的是您要使用收集實時數據的工具，以便您最準確地了解該期間的實際支出。 ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，具有實時報告功能。 我們稍後會解釋如何製作預算報告，但如果您想隨時了解支出情況，請使用我們的實時儀表板。 與輕量級工具不同，我們的儀表板不需要任何耗時的配置。 它已準備好在您需要時顯示實際成本。 立即免費開始使用 ProjectManager。

預算報告的目的是什麼？

預算報告的主要目的是匯總有關特定時期內您在業務或項目上花費了多少的數據。 這些信息對於經營一家成功的公司或項目至關重要； 您不能盲目地花錢並期望繼續經營或交付成功的項目。

能夠有適當的支出控制是保持企業生存的關鍵。 隨著經濟在好時壞時循環，這一點尤其正確。 企業不能忽視經濟形勢並期望生存，相反，定期預算報告可以幫助您在行業的波濤洶湧的海水中攪動您的企業。

運行預算報告的另一個目的是為您的團隊設定明確的期望和參數。 如果他們了解預算是什麼以及他們的支出如何影響預算，他們就更有可能根據預算支出。 這種財務能力會導致更有效的支出。

預算也是對公司或項目將花費甚麼的最佳猜測。 準確性基於研究和歷史數據。 因此，在規劃未來預算時可以存檔和訪問您的預算報告，以便更好地估算您的成本和支出。

預算報告的組成部分

預算報告可以包括不同的列，具體取決於業務或項目。 預算報告通常是更大的狀態報告的一部分，該報告捕獲範圍更廣的數據點集。 這有助於將成本放在上下文中，並更好地了解花費的內容和原因。

但是，如果您要將預算報告歸結為基本要素，它會揭示這四個組成部分：實際成本、計劃成本、預算和剩餘預算。 您創建的任何預算報告都應包括這四個部分。 讓我們仔細看看基本預算報告的這四個部分。

實際成本

預算報告中的實際成本是公司或項目在報告中反映的一段時間內花費的總支出。 重要的是要了解預測或預算力求準確，但它永遠不會完全正確。 幾乎總是有意想不到的支出、成本等，這會影響您的預算。 因此，實際成本為您提供了關於您花費了多少的硬數據，以便您可以將其與您認為在此期間花費的金額進行比較。

計劃成本

計劃成本是您在特定時間段或較長項目期間為業務預計的成本。 這些是基於預定預算和時間表的估計成本。 其中一些成本包括原材料、勞動力成本和管理費用，例如公用事業費用。

預算

預算是公司或項目用來說明在一段時間內運營或項目成功交付其產品或服務所需資金的財務計劃。 它顯示了需要多少資金以及這筆資金用於開展業務運營或執行項目目標所需的時間。

剩餘預算

最後，剩餘預算是報告期間支出後您的總體預算剩餘的金額。 它顯示了您還剩下多少錢來繼續經營您的業務或交付您的項目。 這應該足夠了，但如果您在報告的時間段內超支，那麼您將必須解決您的業務或項目的時間、範圍或成本問題，才能重回正軌。

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預算報告的 5 大好處

我們已經討論了預算報告的目的，但也有好處。 當然，目的是好處的一部分，但預算報告非常重要，值得強調在管理企業或項目時使用預算報告的重要性。

1.識別威脅

一個好處是預算報告能夠向您顯示可能對您的公司或項目產生負面影響的威脅。 因此，您有時間在他們破壞您的工作之前做出回應。 如果您發現存在問題，那麼您可以更改您的日程安排或工作範圍以保持預算並保持在正軌上。

2. 告知未來的估計

如上所述，存檔預算報告在規劃下一個預算或項目時非常有用，因為它們提供了可以為您的未來估算提供信息的歷史記錄。 這可以幫助企業確定增長或確定未來項目的可行性或弱點。

3.監控性能

就當前的業務環境或您正在管理的正在進行的項目而言，預算報告可幫助您監控績效。 它還有助於更好地部署資金並確定哪些地方可以減少浪費，從而讓您的錢花得更遠。

4. 建立問責制

使用預算報告的另一個好處是問責制。 預算可能是由管理層制定的，但公司的員工和執行項目的團隊正在花這筆錢。 無論是他們的勞動力還是他們為完成工作而使用的資源，定期的預算報告可以讓他們知道他們的工作效率是否高，或者他們是否需要更加小心。

5.概述流動性頭寸

預算報告還提供有關公司流動性狀況的信息。 也就是手頭有多少現金。 這會告知現金預算，讓公司知道它是否有足夠的現金來處理其運營需求所需的流入和流出。 它參與公司的更大決策，提供有關其債務人狀況和未來恢復的信息，確定公司是否能夠償還其會費並向投資者提供有用的信息。

如何使用 ProjectManager 製作預算報告

ProjectManager 是在線項目管理軟件，可讓您製作可自定義的實時報告，以便它們只顯示您想要查看的內容。 生成報告後，您可以跨格式共享它並將其分發給您的利益相關者，讓他們了解最新的預算。 以下是有關如何創建狀態報告的演練，其中包括有關您的預算的信息。

從設定基線開始

使用我們強大的甘特圖來計劃和安排您的工作。 您可以組織您的任務、資源和成本。 在時間軸上映射您的工作，以便在一個地方查看您必須做的所有事情，然後設置基線。 這會捕獲您的計劃工作量，因此您可以在生成狀態報告時將其與實際工作量進行比較。

單擊報告圖標

現在，當您準備好生成報告時，找到並單擊報告圖標，它看起來像一個帶有橫格紙的剪貼板。 從那裡，您將被帶到報告頁面。 左側是您可以創建的所有報告的列表。 有投資組合報告、狀態報告、項目計劃、任務、時間表、可用性、工作量和差異。

選擇項目狀態報告

當您選擇項目狀態報告時，右側會有一個過濾器。 從那裡，選擇標題、項目狀態和要包含在報告中的列。 只需勾選您想要報告的那些。 例如，您可以選擇一個預算選項。 如果你選擇健康，你會看到成本和工作量。

然後，您可以在 Web 瀏覽器中查看報告，或單擊 PDF 或 Excel 下載報告並與您的利益相關者共享。 然後報告將顯示計劃成本、計劃資源成本、完成百分比等等。

可定制的報告只是我們軟件提供的一部分。 我們擁有與跨職能團隊合作所需的工具。 我們的多個項目視圖意味著甘特圖上的計劃可以在看板、列表和日曆視圖上共享。 所有數據實時更新，因此每個人都在同一頁面上工作。 還有任務管理、風險管理和資源管理功能，可讓您保持高效且不超出預算。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，它使團隊能夠實時計劃、管理和跟踪他們的工作。 我們強大的報告工具​​可幫助您按時完成並控制預算。 加入 Avis、雀巢和西門子的團隊，他們正在使用我們的軟件取得成功。 立即免費開始使用 ProjectManager。