業務和項目管理中的預算流程

所有企業與項目管理都有一個共同點：金錢。 沒有資金和適當的預算流程，任何行業的項目都會陷入停頓。 預算就是這些資金的使用方式。

但首先，讓我們定義什麼是預算，並探討預算的類型和製定預算的方法。 通過了解業務和項目管理的預算流程，可以更輕鬆地了解如何為您的公司或項目制定預算。

什麼是預算？

預算是對一段時間內發生的收入和支出的估計。 這是一份定期審查和修訂的動態文件。 任何花錢的企業都會使用預算來管理其成本，無論是企業、項目、政府機構，甚至是個人家庭。

查看預算的另一種方法是將其視為財務計劃。 它計劃您在特定時間範圍內的支出。 使用預算對於成功進行任何財務努力至關重要。 這就是為什麼有公司預算、項目預算和政府制定的預算來支持各種服務的原因。

預算流程概述了管理業務或項目所需的資源，但這並不是預算所能做的全部。 它是一種用於設定季度或年度目標、衡量結果和計劃突發事件的工具。 無論您是經營企業還是管理項目，項目管理軟件都可以幫助您計劃、管理和跟踪預算。

ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，具有強大的甘特圖，可幫助您實時管理資源和成本。 您可以組織您的任務並為每個任務附加資源和成本。 鏈接依賴關係以避免代價高昂的延遲，甚至過濾關鍵路徑以了解哪些任務對項目成功至關重要。 設置基准後，您就可以根據實際成本實時跟踪計劃成本。 立即免費開始使用 ProjectManager。

預算類型

考慮到預算可以應用於如此多的不同實體，因此存在許多不同類型的預算也就不足為奇了。 這些預算中的每一項都有助於指導全年的支出，因此您不會超支。 它們對於做出重要的財務決策至關重要，但它們會根據不同的業務和項目需求而有所不同。

項目預算

項目預算用於估算項目的成本。 它由項目經理創建，用於跟踪整個項目執行階段的成本，並進行任何調整以使項目在財務上保持正軌。 項目預算將成本分解為單個任務和完成這些任務所需的資源。

總預算

顧名思義，主預算由企業中使用的所有單獨預算組成，例如銷售、生產等。 這樣做是為了提供公司的完整財務狀況，並顯示特定收入和支出如何適合業務。 總預算在大型企業中更為常見，儘管小型公司可以使用它們按類別或部門查看財務狀況。

經營預算

運營預算列出了企業為其每月或每年的運營估算的所有費用和收入。 這是了解您需要多少資金才能經營好您的業務的一種方式。 運營預算由固定成本和可變成本、收入和意外費用組成。 它們是銷售和生產預算、直接材料和人工以及管理費用和管理費用的組合。

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銷售預算

銷售預算與估算您期望在一段時間內從銷售和費用中產生的收入有關。 通過創建銷售預算，您可以計劃支出並根據需要進行調整。 您的銷售預算越準確，您就越能確保手頭有滿足客戶需求的材料和庫存。

財務預算

財務預算用於確定實現短期和長期目標所需的資金。 它通過查看您的資產、負債和權益來做到這一點。 完成此操作後，您便可以大致了解業務的健康狀況以及是否穩定。 當企業正在尋找資金或為首次公開募股 (IPO) 定位時，通常會使用財務預算。

現金流預算

了解一段時間內進出您的業務的資金很重要，現金流量預算有助於預測現金流量。 了解您的現金流對於做出重要的財務決策至關重要，但它也有助於發現問題並防止超支。 理想情況下，您希望確保有足夠的收入來支付您的業務流出的資金。 負現金流是指您沒有足夠的錢來支付抵消費用。

預算方法

預算編制方法是您實施預算編制流程的方式。 正如預算有多種類型一樣，預算編制方法也有多種。 而且，與預算類型一樣，沒有一種正確的選擇。 您必鬚根據消費習慣和戰略規劃做出決定。 這裡有四種預算編制方法可以幫助您入門。

零基預算

零基預算就是收入減去支出等於零。 它是一種更常見的預算編制方法，並以所有預算為零並從頭開始重建的假設開始。 這會產生非常緊張的預算，並避免任何對企業成功來說不必要的支出。 這是一種自下而上的預算編制方法，用於控製成本，但非常耗時。

增量預算

增量預算的工作原理是使用前一年的實際數字並加上或減去一定百分比以確定當年的預算。 這是一種非常常見的預算編制方法，因為它很簡單，並且在主要成本動因每年都沒有變化時最適合使用。 但它可以使低效率長期存在，導致預算鬆弛，並忽視活動和績效的外部驅動因素。

基於活動的預算

基於活動的預算編制是一種自上而下的方法。 它確定支持業務設定的輸出所需的輸入量。 記錄、分析和研究產生成本的活動。 這是一種嚴格的預算方法，有助於降低生產成本，同時提高生產效率，並確定如何使產品更具成本效益。

價值主張預算

使用價值主張預算時，您會問自己為什麼將其包含在預算中，它是否為客戶、員工或利益相關者創造了價值，該項目的價值是否大於其成本？ 如果不是，你的成本理由是什麼？ 提出這些問題可確保預算中的所有內容都能為客戶帶來價值。

如何通過 6 個簡單步驟為項目或業務制定預算

預算流程從制定預算開始。 無論您是管理企業還是項目，都可以遵循以下六個步驟來製定預算。

1. 選擇預算方法

如上所述，制定預算的方法有很多種。 適合您的預算流程是定義業務或項目預算的第一步。 查看您當前的財務狀況以及您的優先事項，然後選擇與您的財務目標相匹配的預算方法。

2. 定義預算的目的

同樣，預算有多種原因，例如銷售預算、運營預算等。在您開始之前，您必須知道您正在製定什麼樣的預算。 這將指導您完成預算編制過程。

3.制定行動計劃

現在您有了方法和目的，是時候制定行動計劃了，這些步驟將引導您完成預算。 您需要定義範圍，例如目標和計劃的可交付成果。 然後你會想把它放在一個時間表上來跟踪你在特定時期的預算。

4. 估算固定和可變成本

首先，固定成本是那些不會改變的，比如你的租金、水電費、工資單、保險、貸款利息、財產稅等。可變成本是那些會改變的，比如原材料、勞動力、銷售佣金、運費等。這些加在一起將構成您預算的很大一部分。

5. 估算預期收入

預期收入是公司估計將從銷售中產生的金額。 它可以像售出的單位數量乘以售出的數量一樣簡單。 但收入不計入成本和費用。 使用歷史數據和市場研究來估計您在預算期間的預期收入。

6. 設立應急基金

如您所見，所有這些數字都是估計值。 它們應該盡可能準確並基於研究和數據，但它們不是給定的。 這就是為什麼在製定預算時擁有應急基金如此重要的原因。 這是一筆預留的資金，用於補償預算中估算成本和收入所固有的不准確性以及覆蓋風險。

ProjectManager 如何幫助預算流程

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助制定預算流程。 當您通過導入 Excel 或 Microsoft Project 文件或使用我們的行業特定模板之一開始項目時，您可以設置項目預算。 我們已經展示瞭如何在組織任務及其相關資源和成本的甘特圖上規劃預算。 但是在整個項目生命週期中，您可以做更多的事情來管理和跟踪成本。

使用實時儀表板監控成本

預算過程不僅限於計劃，還必須進行監控和更改以避免超支。 通過我們的實時儀表板，您可以全面了解您的成本以及其他可以提醒您問題的指標，以便您快速解決問題。 我們的實時儀表板會自動收集實時數據並將其顯示在易於閱讀的圖形和圖表中。 與輕量級軟件不同，設置我們的儀表板不需要冗長的配置。 當你準備好的時候，它就準備好了。

使用時間表和工作量圖表來跟踪資源

資源是您用來完成工作的任何東西，從勞動力到材料以及介於兩者之間的一切。 跟踪您的資源以保持預算非常重要，我們的工具具有資源管理功能，可以讓這一切變得簡單。 當您入職團隊時，您可以添加他們的可用性，包括 PTO、休假和全球假期，這樣可以更輕鬆地為他們分配工作。 我們的安全時間表簡化了工資單，並允許您查看每個團隊成員完成任務的情況，以便您了解他們是否按時完成。 還有一個顏色編碼的工作負載圖表，顯示是否有人過度分配。 您可以直接從圖表中平衡工作負載，以保持他們的工作能力，而無需支付加班費。

我們的資源管理功能以及我們的任務和風險管理工具可幫助您控制預算。 如果您的團隊落後，這意味著額外的資金和問題可能會影響您的項目並對預算產生負面影響。 使用我們的報告功能，您可以比儀表板更深入地了解數據，並跟踪項目狀態、差異等。 所有報告都可以自定義以僅過濾您想要查看的信息，並且可以輕鬆地與對您的項目有既得利益的利益相關者共享。

ProjectManager 是在線項目管理軟件，可幫助實時計劃、管理和跟踪預算。 我們的協作平台允許您共享文件、發表評論等，將每個人聯繫起來，無論他們是在隔壁辦公室還是在其他地方。 加入 Avis、雀巢和西門子的團隊，他們使用我們的軟件取得成功。 立即免費開始使用 ProjectManager。