為企業構建內部溝通平台：內容和方法

在本文中，我們討論如何構建企業連接平台。 什麼是連接平台，您應該如何構建一個？ 繼續閱讀以獲取有關此主題的見解並向下滾動以估算開發內部通信網站的成本。

內容：

1. 什麼是內部通訊軟件？
2. 如何製作內部溝通軟件
3. 內部通信移動應用程序或網站的功能
4. 製作企業連接平台的成本

什麼是內部通訊軟件？

無論大小，每個公司都需要一個內部溝通系統。 各級有效的內部溝通對於提高績效和提高結果是不可或缺的。 內部通訊軟件可以：

• 讓員工更多地參與公司的成功
• 協調員工和部門之間的任務
• 有效監控和管理遠程工作的員工
• 為員工提供快速反應的支持網絡

根據公司的類型、規模和經營所在的細分市場，對通信系統的要求會有所不同。 然而，溝通是任何公司生產力的關鍵。

在內部溝通方面，大多數中小型公司使用兩種技術：用於全公司公告的電子郵件和用於處理更緊急問題的即時消息應用程序和聊天室。

但是，企業通信軟件不僅僅是電子郵件和信使，而且某些類型的通信軟件提供電子郵件和即時消息應用程序都無法提供的功能。

1. 內網

Intranet 是最古老的企業通信工具之一。 基本上，它是一個封閉的網絡，只有為公司工作的人才可以訪問。 作為訪問受限的解決方案，Intranet 允許存儲和共享敏感數據和文件——這在電子郵件和信使方面是非常不鼓勵的。

然而，數據安全仍然是 Intranet 的一個問題，因為它們可能存儲大量數據，如果 Intranet 被黑客入侵，這些數據可能會損害公司的利益。 此外，大多數 Intranet 解決方案都不是很容易導航，並且要創建類似目錄的系統，可能需要專家。

2. 數字標牌

數字標牌需要屏幕，可以顯示辦公室範圍內的公告供所有人查看。 這種內部溝通方法對於所有或大部分員工在辦公室工作且辦公室本身很大的公司的緊急公告很有用。 雖然您永遠不知道每位員工何時會打開公司範圍的電子郵件，但當公告顯示在樓層中間的屏幕上時，每個人都有可能同時看到公告。

另一方面，數字標牌是一種單方面的溝通工具，允許管理層發布全公司範圍的公告。 它不適合員工和團隊之間的協作或溝通。 它也是一種嚴格的辦公室工具。

3.視頻聊天工具

這是另一種單一用途類型的工具，旨在通過視頻進行流式傳輸和/或通信。 除了視頻通話的明顯用例外，這種類型的軟件還可用於從會議、重要會議和其他活動中傳輸信息流。 連接到數字標牌工具，視頻流可以顯示在辦公室周圍的屏幕上。

4. 協作工具

在本文中，我們使用術語協作工具來表示允許多個同時使用的基於雲的軟件。 首先想到的是 Google Docs 和 Google Sheets，當然還有更多的例子。 Office 365 允許進行協作編輯，並且在 UI/UX 設計師中，Figma 以驚人的速度越來越受歡迎。 借助基於雲的軟件，可以隨時隨地訪問工作，從而可以與世界各地的遠程員工一起工作。

5. 員工社交網絡

企業連接解決方案的最新趨勢是以工作為中心的員工社交網絡 (ESN)。 讓我們成為現實：大多數 18 至 65 歲以上的人在空閒（有時不是那麼空閒）時間使用社交網絡。 ESN 的出現只是時間問題。

員工社交網絡是員工活動的中心：您可以將它們用於公告、調查、協作、表彰傑出員工等。此外，這些網絡還可以用於工作以外的事情——例如，讓員工了解每個人其他更好地表達他們的創造力並協調對內聯網或標牌工具來說似乎不夠重要的辦公室事務。

此類最受歡迎的服務之一是Workplace ，這是 Facebook 旗下的員工社交網絡。 Workplace 基本上是面向企業的 Facebook，熟悉的界面是其最成功的功能之一。 因為它是行業中最傑出的參與者之一，所以我們將 Workplace 用作各種案例研究，並作為我們內部通信軟件開發研究的基礎。

如何製作內部溝通軟件

首先，重要的是要決定是為自己的公司開發像 Workplace 這樣的企業連接平台，還是將其作為軟件即服務 (SaaS) 產品提供。 在開始開發之前決定這一點很重要，因為有些事情在您自己的業務的內部通信軟件中並不像在您構建以銷售的軟件中那樣重要。 例如，您不需要將僅供貴公司使用的軟件貨幣化。

Workplace 本身最初是 Facebook 員工使用的內部軟件。 後來才推出供其他公司使用。 這是我們對構建內部通信平台以作為服務提供給第三方的看法。

在內部通信軟件開發的業務分析階段，您和/或您的開發團隊應該深入研究市場情況。 根據您或您的外包公司使用的軟件開發生命週期模型，流程會有所不同，但研究是任何模型不可或缺的一部分。

對商業通信平台市場的研究將幫助您回答許多重要問題。

1. 您是在構建移動應用程序、網絡平台還是兩者兼而有之？ 通常，企業的數字通信平台是為台式計算機設計的，而且通常是基於網絡的。 然而，移動優先的員工參與應用程序開發每年都變得越來越流行。 無論如何，如今即使是基於 Web 的解決方案也必須對移動設備友好。

2. 你的利基是什麼？ 任何事物都可以定義利基，從地理位置到僅與特定類型業務相關的特定功能範圍。

3. 你的利基市場有競爭對手嗎？ 如果您這樣做，請分析他們的產品如何運作，這些產品的優缺點是什麼，以及您如何競爭。

4. 你的平台為用戶提供了什麼獨特的價值？ 您的平台提供什麼使其與眾不同？

5. 您的平台的用戶角色是什麼？ 用戶畫像是您的主要目標用戶的畫像。 如果您正在嘗試構建像 Workplace 這樣的交流平台，即面向公司而非個人的平台，那麼您的用戶角色還將包括企業畫像。

6. 你的貨幣化模式是什麼？ 這是關於您將如何從您的商業通訊工具中賺錢。 您應該研究競爭對手的商業模式以及您的目標受眾更願意滿足哪種商業模式。

7. 你打算如何推廣你的平台？ 為平台做廣告的方法有很多種，但它們會因您構建的內容而異。

在業務分析的想法驗證和研究階段，會出現更多問題。 如今，許多（如果不是大多數）開發公司都使用精益畫布模板來概述在開發的第一階段了解產品的所有信息。 如果您有興趣，請查看我們關於如何為移動應用創意製作商業模式畫布的文章。

內部通信移動應用程序或網站的功能

Facebook Workplace 等協作和通信平台是公司內部的社交網絡。 Facebook 是一個全球網絡，而 Workplace 則由本地公司使用，並將社交網絡的功能與其他類型的企業連接解決方案的元素相結合。

以下是您可能希望包含在員工敬業度應用程序中的功能列表。

• 入職

當您的目標是製作像 Workplace 這樣的應用程序用於內部交流時，重要的是讓入職過程盡可能容易導航，這樣用戶就不會花太多時間登錄和搜索他們需要的一切。
同時，對於企業社交網絡，通過 Facebook 和 Twitter 等傳統社交網絡的個人帳戶實現註冊/登錄可能被視為一種負擔。 一種既易於使用又更安全的解決方案是通過公司電子郵件帳戶登錄。

• 簡介

您在用戶配置文件中提供的字段將取決於您希望員工聯繫和交流的程度。 商務通信網絡中顯而易見的必備字段是姓名、職位、部門和聯繫方式（電話號碼、電子郵件、Skype 等）。 但是，如果您的平台的一個目標是改善員工之間的關係，那麼添加業餘愛好等非工作信息可能會很有用。

• 餵養
  
  所有信息都將在這裡發布：公告、當前項目、成就和有關企業生活的更新。 如果您正在為大型公司製作像 Workplace 這樣的網站，那麼實施某種過濾系統（例如標記）可能由機器學習提供支持會很有用。 這樣，系統可以根據每個用戶的部門和他們對帖子的反應按相關性對帖子進行排序。

另一方面，必須有適當的功能來固定公司範圍的公告，以便每個人都能看到它們，無論過濾如何。

• 圖書館

向企業社交網絡添加一些內部網功能不會有什麼壞處。 公司文檔庫將幫助您將所有內容存儲在一個地方。 如果有僅用於特定員工組（如最高管理層）的文檔，則可以添加訪問級別。

• 照片庫

這可以是單獨的功能，也可以是庫中的子類別。 根據員工在內部社交網絡中分享的活動範圍，照片庫可能會包含來自會議等活動的官方企業照片以及員工希望與所有人分享以改善企業的下班後聚會照片精神。

• 團體
  
  當您為企業客戶構建內部通信應用程序時，組是必要的。 可以發布訪問受限的公告，以便只有組成員可以看到它們——例如，部門新聞或從事同一項目的員工的更新。

• 聊天

由於通信是企業社交網絡的主要目標，因此必須具備即時消息功能。 為從事同一項目或任務的部門或團隊實施用戶之間的直接消息傳遞以及某些版本的群聊至關重要。

• 文件共享

幾乎所有的商務交流都需要共享文件。 根據哪些公司將使用您的通信平台，共享一種類型的文件可能就足夠了。 但一般來說，最好提供對多種文件類型的支持。

• 活動日曆

將事件添加到內部公司網絡中的日曆而不是（或除了）Google 日曆將幫助您的員工組織他們的工作，而無需離開內部網絡並切換到其他服務。

• 通知

員工敬業度應用程序或網站的桌面版通知和移動應用程序的推送通知是必要的，這樣當應用程序本身在後台時，員工就不會錯過重要的公告或消息。

• 管理員控制

公司管理層或專門指派的人員必須能夠添加和刪除員工、更改他們的訪問級別並監控內部通信。 管理員通常可以訪問任何和所有組，可以編輯和固定/取消固定公告，並且可以管理勞動力活動。

• 集成
  
  通過集成第三方應用程序，可以將某些功能添加到通信應用程序中。 例如，現有服務可以集成到平台中，而不是從頭開始創建協作文檔編輯功能。 Facebook Workplace與 G Suite、Jira、Dropbox、Office 365 等集成。 您可以添加相關服務並集成客戶現有的內部軟件。

需要考慮的額外功能：

• 員工名錄

對於大型公司來說，這是一個方便的功能，在那裡找出誰是一個挑戰。 擁有一張從經理到每個部門初級員工的自上而下的圖表將幫助用戶快速找到他們需要聯繫的人。

• 視頻通話
  
  如果您的公司或（就 SaaS 產品而言）客戶的企業與遠程承包商合作或有經常出差的員工，則必須具備內部視頻通話功能。 它將允許您將所有通信保留在同一個軟件中，並使其更有效率。 撥打電話總是比輸入消息更容易。

• 調查

了解公司的情緒、部門內部和部門之間的關係以及員工滿意度始終很重要。 通常，辦公室經理或其他指定員工的任務是使用各種調查工具（Google 表單、SurveyMonkey 等）進行此類研究，此外還要單獨與每個員工交談。 將調查功能添加到您的內部網絡將使管理這些調查和共享其結果變得更加容易。

• 機器人

機器人可以幫助員工瀏覽軟件並提供客戶支持。 與提要過濾一樣，它們可以由機器學習技術提供支持。

製作企業連接平台的成本是多少？

要計算（甚至粗略）商業通信軟件開發的成本，首先需要了解您需要聘請哪些專家。 對於這種軟件——本質上是一個本地社交網絡——需要一個完整的團隊：

• 項目經理（除非您準備好自己監控和管理開發的各個方面）
• 用於 Web 開發的 UI/UX 設計師
• 移動應用程序的 UI/UX 設計師（一名設計師可以同時使用 iOS 和 Android 應用程序）
• 前端網絡開發人員
• iOS 開發者
• 安卓開發者
• 後端開發人員
• 質量保證專員

正如我們所提到的，大多數內部通信應用程序主要是為 Web 構建的。 在每個人都使用台式機或筆記本電腦的辦公室中安裝 Web 應用程序是合乎邏輯的。 但是，如果您的企業（或目標受眾的企業）包括在旅途中或在現場工作的專家，您應該創建一個解決方案，讓他們能夠積極參與公司生活。 雖然這可以通過為移動設備調整網站來實現，但類似社交網絡的常規通信應用程序提供的功能範圍可能會使網站過於混亂，無法在移動設備上有效使用。 在這種情況下，原生應用對用戶來說更方便。

根據您的目標受眾，為iOS 或 Android而不是兩者構建應用程序可能就足夠了。

如您所見，製作內部通信平台的成本很難估計。 內部通信應用程序的純 Web 開發將需要大約三個月的時間，起始成本可能約為52,000 美元。 移動開發需要更長的時間，因此成本更高。 預計為一個移動應用程序支付至少61,800 美元，並等待大約五個月才能完成。 不過，兩個移動應用程序的成本不會翻倍，因為您不需要為每個應用程序配備單獨的 UI/UX 設計師和質量保證團隊。

結論

企業溝通隨著社會變化而不斷發展。 今天，建立透明的企業並使您的員工參與到您公司的生活——以及彼此的生活中——比以往任何時候都更加重要。 這就是為什麼員工通信應用程序開髮變得越來越流行並且通信應用程序越來越類似於成熟的社交網絡的原因。 這些服務可能帶來的好處非常有吸引力。

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