業務流程管理 (BPM) 終極指南

企業擔心底線。 他們可能有一個願景，但它總是得到盈利能力的支持。 如果企業可以改善他們的工作方式，他們就會更有競爭力並賺更多的錢。 這就是業務流程管理的全部內容。

業務流程管理著眼於公司為向客戶提供商品或服務而採用的流程。 然後，企業會找到更好地執行的方法，以便最終使客戶受益。

什麼是業務流程管理 (BPM)？

業務流程管理 (BPM) 是公司用來改進業務流程以完成工作、服務客戶群和創造業務價值的一種方法。 BPM 設計、自動化、執行、控制、測量和優化業務流程。 業務流程是指跨系統、員工、客戶和合作夥伴用於幫助實現組織的企業目標的任何活動或一組活動。

為了充分利用業務流程管理，您需要使用業務流程管理軟件來分析您的業務流程，模擬它們在各種場景中的工作方式，實施變更，監控新流程並不斷進行改進。 這改善了您的工作流程和業務流程。

業務流程管理是廣泛而動態的。 它一定要是。 組織角色、規則、策略、業務目標和其他公司方面總是在變化。 為了優化工作，已經使用了不同的方法來提高效率，從六西格碼到精益管理和敏捷項目管理。

無論您經營的是大型、小型還是中型企業，項目管理軟件都可以幫助您管理業務流程。 ProjectManager 是一款在線軟件，可以自動化工作流程以簡化流程以提高效率。 不要擔心質量差，因為我們的任務審批設置只允許授權人員更改活動的工作狀態。 立即免費開始使用 ProjectManager。

BPM 的好處

改善您的業務功能是任何成功業務的關鍵。 您希望它們清晰、高效和可靠。 使用業務流程管理可幫助您衡量和調整運營流程並提高員工的工作效率。 當然，這會帶來更好的客戶服務和更高的盈利能力。 但這只是 BPM 優勢的開始。

靈活性對於企業應對市場的起伏、技術或法規的變化至關重要。 BPM 通過暫停流程並進行快速調整以使其重回正軌，提高了業務敏捷性並幫助企業保持競爭力。

在不浪費時間和金錢的情況下開展業務是您保持業務的方式。 業務流程管理通過優化流程和減少浪費來幫助您開展精益業務。 它可以通過開發更好的流程、自動化和其他手段來做到這一點。

我們列出的所有好處都來自業務流程管理，它提供了對業務流程的更多可見性。 這使您可以查看哪些有效，哪些無效並做出相應的響應。 它還可以通過避免可能導致罰款或安全漏洞的並發症來幫助您保持合規和安全。

最後，您會發現隨著業務的發展以及員工隊伍的成熟、退休或轉向其他機會，轉移業務知識變得更加容易。 這一點，以及 BPM 都是關於持續改進的事實，意味著企業可以在不自滿的情況下繼承利益，這對任何公司都是有害的。

BPM 生命週期階段

為了獲得這些好處並改進您的業務流程，您必須開始使用業務流程管理。 這需要了解 BPM 生命週期的五個階段：設計、建模、執行、監控和優化。 將這些步驟標準化，您將製定一個系統地、持續地改進業務流程的策略。

1. 設計

在這個開始階段，您需要分析您的業務流程以充分了解它們是如何執行的。 通過採訪參與業務流程的每個人、研究文檔並了解適用的業務規則來進行研究。 如果你能觀察到正在運行的過程，那就更好了。 除了流程和最終結果之外，此階段還包括了解流程如何開始。 您還將識別每項任務、其他系統集成、流程的持續時間以及所涉及的各種類型的任務。

2. 地圖

現在您已準備好進行業務流程映射，它正在創建您在第一步中查看的流程階段的可視化描述，例如流程圖。 這可以幫助您了解現在的情況，勾勒出您希望它們在未來的樣子，並繪製出必要的更改以實現目標。

3. 型號

然後您可以創建一個業務流程模型，該模型概述了將您當前的業務流程帶到期望的未來狀態的步驟。 業務流程建模與映射不同，因為它具有前瞻性並側重於業務流程改進。 該模型應與利益相關者共享，以獲得他們的評估和批准。 由於您需要利益相關者的支持才能使其發揮作用，因此您應該對他們可以改進模型的反饋持開放態度。

4. 執行

在此階段，您將測試模型並執行新流程以查看它們的實際效果。 如果可能，自動化流程以提高效率。 當然，這並不總是可能的，因為可能存在無法自動化的手動流程。 無論如何，此階段是在擴大範圍之前，在較小的組中在幾個週期內測試模型。 這使您可以消除任何粗糙的邊緣，並與您的利益相關者一起建立對新流程的信心。

5.監控

現在您已經啟動並運行並收集數據，您希望監控這些過程的運行情況。 這可以捕捉他們的表現，並識別需要您調整業務流程以使其保持正常運行的任何異常情況。 如果可能，應實時收集數據，以確保您快速響應並將業務流程立即恢復到應有的位置。 數據還可以作為關鍵績效指標 (KPI) 來繪製 BPM 為您的業務帶來的好處。

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6.優化

您可以將這五個步驟視為一個循環，因為它們會重複自身以創建一個持續改進循環。 此時，您將查看在監控流程時獲得的見解，並尋求進一步改善工作流程的方法。 這可能意味著消除您發現的瓶頸或其他阻礙您的流程的事情。 這可以提高效率和質量，同時減少浪費。

BPM 的類型

雖然我們一直在談論業務流程管理，但讓我們仔細看看不同類型的業務流程管理。 通過了解這些類型，您可以更好地將它們應用到您的業務中。

以文檔為中心

這是面向文檔的，通常用於法律文件或經過幾輪批准後創建的文件的合同。 使用 BPM 取代了對模板的需求以及對添加到文檔中的正確信息的任何擔憂。 您會在使用採購、會計、法律和合同管理的企業中找到它。

以集成為中心

您將使用這種類型的業務流程管理將公司範圍內的業務軟件與其他部門集成，以創建流暢的數據流。 連接您的軟件系統可以簡化流程並提高效率，從而促進協作並提高生產力。 IT 部門很可能會使用它，因為他們的任務是集成計算機系統。

以人為本

當人們為您工作時，完全自動化是不可能的。 這就是這種類型的業務流程管理派上用場的地方。 它可以幫助您管理任務和創建工作流程，以便人們可以協作。 對於大多數企業來說，這是最流行的 BPM 類型，因為他們通常擁有負責各種活動的員工，例如審查數據、管理創意流程、執行運營等等。

業務流程管理工具

軟件有助於業務流程管理的應用。 您需要可以幫助您對業務進行建模、實施和自動化的工具，或者為團隊提供協作工具。 這些工具使您能夠實現 BPM 的好處。

大多數公司想要不需要大量編碼的工具來改進他們的業務流程。 它們應該允許流程優化、自動化和標準化。

您需要找到能夠提供實時數據、易於使用並與您當前的生態系統集成的軟件。 應該有基於角色的安全訪問控制，只有那些有權限的人才能訪問數據，從而防止訪問洩漏。

ProjectManager 幫助 BPM

ProjectManager 是一個在線業務流程管理工具，它具有實時數據，可用於更深入的決策，是一個可提高生產力和安全性以確保數據安全的協作平台。 設置具有任務批准的自動化工作流程，以簡化流程並確保質量。 還有一些以人為中心的 BPM 工具。

為團隊創建和監控可視化工作流

您可以使用可視化看板工具制定更高效的工作流程，該工具提供流程透明度。 您的生產週期顯示為看板上的列，任務表示為從一列移動到下一列的卡片。 這使您的團隊可以自主管理他們的積壓工作並在我們共享文件並具有任務級評論的協作平台上進行計劃。 同時，管理人員可以查看工作並根據需要重新分配資源以避免瓶頸。

實時監控性能並獲取進度報告

為了不斷改進您的業務流程，您需要不斷收集數據。 我們的實時儀表板為您提供流程、績效和進度的高級視圖。 與輕量級 BPM 軟件不同，無需設置。 它會自動捕獲併計算六個指標，以使您保持正軌。 為了更深入地了解數據，有狀態報告、投資組合報告等報告。 可以過濾所有內容以僅查看您想要查看的內容，並且可以輕鬆地與利益相關者共享它們以使他們保持在循環中。

我們的軟件足夠靈活，可以運行傳統、敏捷或混合方法。 我們有多個項目視圖，因為我們知道不同的部門使用不同的工具，但他們都需要一個事實來源才能進行協作。 使用一個 BPM 工具連接您的整個業務。

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