業務流程映射快速指南

在黑暗中工作，最終你會碰壁。 雖然企業家想出一個百萬美元的想法然後回頭看著錢滾滾而來的神話可能很有說服力，但這是虛構的。 企業需要以有組織的方式計劃和執行任務。

為此，每家公司都需要業務流程來管理工作並實現其目標。 業務流程是組織為實現具體目標而需要採取的一系列任務或步驟。

管理這些業務流程可以提高公司的效率，這就是創建業務流程管理 (BPM) 的原因。 業務流程管理是一門學科，它使用一系列工具和方法來幫助管理者簡化業務流程。

其中一種方法稱為業務流程映射。 讓我們定義它是什麼以及為什麼它在管理業務流程時如此重要。

什麼是業務流程圖？

業務流程映射包括使用工作流程圖或流程圖來直觀地表示業務流程並定義：

• 業務流程步驟是什麼
• 誰負責業務流程中的什麼
• 將使用哪些工具
• 完成該業務流程的標準是什麼
• 成功是如何確定的

通過清晰的工作流程圖或詳細的業務流程圖，很容易看出可以在業務流程中進行哪些改進以提高效率和生產力。 這也是一種獲取特定目標並對其進行衡量的方法，以便將其與業務的總體目標進行比較，確保它們保持一致。

現在我們了解了業務流程映射是什麼，讓我們學習如何創建流程映射。

什麼是流程圖？

流程圖本質上是一個流程圖，用符號表示業務流程的元素。 這些符號有一個稱為業務流程建模符號 (BPMN) 的標準，該標準由業務流程管理倡議創建。

但是，您無需成為 BPMN 專家即可創建流程圖，如今有許多在線業務流程映射工具可以為您自動執行此流程。

業務流程映射步驟

流程映射可以幫助實現許多業務目標，從改進流程到培訓和工作流程澄清，以及法規遵從性、內部審計和澄清業務中的角色。 以下是為您的業務創建流程圖的 7 個步驟。

1.過程識別

確定您想要關注的目標、範圍、參與者和工作領域。 這可以在三個層面上完成：反應性，當處理失敗或表現不佳的過程時； 戰略性的，如高層改革； 以客戶為中心，例如尋求更好的客戶滿意度。

2. 組建團隊

找一群人來處理這個流程，儘管讓一名高級管理人員參與進來也很有幫助，因為他們可以在請求更改時幫助批准。

3. 信息收集

確定流程後，您必須收集創建流程圖所需的信息，例如業務流程的人員、內容、地點和時間。 這是通過收集信息並與從事您正在繪製的工作的人進行面談來完成的。

4. 過程映射

將您收集的所有信息轉化為流程圖。 這可能包括流程或整體工作流程。 所有流程圖都不同，但這些是您應該包含在工作流程圖中的主要元素：

• 任務：工作流程的每個步驟。
• 事件：開始、重定向或結束進程的觸發器或網關。
• 參與者：參與業務流程的人員。

5.分析

研究流程圖並通過質疑每個步驟的原因來挑戰每個步驟。

6. 開發和安裝新方法

在您的流程分析確定了不必要的工作後，請查看如何組合、重新排列或添加新步驟以提高效率。

7. 管理流程

現在必須維護和存儲業務流程，還必須定期審查並監控流程的變化。

業務流程圖的類型

業務流程映射可以通過多種方式完成。 您可以使用不同類型的流程圖來可視化您的流程。 這些流程圖中的每一個都有優點和缺點。

工藝流程圖

流程圖是最常見的流程圖類型。 它們可以手繪或在軟件中創建。 易於使用和熟悉是一個優點，但缺點是這些類型的業務流程映射缺乏適應和更改流程圖的靈活性。

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泳道圖

泳道圖充當經典流程圖，但在泳道圖中，每個步驟都在負責它們的不同團隊或個人之間劃分。 因此名稱為泳道，因為該圖看起來像游泳池中用於游泳圈的泳道。 優點和缺點與流程圖大致相同。

價值流圖

價值流圖通常用於精益六西格瑪應用程序。 一目了然地分析起來並不容易。 因此，這對於那些尋求更深入了解業務流程的人來說更有好處。 不建議使用價值流圖為人們提供易於閱讀的流程摘要。

SIPOC 圖

供應商輸入流程輸出客戶或 SIPOC 是簡化的業務流程圖。 它刪除了大部分信息，只關注流程的基本要素和相關人員。 自然，這將提供一個可以快速理解的概述，但它不會提供對流程以及流程如何交互的任何深入理解。

軟件

有可用於業務流程映射的軟件。 這些工具有助於在映射完成後跟踪流程，因此您可以查看它的執行情況以及由於瓶頸、錯過最後期限和其他障礙而導致其表現不佳的地方。 使用業務流程的優勢在於它可以自動創建流程圖，並具有員工可以用來管理他們的任務和待辦事項列表的其他功能。 它還允許管理層輕鬆監控正在發生的事情。

業務流程圖的好處

使用流程圖來可視化業務的運作方式、人員的角色以及業務的職責和標準是必要的，原因有幾個。

保持合規

它有助於保持公司符合 ISO 9001 標準。 這是一套標準，旨在確保企業滿足其客戶的需求並遵守相關法規。

還遵守 2002 年的《薩班斯-奧克斯利法案》，也稱為 2002 年的《上市公司會計改革和投資者保護法案》。這項聯邦法律要求所有上市公司都具有透明度和適當的披露。 業務流程管理文檔是該法案的關鍵組成部分。

幫助入職

業務流程映射對於入職新員工也很重要。 有了一套供新員工遵循的記錄流程，他們的過渡時間就會縮短，並且不會佔用其他員工太多的時間來進行培訓和其他事情。 流程圖還可以在新員工之間創建一致的入職流程和連續性。

加強溝通

業務流程映射也是與業務內外的其他人進行有效溝通的好方法。 因為業務流程映射是流程的可視化，對於業務中的每個人來說，它比長塊更容易消化。

簡化審計

使用流程圖可以更有效地進行內部審計。 他們可以確保工作始終符合業務標準和實踐。 這也導致過程改進。 一旦一個過程被記錄和理解，就可以對其進行研究以了解如何改進它。

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提高解決問題的能力

流程圖也可以幫助解決一般問題。 他們創建了過程的可視化，這樣做可以更容易地發現衝突。 如果流程中某處存在障礙，可視化地圖將清楚導致該瓶頸的原因並提供解決該瓶頸的路徑。

此外，業務流程映射有助於識別由可能使業務面臨法律或健康和安全問題的流程引起的風險。 展示大局也可以幫助企業獲得最佳實踐。

業務流程圖的歷史

質量管理的流程方法，以及每個流程如何與業務中的其他流程相關，是業務流程映射的核心。 這可以追溯到第一個記錄流程的結構化方法，即流程圖，它是由工程師 Frank Gilbreth 在 1921 年引入的。

這些工具隨後被工業工程所採用，在 1930 年代初期，工業工程師艾倫 H. 摩根森開始用這種方法培訓其他人。 畢業於 Mogensen 的一門課程的 Art Spinanger 將這門學科帶到寶潔公司，並開發了一個名為 Deliberate Methods Change Program 的工作簡化計劃。

摩根森的另一位畢業生，組織理論家本。 S. Graham 將流程圖用於信息處理，他開發了多流程圖，它顯示了多個文檔及其關係。

業務流程映射最好使用業務中的每個人都可以訪問的軟件，實時更新他們的狀態，並為管理人員提供一個監控和跟踪進度的門戶。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，它具有用於跟踪和報告流程的實時儀表板、每個人都可以用來促進工作和溝通的協作平台，以及用於創建流程圖的看板。 立即通過此 30 天免費試用版了解它如何幫助您簡化業務流程。