現金流管理：為什麼現金流比利潤更重要

改善現金流對任何企業來說都是明智之舉。 不管你的商業模式有多好，你有多賺錢，或者你有多少投資者。 如果您正在尋找一個可以對您的業務產生巨大影響的領域，就是這樣。

新的和成長中的企業通常沒有額外的現金緩衝來彌補短缺，因為他們總是在再投資。 在現金流方面，增長最為顯著的年份（包括企業生命週期的最初幾年）也具有挑戰性。

現金流管理是新業務難以起步的眾多原因之一。

什麼是現金流管理？

那麼，現金流管理究竟是什麼？ 現金流量是進出企業的貨幣量，現金和非現金。 正現金流表示流入的資金多於流出的資金，而負現金流表示流入的資金少於企業支付支出所需的資金。

為了計算現金流，企業會記錄特定時期開始和結束時的可用現金。 這個時間段可以是一周或一個月。 如果期末賬戶中的資金比期初多，企業將獲得正現金流； 如果最後現金較少，它將產生負現金流。

擅長現金流管理是您可以為您的企業做的最好的事情之一。 不僅如此，您還可以將這項技能帶到其他企業以及您的個人財務中。

現金流和盈利能力的區別

現金流不等於盈利能力。 盈利的企業仍然無法支付賬單。 同樣，僅僅因為企業正在履行其所有財務義務並不意味著它是有利可圖的。

利潤是一個基本的小企業會計術語，實際上只存在於紙面上。 衡量利潤是看待企業的一種特殊方式。 它並沒有告訴你很多關於企業日常發展的信息。

如何計算利潤

計算利潤的第一步是計算總收入，然後減去銷售成本。 不同的是你的毛利潤。

收入 – 銷售成本 = 毛利潤

例如，如果您銷售了 100,000 美元的搖椅，而椅子本身的批發成本為 50,000 美元，那麼您的毛利潤將為 50,000 美元。

收入：100,000 美元
商品銷售成本- 50,000 美元
毛利潤：50,000 美元

當然，除了購買椅子之外，您可能還有其他費用。 例如，您需要一個存放椅子的地方，並且您可能想要投放一些廣告以獲得更多銷售額。 這些費用稱為運營費用，它們會從您的毛利潤中扣除。

運營費用包括與您銷售的產品沒有直接關係的大部分成本，例如租金、設備、工資和營銷。

第二步是從毛利中減去營業費用。 差額就是淨利潤。

毛利潤 – 營業費用 = 淨利潤

收入：100,000 美元
商品銷售成本： -$50,000
毛利潤：50,000 美元
運營費用： -$35,000
淨利潤：15,000 美元

如果你的淨利潤是正數，你就賺錢了。 如果是負數，你就虧錢了。 該報告作為一個整體稱為損益表，或損益表 (P&L)。

利潤的“問題”

關於小企業現金流管理，損益表的問題在於它們沒有顯示您的整個業務。 缺少一些基本信息。

1. 債務償還

如果您有任何商業貸款或其他啟動資金要償還，它不會出現在這裡。 損益表中只包括這些貸款的利息，即使償還債務會消耗大量現金。

2. 設備付款

同樣，如果您購買了大量設備，則本部分不會顯示全部成本。 相反，該成本將在設備的整個生命週期內分攤。 如果您在罐頭生產線上花費 100,000 美元，並且您認為它可以使用 10 年，那麼您的損益表將顯示 10 年內每年的費用為 10,000 美元，即使您必須預先支付所有費用。

3. 稅收

請注意，此時您的淨利潤不徵稅，這意味著它將進一步縮水。 即使您的所有利潤都以現金形式提供，您也無法用完並將其全部花在一個地方。

4. 收到的現金

最後，許多企業使用權責發生製會計，即使您還沒有收到錢，它也會記錄收入。 在紙面上，你可能有 200,000 美元的銷售額，但如果還沒有人付錢給你，你仍然很難支付賬單。

此外，如果您攜帶庫存，那麼所有這些產品都具有價值，並且也會包含在您的損益表中。 當然，要從庫存中提取現金，您需要先將其出售。

您如何管理現金流和利潤？

歸根結底，管理現金流歸結為時機。 您可能會在一個月或一年內獲利，但不會在特定的一天或一周內獲利。 如果您的賬單在月初到期，但直到月底您的銀行里才有錢，那麼您就有了現金流問題，即使您在月底賺了超過你花。

這是關於利潤的交易：如果你在紙面上沒有盈利，那麼你的狀態就很糟糕。 如果您想繼續經營下去，您需要增加收入或減少開支。

但僅僅因為您盈利並不意味著您的業務可以自動運行。 你仍然需要練習現金流控制——尤其是在你成長的時候。

為什麼現金流管理很重要？

儘管這看起來令人生畏，但現金流控制和優先考慮有效的現金流管理有明顯的好處。

1. 預測短缺

管理現金流和營運資金的第一個也是最明顯的好處是提前知道何時會出現短缺。 不要在支票退票後發現你不能租房。 有了一個好的系統，您可以提前數週甚至數月預測短缺，這讓您有時間制定計劃。

例如：

• 打電話給你的房東，讓他們在幾天后兌現你的支票
• 將貨物延遲幾週以推遲在海關繳納關稅
• 進行促銷以快速推動額外的銷售
• 繼續收集以清理未結賬單

2. 減輕壓力

信不信由你，管理現金流會減輕很多壓力。 企業家在支付賬單方面所經歷的大部分焦慮來自於不知道發生了什麼以及擔心事情是否會成功。

即使前景不佳，最好知道即將發生的事情。 當你知道自己的立場時，你就會感到準備好了。 更重要的是，您將有能力應對它。

3.知道什麼時候成長

當您管理現金流時，您確切地知道您必須在增長上花費多少資金。 請記住，僅僅因為您的損益表告訴您周圍有多餘的錢，並不意味著它會在現實生活中實現。

同樣，僅僅因為你在銀行里有 20,000 美元並不意味著你可以花掉它。 您可能需要它來支付即將發生的費用。 當您查看數周和數月的現金流量時，您會知道手頭有多少可以保留，以及您可以儲存或花費多少用於增長。

4. 獲得槓桿

良好的現金流管理為您提供槓桿作用。 如果您需要銀行的信用額度來幫助您解決短缺問題，或者您想讓供應商在不中斷服務的情況下讓您休息幾週，那麼良好的現金流管理系統將為您提供支持並建立信任。

銀行通常喜歡看到這種計劃，特別是如果你能清楚地表明你什麼時候能夠償還資金。 如果您能準確地告訴他們您將如何付款以及何時付款，而不是像大多數企業在困難時期那樣切斷溝通，供應商更有可能變得靈活。 這些人想要你的生意，如果他們能信任你，他們會更願意與你一起度過風風雨雨。

5.更準確

現金流比預算準確得多。 預算告訴你你想要發生什麼。 他們是一廂情願，企業家天性樂觀。 現金流預測會告訴您實際發生的情況，以便您可以處理它——即使這不是您在年初計劃的。

我們大多數人（包括我自己）通常寧願不考慮管理現金流，只希望一切順利。 但這不值得冒險。 控制您的資金，您真的會感覺更好。

如何管理現金流

有許多付費工具可以幫助管理現金流。 就個人而言，我認為免費的是最好的：谷歌表格。 任何人都可以使用 Google 電子表格創建現金流量表。 儘管這是一個手動過程，但設置起來並不需要很長時間，而且很容易跟踪。

更重要的是，它很容易即時定制並適應您的特定需求或情況。 您可以根據需要廣泛或具體。 您花在創建和更新電子表格上的時間對於更清楚地了解您的情況非常有價值。

現金流電子表格概述了您的現金去向。 它向您顯示現金何時流入，何時流出，這是可視化現金流管理和調整方法的好方法。

你如何控制你的現金流？

控制您的資金的最佳方法是使用現金流量表。 在小型企業現金管理中，現金流量表是在一個會計期間（例如一個月、一個季度或一年）內流入和流出企業的現金流量的帳戶，儘管您可以跟踪任何有助於幫助的時間段的現金流量你看到你的錢去哪兒了。 在 Shopify 的現金流計算器中試試這個。

大多數企業通過每週計劃來實現最佳效果； 然而，有些人可能需要每天計劃，有些人只需要每月計劃。 如果您想包括每一項費用或僅包括費用類別，這也取決於您。 這些決定將取決於您業務的規模和復雜性。

同樣，一些企業將能夠準確預測他們的現金流六個月，而其他企業只有兩週。 一般來說，盡量準確地預測四到六週。 小企業現金流管理的一個很好的經驗法則是，你離未來越遠，你的預測就越不准確。

第 1 步：預測費用

第一步是列出您所有正在進行的財務義務。 首先列出你必須支付的所有費用——租金、工資、廣告、軟件費用、償還貸款——任何超出你底線的費用。

寫下費用的用途、金額以及到期時間。 您可能會忘記一些事情，因此請查看您的銀行和信用卡對帳單，看看您發現了哪些其他費用。

第 2 步：預測收入

接下來，是時候預測您的每週收入了。 許多企業都經歷過銷售波動，所以這可能是一門藝術。 盡量做到準確。 您的業務越成熟，就越容易。

首先寫下任何保證收入。 如果您出售訂閱或簽訂長期合同，您將對即將發生的事情有一個很好的了解。 您可以估計這些數字是上升、下降還是保持不變。 如果您的大部分銷售額來自首次購買的客戶，則估計將更加困難。 不過，您應該對未來幾周和幾個月的預期有一個很好的了解。 越接近現實越好。

小型企業現金管理的一種最佳實踐是查看過去的數據以協助預測。 在很多情況下，一年前本週的銷售額將比上週的銷售額更準確，因為歷史數據考慮了年度週期和季節性。 如果您認為您的銷售額將比去年增長，您可以增加金額，但重要的是要保守，以免陷入糟糕的境地。

當您每週預測收入時，請注意由於假期或月份或年份的時間而導致的任何銷售下降，以及任何會對您的收入產生積極影響的促銷或重大交易。

第 3 步：插入數據

現在是有趣的部分——填寫您的數據。 首先，獲取現金流量預測模板的免費副本。 您可以為每個費用和每個收入來源自定義一行。 您可以盡可能詳細或廣泛。

看看下面的這個業務現金流管理示例。

如果您在一個網站上銷售一堆產品，您可能只有一個收入來源。 如果您使用多個渠道，例如網絡、零售和貿易展覽，您可能希望為每個渠道設置一條線路，因為這樣更容易預測。

確保將收入添加到您可以使用它的那一周。 請記住，最終可能需要幾天時間才能進入您的銀行帳戶。

同樣，填寫您的費用。 有些是每週一次，有些是每兩週一次，有些是每月一次，有些是可變的。 你也會有很多雜項費用突然出現。 使用標有“其他”的行將這些處理到電子表格中。

添加第一周的期初銀行餘額。 接下來的幾週將根據您的收入和費用預測自動預測。

第 4 步：更新您的投影電子表格

您的現金流量電子表格是一個活生生的文件。 如果您將其保存為 Google Sheet，它將隨時隨地可用。 您還可以輕鬆地與其他人共享它，例如您的會計師或其他員工。

一個好的現金流電子表格會定期更新。 每週一次，登錄並更新您的期末銀行餘額。 如果它與您之前的計算不匹配，最好找出原因。 有時您忘記了支出，或者您意識到您可能對收入預測過於樂觀。

接下來，隱藏上個月的專欄。 你不再需要它了，因為它已經過去了。

最後，在最後一列添加新的一周預測。 您總是希望至少安排四到六週的時間，以便您可以提前計劃。

每當您預測出現短缺時，期末銀行餘額都會變成紅色來提醒您，這會提示您進行一些更改。 在提供的模板中，您可以看到預計第二個月會出現短缺。

改善現金流的六種簡單方法

如果您的企業現金管理不善，這裡有七種方法可以改善當今的現金流。

1.注重庫存控制

考慮到現金流管理，考慮更新庫存以反映您業務中當前的供需水平。 對您的產品進行頻繁的 ABC 分析，以確定哪些產品在銷售，哪些產品沒有銷售。 然後，您可以保留更多庫存，這些庫存可能會快速移動並以折扣價清除死庫存。

2. 租賃，不要購買

小企業融資總是很棘手，尤其是在充滿挑戰的時期。 您不想負債累累，但有時您需要投資設備或庫存，從長遠來看會有所回報。 良好的現金管理做法是租賃而不是購買。 當您租賃時，您可以隨著時間的推移支付小額款項，並為您的日常運營保持現金流。 這也是一項業務費用，因此您可以將其註銷在您的稅款中。

3. 立即發出發票

小企業現金流管理的一個關鍵部分是盡快獲得報酬。 如果您立即發出發票，應收賬款會更快到來。 如果您通常按月計費周期，請與您的供應商交談，讓他們知道您將轉向按需發票模式。 如果您向他們提供提早工資折扣，則可獲得獎勵積分。

4. 尋找其他收入來源

如果您的情況正在發生變化並對您當前的收入來源造成壓力，請尋找其他在線賺錢方式。 您可能能夠暫時甚至永久地用更簡單、更有效的收入流取代利潤較低的收入流。

例如，由於強制關閉，COVID-19 的蔓延已經關閉了許多實體企業。 這些業務的主要現金流來源是客流量。 為了應對收入下降，他們正在將業務轉移到網上並提供不同的購物體驗，例如“在線購買，路邊取貨”和本地交付選項。

這可以幫助您更輕鬆地管理現金流並減輕您的收入壓力。

5. 檢查供應商是否提供提前支付折扣

保留營運資金和現金流管理的一種方法是減少向供應商支付的費用。 一些供應商可能有您不知道的提前支付折扣。 提前向供應商付款可以幫助您節省現金，甚至可以提高供應關係的完整性，尤其是在其他供應商在異常業務條件下延遲付款的情況下。

6.使用高息儲蓄賬戶

為了最大化您的現金流，請將錢存入高息商業儲蓄賬戶。 找到一個賬戶，讓您將現金存入其中，並且最低存款額低於 1%。 這可以逐月改善您的現金狀況，並幫助您為對客戶或供應商的任何不可預見的影響做好準備。

了解更多：如何為您的電子商務業務使用財務報表

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如果沒有適當的現金流管理，大多數公司都無法生存。 但任何人都可以做到。 現在花點時間組織起來，很容易掌握它。

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蒂爾·勞爾的插圖