變更控制委員會：角色、職責和流程

在項目執行階段，項目計劃會發生變化，這是給定的。 不可能將所有因素都考慮在內——從天氣到供應鏈再到變更請求——有些事情會與您的日程安排和預算相衝突。 這就是項目有變更控制委員會的原因。

項目管理是有條不紊的，但變革不是。 如果請求更改，更改控制委員會會顯示如何在對項目計劃的干擾最小的情況下管理這些更改。 變更控制委員會對成功的高質量項目的重要性怎麼強調都不為過。

什麼是變更控制委員會？

變更控制委員會有時被稱為變更審查委員會。 它是來自項目團隊的一組人，他們定期開會以考慮對項目的更改。 通過這個詳細檢查的過程，變更控制委員會決定變更請求的可行性或相應地提出建議。 除項目經理外，變更控制委員會還包括項目相關職能領域的代表。 可能還包括專家、客戶和讚助商。 當然，根據項目和組織的不同，可能會涉及其他人。

包括許多團隊一起工作的大型項目通常有一個中央變更控制委員會，以及特定於其項目區域的各種變更委員會。 這些團隊向對此事有最終決定權的中央變更委員會報告。 可能還有一個站點更改板，用於僅影響遠程站點的較小更改。

變更控制委員會批准變更後，必須對變更進行管理。 ProjectManager 是具有多個項目視圖的工作和項目管理軟件，可讓您按照自己的意願工作。 無論您使用哪種視圖，您都可以創建一個或多個標籤並相應地過濾以跟踪項目更改。 立即免費開始使用 ProjectManager。

變更控制委員會做什麼？

變更控制委員會查看變更請求，然後對其進行詳細審查。 變更與項目計劃批准時設定的基線要求不同。 然後變更控制委員會就變更的利弊進行辯論，這就是為什麼擁有一個能夠反映從團隊到最終用戶的所有項目方面的變更控制委員會很重要的原因。

通過每個人從他們的角度評估變更，變更控制委員會確定變更是否值得它可能對項目的進度和預算產生的影響。 一旦做出決定，就會將其交付給項目團隊和客戶。 然而，變更控制委員會並不總是關於這個主題的最後一句話。 雖然變更控制委員會通常擁有權力，但其決定並不總是最終的和具有約束力的。

變更控制委員會的角色和職責

變更控制委員會的角色因項目、組織和行業而異。 一般來說，所有變更控制委員會都有一些共同的基本角色。

經理

經理領導小組，協調活動並監督變革的各個方面。 也就是說，他們優先考慮變更請求並領導對變更如何影響項目的影響評估。 變更經理負責記錄變更管理過程和實施變更的必要計劃。 他們還領導變更控制委員會會議。

審批人

正如標題所暗示的那樣，批准者或變更機構決定變更是被授權還是被拒絕。 這可以是個人，通常是經理或高管，但響應也可以取決於變更控制委員會，以便他們可以共同做出決定。 審批者與經理密切合作，以批准和指導組織和/或項目的變更。 然而，在較小的組織中，審批者和變更經理是同一個人。

商業利益相關者

讓業務利益相關者參與變更管理並參與變更控制委員會是很常見的。 這意味著可以引入各個部門以更好地了解變更的影響。 例如，如果這些團隊受到變更的影響，他們可以是銷售或財務部門的代表。

團隊成員

從事項目工作的團隊通常是向變更控制委員會提交變更的人。 他們將記錄為什麼他們認為改變很重要並幫助項目。 他們不僅提出變革建議，而且將負責實施、監控和響應任何與變革相關的問題。 這些團隊可以是軟件開發人員、測試人員、質量保證辦公室、營銷團隊等。

客戶服務/技術支持/服務台代理

任何負責與客戶互動的人都需要在變更控制板上佔有一席之地。 他們處於業務的第一線，與實際使用產品或服務的人打交道，並且對變化是否會產生積極或消極影響有深入的了解。

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為變更控制委員會制定流程

控制變化的一部分是有一個過程。 變更控制委員會是項目或組織變更管理計劃的一部分。 這是一種捕捉變化、檢查變化並接受或拒絕它的方法。

第一步是確定改變的需要。 這些變化可能來自團隊、製造商或其他利益相關者。 無論變化源自何處，捕捉到開始該過程都很重要。

接下來，組建變更控制委員會或將變更請求提交給董事會進行審查。 如前所述，變更控制委員會由來自項目生命週期每個階段的人員組成，以促進全面討論並將變更置於更大的背景中。

正是在這一點上，變更控制委員會定義了變更控製過程的結果和目標。 設置時間表以確保創建變更和文檔以使變更與項目目標保持一致。

變更控制委員會在處理成本和時間表時需要保持積極主動，以避免任何破壞性影響，而不是被動反應。 如果變更獲得批准，變更控制委員會將提供時間表，然後是測試和迭代階段。 他們將繼續會面並討論潛在問題，並確保變更按計劃進行。

CCB 的最佳實踐

變更控制委員會的重要性顯而易見：如果沒有適當的流程來管理項目變更，您可能會對與項目相關的時間線和成本產生負面影響。 我們已經討論過第一個最佳實踐； 使董事會成為項目代表的多元化代表，包括所有利益相關者、選定的團隊成員、客戶、供應商等。

一旦您擁有跨部門的項目利益相關者，您就希望明確定義他們的職責。 為了使變更控制委員會有效，它的規模應該恰到好處，能夠快速響應變更，並具有足夠的技術和業務敏銳度。

就像您為項目創建章程一樣，您應該使用您的變更控制委員會來這樣做。 這使您可以定義董事會的目的、其權力範圍、成員標準和職責、運營程序和決策過程。 共享時，這可以明確董事會做什麼和不做什麼，從而使其能夠更有效地採取行動。 您還需要注意您見面的頻率以及什麼提示了特殊的、計劃外的會議。

最重要的是就決策過程達成一致，以使每個人保持一致。 它決定了您如何定義法定人數、哪些規則管理您在變更控制委員會中的活動、董事會經理的權力以及董事會做出的決定是否需要上級機構的批准。

如您所料，溝通至關重要，因此必須明確定義更新利益相關者的渠道和頻率。 應該有一個成員負責更新這些利益相關者。 理想情況下，應該有一個信息存儲庫，以確保每個人都在使用最新數據。

不要忘記範圍蔓延。 它應該是所有變更控製成員的首要考慮因素，利益相關者將推動影響項目範圍的變更。 變更控制委員會的工作是認真對待這些請求，並根據項目的時間表和成本來平衡它們。

ProjectManager 如何幫助管理變更和項目

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使用實時儀表板跟踪更改

我們已經提到我們的多個項目視圖如何使用標籤來幫助您在項目中移動時跟踪更改。 實時儀表板做得更多。 它提供了這些更改的進度和性能的高級視圖，自動計算數據並將其顯示在跟踪六個指標的彩色圖表中。 與功能較弱的軟件不同，它無需設置，隨時可以使用。

通過一鍵式報告讓利益相關者保持最新狀態

變更控制委員會需要數據。 儀表板有利於總體概覽，但當他們想對某事進行歸零並仔細查看時，可以為狀態或投資組合報告、時間、成本等生成一鍵式報告。 所有報告都可以過濾，因此董事會成員可以專注於最相關的數據。 報告也很容易共享，並以多種格式提供，以使利益相關者保持最新狀態。

因為項目真實性只有一個來源，所以項目團隊和變更控制委員會都可以使用相同的數據。 我們的協作平台隨時隨地連接混合團隊。 實時共享文件、添加任務和發表評論。 無論您是在辦公室、外地還是在家工作，我們都能為您提供協作和保持生產力的工具。

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