變更請求：如何提交、管理和執行

我們一直這麼說——改變是不可避免的。 這句格言適用於項目和組織，也適用於其他一切。 改變可能會讓人感到不便或對意外麻煩的回應。 儘管確實發生了這種情況，但從總體上看，變更請求也可以是完全自然的，甚至是積極的。 因為，歸根結底，變化就是進化。

那麼，如何利用變化來發揮自己的優勢呢？ 我們創建了一個系統來指導這些變化。 該系統可以防止可能下沉和操作的混亂和混亂，這一切都始於變更請求。

什麼是變更請求？

變更請求充當這些正式文件，是變更管理流程的核心組成部分。 這些文檔概述了對項目或組織某些方面的修改——通常是在較高級別，例如項目可交付成果或組織運營。

變更請求可以來自組織內部或外部，雖然請求的變更可能千差萬別，但創建它們的過程是相同的。 這種連續性簡化了創建、提交、監控和批准（或拒絕）它們的過程。

變更請求的類型

根據變更的目標，變更請求可以分為不同的類別。 以下是需要注意的四種主要變更請求類型。 這四個中的每一個都可以應用於項目和整個組織。

• 正常變更：正常變更請求涉及對運營、現有系統、基礎設施等的重大變更。這種類型並不少見，但它確實意味著需要進行實質性的、影響深遠的變更。 而且，正如您可以想像的那樣，正常的變更請求通常會導致額外的請求。
• 標準變更：標準變更請求提出經常發生的低風險變更。 正如我們所討論的，在項目過程中或在組織中，許多變化都是非常自然的。 這些變化可以被認為是進化。 它們是概述需要修改的提案，但修改本身將遵循預先存在的系統。
• 重大變更：重大變更請求提出需要大量資金的重大變更。 重大變化帶來高風險，但也可以獲得高回報。 這些變化不會經常發生，如果處理不當，可能會造成嚴重損害。 話雖如此，他們有必要進行極端的修改。
• 緊急變更：緊急變更請求是立即變更的高優先級提案。 這種類型通常是錯誤或未按計劃進行的結果，可用於防止這些意外情況造成嚴重破壞。

變更請求的目的是什麼？

在任何項目或組織中，都有可能需要更改流程或任務。 存在更改請求以正式記錄有關需要更改的那些方面的詳細信息。 他們的目的是請求修改並控制此更改。

當高層目標和/或項目可交付成果發生變化或被添加時，這些修改可能是必要的。 例如，客戶可能想要更改項目的可交付成果，公司可能想要擴展其使命，組織可能想要改善溝通或內部運營。 名單還在繼續。 無論更改是什麼，更改請求都會記錄建議的修改。

這些正式請求列出所有相關信息，然後傳遞給個人利益相關者（或董事會或個人團體）以供批准。 變更請求總結了他們需要了解的所有內容，並簡化了變更管理流程的進展方式。

變更請求應包括什麼？

無論提出什麼樣的更改請求，您都應該確保涵蓋一些基礎。 從這些核心組件開始，圍繞它們構建其餘的變更請求。

• 標題
• 身份證號
• 請求類型
• 來源：內部或外部請求
• 簡短的介紹

根據變更的類型或組織或項目，您可能希望包含其他詳細信息。 這完全沒問題，但是您需要使這些附加部分簡短而簡潔，並確保每個請求的格式盡可能一致。

如何建立變更流程

擁有一個處理請求的具體系統很重要。 這創建了一組任何人都可以遵循並減少錯誤的步驟。 根據行業、組織或項目的不同，這看起來會有所不同，但他們需要達到一些普遍的觀點。 這裡有幾個需要關注的：

1. 確定變更請求將包括哪些內容

變更請求會影響項目的許多方面，甚至是整個組織。 但是，無論提交什麼樣的請求，它們都應該包含相同的組件並回答相同的問題。 這種格式的一致性有助於更好的記錄和更全面的報告。

由於一致性非常重要，許多組織在創建模板時選擇使用模板。 這些模板使您可以輕鬆找到所需的信息，因為您已經熟悉格式。 模板還可以確保沒有遺漏任何細節。

2. 確定變更請求的類型和範圍

正如我們所展示的，有不同類型的變更請求，每個都有自己的定義特徵。 為了適當地提交和處理一個，您必須知道它是哪種類型。 例如，重大變更的管理方式將與正常變更不同。

都應該包含相同的核心信息，但是根據請求的類型，會有一些差異。 確定這些差異的一種可靠方法是確定請求的範圍。 換句話說，您請求的更改究竟會產生什麼影響？ 你所做的改變會有多深遠？

3.建立溝通鏈

提交請求並不是流程的結束。 事實上，提交通常只會開始更長的對話。 無論變更請求是被批准還是被拒絕，提交請求的人和負責審查它的人之間都可能會有一些反复。

因為變更請求確實經常啟動這些對話，所以確定這些“編輯”將如何討論或將如何提出問題非常重要。 每一方都必須知道與誰交談以及如何表達他們的問題、擔憂、批評等。當有一套系統到位時，這可以減少衝突並提高效率。

4. 定義後續步驟

獲得批准後，就可以執行所產生的更改了。 這通常涉及許多不同的個人，甚至可能涉及不同的部門。 也許建立變更控制流程最重要的部分是決定在請求被批准後會發生什麼。

儘管批准的更改可能會有很大差異，但批准後的步驟應該是相同的。 這包括召開會議和填寫必要的表格。 關鍵是建立一個系統來從文件中獲取批准的請求並將其變為現實。

ProjectManager 如何幫助管理項目中的更改

創建和提交變更請求時，擁有適當的文檔工具非常重要。 在整個項目過程中，您將需要組織和存儲一系列文檔，以便任何人都可以輕鬆找到所有內容，並且不會丟失任何內容。 ProjectManager 允許您上傳您需要的所有文件到您的項目中，文件空間不受限制。

如果您需要指出變更請求的具體細節，只需在文檔中留下評論並標記您要顯示的團隊成員。 這消除了通過電子郵件發送 pdf 的需要。 來回來回，把你所有的信件放在一個空間裡。

將所有更改請求保存在一個位置還可以輕鬆地自行執行更改。 由於這些請求與您的項目計劃、時間表、儀表板、任務管理工具等位於同一空間，因此您只需單擊幾下即可進行調整併立即開始工作。

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可通過指導您完成每一步的功能來管理對項目的更改。 確定需要更改的內容，計劃更改，然後使用相同的工具跟踪其進度。 立即免費試用 ProjectManager，假設完全控制項目變更。