如何清理您的電子郵件列表（以及為什麼需要定期清理）

在您花費了所有時間和精力來創建和發展訂閱者群之後，聽到您現在必須清理您的電子郵件列表可能會令人沮喪。 通過清理您的列表，您將刪除您認為想從您那裡購買的人，成為您社區的一部分，並與他人分享您的業務。

但這真的是真的嗎？ 如果一段時間後，他們的參與度下降，舊線索有什麼用？ 最重要的是，通過囤積舊線索，您實際上會影響您的電子郵件發件人聲譽，該分數會影響您所有其他電子郵件指標。 僅僅保留一些“也許”值得嗎？

如果您想擁有一個健康的電子郵件列表，那麼為了數字而建立電子郵件並不是您想要繼續的做法。 因此，讓我們討論一下當您的電子郵件列表中有一些蜘蛛網時您想知道的一些關鍵事項。 在這篇文章中，我們將介紹為什麼清理您的列表很重要，何時您會知道是時候清理了，最後是完成它的步驟。

爭取一個乾淨的電子郵件列表的理由

到目前為止，您可能已經聽說過為什麼應該增加您的電子郵件列表。 事實上，您可能會為自己能夠收集到的訂戶群感到自豪。 現在，保持這種動力和增長的最佳方式是優化參與度。

一個停滯不前或被 bot 感染的電子郵件列表比根本沒有列表更糟糕。 是的，你沒有看錯。 所以，一旦你有一個好的系統來吸引訪客並將他們註冊為訂閱者，你應該安排經常清理你的列表。 這就是為什麼電子郵件維護將使您的列表受益的原因：

維護髮件人聲譽

您的發件人信譽，也稱為 IP 信譽或 IP 分數，是 Gmail 等電子郵件提供商在過濾電子郵件以將其發送到垃圾郵件或主收件箱時評估的。 如果您不確定您的發件人信譽，您可以在 senderscore.org 等網站上查看。 你應該爭取90分或以上的分數。

為了防止您的 IP 聲譽成為阻礙您和您的銷售的惡棍，您必須避免某些錯誤，例如不分青紅皂白地增加您的列表。 營銷人員在增加和培養電子郵件列表時犯的其他常見錯誤是：

• 收集電子郵件時允許拼寫錯誤
• 購買電子郵件
• 發送劣質內容
• 不一致

為避免您的 IP 分數出現任何問題，您應該像對待珍貴財產一樣對待您的清單。 清潔和維護它，使其在未來幾年保持其價值。

提高跳出率

發送電子郵件時，您可以通過查看跳出率來粗略估計列表的健康狀況。 這是一個指標，顯示有多少電子郵件從未找到它們發送到的地址，無論是因為它不再存在、因為用戶放棄了它，還是因為它在收集時拼寫錯誤。 嘗試電子郵件列表清理以清除任何導致退回郵件的聯繫人。 這將立即提高您的跳出率，以確保您列表的 IP 分數安全。

提高可交付性

送達率是衡量您的電子郵件必須進入訂閱者收件箱的能力的指標。 您可以通過查看已交付的數量與退回的數量來檢查每個活動的可交付性。 有一些事情會影響電子郵件的送達率，例如：

• 從免費域電子郵件地址發送電子郵件
• 通過不使其可訪問來防止用戶退訂
• 發送沒有參與度的電子郵件
• 使用像 bitly 這樣的 URL 縮短器

通過清理您的列表，您可能會增加電子郵件活動的整體參與度，並避免影響您的送達率。

優化電子郵件管理成本

大多數電子郵件管理工具會根據列表的大小向您收費。 如果您要為更大的列表付費，那麼您應該可以充分利用它。 當它與舊的潛在客戶雜亂無章時，您的成本會上升，但您的轉化率會下降。 如果有時間在您的營銷團隊中發出警報，就是這樣。

當您努力創建一個乾淨的電子郵件列表時，您將開始看到管理它們的成本如何變得更適合您的預算並更有效地實現您的銷售目標。

需要清理電子郵件列表的跡象‌

您的發件人聲譽是查看您的電子郵件列表運行情況的一種方式，但正如我們之前提到的，這個分數可以揭示更多的問題，而不僅僅是電子郵件。 它也可能是缺乏一致性或低質量內容的跡象。 無論您是否在電子郵件列表中看到困擾的跡象，定期清理都很重要，但更多的退訂和垃圾郵件報告是需要注意的兩個可追踪的危險信號。 那麼你怎麼知道你是否需要清理你的電子郵件列表呢？ 以下是您的清單需要維護的一些跡象：

你的跳出率上升了

對於您發送的每個廣告系列，您不僅應該分析有多少人打開它（您的打開率），還應該分析它的反彈次數。 如果您收到更多退回郵件，可能是時候查看顯示問題的地址並找出原因。

您可能想知道是否應該立即刪除它們並完全擺脫問題，但有理由等待。 關於跳出率的問題是有兩種不同類型的跳出，硬跳和軟跳。

電子郵件退回的類型

並非所有電子郵件退回都是出於相同的原因。 硬反彈是您必須擺脫的。 這些是不會被修復的反彈。 可能該電子郵件地址不存在或已被永久刪除。 軟退回是那些有臨時問題的退回。 收件人可能存儲空間不足，或者他們無法獲取您附加的文件。 當電子郵件服務器看到退回郵件時，他們通常會在幾天后嘗試重新發送電子郵件。

那麼，您怎麼知道什麼是破壞交易的反彈以及您應該給予第二次機會的反彈呢？ 你沒有。 這就是為什麼最常見的做法不是刪除所有退回的電子郵件地址，而是密切關注它們。 如果它們一周又一周地彈跳，那就報廢它們。

好與壞的跳出率

如果您不立即刪除跳出，如何保持良好的跳出率？ 這完全取決於“好的”跳出率是多少，對吧？ 就像點擊率一樣，什麼是可接受的，什麼是不可接受的，主要取決於您的行業以及您每天帶來的潛在客戶數量。

總體而言，您應該嘗試將您的比率保持在 3% 以下，因此，如果您看到跳出率上升但仍低於該標記，請密切關注並在以後清除重複違規者。 如果您處於跳出率達到 8% 或更高的緊急狀態，請進入危機模式並開始清理。

您的打開率和點擊率下降

如果您的參與度（主要通過打開率和點擊率來衡量）下降，您的列表可能會看到您的列表出現問題的結果。 回到正軌的最佳方法是花時間試圖找出導致參與度下降的確切原因。 但是，如果您的時間不夠，請通過進行全面清理來開始排除參與度的損失 - 同時處理您的其他指標。

考慮大局時，由於電子郵件性能的任何下降都會直接轉化為收入的下降，因此讓您的列表盡可能無問題是有意義的。

您有機器人訂閱者

有幾種方法可以讓您知道您的列表已被垃圾郵件機器人入侵，它可能會添加來自互聯網上其他地方的電子郵件。 有些人甚至可以使您的清單看起來不錯，但仔細觀察就會發現有些地方出了問題。 這裡有幾點需要注意：

• 註冊人數增加（尤其是分批註冊，僅相隔幾秒鐘）
• 開放率下降（短時間內大幅下降）
• 垃圾郵件地址（帶有奇怪域名的電子郵件）
• 新添加的與您的受眾不同的電子郵件地址（如果您是企業對消費者 (B2C) 品牌，則為企業；如果您是企業對企業 (B2B) 公司，則為個人）
• 外國域名註冊量增加
• 退訂人數增加
• 垃圾郵件投訴增加

如果您確實意識到您有機器人添加的地址或虛假註冊，請不要驚慌。 您可以使用我們將在下一節中解釋的步驟來清理您的列表。

如何逐步獲得乾淨的電子郵件列表

乾淨的電子郵件列表的好處幾乎與首先擁有一個電子郵件列表的好處一樣多變和廣泛。 所以，一旦你確信你想開始在你的營銷團隊的日曆上安排預定的磨砂，這就是你將要做的事情來完成一個有效的清潔。 從有計劃的整理開始，然後繼續採取更嚴厲的清理措施，最後重新參與您的列表以保留盡可能多的潛在客戶。

1‌。 進行初步清潔

就像在家裡一樣，在進行深度清潔之前，您需要整理一下。 擺脫那些真正不應該存在的最明顯的東西。 這對您的訂閱者意味著什麼？ 找到未使用的部分和不再需要的東西。

檢查您在多個活動列表中的聯繫人，檢查任何列表中的最後發送日期，如果它們太舊，則將其刪除。 這將開始確保一切都與您當前的電子郵件營銷組織保持一致，並且不會太過時。

此外，刪除諸如 [email protected] 或 [email protected] 之類的角色地址。 如果可能，只需為客戶找到個人聯繫人即可。

2. 細分你的清單

要獲得一個乾淨的電子郵件列表，請將您的電子郵件訂閱者分為三個主要組：愛您並幾乎每次都打開您的電子郵件的人、有時打開的人以及幾乎不參與的人。 然後，以不同的方式對待每一組。

您的參與小組

為了這個乾淨，你會想要單獨留下這個片段。 他們已經表現出良好的參與度並且看起來很滿意。 您絕對可以稍後再回來嘗試進一步提高他們的性能，但現在，讓這部分為您希望其餘部分的外觀設定標準。

你的中間群體

接下來，解決那些有時會打開您的電子郵件的人。 如果只有一些電子郵件引起參與，這意味著什麼？ 關於您的內容的某些內容與他們正在尋找的內容不完全匹配。 在嘗試修復它時，您可以進行細微的更改並運行 A/B 測試，將同一活動的不同變體發送到該細分中的兩個組，看看哪個效果最好。 您還可以測試一天中的時間、電子郵件的頻率，或者只是通過調查詢問他們的偏好。

如果您正在尋找可以產生重大影響的快速方法，請讓此列表中的訂閱者將您添加到他們的聯繫人中。 它將防止任何電子郵件進入垃圾郵件，並通過直接進入他們每天早上打開的收件箱來提供更多參與機會。

您的閒散小組

所以，你有一個不真正關心你的內容的人的名單——或者至少看起來是這樣，從他們與內容的交互方式來看。 不要這麼快就將它們扔到一邊並刪除它們以專注於參與度更高的那些。 您可能仍然可以做一些事情。 如果他們沒有查看您的電子郵件，可能是因為他們從未到達收件箱。 那麼，您如何清除那些看到他們並選擇忽略的人呢？

完成清潔後返回此部分。 如果您發送了一些活動並看到了變化，請挑選那些正在捲土重來的活動並將它們移至第一或第二部分。 至於那些仍然不感興趣的，你已經做了你能做的，所以你可以自由地刪除它們。 不過，在你這樣做之前，給他們最後一次機會，給他們發送一封告別電子郵件，內容如下：

“我們注意到您不再對我們的電子郵件感興趣。 如果是這種情況，我們將從列表中清除您的電子郵件。 如果我們弄錯了，而您想繼續訂閱，請告訴我們！ 回复此電子郵件，我們將保持聯繫。 如果沒有，告別並感謝你們的美好時光。”

最後，信守諾言，如果他們沒有回應，一兩週後將其從列表中刪除。

3‌。 實施權限提醒

為了保持一個乾淨的電子郵件列表，對於以後的所有電子郵件，請在頂部添加一行，提醒訂閱者他們選擇了這些電子郵件以及原因。 這可以讓讀者有機會評估他們收到這封電子郵件的原因，並防止他們將您報告為垃圾郵件。 它還可以幫助他們決定是否要繼續接收此類電子郵件。

這很棒，因為當人們認為不再需要此內容時，它可以幫助他們取消訂閱。 良好的退訂實際上對您的列表有好處。 它就像一個 Roomba，在您處理業務的同時進行清理。

提醒您訂閱列表的原因有助於防止用戶退訂。 大多數時候，讀者只是想知道他們不是被某個機器人添加的。 如果他們收到一封電子郵件，他們希望您知道他們在某個時候發現它很有用，並且以後可能會再次使用。

4. 解決您的反彈問題

使用標籤開始跟踪您的反彈。 為您發送電子郵件時反彈的所有地址創建一個標籤，並確定那些始終會導致問題的地址。 如果可能，請保存任何由於明顯拼寫錯誤而導致的彈跳。 如果您對這些潛在客戶有其他聯繫方式，請與他們聯繫並詢問他們是否更新了信息並且仍希望接收您的內容。 最後，刪除您的電子郵件提供商建議刪除的任何內容。

5‌。 通過活動重新吸引您的受眾

回到您的細分市場並接近第二組，即對您的內容不冷不熱的那一組。 通過積極的活動重新吸引他們。 如果您還沒有完成清理它們，您也可以嘗試使用第三組。 有幾種方法可以吸引您列表中的人記住他們最初註冊的原因，例如我們之前看到的告別電子郵件，但您也可以嘗試提供獨家折扣並衡量該細分市場的興趣。

6. 提供選擇拒絕與選擇退出的選項

如果你能在訂閱者完全相信他們要離開之前得到最後一個“是”怎麼辦？ 提供選項可以成為你的救命稻草。 在您發給未與您的電子郵件交互的訂閱者的最後一封電子郵件中，為他們提供僅接收一些電子郵件的選項。 畢竟，他們可能是出於某種原因而註冊的，有時，如果您向他們提供不那麼頻繁的電子郵件或只接收某些類型的內容，您就會重新點燃火花。

你能給讀者什麼樣的選擇？ 這完全取決於您發送的內容。 如果您有單獨的時事通訊或電子郵件——一封用於新聞，一封用於第三方內容，一封用於優惠券等——讓他們檢查他們希望收到哪些電子郵件。

您的電子郵件列表乾淨後會發生什麼？

在您完成瞭如何清理您的電子郵件列表並應用它之後，您可以對您進行電子郵件營銷的方式進行細微的更改，以使該列表保持更長時間的清潔。 擦洗後留出一些時間進行計劃，然後您可以開始為新的干淨清單設定期望和一致性。 以下是您可以開始的一些方法。

改善您的內容

檢查您的內容計劃，以確保您發送的內容為您的讀者提供價值。 如果您所做的只是發送有關您的業務的折扣、銷售和內容，那麼這可能會讓您的訂閱者感到厭煩。 你在回答他們的問題嗎？ 娛樂他們？ 找出您的讀者真正想要閱讀的內容。 你甚至可以通過詢問他們來做到這一點。 對您的訂閱者進行一項調查，並詢問他們希望您提供什麼。

盡可能頻繁地發送您的讀者想要的

在同一項調查中，詢問他們是否需要每週或每兩週的電子郵件。 有些人甚至想要每日更新。 找出大多數讀者想要什麼，然後開始應用它。 如果您發現您的資源不足以完成日常電子郵件，請僅提供您認為現實的內容。

計劃定期清潔

最後，繼續偉大的擦洗工作！ 您現在了解了乾淨的電子郵件列表的好處以及要注意的跡象，以知道是時候再次清理了。 既然您知道如何自己進行清潔，請對任何跡象保持警惕，並定期進行定期擦洗——每三個月左右一次。 隨著您繼續對電子郵件營銷進行定期維護，您會發現它變得更加容易。 您將能夠捕捉到任何可疑行為、可能的垃圾郵件或虛假帳戶，並毫不猶豫地提取它們。

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