優化冷電子郵件送達率的分步指南

無論您在電子郵件中投入了多少時間和精力，如果您不關注另一個領域也沒關係：冷電子郵件的可傳遞性。

五分之一的電子郵件從未到達收件箱。 想像一下，如果他們都通過了。 電子郵件將是一個無用的渠道。 不幸的是，試圖攔截垃圾郵件的相同策略和協議也可能使您的電子郵件在垃圾郵件文件夾或“促銷”選項卡中徘徊。

可交付性問題可能會破壞您的打開率和點擊率、參與度、轉化率、外展以及您希望通過電子郵件活動首先完成的所有其他事情。

在電子郵件推廣和營銷領域，優化可傳遞性是必須的。 讓我們深入挖掘。

冷電子郵件送達率：基礎知識

電子郵件可送達性是為了將您的電子郵件放入某人的收件箱而發生的一組步驟或過程。 如果您認為擁有有效的電子郵件地址並點擊發送按鈕意味著您的消息已成功發送，那您就錯了。

我將在這裡稍微簡化一下：當您點擊發送電子郵件時，收件人的 ISP 和電子郵件服務器會快速檢查一個冗長的清單，然後才允許您訪問收件箱（您可能仍會被標記為垃圾郵件或結束在其中一個選項卡中）。 他們看：

• 您的發件人聲譽，包括濫用報告、數量（太多太快是危險信號）、黑名單和垃圾郵件陷阱。
• 你的內容。 它是垃圾郵件還是過於宣傳（文本與圖像的比例、長鏈接、文本與 html 的比例）？ 它是否包含垃圾郵件觸發詞或髒話？

可交付性是一個移動的目標，比 SEO 算法移動得更慢，但仍然在移動。 Return Path 等資源可以幫助您保持最新狀態。

濫用報告

您可以將任何到達您收件箱的電子郵件標記為垃圾郵件。 這有助於 Gmail 等電子郵件服務提供商 (ESP) 學會更好地識別垃圾郵件並保持收件箱清潔。 那挺好的。

但是，每當有人將您的一封電子郵件報告為垃圾郵件時，它就會被添加到您作為發件人的濫用報告中。 太多，您將被標記為可疑發件人，您的電子郵件將被標記或阻止發送。 那很糟。

發送一個月的通常閾值從 0.5% 到 0.15% 不等，具體取決於發送的數量。

為避免濫用報告，請僅向您的收件人發送個性化和相關的消息。

廢話

仔細選擇你的話。 不要讓它們太“銷售”，避免在冷郵件和商務電子郵件中使用美元符號、太多粗體字、全大寫、FREE!! 和表情符號。

當服務器找到其中任何一個時，他們會仔細查看您和您的消息。

隨著去年 GDPR 立法的到來，微軟、谷歌和雅虎等主要電子郵件提供商已經為其垃圾郵件過濾器實施了更積極的功能。 沒有人希望被發現違反新規則。 同樣，這通常是一件好事，但它確實讓你的工作變得更加困難。

鏈接和圖片

被垃圾郵件過濾器捕獲的一種可靠方法是發送包含大量鏈接、圖像或 GIF 的電子郵件。 太多的鏈接通常是垃圾郵件的標誌，所以我們建議在一封電子郵件中不要超過 2 個，包括簽名。 圖像和 GIF 與鏈接被視為相同，因此如果您必須將它們包含在您的電子郵件中（我們通常不建議這樣做），請不要超過一個。

預熱一個新域？ 所有的賭注都取消了。 為了安全起見，從您的電子郵件中完全沒有鏈接開始，並在開始發送冷電子郵件之前專注於獲得回复。

黑名單

當特定 IP 地址或發送域被標記為類似垃圾郵件的行為時，通常會出現黑名單。

最終出現在任何重要的電子郵件黑名單中，您將不得不跳過障礙才能從其中刪除……如果有可能的話。 解決方案？ 不要做任何被列入黑名單的事情。

圖片來源

此外，您應該知道新域可能會因參與度低而受到懲罰。

這是如何運作的？

假設您有一個大約 10,000 個電子郵件列表，其中大約 6,000 個聯繫人使用 G Suite 或 Gmail。 您發送的 4 封電子郵件序列僅產生 5% 的打開率。 這意味著您的新域中的 Gmail 服務器上有 22,800 封未打開的電子郵件。

你可以看到這可能會引起一些數字眉毛，對吧？ 在這種情況下，您的域聲譽可能會從中等降級到低，這將影響任何未來的電子郵件，並且可能會看到您從低到差。 到那時，該域的遊戲就結束了。

解決方案？ 努力使用乾淨的列表發送高質量、有價值和相關的電子郵件。

為什麼附件、HTML 和圖像在冷電子郵件中都不好

當您的潛在客戶收到他們不認識的人發來的電子郵件時，已經存在一定程度的懷疑。 當電子郵件要求他們打開附件（可以是任何附件）時，懷疑程度會更高。

過去，詐騙者使用電子郵件附件用惡意軟件或病毒感染人們的計算機，因此消費者（和電子郵件提供商）自然會將其視為危險信號。

圖像也是如此。 垃圾郵件發送者使用圖像危害收件人的在線安全，因此許多提供商會簡單地阻止它們出現在來自未知發件人的電子郵件中。

可以理解為什麼人們覺得有必要在他們冷淡的電子郵件中放置附件和圖像。 您有一個非常短的窗口來吸引人們的注意力（這就是主題行如此重要的原因），並且有一種在可能的地方擠壓額外信息的衝動。

這也吸引人們使用 HTML。 從本質上講，這使您可以為您的電子郵件增添趣味，使它們看起來更像一個網頁（想想顏色、標題、多媒體），而不僅僅是純文本電子郵件。

不幸的是，這些方法與垃圾郵件發送者試圖吸引人們注意力的方法相同。

重要的是要意識到您的電子郵件只是一個介紹。 它旨在開始對話並讓人們與您的業務互動（通過給您打電話、訪問您的網站等）

您要在那裡進行銷售然後通過一封電子郵件進行銷售是不現實的，因此您不需要一次用所有信息來打擊潛在客戶。 相反，您可以通過逐步向他們介紹信息並允許他們探索您的業務所提供的內容來發展關係。

如果您確實有需要共享的重要信息，則無需使用附件、HTML 和圖像即可：

• 為不同的潛在客戶創建有針對性的登錄頁面
• 在 DropBox、Google Drive、YouTube 等上分享文件的鏈接。

電子郵件提供商理所當然地關心保護客戶的安全，因此他們會阻止引發標誌的電子郵件。 附件、HTML 和圖像都可能是垃圾郵件的標誌，因此它們可能會破壞您的送達率。

冷電子郵件送達率和確保服務器安全齊頭並進

電子郵件可傳遞性就像數字營銷中的許多事情一樣。 沒有什麼神奇的公式，但是你需要遵循一些最佳實踐來給自己最大的成功機會。

當您發送一封冷電子郵件時，您需要讓客戶及其電子郵件提供商相信它是有價值的。 為了判斷是否如此，客戶和電子郵件提供商將使用大量不同的數據來決定電子郵件是否進入他們的收件箱，以及他們是否會閱讀它。

有一件事是肯定的，如果您的服務器遭到入侵並被發送垃圾郵件和其他惡意電子郵件的人接管，那麼您的潛在客戶和他們的電子郵件提供商都會輕鬆做出決定。

如果第三方可以訪問您的電子郵件外展服務，那麼他們可以快速將受信任的域變成已被列入黑名單的域。 您的電子郵件將被報告為垃圾郵件，人們將開始集體點擊退訂按鈕，更糟糕的是，許多人的在線安全將受到威脅。

您已經花費了大量時間為您的 IP 地址或發件人域建立良好的聲譽，但安全漏洞可能會立即毀掉這項出色的工作。 如果您的服務器受到威脅，您的交付能力就會受到影響。

可交付性和保持服務器安全齊頭並進。

最大限度地提高冷電子郵件送達率的分步指南

此時您應該了解基本知識：您的電子郵件已根據濫用報告、黑名單以及各個 ESP 垃圾郵件過濾器和清單進行檢查。 您必須成功運行該挑戰才能將其發送到收件箱。

通過這些步驟讓自己領先一步，以最大限度地提高您到達終點線的機會。

第 1 步：您的 DNS 記錄

域名系統 (DNS) 是互聯網基礎設施的一部分。 老實說，您不需要詳細了解它，但有幾個部分會影響您的電子郵件送達率。

如果一個元素不正確或丟失，您甚至可能在進入垃圾郵件過濾器之前就被服務器阻止。

關於電子郵件，您的記錄包括：

• 發件人策略框架 (SPF) 。 這驗證了你就是你所說的那個人。 這顯然會給 ESP 和過濾器帶來很大的負擔。
• 域密鑰識別郵件 (DKIM) 。 這是一種更好的身份驗證方式。 把它想像成解鎖信息的鑰匙。
• 域消息身份驗證報告和一致性 (DMARC) 。 這曾經是可選的，但隨著谷歌和微軟對其算法的改變，現在是絕對必要的。 微軟最近宣布，他們將把任何未設置 DMARC 的郵件帳戶歸入垃圾郵件文件夾。

SPF 顯示在 mailed-by: 行。 它需要與企業服務器相匹配。 Mailshake 等一些 ESP 允許您進行更新。 您應該將多個 SPF 記錄合併為一個“扁平化”記錄。

DKIM 是您的簽名人：行。 它應該反映來自：域。 要簽入 G Suite：admin.google.com > Apps > GSuite > Gmail > 驗證電子郵件 > 生成記錄 > 驗證。

最後，目前不需要 DMARC，但對於更大的公司服務器來說，它越來越需要。 像 dmarcian 這樣的工具可以幫助您。

第 2 步：保持清潔清單

有一個目標明確的收件人名單。 只發送相關內容。 如果有太多人將您的郵件標記為垃圾郵件，或者您收到太多退回郵件，那麼您就完蛋了。 至少，驗證您的電子郵件地址，立即刪除硬退回郵件，並在多次嘗試後進行軟退回郵件。

第 3 步：使用信譽良好的提供商

使用 G Suite（即 non-Gmail.com 或 non-Hotmail.com）電子郵件帳戶。 G Suite 是值得信賴的電子郵件服務提供商，價格實惠，並提供大量工具和集成。

第 4 步：使用更好的 DNS 管理器

Cloudflare 等強大的 DNS 管理器可讓您輕鬆管理 SPF、DKIM 和 DMARC。

第 5 步：慢慢開始

使用新域或地址？ 您需要使用 ESP 和過濾器對其進行預熱。 從每天不超過 50 個開始，然後從那裡開始工作。 盡可能與音量和發送時間表保持一致。 太多太快，你可能會被標記。

遵循如下所示的系統：

• 第 1 週：50
• 第 2 週：85
• 第三週：100
• 第 4 週：150
• 第 5 週：250
• 第 6 週：380

等等…

沒有規則或確切的數字。 這是一個測試和評估的問題。 如果您曾經達到 Google 的配額，或者開始看到高於 5% 的反彈，我們建議您退回到之前的限制並再等一周。

最重要的是，一旦你找到了一個甜蜜點，就盡可能地與音量和發送時間表保持一致。 太多太快，你可能會被標記。

第 6 步：包括一個簡單的選擇退出

除了作為一項要求之外，簡單的取消訂閱選項比收件人別無選擇，只能將您報告為垃圾郵件要好。 由於大多數發送冷電子郵件的人都不願意在他們的電子郵件中包含取消訂閱鏈接（儘管您可以在 Mailshake 中這樣做），所以最好的辦法是明確某人如何選擇退出。

使用 Mailshake，任何回复“取消訂閱”、“刪除我”或類似短語的人都將自動從您的列表中刪除，從而有效地取消訂閱。 這裡的一種選擇是在您的簽名下包含這樣的內容：

PS。 不想再聽到我的消息？ 回复“退訂”這個詞，我會把你從我的名單中刪除！

第 7 步：優化打開率和響應率

參與是遊戲的名稱。 盡你所能讓收件人打開你的電子郵件，並回复它的消息（無論這意味著什麼）。

這也意味著隨著時間的推移不斷發展您的副本。 除了保持高參與度的策略之外，我們還看到許多帳戶最終看到的交付率越來越差，即使有高質量的列表和好的副本，因為他們使用完全相同的副本數月和數月。

確保您的副本保持新鮮並領先於垃圾郵件陷阱的一種簡單方法是持續進行 AB 測試。

第 8 步：在 From 字段中使用名稱

您是否更有可能打開來自 [email protected] 或 [email protected] 的冷電子郵件？

永遠不要以任何理由使用可怕的 donotreply@。 這確實不假。 是真實的。 做一個人。

你可以而且最終應該做的還有很多。 最大化您的交付能力是一場漫長的比賽，包括聲譽、身份驗證、內容等。

但是從這九個開始，然後從那裡開始。 一次嘗試做太多事情會很快變得混亂並感到不知所措。

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您的工具包

查看這些工具，以幫助您獲得更好的可交付性：

• Mailshake 有一個實時電子郵件分析器。
• MX Toolbox 可以檢查 DNS 記錄的健康狀況。
• Mail Tester 可以對要修復的事情進行評分並提供可交付性清單。
• GlockApps 將幫助您擺脫“促銷”選項卡（您想要並且需要點擊收件箱並且只點擊收件箱）。 每月 30 美元，但會提供展示位置結果 - 收件箱、標籤、垃圾郵件、丟失 - 以及您登陸的原因。
• Postmaster Tools 由 Google 免費提供。 逐月跟踪您的“域聲譽”至關重要。 每月至少檢查兩次。

最終，您始終可以努力提高電子郵件的送達率。 把它作為優先事項。

並進入該收件箱。