這就是為什麼公司會議可能會影響你的工作效率
已發表: 2023-07-15很多公司會議都是浪費時間。 很可能您參加過一次或多次會議後留下的問題與開始時一樣多。
但它們並不都必須如此。 保持專注和按議程進行是召開和參加富有成效的會議的重要組成部分。
在這篇文章中，我們將透過為您提供在公司會議期間優化生產力的實用策略來討論在會議中保持專注和有目的性的重要性。
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舉辦有效的行銷會議的價值
召開富有成效的公司會議對於最大限度地提高團隊績效至關重要。 但肯定有一個點，當你達到臨界點時，花在會議上的時間就會產生收益遞減。
對於行銷團隊來說，促進協作和交流想法尤其重要。 但是，您參加的每次會議都應該有非常明確的目標，並讓您和參與的每個人都參與與會議內容相關的明確行動項目。
除非是自由形式的腦力激盪會議，否則會議應力求簡短、切題。
加入進來，做出明智的貢獻。 並出去。 您和您的隊友需要返回實際完成會議中提出的討論。
本來應該是電子郵件的公司會議
我們不會深入研究這篇文章中的所有數據點，但您可以在這裡看到一些關於會議如何浪費您時間的有效觀察：
您可以問自己的最節省成本和時間的問題之一是是否有必要開始提議的會議。
問問自己：“我們試圖溝通和解決的問題能否透過電子郵件鏈得到充分處理？”
如果您可以在電子郵件中將整個會議的要點總結為幾百個字，那麼您和您的團隊可能會節省在會議上花費的大量時間。
查看這個方便的流程圖，以幫助指導您決定是否要召開下一次會議：
準備好有成效的行銷會議
準備一場有成效的行銷會議需要仔細、徹底的準備。 僅僅將一群人聚集在一個房間裡並希望得到最好的結果是不夠的。
為了真正充分利用這些協作會議，您需要設定嚴格的界線。 這意味著提前與所有參與者分享：
- 會議目標
- 相關數據
- 需要解決的問題
- 潛在的解決方案
當參與者有機會深入研究所提供的材料時，他們可以帶著寶貴的見解和新鮮的觀點來參加會議。 這種先進的準備工作消除了耗時的解釋的需要，並使會議能夠直接進入問題的核心。
鼓勵與會者在會議前思考最佳方法並考慮潛在的障礙，也可以培養主人翁意識和責任感。 每個人都成為討論的積極參與者，並為集體解決問題的過程做出貢獻。 他們的思想和想法具有分量和意義，因為他們有時間仔細思考手邊的問題。
當個人有時間仔細思考材料和潛在的解決方案時，他們的思維可以產生意想不到的連結並產生創新的想法。
組織會議以取得成功
會議的結構對於會議的成功起著關鍵作用。
如果您嘗試應用以下準則，您將更有可能創建一個專注且高效的環境：
- 一頁摘要：要求參與者以簡潔的一頁格式記錄他們的想法、問題和建議的解決方案。 這種方法可確保簡潔地涵蓋所有相關方面，從而有助於簡化討論。 它還可以讓每個人提前熟悉重點，促進會議期間進行更有效率、更有建設性的對話。
- 明確的目標：為每次會議定義具體目標，以避免漫無目的的討論。 如果沒有明確的目的，會議很容易偏離軌道，浪費寶貴的時間。 明確定義的目標可以作為指導燈塔，使參與者能夠調整自己的貢獻並為實現共同目標而合作。
- 問題識別和解決：鼓勵就團隊面臨的挑戰和問題進行公開對話。 創造一個讓參與者輕鬆表達他們的擔憂並提供有價值的見解的環境。 目標是共同確定潛在的解決方案並制定行動計劃。 請記住，這些會議的最終目標是產生實際成果並推動進展。
提高效率的工具
面對現實吧。 人們是社會性動物，他們常常會讓會議更成為一種社交工具，而不是尋找答案和製定下一步行動的實際方式。 話雖如此，有許多很棒的工具可以顯著提高行銷會議的效率和效果。
考慮使用會議錄音和回饋平台，例如Gong或Chorus：
這些工具使缺席的團隊成員能夠趕上討論並提供有價值的意見，即使他們無法親自參加會議。
Rev 等工具可以轉錄錄製的會議對話並以書面形式呈現，讓喜歡閱讀的人可以輕鬆回顧會議：
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控制會議成本和時間
雖然會議無疑很有價值，但有效管理會議成本和持續時間至關重要。 過多且低效的會議會耗盡寶貴的時間和資源，幾乎沒有空間完成實際工作。
分析會議所花費的時間並計算相關成本非常重要。 努力減少不必要的會議，確保每次會議都以目標為導向、以結果為導向。
嚴格限制出席，只邀請真正需要出席的人。 這種方法確保會議成為有目的的聚會，推動進步而不是阻礙生產力。
探索高槓桿策略：三上三下
您可以嘗試的一件事是“三上三下”方法。 這項技術要求每位團隊成員分享他們在一周內面臨的三個積極成就和三個挑戰。 在 30 分鐘的簡明會議中，我們討論了這些問題並分配了解決這些問題的責任。
實施此策略有助於在組織內創造更專注和富有成效的會議文化，慶祝成就、解決挑戰並取得進展。
公司會議的最後一句話
您最不想看到的就是公司會議浪費時間、浪費資源、造成更多混亂而不是提供幫助。 我們知道，這對任何會議來說似乎都是顯而易見的目標，但您會驚訝地發現，每年花費數百或數千小時來完成通過簡單的電子郵件線程即可完成的工作是多麼容易。
擁抱明確的目標、充分的準備以及有效利用技術工具來優化團隊的績效。
透過致力於持續改進並採用有效的會議實踐，您可以創造一個生產力蓬勃發展的環境，並且尊重公司時間成為常態。
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改編自我們的行銷學院播客。