什麼是施工變更單？過程與技巧

已發表: 2023-01-19

建設項目複雜。影響工作的變化不足為奇。為了盡可能減少這些意外對施工計劃的影響，該行業使用了一種稱為施工變更單的東西。

所有項目都有變更單，但什麼是施工變更單，您應該在什麼時候使用它？我們將回答這些問題並概述管理施工變更單時的流程。為了進一步提供幫助，還包括一個變更單模板，當然，還有建築項目管理軟件如何更進一步。

什麼是施工變更單？

施工變更單只是對建築公司與其客戶之間合同的修改。它是定義工作範圍變更的文檔。這有完整的記錄，通常會增加商定的合同價格、項目時間表或兩者。

但是，施工變更單不是簡單的要求，而是請求。施工承包商和業主都必須就施工變更單的條款達成一致，然後才能將其實施到項目中。

施工變更單的原因有很多。業主可能會要求將牆壁、門或窗戶放置在佈局中設計的位置以外的其他地方，以便更好地與其他設計元素配合使用。那是一個附加變更單。其他構造變更單刪除而不是添加，稱為演繹變更單。這些可以降低合同的價格。

無論施工變更單的原因是什麼，承包商都必須在盡可能不影響項目計劃的情況下實施它。 ProjectManager 是在線施工項目管理軟件，可幫助您實時跟踪變更單。使用我們的看板項目視圖來添加施工變更單，並有一個可視化工具來跟踪其工作流程，從做、做到完成。您可以附加文檔和圖像、評論、添加標籤、優先級等等。立即免費開始使用 ProjectManager。

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什麼時候應該使用施工變更單？

施工變更單可以在項目計劃的整個執行過程中發生。更多的建設項目將在項目的生命週期中至少有一個。因此，建築承包商意識到這一點並做出相應計劃非常重要。

出於多種原因，項目將使用施工變更單，其中一些我們已經在上面提到過。其他原因包括設計錯誤、範圍不足、天氣使施工無法進行以及對項目時間表的估計不准確。所有這些，以及更多，都將有承包商使用施工變更單。

任何管理建設項目的人都應該準備好接受變更單。您對導致項目範圍發生這些變化的原因了解得越多，您對它們的計劃就越好，這些變化發生的速度就越快，影響就越小。

施工變更單管理流程

如果除了變化之外沒有什麼是不變的，那麼就需要有一個流程來管理在項目過程中發生的施工變更單。以下是管理施工變更單流程時需要採取的基本步驟。但是，在您承諾流程之前，請確保客戶和分包商已簽署該流程。

從合同開始

由於施工變更單只是施工承包商與其客戶或業主之間合同的補充，因此合同是所有將影響項目工作範圍的變更單的起點。合同簽訂前，一定要仔細閱讀。在這種情況下，您需要密切關注與變更單相關的任何條款，例如關於時間範圍、文檔以及誰有權批准變更的條款。

審查項目計劃

下一步是查看施工計劃和規格。仔細審查這些文件，以查看在施工開始前業主和建築師需要糾正的範圍內是否存在任何錯誤、遺漏或含糊之處。在計劃和規範中發現這些問題將防止在計劃執行期間代價高昂且及時的施工變更單。

快速響應變更單

無論是承包商還是業主要求施工變更單，都應該儘早處理。延遲可能只會增加響應變更單所花費的時間。不要等到最後一分鐘才將變更單擱置一旁，因為這很誘人。快速獲得書面變更並對進度和成本進行調整至關重要。否則，您將積壓施工變更單，這可能會使項目脫軌甚至更糟。

會見所有相關方

承包商和業主不僅必須在記錄變更並就成本和對進度的影響達成協議之前開會討論變更，而且他們還應該在整個過程中保持溝通。這包括了解變更單的原因以及如何管理變更單。如果沒有達成協議，這種變化將更具破壞性。與所有者或其授權代理一起定義新的工作範圍。不要忽視將不得不調整其時間表的分包商。讓他們知道變革將如何影響他們的工作並明確定義工作流程。然後在執行施工工作單時讓每個人都了解最新情況。

進一步談判

在您開始工作之前，談判是施工變更單流程的最後階段。各方可能不會立即達成協議。在對項目工作範圍的影響以及與成本和時間表相關的問題上可能存在分歧。首先，讓業主就變更成本達成一致，無論是定價、時間還是材料，儘管也可以通過協商一次性付清。有時這已經在合同中定義，這使得過程更容易。這一步是承包商和業主之間的推拉，應該會產生一個大家都滿意的決定。

不要忽視文檔

清楚地記錄施工變更單流程有助於避免不必要的糾紛，並使工作向前推進而不會造成代價高昂的延誤。該過程的每一步都應記錄在案並簽字。保留承包商、業主和分包商之間所有通信的書面記錄。一旦每個人都加入了協議，就讓他們簽字，以確保他們都知道成本和對進度的影響。即使在執行變更單期間，記錄工作並共享這些文檔以使每個人都了解最新信息也至關重要。

施工變更單應包括哪些內容？

施工變更單需要捕獲有關變更的相關信息。為了做到這一點，有許多領域是必不可少的。儘管個別施工變更單可能不同，但它們都應包含以下詳細信息。

Interoffice Information：建築項目的名稱，將更容易找到，尤其是當您同時處理多個項目時。包括訂單號以將此訂單與項目中的其他施工變更單區分開來。請注意更改是內部的還是外部的。另外，添加變更單的日期。
定義變更：注意變更單的類型。施工變更單有四種：時間和材料（成本無法確定）、一次性（可量化的工作範圍）、零成本（不改變合同價格）和單一成本（基於單一成本計劃值）。然後解釋更改的原因以及是否有與之相關的機會。
描述變更：詳細描述所請求的內容，以便每個人都知道關閉施工變更單必須完成的工作。包括材料和人工，並估計工作的持續時間。此處還應預測定價。
簽署變更單並註明日期：最後一步是所有相關方簽署施工變更單並在其簽名中添加日期。這將確保每個人都知道所達成的協議，並將維護他們的合同結束。

變更單模板

標準化施工變更單流程可以實現一致性，這意味著您不必在每次將變更引入項目時都浪費時間創建新文檔。一種方法是使用模板。 ProjectManger 有許多免費的 Excel 和 Word 項目管理模板，可從我們的網站下載。我們的免費 Excel 變更單表格模板可用於建築變更單或任何有變更單的行業。每當您必須捕獲變更、定義變更並確保每個人都同意將要完成的工作時，請使用這個免費的項目管理模板。

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ProjectManager 幫助您管理施工變更單

我們的免費變更單模板是一個很好的工具，可以讓每個人都在同一頁面上，但你必須完成這項工作。這就是建築項目管理的用武之地。您已經看到 ProjectManager 的基於雲的軟件如何使用看板來實時跟踪變更單。這只是我們工具中的多個項目視圖之一。如果願意，分包商可以使用任務列表。所有數據都會立即更新並填充所有項目視圖，因此無論您使用哪個視圖，您都會看到更多最新信息。

管理團隊的工作量

施工變更單會影響您的成本和進度。我們擁有資源管理功能，可幫助您減輕對項目的影響。一旦您加入了團隊和分包商，他們的可用性就會出現在系統中，從而可以輕鬆地為他們分配任務。然後查看工作量圖表，它是用顏色編碼的，因此您可以看到分配給誰的任務太多或太少。然後，您可以直接從圖表中分配他們並平衡每個人的工作量，以保持他們的工作效率，而不是過度分配任何人和打擊士氣。

獲得進展的高級視圖

您的資源不是您需要跟踪的唯一指標。我們的軟件有一個內置的儀表板，不需要像其他輕量級工具那樣耗時的配置。它隨時可用，捕獲實時數據並將其顯示在易於閱讀的圖形和圖表中。您可以實時跟踪成本、時間等等。如果您想要獲得更多詳細信息，請使用時間表、狀態和其他項目指標的可自定義報告。它們也可以很容易地共享，以使客戶、所有者或利益相關者保持最新狀態。

還有更多功能可以幫助您管理施工變更單，例如安全時間表，它不僅可以簡化工資核算流程，還可以向您顯示每個團隊成員在他們的任務上花費了多少小時。從甘特圖到進度表，甚至是用於管理多個項目的投資組合管理功能，我們的軟件為您提供了進行項目更改和保持進度所需的工具。

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