合同管理：了解合同生命週期

管理一個項目很複雜。 項目經理受過培訓，可以計劃時間表並分配資源，以滿足最後期限並保持在預算範圍內。 但是，一旦您與組織外部的人員簽訂合同，法律和後勤問題就會變得難以應付。

公司聘請合同經理來管理這個通常很複雜的合同流程。 雖然並非每個組織都有合同經理，但領導供應商和承包商的項目的每個人都需要了解合同管理。

什麼是合同管理？

合同管理是管理合同的過程。 這包括可交付成果、截止日期以及合同的條款和條件。 不過，這不僅僅是促進合同流程； 還要管理客戶及其滿意度。

人們通常只考慮正在簽署的合同的建立，這被稱為合同管理。 雖然這個談判期很重要，但忽視合同授予後發生的事情是錯誤的。 這是合同的真正管理開始的時候。

公共和私營部門的組織都使用合同管理來在合同簽署後有效地管理合同，以創造更好的運營和財務績效。 它還有助於降低組織的財務風險。 雖然耗時，但擁有良好的合同管理流程可以降低成本並提高績效。

什麼是合同生命週期管理？

合同生命週期管理不同於合同管理。 後者更多是關於通過電子郵件、電子表格和文件存儲管理合同。 合同生命週期管理是合同管理的一種戰略方法，它通過結合人員、流程和技術來提高活動的效率。

合同生命週期管理或 CLM 是關於自動化和簡化合同管理各個階段所涉及的流程，例如啟動、創作、流程和工作流、談判和批准、執行、持續管理和合規以及更新。 最終目標是在減少錯誤的同時節省時間和金錢。

這是通過使用 CLM 軟件完成的，該軟件使用戶能夠更清楚地了解公司的支出情況，並簡化合同流程以提高效率，從而降低管理成本。 這是通過管理採購和銷售合同、自動化、標準化等來實現的，以便快速輕鬆地創建合同。

誰參與了合同管理？

一些組織將有一個專門的合同管理人員，稱為合同經理。 他們在合同的整個生命週期中指導和監督合同。 從某種意義上說，他們是充當連接公司、員工、客戶、供應商和承包商的橋樑的中間人。

合同經理將促進與合同流程相關的談判、建議和所有記錄保存。 他們研究與合同相關的所有法律問題，並幫助與客戶和第三方協商條款和條件。

合同經理的一些職責包括準備商業投標、制定和提交項目建議書、與客戶會面、估算預算、談判合同條款等等。 他們的技能包括了解合同法和擅長關係管理。

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為什麼合同管理很重要？

合同很重要。 它們是員工與將要開展工作的承包商或供應商之間具有法律約束力的文件。 因此，合同管理同樣重要，因為它有助於確保有效地完成合同工作。 它適用於涉及業務戰略和程序的雙方。

由於組織的業務戰略在很大程度上取決於合同的成功談判，因此該過程可能非常耗時。 使用合同管理有助於分配所需的適量資源。

但是一旦合同簽署，監督和監督其執行的需要對於履行合同義務至關重要。 未能建立合同管理流程可能會通過罰款和訴訟使組織花費金錢和時間——更不用說侵蝕重要的業務關係了。

即使在合同最終確定並採購了服務之後，合同管理仍然是一種好處。 如果沒有監督，這可能導致無法履行所有合同義務。 所有這些都會侵蝕項目的價值，甚至可能導致無法實現其目標。

合同管理流程的階段是什麼

合同管理與任何類型的管理一樣，都有一個過程。 這允許對合同的管理進行控制，並確保沒有任何重要的事情被忽視。 這一系列動作可以分為七個步驟：

1. 規劃

這個階段是識別組織的需求、設定目標和定義風險的階段。 請記住，合同具有法律約束力，因此盡職調查很重要。 了解合同的類型、可以使用的任何標準協議，確定誰負責執行合同所需的資源和資源。

2. 起草

如果您的組織有與之合作的內部法律顧問或律師，那麼這就是與他們協商的重點。 他們甚至可能有一個模板可以在起草合同時使用。 這將有助於確保包含所有必需的條款和條款。 此外，還要考慮可能影響合同的任何州或國家/地區法律。 花點時間確保一切都是正確的。

3. 批准

下一步是獲得經理或高管的批准，以查看合同草案，並在最終確定文件之前查看他們是否有任何意見或更正。 流程的這一階段取決於您的組織如何運作，以及他們是否有關於特定採購的審計程序或其他政策。 此時，建立系統通知審批方，以便他們可以實時查看、編輯和評論合同。

4. 談判

談判階段將涉及在坐下談判桌之前研究對方的需求。 當每個人都對合同進行更改時，實時共享和協作處理該文檔會很有幫助。 通過電子郵件通過物理文檔在不同版本的合同之間來回調整會增加出錯的可能性和成本增加。

5. 簽約

一旦雙方就合同達成一致，就由他們簽署，這使其成為具有法律約束力的文件。 雖然我們經常想像合同簽署是親自進行的，但情況並非總是如此。 隨著虛擬會議和全球經濟的發展，獲得簽名可能會更加困難。 越來越多的公司正在使用電子簽名來促進這一階段。

6. 修改

簽署的合同會被修改或修訂是很常見的。 跟踪這些變化很重要，並強調了可靠的合同管理流程的重要性。 合同應該是共享的，易於編輯並根據需要添加修改。

7. 更新

最後是簽名之後的管理，可以是審計、續簽合同和其他義務。 應定期對合同進行審核，以確保履行其中的義務。 這包括在必要時續簽合同。 錯過續約是一個錯失的機會，可能會損害業主和承包商之間的關係。

合同生命週期管理的最佳實踐

在應用合同生命週期管理時，需要做一些事情來幫助流程更有效地工作。 一方面，始終建議將流程數字化和自動化。 在管理合同組合或與地理上分散的承包商和供應商打交道時，情況更是如此。

自動化

自動通知以跟踪合同何時更新或交付其中的義務。 人為錯誤可能代價高昂，但當在軟件上設置提醒時，您始終知道截止日期何時到來。

報告

在軟件工具上具有報告功能對於預算很重要，預算在項目過程中不斷變化。 預算已計劃並在合同中列出，但實際項目可能會發現您超支。 您需要一個工具來檢查您的計劃支出和實際支出。

使用項目管理軟件

這些最佳實踐中的大多數都依賴於基於雲的項目管理軟件，因此可以提供實時數據。 使用在線工具可以提高合同管理流程的透明度。

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合作

在您進行談判時，甚至在您與供應商和分包商達成合同之後，也要讓他們與我們的協作平台保持同步。 將他們加入工具很容易，而設置安全性只允許他們訪問您希望他們看到的軟件部分。 共享文檔並創建允許各方實時評論和對話的任務。

追踪

當然，還有更多。 實時儀表板將提供項目及其進度和績效的高級視圖，以確保合同工遵守合同的條款和條件。 報告更詳細地拓寬了實時數據的視野。 在一個工具中獲得更好的合同管理和建設項目管理。

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