提高團隊績效的 11 種企業溝通工具

通信工具是現代公司的成敗

因為每一個錯過的最後期限、瓶頸和小誤解都會影響您團隊的生產力。

但是你的公司越大，這些問題越快越滾雪球失控。

這就是為什麼專用的業務通信工具已成為面對面、遠程和混合團隊的主要工具。

問題？ 那裡不乏軟件。 再加上讓您的團隊使用新工具這一事實並非易事。 對於企業來說尤其如此。

如果您不知道從哪裡開始，我們已經為您提供了我們全面的企業溝通指南。

到底什麼是企業通訊？

企業溝通是指業務中的利益相關者如何與同事（內部）和客戶（外部）互動。 從更新和期望到消息傳遞和結果，企業為了組織、生產力和責任而優先考慮溝通。

因此，企業通信工具代表了利益相關者用來管理上述交互的軟件和應用程序。

這些工具可以根據各自的受眾分為內部和外部兩個桶。

內部與外部公司溝通工具

內部溝通涵蓋組織內利益相關者之間發生的互動。 這包括員工、C 級人員和其他內部合作者（想想：自由職業者或承包商）。

為了管理這些關係並使利益相關者保持最新狀態，公司可能會使用：

• 項目管理工具
• 團隊聊天工具
• 視頻會議工具
• 公司 Intranet 或 wiki 工具

另一方面，外部通信工具用於向客戶、訂戶或合作夥伴傳遞關鍵信息。 這些工具可能包括：

• 營銷工具（想想：社交、CRM、電子郵件）
• 客戶溝通工具（想想：實時聊天或幫助台軟件）
• 公關和媒體工具

採用通信工具沒有一種萬能的方法。 也就是說，內部和外部工具的組合是讓每個人都參與到您的業務中的關鍵。

為什麼商業通信工具如此重要

對於各種形式和規模的公司來說，投資專用數字通信應該是“何時”而不是“如果”的問題。

企業。 中小企業。 獨奏。 你給它命名。

考慮以下簡化通信的詳細記錄的好處：

• 鼓勵團隊之間進行有意義的協作。 當團隊的任務和目標一致時，他們會創造更好的業務成果。 有效的溝通和更高的員工敬業度齊頭並進是有原因的。
• 使人們更有生產力。 Teamwork 最近的研究指出，當人們能夠快速訪問可交付成果、需求和其他關鍵項目信息時，他們的工作效率將提高 25%。 使用正確的業務通信工具，您可以將以上所有內容整合到一個地方。
• 創造更緊密聯繫的公司文化。 深思：只有 7% 的員工認為工作中的溝通“準確、開放、及時”。 這表明企業需要真正將企業通信置於顯微鏡下，不僅是為了生產力，也是為了員工的福祉。

此外，請記住，內部溝通的效率直接影響您與客戶溝通的方式。

例如，考慮營銷信息和廣告活動的創意如何需要多個步驟、利益相關者和批准。

當一個部門在同一頁面上並且能夠有效地溝通時，它給外部利益相關者的信息更有可能引起共鳴。

11 種企業溝通工具可供嘗試

以下是我們對最佳通信工具的細分，所有這些工具都被證明可以將企業聚集在一起並幫助員工更好地溝通。

當然，沒有公司一定需要這份清單上的所有東西。 也就是說，這裡的內部和外部工具可以突出顯示您的企業通訊可能需要調整的領域。

內部溝通工具

建立內部溝通策略是必須做的，尤其是對於遠程和分佈式團隊。 讓我們從查看可以在內部幫助您的團隊的工具開始。

1. 體式

尤其是隨著遠程團隊的興起，項目管理工具對於大大小小的公司來說都是必不可少的。

像 Asana 這樣的工具為企業提供了一個統一的地方來計劃和跟踪任何給定項目的進度。 從任務和待辦事項列表到完整的項目時間表和部門日曆，Asana 可以通過以下方式輕鬆跟踪：

• 多個項目視圖（包括看板、列表和日曆），提供任務進度的持續脈衝
• 為協作者（包括入門級員工、承包商和 C 級）分配角色和權限以保持工作流程結構化的能力
• 自動更新和通知，以保持對任務進度的持續關注

2. 鬆弛

很難找到一個不使用 Slack（或類似的團隊聊天工具）來保持聯繫的團隊。

使用 Slack，您可以將團隊的溝通組織到公司範圍、特定部門或特定角色的渠道中。 這允許即時、及時的溝通，不會完全打斷工作人員或導致不必要的會議。 可以說，Slack 的最大賣點是它的易用性和無休止的集成（包括此列表中的許多工具）。

3. 團隊合作

作為一個項目管理解決方案，它幾乎是上述兩種工具的混合體，除了更新和消息傳遞之外，它還具有跟踪細粒度項目數據的能力，使其與眾不同。 例如，您可以跟踪對任何給定任務的個人貢獻以及團隊範圍內花費在任務上的時間。

團隊合作在一個地方回答“已完成的工作、需要完成的工作以及下一步做什麼”。 該平台的項目跟踪功能可以節省大量時間，並減少合作者之間的來回次數。

4. 匯合

從內部文檔和政策到參考頁面和 wiki，Confluence 代表了一種可供團隊參考的“大本營”。

該平臺本身就是一個項目管理工具，但也為團隊提供了一個數字白板，以便根據需要進行頭腦風暴和做筆記。 Confluence 的功能是您如何整合企業通信而不是在多個應用程序、收件箱或內部驅動器之間跳轉的又一個示例。

5. Bambu by Sprout

員工倡導現在風靡一時。 Bambu 讓您的隊友在內部獲得最大的外部營銷信息。

例如，Bambu 可以輕鬆宣傳您品牌的最大公告和最新博客文章。 該平台不是製作個人更新或標題，而是提供模板、靈感和創意選項，以盡可能吸引人的方式提升您的社交帖子信息。

6. 撥號盤

Dialpad 代表了一種一體化的視頻會議、聊天和電話解決方案，非常適合分佈式團隊。

由於其企業客戶，Dialpad 可能是我們企業通信中最“企業化”的，它擁有許多改進團隊通信的功能。 這包括 AI 工具，例如呼叫情緒分析、解決銷售異議的自動註釋和自動呼叫轉錄。

外部通訊工具

對於我們細分的後半部分，我們將研究您可能認為是營銷技術堆棧的一部分的外部工具。

7. 新芽社交

這裡沒有驚喜！ Sprout Social 是一款功能強大的一體化工具，用於簡化與社交媒體相關的內部和外部通信。

怎麼會這樣？ 首先，我們允許團隊將所有社交消息和通知整合到一個地方。 這不僅意味著減少平台之間的跳躍，還使團隊能夠通過協作功能更快地響應更多消息。 合併收件箱的能力可以節省大量時間，同樣可以讓您更全面地了解客戶通訊。

除此之外，Sprout 還充當您所有外部社交內容的大本營。

更新和公告。 視頻和圖像。 故事、捲軸和介於兩者之間的一切。

使用 Sprout，您可以一次跨多個社交網絡安排和優化您的內容。 將所有社交媒體資產和更新都放在一個平台上，可以讓您最大限度地擴大影響範圍，並更快地將您的信息傳達給適當的受眾。

我們不止於此！

以下是您可以將 Sprout 用作企業溝通工具的其他幾種方式：

• 制定並推出您的社交媒體危機計劃
• 聆聽重要的社交對話和吶喊，以發現干預或回答客戶問題的機會
• 鼓勵整個營銷部門（包括社交、設計和內容營銷）之間的跨團隊協作和統一通信

8. SendinBlue

儘管營銷趨勢來來去去，但電子郵件仍然是外部通訊的主要內容。

時事通訊。 歡迎留言。 贏回活動。 名單還在繼續。

SendinBlue 等平台具有可擴展性，可以輕鬆為您能想到的任何活動設置自動化工作流程。 隨著時間的推移評估參與度指標和微調您的活動的能力意味著您可以最大限度地關注您的營銷信息。

9. HubSpot

HubSpot 的企業通信工具套件包括強大的 CRM、電子郵件營銷平台和CMS 合二為一。

將以上所有內容集中在一個平台上，營銷人員就有機會更全面地了解他們的客戶和他們的需求。

例如，我們的潛在客戶與哪些內容互動最多？ 我們最常見的銷售異議是什麼？ 我們的哪些廣告系列帶來了最直接的收入？

借助 HubSpot，您可以全面了解您的營銷渠道以及讓您的客戶感興趣的原因。

10. 渣架

公關以及與博主、記者和媒體機構的關係對於希望獲得一些急需曝光的企業來說至關重要。

像 Muck Rack 這樣的工具可以更快地找到相關的外展目標並推銷它們。 該平台提供對數千名記者的即時訪問，使您可以跟踪您的推銷活動的進度，並根據需要自動執行後續跟進過程。

11. 速記

Shorthand 是一種自稱為“滾動講述”的工具，允許用戶創建數字體驗（例如網站和登錄頁面）以與客戶分享。 該工具擁有多種團隊協作功能，使作家、設計師和其他營銷人員可以輕鬆地走到一起，創造出最引人入勝的故事。

以下是該平台如何工作的快照：

如何選擇您的企業通訊工具

我們明白了：在工具之間進行選擇可能很困難。

如果您正在尋找企業解決方案，則尤其如此。

總結一下，讓我們回顧一些有助於您更快做出決定的關鍵細節。

注意你的預算

不費吹灰之力吧？ 大多數 SaaS 工具需要為大型團隊協商定價。 無論如何，請嘗試選擇可合理擴展且不涉及基於使用的定價的解決方案。

入職應該輕而易舉

理想情況下，您應該能夠盡快在整個團隊中採用和推出企業通信工具。 在入職培訓方面，許多工具不遺餘力地教育和授權團隊。 有些人基本上會在整個過程中握住您的手，以使其不那麼令人生畏。

例如，Asana 擁有大量資源、指南和視頻來幫助團隊入門。

不要懷疑安全性

任何軟件的安全問題和您的業務通信工具也不例外。 當您處理敏感的公司資料時，潛在的洩露或數據丟失不是一種選擇。

例如，在大流行期間，許多企業默認使用 Zoom。 但是，持續存在的隱私問題凸顯了在四處逛逛之前選擇工具可能會導致令人頭疼的問題。

仔細檢查與您當前軟件的集成

如前所述，您可以做的任何事情來整合工具和通信都是一個加分項。 大多數主要的通信工具都相互連接，以幫助提高生產力並同樣減少通知垃圾郵件。

下面是 Sprout 最流行的兩個內部和外部通信集成的快照。

確保您的通訊工具有記錄

如有疑問，請閱讀評論！ 儘管試駕全新工具並沒有錯，但我們建議堅持使用更“經過驗證”的通信平台。

像 G2 這樣的評論網站可以突出顯示哪些應用擁有長期用戶和最滿意的客戶。 買家的見解同樣可以分解可能與您的團隊相關的特定功能或問題。

您使用哪些企業通訊工具？

如果您希望您的團隊更有效地溝通，請從您的技術堆棧開始。

上述工具的任何組合都是建立一個更加互聯和一致的業務的堅實起點。 這樣做不僅可以讓您的員工生活更輕鬆，還可以讓您的團隊向您的客戶發送正確的信息。

如果您還沒有，請務必查看或指導您提升企業溝通技巧以做到這一點。