項目成本效益分析：分步指南

在管理項目時，需要做出許多關鍵決策。 項目經理努力控製成本，同時為其業務或組織獲得最高的投資回報和其他收益。 成本效益分析 (CBA) 正是他們幫助他們做到這一點所需要的。

在一個項目中，總有一些事情需要執行，每項任務都有成本和預期收益。 由於風險很高，優秀的項目經理不會僅僅根據直覺做出決定。 他們更願意盡其所能將風險降到最低，並且只在確定性大於不確定性時才採取行動。

但是，在一個變量眾多且經濟不斷變化的世界中，您如何做到這一點呢？ 答案是：查閱通過項目管理軟件、報告工具、圖表和電子表格收集的硬數據。 然後，您可以使用該數據通過稱為成本效益分析 (CBA) 的流程來評估您的決策。 明智地使用成本效益分析將幫助您做出具有成本效益的決策，並為您的項目和您的組織帶來最大的收益。

在我們解釋如何進行成本效益分析之前，讓我們簡要定義一下它是什麼。

什麼是成本效益分析？

成本效益分析 (CBA) 是一個過程，用於估計決策的成本和收益，以便找到最具成本效益的替代方案。 CBA 是一種通用方法，通常用於業務、項目和公共政策決策。 有效的 CBA 評估以下成本和收益：

費用

• 直接成本
• 間接成本
• 無形成本
• 機會成本
• 潛在風險成本

好處

• 直接的
• 間接
• 總收益
• 淨收益

我們將在下面的成本收益分析示例中擴展這些成本和收益。

使用項目管理軟件可以更輕鬆地跟踪所有這些數據。 例如，ProjectManager 有一個工作表視圖，它與甘特圖完全相同，但沒有可視時間軸。 當您只想在電子表格中查看成本時，可以在甘特圖和工作表視圖之間來回切換。 您可以根據需要添加任意數量的列並過濾工作表以僅捕獲相關數據。 跟踪您的成本和收益是項目成功的原因。 使用我們的工具，通過免費試用獲得所需的控制權。

項目管理中的成本效益分析

在項目管理中，成本收益分析用於評估項目提案和業務案例中的成本與收益。 它以列表開頭，就像許多進程一樣。

有一個每個項目費用的清單，以及成功執行項目後的預期收益。 由此，您可以計算成本效益比 (CBR)、投資回報率 (ROI)、內部收益率 (IRR)、淨現值 (NPV) 和投資回收期 (PBP)。

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收益是否超過成本將決定是否有必要採取行動。 在大多數情況下，如果成本是收益的 50%，而投資回收期不超過一年，那麼該行動是值得的。

成本效益分析的目的

項目管理中成本收益分析的目的是有一個系統的方法來確定項目中各種路徑的優缺點，包括交易、任務、業務需求和投資。 成本效益分析為您提供了多種選擇，並提供了實現目標同時節省投資的最佳方法。

使用 CBA 有兩個主要目的：

1. 通過確定項目的收益是否超過成本來確定項目業務案例是否合理、合理和可行。
2. 通過確定哪個項目的收益大於其成本，為比較項目提供基準。

如何進行成本效益分析

據《經濟學人》報導，CBA 已經存在了很長時間。 1772 年，本傑明富蘭克林寫下了它的用途。 但我們所知道的 CBA 概念可以追溯到法國工程師 Jules Dupuit，他在 1848 年的一篇文章中概述了這一過程。

從那時起，CBA 流程有了很大的發展。 讓我們通過這個清單來學習如何進行成本效益分析：

1. 項目的目標和目的是什麼？

為您的項目創建一個商業案例並說明其目標和目的。

2. 有哪些替代方案？

在您知道該項目是否正確之前，您需要將其與過去的類似項目進行比較，看看哪條是最好的前進道路。 您可以快速查看他們的成功指標，例如他們的投資回報率、內部收益率、投資回收期和效益成本比。

3. 誰是利益相關者？

列出項目中的所有利益相關者。 他們是受成本和收益影響的人。 描述他們中的哪些人是決策者。

4. 您將如何衡量成本和收益？

您需要確定用於衡量所有成本和收益的指標。 其中一些將具有美元價值，而另一些則需要其他指標。 此外，您將如何報告這些指標？

使用項目管理軟件可以大大改善該過程。 ProjectManager 具有一鍵式報告功能，可讓您創建八種不同的項目報告。 獲取有關項目狀態、差異等的數據。 報告可以輕鬆地以 PDF 格式共享或打印給利益相關者。 過濾任何報告以僅顯示您當時需要的數據。

5. 成本和收益的結果是什麼？

查看項目的成本和收益是什麼，為其分配貨幣價值並在相關時間段內繪製它們。 重要的是要了解 CBA 估計當前和未來成本和收益的貨幣價值。

6. 什麼是通用貨幣？

如上一步所述，您無法將成本和收益的當前貨幣價值與未來利率進行比較。 這就是為什麼你必須計算貨幣的時間價值、貼現率和現金流的淨現值。

但是，在某些情況下，項目的收益無法以貨幣價值衡量。 如果您發現自己處於該位置，則應該進行成本效益分析。

7. 什麼是折扣率？

貼現率用於計算流入或流出項目的未來現金流的現值。

8. 項目的淨現值是多少？

項目的淨現值是通過從一段時間內的現金流入現值中減去現金流出現值來計算的利潤計量。

9. 什麼是敏感性分析？

敏感性分析是一種用於管理和業務的概率方法，用於確定不確定性如何影響您的決策、成本和利潤。
在項目管理 CBA 中，敏感性分析用於確定可能情景的收益成本比。 您可以使用 Excel 或更專業的軟件進行敏感性分析。

10. CBA 完成後你會做什麼？

收集所有這些數據後的最後一步是做出 CBA 推薦的選擇，這是成本比最高的選擇。

成本效益分析示例

現在讓我們把這個理論付諸實踐。 對於我們的成本收益分析示例，我們將對涉及交付產品作為主要目標的項目進行評估。

費用

• 直接成本：這些是與產品製造直接相關的所有成本。 如材料、設備、人工等。
• 間接成本：與產品不直接相關的其他費用，例如租金、水電費或運輸成本。
• 無形成本：任何其他無法量化的成本，例如，如果市場對產品沒有積極響應，則對品牌造成的損害。
• 機會成本：當做出一個決定而不是另一個決定時發生的機會損失。 例如，您可以選擇製造一種比您選擇製造的產品更有利可圖的產品。
• 潛在風險成本：任何項目都容易受到各種風險的影響。 您應該始終考慮到您可能會在某些時候產生意想不到的成本。

好處

• 直接收益：您從項目中獲得的可衡量的貨幣價值收益。 在這種情況下，從您的產品中獲得的收入、銷售額和利潤。
• 間接收益：您可以感知但不一定衡量的收益，例如提高品牌知名度。

現在您已經了解了項目的成本和收益，是時候為它們分配貨幣價值了。 在這種情況下，我們只能用我們的直接和間接成本以及我們的直接收益來做到這一點。 但是，您應該將其他指標（如關鍵績效指標）分配給無法用美元金額衡量的指標。

一旦您使用過去的項目數據估算了成本和收益的美元價值，您就必須比較它們以查看成本是否超過收益。

但是，要進行更可靠的 CBA，您需要進行敏感性分析來評估不同的情景以及這些情景如何影響您的成本效益比。 例如，在線性規劃方程上嘗試不同的需求水平。

請務必記住，根據項目的時間範圍，您可能會有不同時間的現金流入和流出。 因此，在比較成本效益現金流時，您需要考慮貨幣時間價值、貼現率、淨現值。

使用項目管理軟件捕獲所有成本和收益。 但與許多具有較差待辦事項列表的應用程序不同，ProjectManager 具有動態的列表視圖。 它添加了優先級、自定義標籤，您可以分配團隊成員來擁有每個項目。 我們基於雲的工具還將自動實時跟踪每個項目的完成百分比。 您在我們的列表視圖中收集的所有數據在整個工具中也可見。 使用您想要的任何視圖，它們都已實時更新並可供您使用。

成本效益分析的準確性如何？

CBA的準確性如何？ 簡短的回答是它與您在流程中輸入的數據一樣準確。 您的估計越準確，您的結果就越準確。

一些不准確是由以下原因引起的：

• 過於依賴從過去項目中收集的數據，尤其是當這些項目在功能、規模等方面與您正在從事的項目不同時
• 在進行評估時使用主觀印象
• 不恰當地使用啟發式方法（使用不能保證的實用方法解決問題）來獲取無形資產的成本
• 確認偏差或僅使用支持您想要查找的數據的數據

成本效益分析有限制嗎？

成本效益分析最適合不需要太長時間即可完成的中小型項目。 在這些情況下，分析可以幫助決策者優化其項目的收益成本比。

然而，長期進行的大型項目在 CBA 方面可能存在問題。 有一些外部因素，如通貨膨脹、利率等，會影響分析的準確性。 在這些情況下，對於大多數項目經理來說，計算淨現值、貨幣時間價值、貼現率和其他指標可能會很複雜。

在評估大型項目時，還有其他方法可以補充 CBA，例如 NPV 和 IRR。 不過，總體而言，使用 CBA 是確定任何項目是否值得追求的關鍵步驟。

幫助您進行成本效益分析的模板

當您計算項目的成本效益分析時，您可以從我們網站上提供的一些免費項目管理模板中獲得幫助。 我們有數十個免費模板，可幫助項目生命週期的每個階段。 對於成本效益分析，請使用這三個。

種族矩陣

執行成本效益分析（如上所述）的步驟之一包括識別項目中的利益相關者。 您需要列出這些利益相關者，但我們的免費 RACI 矩陣模板通過概述誰需要知道什麼更進一步。 RACI 是負責、負責、諮詢和知情的首字母縮寫詞。 通過填寫此模板，您將組織您的團隊和利益相關者，並使每個人都在同一頁面上。

項目預算

如果不首先列出所有費用，您就無法進行成本效益分析。 這就是我們免費的項目預算模板的用武之地。它可以幫助您從勞動力成本、顧問費、原材料價格、軟件許可證和差旅中獲取與項目相關的所有費用。 甚至還有空間來捕獲其他項目，例如電話費、租賃空間、辦公室設備、管理甚至保險。 詳盡的預算有助於進行更準確的成本分析。

項目風險登記冊

您已經確定了您的利益相關者並列出了您的預算，但總是有未知數需要應對。 您不能任憑運氣：您必須管理風險，這就是我們免費的項目風險登記冊如此重要的原因。 用它來概述項目中固有的風險。 有一些地方列出了風險的描述、其影響、風險級別以及誰對此負責。 通過維護良好的風險登記冊，您可以控制項目中的變量並進行更好的成本效益分析。

使用 ProjectManager 使任何項目都能盈利

無論您在紙面上的投資回報有多大，但如果您的項目執行不力，其中的大部分價值都會蒸發。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，擁有實現項目潛力所需的工具。 首先，你需要一個密不透風的計劃。

規劃

我們的在線甘特圖具有計劃您的項目和組織您的任務的功能，因此它們可以導致成功的最終交付。 如果事情發生變化，而且它們會發生變化，甘特圖很容易編輯，因此您可以快速調整。

資源管理

另一個阻礙項目的障礙是你的資源。 ProjectManager 擁有資源管理工具，可以跟踪您的材料、供應品和您最寶貴的資源：項目團隊。 如果他們工作過度，士氣就會下降，生產也會受到影響。

ProjectManager 上的工作負載頁面採用顏色編碼，以顯示誰在做什麼，並為您提供重新分配的工具，以保持工作負載平衡和團隊高效。

實時成本跟踪

殺死任何項目的最可靠方法是讓它流血。 ProjectManager 讓您從一開始就為您的項目設置預算。 然後，此數字會反映在報告以及實時儀表板的圖表和圖形中，因此您始終了解成本如何影響您的項目。 ProjectManager 具有使您的項目實現盈利所需的功能。

成本效益分析是一個數據驅動的過程，需要足夠強大的項目管理軟件來消化和分發信息。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，帶有實時儀表板等工具，可以收集、過濾和共享您的結果，並以易於理解的圖形和圖表形式進行。 立即試用此 30 天免費試用版。