如何撰寫人們會閱讀的公司電子郵件通訊

電子郵件是工作中溝通的主要來源。 我們每天與同事、管理層、客戶和客戶通信，但有時這是一項會佔用您很多時間的活動。 這裡有一些技巧可以創建更好的公司電子郵件，這將使撰寫和回復過程更快。

電子郵件是工作中溝通的主要來源，企業電子郵件仍然是電子郵件營銷的重要組成部分，即使我們通常將更多的注意力放在新聞通訊和促銷電子郵件上。 我們每天與同事、管理層、客戶和客戶通信。 有時收件人無法達成協議或在信件上花費太多時間。 我們編制了 12 條規則，可幫助您和您的客戶節省時間並更快地解決工作問題。

寫一個清晰具體的主題行

主題行的功能類似於標題，讓您可以輕鬆地在收件箱中找到您要查找的信件。 請務必包含它以使處理電子郵件更簡單。 主題的表述應該是翔實的。 如果這封信的標題是“合作”、“照片”、“它”，收件人將不清楚所提供的是什麼。 有一個主題行，但它沒有用。 添加細節：“我們在我們的雜誌中提供位置”或“旅行部分的照片”。

如果在通信過程中主題發生了變化，請不要在信中更改。 假設您開始討論為牙科診所創建網站，但在此過程中，您收到了一個新訂單：兒童中心網站。 不要在一封電子郵件中混合項目，也不要在收到新問題時改變主題。 為這次對話開始一個新的字母鏈。 Essay Map 的內容作者總是建議遵循一個規則：對於每個大問題，都應該有一個單獨的對應關係。

個性化

如果您知道收件人的姓名，請在稱呼他們時使用他們的名字。 除此之外，不清楚這封信是寫給誰的，看起來很不禮貌。 如果有多個收件人，請按姓名列出您希望收到回复或採取行動的所有收件人。 一個人可能會認為，如果一封信是寫給所有人的，那麼這封信不適用於他。 通過按名稱尋址，我們消除了這個問題。

說重點

工作信是一種簡短的體裁。 考慮一下收件人需要多長時間才能通過冗長的爭論和模糊的旁白來了解這封信的核心。 沒必要寫什麼就可以，什麼不影響問題的解決就能讓心平靜下來。 不要浪費你和他人的時間——直奔主題。

指明截止日期的確切日期。

在主題行或郵件正文中，避免使用“緊急”一詞。 這個概念是可擴展的：一個人可以是一個小時，另一個人是一個星期。 請具體說明您等待答复或結果的時間和日期。

格式化文本

無格式文本難以閱讀，因此將其分成小段落，遵守主要格式規則，以提高可讀性。 在每個段落之後，縮進一個空格，然後在問候語之後和簽名之前縮進兩個空格。 解釋您在電子郵件中放置的每個鏈接：它指向哪個文檔以及收件人為什麼要點擊它。 盡量不要過度使用粗體、斜體和顏色。 讓文字看起來平靜。

寫得中性而細膩

一封信很容易喚起負面情緒。 由於收件人可以以不同的方式解釋文本，因此請盡可能中立以避免混淆。 始終保持禮貌和尊重。 如果彼此不熟，不要問私人問題，不要打斷別人的空間，不要開玩笑，不要提出與工作無關的話題。

保存您的聊天記錄

在文本中，保留整個先前的消息鏈。 在海量信息中很容易忘記您正在與發件人打交道； 通信歷史將幫助您記住。 對於收到大量包含問題和查詢的電子郵件的員工來說尤其如此。

簽名字母

你的工作信件應該有一個中性的名字，比如 namesurname@employer。 在簽名中註明姓名、職務和公司名稱。 添加其他信息：電話聯繫人、信使、社交網絡 - 以及在頁腳中指向公司網站的鏈接。 使用中性的“問候”或“祝福”。 請勿在自動簽名中半頁寫感謝詞，放置廣告，放置鏈接以收集簽名等類似項目。

一次添加所有鏈接和文件

碰巧只有在發送電子郵件後才發現未附加重要文件或未指定正確鏈接。 許多人在單獨的信件中發送附件和補充材料——“這是我忘記發送的文件”。 信件是分開的：一個故事——討論，另一個——必要的文件。 不知道收件人會回复哪封信，可能是沒有通信記錄的那封。 所以最好複製前一個並在其中添加一個文件。 在郵件中，您應該要求收件人刪除沒有文件的信件以避免混淆。

另外，將所有附件一起發送。 或者，如果它們太多，請發送文件託管服務的鏈接

快速回答

提交者不希望立即回復電子郵件，但 200 萬受訪者中有近一半會在一小時內回復電子郵件。 盡快回信。 如果這是您直接職責的一部分——例如，您從事支持工作或擔任項目協調員——請嘗試在 15-30 分鐘內回答。

如果您的主要工作不需要您處理電子郵件，請在白天留出兩次時間來整理郵件並回复。 例如，上午 11 點和一天結束時的晚上 17 點。 這樣您就不會錯過重要郵件並保持郵箱井然有序。 別擔心：如果您有緊急問題，我們會通過其他方式與您聯繫 - 通過 Messenger 或電話。

在工作時間發送信件

遵循此規則的三個原因：

1. 聲音通知可以喚醒收件人。
2. 有些人認為在下班後（包括週末）進行通信是不可接受的。
3. 您的信件可能會在其他信件中丟失。

設置延遲發送。 例如，Gmail 有“定時發送”功能。 如果您在星期六早上寫信，請安排在星期一上午 10 點寫信。 這樣，收件人就更有可能不會錯過它。 如果此時電子郵件已變得無關緊要，請轉到已發送並取消發送。

不要在單獨的電子郵件中發送“謝謝”和“不客氣”這兩個詞

打開和閱讀一封信需要時間。 只發送“謝謝”、“不客氣”和類似的信息只會分散與您交談的人的注意力。 下次您發送其他文件或回答新問題時，最好表示感謝。 這樣一來，一封信中既有利益，也有感恩。

時刻注意你的語氣和表情。 不要寫可能冒犯他人或對雇主形象產生負面影響的內容。

有很多規則，但您不必記住所有規則。 最重要的是尊重你的對手、他的意見和時間，並為共同的事業感到高興。