如何使用項目預算軟件管理項目預算

無論您是否是數字人，作為項目經理，預算的所有權通常是您工作職責的關鍵部分。 創建和管理項目預算可能是一項艱鉅的任務，但如果您使用正確的項目預算軟件，它會很容易。

項目可能有幾種不同類型的成本，都需要跟踪，以確保一切都在預算之內。 使用 ProjectManager 等在線項目管理軟件可以更好地跟踪所有這些活動部件和波動的成本。

我們為您提供簡化項目預算和成本管理的工具，使您能夠設置基線、跟踪人工費率並在任務級別添加新成本。 使用這些功能，您可以簡單地更新和添加項目，因為它們在整個項目中出現。

ProjectManager 是基於雲的軟件，可讓您實時計劃和跟踪項目成本。 您可以使用我們的實時儀表板建立準確的預算並設置基線以監控項目成本和資源率。 為您的項目和預算獲得更多控制、數據和可見性。 立即免費開始使用 ProjectManager。 現在，在我們學習如何使用項目預算軟件之前，讓我們定義一個項目預算。

什麼是項目預算？

項目預算是項目經理如何估計完成項目的成本。 這包括項目中的每個階段以及構成這些項目階段的許多任務中的每一個。 預算預測的準確性對於取得成功並確保您的項目在需要時獲得批准和資助至關重要。

項目預算的另一個方面是在執行任務時監控成本。 如果沒有明確的支出窗口，成本很容易失控。 這是一個複雜的過程，但可以通過使用項目預算軟件得到改進。

但是，該工具需要顯示實時數據，以便在發生成本時跟踪成本，從而使項目經理有時間根據需要進行調整以保持預算。 讓我們花點時間看看使用項目預算軟件的重要性。

為什麼要使用項目預算軟件？

項目預算軟件是創建準確預算並在項目生命週期中跟踪成本的重要工具。 它允許您計劃預算並通過跟踪支出來控制它們。 因此，他們在整個預算過程中協助項目經理。

不僅如此，使用項目預算軟件還可以讓利益相關者、高管和經理訪問預算以及在項目過程中如何使用預算。 您可以使用電子表格對項目進行預算，但它們是難以更新的繁瑣且靜態的文檔。

大多數項目預算軟件都是在線的，並且隨著您的團隊更新他們的狀態而更新。 這為管理人員提供了實時數據，使他們能夠在管理項目預算時做出更有洞察力的決策。 當您制定和管理項目預算時，您的生死取決於數字的準確性。 項目預算軟件讓您在不超出預算的情況下，讓您掌握在項目中投入的資金。

如何通過 3 個步驟創建項目預算

創建項目預算的關鍵是使所有項目易於跟踪。 如果您可以將簡單的流程應用於項目費用，那麼您可以準確及時地監控項目的支出。

按照這些簡單的步驟來製定項目預算，為您的成功做好準備。

確定費用

創建預算的第一步是確定費用。 您需要列出完成項目所需的每一件事。 這包括勞動力、設備、材料等的工資。 您需要徹底檢查您的項目計劃並自行確定費用以開始。

然後，您的團隊成員可能會幫助您識別您沒有立即識別的某些費用，因此請務必在創建預算時讓他們查看您的費用清單。 您必須絕對列出所有費用。 您識別的越多，您就越不會對項目後期的不可預見支出感到驚訝。

估算所有成本

現在估計你清單上的每一項。 如果您的列表在 ProjectManager 中，您可以立即將您的估算添加到行項目中。 您可以使用多種策略進行估算。 最常見的估算技術是：

自下而上估算：從每個任務的組成部分開始，然後將它們相加
專家判斷：請團隊中的專家計算出任務的成本
類比估算：使用過去的經驗來判斷這次項目任務將花費多少。

將所有估計值加起來。 這為您提供了涵蓋每項任務成本的項目總計劃預算。 我們的估算模板可以幫助您做到這一點。

添加額外內容

額外的？ 有什麼附加功能？ 好吧，不幸的是，每個單獨任務的成本是不夠的。 您仍然可能需要添加：

• 管理儲備金：這是由管理層自行決定使用的一大筆錢。
• 應急費用：應急費用可用於彌補因估算不准確而導致的不可預見成本。 通常的做法是添加 10% 的應急費用，以防估計結果不准確。
• 風險應對預算：如果您的公司在管理項目風險方面已經成熟，您也許可以將風險應對預算與您的主要預算分開。 風險應對預算包括實施任何風險緩解行動的資金。

如何使用 ProjectManager 管理項目預算

既然您已經建立了項目預算並確定了費用，那麼您可以在 ProjectManager 中輸入該信息（如果您還沒有的話）。 要輸入您的項目預算，只需單擊“信息”選項卡並在框中輸入一個數字。

ProjectManager 提供了不同的途徑來增加項目費用。 首先，您可以進入費用選項卡並添加沒有小時費率或波動的固定費用。 例如，您可以輸入項目所需材料的成本。 您可以選擇先將其添加為計劃成本，然後您可以稍後再添加另一個費用作為“實際成本”。 隨著項目的展開，這將幫助您在儀表板中跟踪計劃成本與實際成本。

將費用輸入項目的另一種方法是通過我們的資源管理工具。 分配您的資源或勞動力、小時費率，然後為他們分配任務，當他們工作時，他們的勞動力成本將自動添加到項目中。 您還可以在任務級別添加費用。 假設出現了一個不在您最初計劃中的意外任務。 沒關係，因為您可以使用應急資金來支付它。 只需在項目計劃中為新任務添加成本金額，新成本就會反映在儀表板和報告中。

監控整個項目的費用

一旦您確定並記錄了費用，您就必須監控與估計相比的實際支出。 這意味著您需要根據您在任務上實際花費的金額不斷更新您的項目費用。

由於您已將所有計劃費用輸入系統，您可以使用我們的實時儀表板來跟踪實際成本與計劃成本。 我們的項目儀表板為項目的持續成本提供了一個清晰的窗口，並具有易於閱讀的彩色條形圖，可用於快速分析您的預算狀況。 這種即時視圖在管理項目預算（尤其是緊縮預算）時至關重要。

下至任務級別的費用報告

如果沒有合適的工具，項目報告可能會很麻煩。 當您最終生成報告時，數字已經發生變化，您的報告已經過時了。 ProjectManager 可以提供幫助。 我們的軟件可以創建即時、詳細的報告，您可以以他們喜歡的格式與組織內的相關人員共享這些報告。

您可以製作許多報告，但費用報告對於管理您的預算至關重要。 通過費用報告，您可以深入分析總預算、實際費用和計劃費用，一直到任務級別。

修改你的初步估計

最後，您需要返回這些報告，並確保它們與您的項目進度保持一致。 如果他們不符合您的時間框架，那麼您需要回顧您的費用並仔細檢查您是否已包含所有內容並且沒有遺漏任何內容。

這將我們帶到了最後一步：修改。 您可能需要修改之前所做的估計。 如果項目有其他要求，請不要堅持保留它們。 通過實時修改，您可以確保預算不僅僅是電子表格上的數字，而是項目的準確費用預測。

ProjectManager 擁有預算管理所需的一切

當您考慮可以使用實時儀表板跟踪預算、輸入人工成本等經常性費用並報告項目的各個方面時，很明顯 ProjectManager 具有創建和管理項目費用所需的一切。 使用我們的 PM 軟件的 30 天免費試用版，在預算內完成您的下一個項目。

ProjectManager 是屢獲殊榮的工作和項目管理軟件，用於計劃、監控和報告項目。 獲取實時數據以更好地管理預算。 與利益相關者共享報告，讓他們了解最新情況並管理他們的期望。 加入 NASA、西門子和雀巢的團隊，他們已經使用我們的工具成功管理項目預算。 立即免費開始使用 ProjectManager。