如何創建項目執行計劃 (PEP) – 包括免費模板

想出一個好主意只是一個開始：要實現它，您需要一個項目執行計劃 (PEP)。 項目執行計劃是用於執行項目的文件，可幫助您制定戰略、制定項目管理流程並將整個事情付諸行動。

創建項目執行計劃是計劃階段的一部分，可以讓您實現您的想法。 一個想法可能是有抱負的，項目執行過程是徹底和實用的，包括所有關鍵活動。 不用說，它是一個必不可少的項目管理文件。

什麼是項目執行計劃 (PEP)？

項目執行計劃是用於定義您將如何執行項目的文檔。 從名稱上應該很明顯，但它也解決了帶來項目可交付成果所需的項目調度、監控和控制。

該文檔概述了項目執行的所有部分，並展示瞭如何管理它們。 這必須符合項目或相關方之間合同的要求。 PEP 還記錄了項目目標，以及執行項目所需的時間線和資源。

很明顯，僅從這些基本要素來看，項目執行計劃的重要性。 但是，當然，還有更多內容。

一旦您創建了項目執行計劃，您仍然需要滿足這些里程碑、依賴項和任務。 如果你真的想準時，你會想要使用項目管理軟件。

ProjectManager 是基於雲的項目和工作管理軟件，它使用交互式甘特圖組織任務以進行執行計劃。 您可以在時間線上放置里程碑、鏈接依賴關係並過濾關鍵路徑。 然後，設置基線，您將能夠在執行任務時跟踪項目差異。 立即開始免費使用 ProjectManager。

項目執行計劃的要素

項目執行計劃結合了確定和可操作的項目實施路線圖的必要元素。 這可以包括列出項目利益相關者和定義所有項目任務。 以下是項目執行計劃的六個基本要素：

一、項目範圍

項目範圍是目標的廣泛視圖和項目所涉及的所有要素的詳細列表。 通過確定需要完成的工作來定義項目範圍。 在特定條件下執行此操作。 這為項目利益相關者提供了項目目的和目標的摘要。

您希望在項目範圍中包含的一些細節是：

• 定義項目團隊角色和職責的工作說明
• 可用資源的限制和邊界列表
• 所有潛在的可交付成果，而不僅僅是最後一個
• 任何相關報告、產品、服務或新軟件開發的列表
• 這些將交付給哪個利益相關者或客戶
• 衡量項目團隊成功的一些標準

2.質量標準

您知道輸出，現在是時候定義您對它們的期望質量了。 清楚地了解質量期望是項目成功的關鍵。 首先，您需要定義什麼是質量，並確保您的整個團隊都同意該定義。

此外，擁有可實現的目標將使您的團隊保持積極性。 如果他們的工作感覺無法完成，很可能會削弱士氣。 為了讓團隊保持承諾，經常詢問可實現目標的反饋，並將其應用於您的 PEP。

3. 目標陳述

目標陳述概述了團隊計劃在項目期間實施和完成的內容。 目標陳述的一些示例可能是預期的可交付成果、里程碑和大型工作任務的生命週期。

目標陳述還可以重申項目的目的。 它可以顯示項目預期給組織、利益相關者或客戶帶來的好處。 還可以識別風險和挑戰，並詳細說明團隊將如何應對。

4. 項目執行計劃的資源分配

您還需要完成項目所需的所有資源的列表。 資源——與範圍、質量規格和目標不同——是您的團隊將計劃付諸行動所需要的。 這也是您定義項目預算的地方，因為資源成本很高。

項目中的資源可以是資金、人員或材料。 事實上，它是執行項目執行計劃中的任務所需的任何東西。 要按時並在質量預期內完成您的項目，就需要有足夠的資源來滿足您的團隊的能力。

5. 項目進度

雖然您已經創建了時間表和里程碑，但 PEP 中需要完整的時間表。 這意味著使用工作分解結構為您的任務列出、確定優先級並創建截止日期。 然後，您可以將這些任務分配給團隊成員。

所需原材料供應的變化可能會影響進度，因此需要與利益相關者和團隊一起管理對延遲的預期。 項目經理可能必須對時間、成本和範圍的三重約束進行調整，以響應供應變化以保持進度。

6. 組織組成

最後，PEP 需要考慮項目的運營方面。 這意味著列出關鍵人員及其角色和職責，然後分發此列表，以便每個人都知道誰負責什麼。

按照這些思路，您需要確定誰有權做出什麼決定。 這將有助於團隊更好地合作，因為他們會知道在必須做出決定時與誰聯繫。 這些權威數據也可用於解答問題和疑慮。

您應該概述項目中用於在 PEP 中進行報告和溝通的任何方法。 這包括您將如何監控和跟踪項目的進度和績效。 此外，如果您的團隊與其他部門交互，您的團隊如何與其他團隊合作。

如何創建項目執行計劃

1. 啟動會議

啟動會議讓您可以向團隊和利益相關者傳達戰略、流程和行動。 您可以提出任何問題，並確保每個人都了解該項目並獲得支持。 這不是每日站立會議，而是對項目實施的全面概述。 此時您應該共享項目計劃，以便每個人都在同一頁面上。 項目計劃軟件可以通過讓每個人都入職并快速共享計劃和分配任務來促進這一步驟。

2. 監控項目執行計劃

該項目將通過執行、監控和控制階段正常進行。 在這裡，項目管理軟件可以幫助您維護項目的進度、預算和範圍。 您還需要留意風險管理計劃中的任何風險，並保持團隊的工作量平衡。 利益相關者可以幫助您在風險成為問題之前識別它們。 然後，您需要分析數據以確保您達到進度、關鍵績效指標 (KPI) 和績效里程碑。

3. 實時數據

您將需要基於雲的項目管理軟件來了解您是否準時並且沒有超支。 擁有實時工具對於監控項目至關重要，但對於促進協作也非常有用。 經理可以管理，團隊可以交流，無論他們是並肩工作還是分佈在全球各地。 使用實時軟件意味著每個人都在處理最新數據，管理人員可以做出更有洞察力的決策。

4.簽收

在預算範圍內按時交付可交付成果可能感覺像是項目的結束，但事實並非如此。 您仍然需要完成文書工作。 這不是忙碌的工作——它是項目生命週期的關鍵部分。 您需要獲得利益相關者的認可，以確保產品或服務達到他們的質量期望。 您需要向任何供應商或承包商付款，然後釋放您的團隊。 別忘了慶祝！ 這不僅有趣且值得，而且可以保持團隊的士氣。

免費項目執行計劃模板

ProjectManager 提供免費的 Excel 實施計劃模板，可幫助您引導項目取得成功。 這個免費的實施模板可幫助您通過策略、流程和行動將您的想法付諸實踐，而不會遺漏任何重要內容。 這是一個有用的項目執行計劃示例。

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每個動作都是一項任務，任務按時間線組織。 在這裡，他們有每個計劃開始和計劃完成的日期。 時間表也有計劃時間的位置。 還有一個列，您可以在其中記錄任務是提前還是落後於計劃，這將幫助您跟踪進度。

模板的最後一部分是資源。 項目經理可以標記哪個部門處理什麼，以及他們執行任務所需的材料。 還有一個地方可以估算任務的成本。 所有這些結合起來為您的項目執行提供了路線圖。 現在由您來監控和控制它。

使用 ProjectManager 創建您的項目執行計劃

模板是一個很棒的工具，但它是靜態的。 如果您發現模板會拖慢您的速度並且不夠準確，那麼您將需要切換到 ProjectManager，它可以自動完成大部分工作並為您提供實時透明度，以便更好地管理您的項目以取得成功。

每個團隊的多個項目視圖

無論您是從事營銷、IT、專業服務還是任何行業，您都將有很多不同的團隊一起工作。 ProjectManager 有多個項目視圖，為每個人提供他們想要的工具。 例如，看板是一種可視化的工作流程功能，可以讓團隊管理他們的積壓工作並一起計劃衝刺。 它還使管理人員可以了解他們的工作，以便他們可以根據需要分配資源，以避免障礙並保持團隊的工作能力。

輕鬆管理團隊資源

您需要確保您的團隊滿負荷工作。 雖然您可以在多個項目視圖中的任何一個上查看他們的任務，例如列表視圖、工作表或日曆，但 ProjectManager 擁有資源管理工具來快速輕鬆地平衡他們的工作量。 工作負載圖表採用顏色編碼，因此您可以一目了然地查看工作負載，然後直接從該頁面重新分配工作。

在實時儀表板上跟踪更改

變更管理意味著知道何時發生變更。 這意味著使用 ProjectManager 的實時儀表板進行實時監控。它會自動收集項目數據併計算數字，以便在易於閱讀的圖形和圖表中顯示您的時間、成本等指標。 有關更多詳細信息，請使用有關項目狀態、投資組合狀態、項目差異、時間表等的一鍵式報告。 可以過濾這些報告以顯示您想要的內容，並輕鬆共享以更新利益相關者。

ProjectManager 可以製定您的執行計劃，與項目團隊共享，並在項目的整個生命週期中對其進行監控。 實時獲取電子郵件通知和應用內警報，以始終了解最新進展並與您的團隊協作。

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