數據管理系統和工具

已發表: 2023-04-07

數據、信息、知識和智慧

由於組織收集瞭如此多的數據，因此了解如何正確管理和分析數據可能是一項挑戰。 輸入數據管理系統和工具...

數據管理系統幫助組織優化數據的使用，以做出決策並採取行動，使組織的利益最大化。 這些系統通過以可用於戰略決策的方式收集、處理、保護和存儲數據來實現這一點。

這可以通過查看DIKW 金字塔來進一步解釋。

DIKW 金字塔
DIKW 金字塔

DIKW 金字塔代表數據、信息、知識和智慧之間的關係。 每個構建塊都是朝著回答有關數據收集和增加價值的不同問題邁出的一步。 你可以回答這樣的問題，明年我的銷售額可能來自哪裡，或者我的主要客戶是誰？ 可以用意義和上下文豐富的數據越多，可以提取的知識和見解就越多。

每個步驟的作用是什麼？ 讓我們依次看看它們中的每一個，然後再看看適用於它們的工具。

數據

金字塔上的這一步是指以數字、字符和組織可以收集的特定或相對值的形式收集有關事件的謹慎事實。 本質上，這是被捕獲的每條數據，稱為原始數據。

在此階段要執行的主要活動是：

  • 確定獲取數據的可靠來源
  • 歸檔和刪除不相關的數據

信息

刪除無關數據後，任務就是從數據中找出關鍵信息。 該信息應與組織及其決策相關。

知識

使用數據中的關鍵信息，您可以將它們發展成知識。 從本質上講，這意味著決定是否可以將信息開發成具有智力價值的東西並用於幫助制定穩健的戰略。

智慧

如果在數據中發現了競爭對手尚未發現的東西，您可以將這些知識轉化為核心見解。 組織可能會圍繞這些見解制定一個完整的戰略來創造一些神奇的東西。 這被稱為智慧步。

通過應用 DIKW 金字塔的四個構建塊的原則來解釋原始數據，您可以將數據轉換成非常有意義和有洞察力的東西。

數據管理工具

幸運的是，組織可以使用一系列管理工具來幫助解釋原始數據。 其中許多工具都可以用作基於雲的應用程序和服務。

例如，在“雲”中，組織可以更容易地存儲信息，可以快速傳輸文件，可以有效地分析和翻譯世界各地的不同數據集。

一旦您就數據存儲要求和注意事項達成一致，您的組織接下來需要考慮如何分析數據集。 一些公司提供數據管理服務和工具來處理大中型數據集。

這些包括：

  • Teradata是一家提供三種主要服務的公司：業務分析、雲產品和諮詢。 它處理大型混合數據集並將它們組合在一起以創建有意義的見解。
  • IBM自動化端到端數據管理。 使用人工智能 (AI) 技術使組織能夠發現新的模式和趨勢以改進運營。
  • Oracle是一個多模型關係數據庫管理系統，提供網格計算和數據倉庫。
  • SAP提供多種數據管理工具，有助於確保從各種來源獲取的大數據的數據質量、數據遷移、文本分析和互連。
  • Cloudera HP通過提供存儲、管理和處理大數據的基礎架構，使企業能夠從大數據中獲得洞察力。
  • 1010data結合了市場情報、數據管理、精細企業分析和協作功能。
  • Amazon Web Services (AWS)提供服務器、存儲、網絡、遠程通勤、電子郵件、移動開發和安全。

信息管理工具

信息管理本質上是對已處理數據的管理，以提供洞察力作為輸出； 共同具有特定邏輯含義的一組數據。

以下是一些流行的信息管理工具：

  • Evernote是一款筆記軟件，可幫助您創建和組織數字筆記，使它們在所有帳戶持有人的設備上保持同步。 它還會提醒您即將採取或計劃採取的行動。
  • Instapaper是一種社交書籤服務，它允許保存網絡內容，以便稍後在不同的設備上閱讀。 當您制定數字策略時，這些保存的內容可能會在以後激發您的靈感。
  • Pinboard是另一種社交書籤工具，類似於 Instapaper，但佈局更基本。

信息管理框架可以幫助您了解如何最有效地使用這些工具。

信息管理框架圖，來自 Andy Bytheway
信息管理框架圖，來自 Andy Bytheway

來源

數據源可能是內部的或外部的。

  • 一個組織將擁有它收集的有關其客戶的內部數據，例如產品文件、銷售數據、財務信息。 然後可以將其轉化為有價值的見解。
  • 它還將具有外部數據源，例如 GPS 定位、期刊、社交網絡和郵政編碼。

結構

一旦考慮了內部和外部數據源，您就必須弄清楚它們的結構。 可以從結構化和非結構化數據的內部和外部來源收集哪些信息？

  • 結構化數據是經過組織的數據，因此可以有效地處理和分析其元素。 結構化數據的一個示例是來自電子商務商店的數百個客戶資料中的前 10 名客戶列表
  • 非結構化數據是未以有組織的格式存儲的數據。 非結構化數據通常以文本為主，但也可能包含日期、數字和事實等數據。

信息管理工具可以存儲結構化和非結構化數據，並協助管理信息的整個生命週期，從信息的識別和收集，到通過歸檔或刪除進行處理。 它們可以包含企業從其客戶、員工和供應商處收集的所有物理和電子數據。

知識管理工具

知識管理工具可以幫助組織為受眾創建、組織和管理內容。 一個簡單的例子是常見問題解答，觀眾可以使用它來找到常見問題的答案。 它們本質上是存儲和檢索知識，以提高理解、協作和流程一致性。

以下是一些流行的知識管理工具：

  • Answerbase是一個用於客戶支持和電子商務的知識管理平台，允許用戶提出問題、接收答案並瀏覽相關內容以獲取有關公司產品和服務的信息。
  • Quip是一種項目管理和任務協作工具，使同事能夠實時一起工作和評論文件。
  • Bloomfire是一個平台，使公司能夠收集、連接和共享整個公司存在的知識和見解。
  • Igloo Software提供了另一種工具，可以幫助同事在一個平台上交換文件、安排會議和控制任務。
  • KPS 知識管理軟件提供了一個協作平台，用於通過最終用戶的自助服務庫在工作場所共享知識。 它使您能夠索引、搜索和檢索來自許多來源的信息。

數據管理系統

管理系統可以幫助組織使用和分類他們的數據。 這些管理系統可以分為兩類技術：群件和工作流。

1.群件

群件是促進協作的技術。 （這就是為什麼它們通常也被稱為協作軟件。）

例如， Google Workspace、Slack和MS Teams等通用群件平台使公司或團隊能夠通過在一個簡化的位置共享文件、信息和文檔來協作、共享、交流和解決項目任務中的問題。

2.工作流程

工作流技術有助於表示與組織知識的創建、使用和維護相關的過程。 其中許多工具都是可定制的管理平台，可通過跟踪項目、可視化數據和團隊協作來幫助團隊和組織提高運營效率。 此外，它們還可以包括自動化功能並支持與其他工作應用程序的集成，以簡化跨平台的工作。

提供工作流工具來分配和跟踪項目和任務進度、共享文件、評論和註釋以及跟踪團隊和貢獻者的截止日期的熱門公司包括Asana、Monday.com和Airtable 。

內容管理系統

內容管理系統 (CMS) 是一種可幫助您自動化創建 Web 內容或文檔的過程的系統。 它使用戶能夠組合不同的內容片段以形成一組完整的信息，然後可以根據需要將這些信息分發給內部利益相關者和外部利益相關者或客戶。

文檔 CMS

文檔 CMS 使多個用戶能夠共享和編輯文檔，以便根據需要進行備份、審閱和簽署。

文檔 CMS 的一些示例包括：

  • Google Docs是一個在線文字處理器，包含在 Google 的免費編輯器套件中。 它使用戶能夠在線創建和編輯文檔，同時與其他用戶實時協作。 編輯由進行編輯的用戶跟踪，修訂歷史記錄顯示更改。
  • MS SharePoint是 Microsoft 版本的文檔管理和協作平台，它還使用戶能夠實時創建、編輯和協作處理文檔。
  • Dropbox讓您可以在一個安全的地方安全地存儲和共享文件。 存儲後，文件可以通過 Dropbox 鏈接共享，這樣就無需發送大附件。
  • IBM Box是雲存儲服務的另一個例子。 它使您能夠上傳各種文件類型，然後可以跨多個設備訪問這些文件類型。

網站 CMS

網站 CMS 通常使您能夠創建頁面、圖像、視頻、音頻和文本內容，並在一處進行管理。
最常用的網站創建和管理 CMS 工具包括：

  • WordPress是一種開源 CMS 軟件，用於構建、修改和維護可定制的網站。
  • Shopify是一個電子商務 CMS 平台。 它使店主能夠輕鬆上傳和管理產品、變體、系列和運輸模型。
  • Magento（現為 Adob​​e Commerce）是另一個開源電子商務平台。 它使賣家能夠控制其 CMS 界面的外觀、內容和功能，並提供目錄管理和營銷工具。
  • Wix是一個在線網站構建器，在設計和發布您的網站、博客或在線商店時使用簡單的拖放操作。
  • Joomla是一個免費的開源網站開發和 CMS 平台。
  • Drupal是一個 CMS 平台，可讓您設計、開發和管理網站。

另一種類型的 CMS 工具允許您使用模板輸入不同的內容，例如電子郵件模板。 然後將其發送給不同類型的客戶，具體取決於流程的類型以及客戶表示他們希望看到的偏好。

LinkedIn是此類 CMS 的一個很好的例子。 用戶在其主頁上看到的內容是由內容管理系統生成的，該系統可以識別特定用戶想要查看的內容類型。

企業門戶

企業門戶是一個框架，用於集成整個組織或項目團隊等群體的信息、人員和流程。 它提供了一個安全、集中的文檔和信息訪問點，主要由大中型組織使用。

提供企業門戶工具的熱門公司包括：

  • Amazon Web Services (AWS)提供按需雲計算和企業軟件解決方案。 它允許組織內的部門安全地集中文檔，並提供強大的安全功能，例如多因素身份驗證。
  • Microsoft Azure提供一系列雲服務，包括分析、存儲和網絡。
  • SAP ：是企業門戶的另一個示例，它有助於跨組織和技術邊界協調人員和業務流程。

調度和規劃工具

安排和計劃工具旨在幫助您確定向目標受眾提供特定內容的正確時間。 換句話說，您要對目標受眾說什麼，什麼時候說？ 這可以增加貴公司與其受眾的相關性。 它還允許您在目標受眾在線時接觸到他們，即使這對您來說不方便。

一些流行的日程安排和計劃工具包括：

  • Sprout Social是一種社交媒體管理工具。 它使您能夠在所有社交媒體配置文件中規劃和安排內容，並從一個日曆中查看所有內容。
  • Hootsuite允許您同時或在不同時間跨多個平台批量安排社交媒體帖子。
  • Outlook多年來一直是一種常用的工具，因此有時會因支持更新的產品而被忽視。 它有助於電子郵件安排，並有助於任務創建、規劃和管理。 它將任務集中並顯示在日曆中

客戶關係管理工具

CRM是指客戶關係管理。 提供 CRM 功能的工具有助於為與現有和潛在客戶的所有業務關係提供管理服務。 從本質上講，CRM 工具是一個數據庫，您可以在其中存儲聯繫信息，例如過去客戶、現有潛在客戶和潛在客戶的姓名、電子郵件地址和電話號碼，以及您用於商業目的的任何人的聯繫方式。 這當然應該安全存儲，數據使用合乎道德。

由於 CRM 是記錄大部分銷售和商業活動的數據管理和報告環境，因此它通常是許多企業銷售和營銷職能事實上的單一真實來源。 當與活動和網站流量數據相結合時，CRM 可以提供完整數字銷售週期的清晰畫面，具有多個客戶接觸點，所有這些都可以幫助數字營銷人員得出更好的結論，決定有效的行動方案，並優化整體表現。

通常，您的 CRM 中包含的數據是在網站、社交媒體渠道或活動潛在客戶表格等地方在線收集的。 CRM 系統對於電子商務企業非常有用，可以幫助他們管理和細分客戶數據和電子郵件列表，也可以用於生成聯繫請求或收集線索以通過電話銷售的企業。 與所有數據收集一樣，所收集數據的準確性將對可以從中得出的決策類型產生影響。

例如，CRM 經常彌合在線潛在客戶生成活動與線下電話銷售對話之間的差距。 在規模上，CRM 中的數據可以提供對轉化途徑的洞察，並為客戶識別趨勢和模式。 這是因為從最初的興趣（當他們是潛在客戶時）到最終銷售（當他們成為客戶時）的所有聯繫方式和客戶互動點都被跟踪並可以隨著時間的推移進行報告。 此功能對於幫助查明趨勢和發掘見解至關重要。

在現代 CRM 中，渠道源數據被記錄並與聯繫方式相關聯，使您能夠查看哪些渠道和活動推動了潛在客戶，以及這些潛在客戶中有多少成為銷售。 此信息有助於製定與渠道規劃、預算、時間、工作量和資源優先級相關的決策。 它可以確定哪些渠道帶來最多的潛在客戶和最關注的銷售。

社交客戶關係管理

社交 CRM 是一種基於工具的策略，涉及在內部和外部應用協作方法來實現客戶參與和互動。 社交 CRM 不僅僅是一個聯繫人數據庫，它們旨在顯示聯繫人如何相互聯繫，以便您可以在您的策略中利用這些關係。

通常，數字營銷人員會將 CRM 數據與社交平台和網站分析數據相結合併進行比較，以創建客戶互動的整體視圖。 這是通過將分析和平台數據導入 CRM 並將數據流組合到商業智能工具或電子表格中來完成的。 目標是全面了解推動銷售和 CRM 中記錄的收入的所有渠道和接觸點。

從營銷角度（潛在客戶生成和流量數據）轉向銷售方面，重要的是要承認購買決策中可能有多個利益相關者。 通過創建社交 CRM 流程，您可以識別與決策互動的目標買家“周圍”的人。 通過在 CRM 中創建數據和聯繫人之間的關係和關聯，您可以創建活動以根據關係吸引您的潛在客戶，例如誰向您的目標買家（他們的團隊）報告以及您的目標買家向誰（他們的老闆）報告。 通過識別 CRM 中數據之間的關聯，您可以將客戶接觸點與利益相關者相匹配，並做出可以通過更好的活動規劃簡化銷售流程的決策。

使用 CRM 實現商業智能的好處

使用 CRM 實現商業智能 (BI) 的好處包括：

  • 更好的銷售管理：可以跨銷售團隊和產品有效地映射和管理銷售渠道和渠道。
  • 增加轉化率：確定位置、流量來源和客戶類型使您能夠進行更有效的銷售對話。
  • 改進的客戶服務：管理查詢和客戶交互創建了客戶交互的歷史視圖，可以利用它來改進客戶服務性能。
  • 更高的客戶滿意度：使用響應自動化和分析簡化客戶與銷售和支持人員的交互可用於改善整體客戶體驗。
  • 提高客戶交互的部門間可見性：因為它是許多組織的單一事實來源，所以所有部門都可以參考和使用 CRM 數據。

企業資源規劃工具

對於大型組織，企業資源規劃 (ERP) 工具可以幫助提高使用數據、協作和自動化功能的效率。

ERP 軟件允許組織在一個數字工具或軟件環境中管理日常業務活動，例如會計、採購、項目管理、風險管理和合規性、庫存管理以及供應鏈運營。

使用 ERP 的好處是它可以幫助管理跨不同團隊、部門和職能的業務流程。 它有助於連接組織的各個方面，並改進溝通和數據收集以進行報告和業務優化。 當業務非常大時，可能很難查明問題並將業務運營保持在可管理的水平，並有提高績效的空間。 使用 ERP 協作功能、數據和報告可以為大型組織簡化這一過程，並允許他們以高效的方式管理和發展他們的運營。

人力資源軟件工具

雖然 ERP 軟件工具可以幫助管理多項人力資源任務，但也有各種適用於組織的獨立人力資源軟件。

一些流行的人力資源管理軟件工具包括HRM Direct和Tribe HR。 這些工具和其他工具都可以幫助 HR 在以下領域發揮作用：

  • 合同管理
  • 付款明細
  • 時間和考勤跟踪
  • 報告和員工審查
  • 資源優化

作為戰略家，您的部分職責是使用數據和跟踪來識別潛在機會，以最大限度地提高人力資源的可用性和技能以進行規劃。

根據組織的要求、可用預算和規模，值得探索一些可用的工具，以更好地了解如何優化數字營銷策略的團隊和人員方面。