如何定義工作流程過程
已發表: 2022-08-23想知道您將如何完成該項目？ 首先，您需要定義一個工作流程。 閱讀以下內容以了解如何操作。
什麼是工作流程？
工作流是定義、執行和自動化業務流程的過程，其中任務、信息和文檔根據一組業務流程管理規則從一個人傳遞給另一個人以採取行動。 它涉及一個或多個人的工作，並轉換材料、信息或服務。
項目管理軟件允許無縫的工作流程自動化。 ProjectManager 是具有自定義工作流程和任務批准的工作和項目管理軟件，可在保持質量的同時提高效率。 根據需要為每個流程設置盡可能多的觸發器並協調操作以更改狀態、優先級、受讓人等。 通過使用任務審批，您可以選擇有權進行這些更改以控制流程的人員。 立即免費開始。
工作流程與業務流程
工作流程流程和業務流程是相關的，但它們不是一回事。 工作流程流程是業務流程的自動化，可以完全自動化或只是自動化流程的一部分。 該過程可以包括根據一組程序規則通過該過程的文檔、信息或任務。
但是，業務流程是一組一個或多個鏈接的過程或活動，它們共同幫助您實現業務目標或策略目標。 這通常是在定義角色和關係的組織結構的上下文中。 您可以將其視為適用於另一個流程的流程。
簡而言之，業務流程與可以手動或自動化的活動相關，並且它實現了業務目標。 工作流流程是完全或部分自動化的業務流程。 它代表了一種在業務環境中自動執行任務的方法和技術。 業務流程更為通用，通常涉及復雜的自動化和手動任務流程。
相關：如何創建工作流程圖
以終為始
當您第一次考慮工作流程時，您希望從最終目標開始。 這意味著您應該朝著最終目標前進，然後向後工作，以便找出到達那裡的正確路徑。 這將幫助您確定您的工作流程。
從這個角度來看，您會想問自己一些問題，例如：到達項目端點所需的流程、工作流和系統是什麼，以及採用哪些最佳實踐？ 您需要創建一個清單並提出問題。 請注意您將與誰合作，並決定哪個領導團隊將推動整個工作。
如何定義您的工作流程
為您的項目定義工作流程是工作管理的基石。 以下是正確執行此操作的三個提示：
- 創建一個現實的工作流程圖，並讓從事這項工作的人參與進來。
- 獲得團隊的支持，讓他們簽字，然後採用項目計劃。
- 將工作流程流程與工具功能相匹配，以便流程推動工具選擇，而不是相反。
學習本課程有很多好處。 它將提高您的工作效率，減少您在項目上工作時的錯誤，幫助緩解壓力並讓您保持一致。
工作流程過程自動化
一旦你定義了你的工作流程，你就會想要讓它更有效率。 一種方法是通過工作流自動化。 通過擺脫大部分手動數據輸入和請求處理，它有助於簡化內部工作流程。
自動化還允許您跟踪任務的狀態，例如它們是否已完成、未決或正在進行中。 如果您的軟件像 ProjectManager 一樣是基於雲的，那麼這些狀態更新會實時記錄，從而進一步提高效率。
具有自動化功能的軟件還可以幫助團隊繼續完成任務。 當狀態延遲或截止日期臨近時，可以通過電子郵件將自動通知發送給負責該任務的團隊成員。 同樣重要的是，當任務完成時，團隊會收到通知，有助於順利地從一項任務過渡到另一項任務。
幫助工作流程的免費模板
工作流程涉及自動化，為此您需要軟件。 但並不是每個人都準備好升級。 如果您仍然猶豫不決，那麼我們有免費的項目管理模板可以幫助您完成工作流程。 以下是 ProjectManager 在我們網站上免費提供的幾十個中的幾個。
RACI 矩陣模板
在創建工作流程之前，您需要了解團隊中誰在做什麼。 該團隊組織是在我們免費的 Excel RACI 矩陣模板的幫助下完成的。 您可以使用免費模板在與首字母縮略詞相對應的類別下收集團隊成員：負責、負責、諮詢和知情。
工單模板
如果您的工作流程涉及組織外部的人員，您將需要我們的免費 Excel 工作訂單模板。 它涵蓋了完成工作所需的勞動力、工具和材料，並說明了必須完成的工作、費用多少、完成工作的截止日期以及分配給誰的任務。
敏捷衝刺計劃模板
團隊的工作方式可能與經理計劃的方式不同，這就是您需要說他們的語言的原因。 如果您在敏捷環境中工作，請使用我們的免費敏捷衝刺計劃模板。 它通過僅持續幾週的短暫迭代衝刺為您的團隊提供敏捷固有的靈活性。
ProjectManager 如何改進工作流程
ProjectManager 是一個項目管理軟件，它可以自動執行大部分的體力勞動，使您的工作流程更有效率。 當截止日期臨近時，我們的軟件會提醒分配的團隊成員，確保每個人都了解時間表並保持項目正常進行。
在看板上創建工作流
我們的功能可以提高工作流程的效率，例如可視化工作流程的看板。 像傳統的看板一樣，您可以有三列：to do、doing 和 done。 在這些卡片下是可以分配給團隊成員的個人任務。 可以對這些卡片進行標記以便於過濾，並且可以添加評論和文檔以實現更好的協作。
卡片可以展開以顯示有關任務的更多細節。 擴展視圖顯示工作時間，您可以創建待辦事項列表等等。 如果您想拉入另一個未分配給該任務的團隊成員，只需標記他們，他們就會收到電子郵件通知。
在儀表板上跟踪進度
必須分析工作流以對其進行優化，這是 ProjectManager 可以提供幫助的另一個領域。 您可以使用我們的項目儀表板實時查看項目的進展情況。 它在一個視圖中跟踪您的所有任務，向您顯示完成百分比。 您還可以查看團隊的工作流程並監控他們的進度。
在計劃、跟踪和報告您的項目時，ProjectManager 擁有執行此操作的工具以及更多其他工具。 立即參加 30 天免費試用，了解它如何幫助您的工作流程等。
觀看此視頻以了解有關工作流程的更多信息
ProjectManager 有教程視頻來擴展我們關於項目管理各個方面的大型博客文章庫。 在這個簡短的培訓視頻中，PMP 的 Jennifer Bridges 定義了工作流程是什麼。
這是一個截圖供您參考！
感謝收看！
轉錄：
今天我們討論的是如何定義工作流程。 嗯，通常當您管理新計劃或新項目時，您必須定義完成工作的新流程。
嗯，有時說起來容易做起來難。 如果您查看一個新計劃或新項目，其中涉及多個參與者，因此您可能有一個項目經理或多個項目經理，您有不同的團隊成員，很多時候您有設計師、合作夥伴、客戶、承包商，甚至供應商。
隨之而來的一些挑戰是你正在處理遺留流程，也許是過去做過的事情，所以有時人們會堅持過去的方式。 然後你有不同的流程，特別是如果這些是第三方或供應商，他們有自己的流程。
因此，試圖讓每個人都用相同的語言交談或以相同的方式做事是很困難的。 然後有時這些參與者中的一些根本沒有流程，然後有些人根據工具設計他們的流程，這有時很難得到結果。
因此，當我們設計工作流程時，我們希望從最終開始。 那是什麼意思？ 我們來看看我們現在的運營方式與我們未來的運營方式。 所以我們需要看看，我們需要做些什麼新的或不同的事情？
所以我們想看看的一些事情是定義流程、工作流和系統的樣子、最佳實踐、清單、我們需要問什麼問題、我們需要哪些合作夥伴以及我們的領導團隊需要的樣子。 但是今天，在今天的白板會議中，我想專注於工作流程。
因此，讓我們先來看看工作流程到底是什麼。 它是業務流程的定義、執行和自動化，其中任務、信息和文檔根據一組程序規則從一個人傳遞給另一個人。 這項工作可以由一個或多個人完成，它可以轉換材料、信息或服務。 基本上，我們正在研究工作流程如何？
那麼讓我們來談談我們如何定義一個。 所以這是一個非常高的層次，但三個主要步驟首先是創建一個工作流程圖。 所以它實際上是一個工作如何從一個人傳遞到另一個人，或從一個組傳遞到另一個組的圖表。 而且，當然，您可以想像得到非常詳細的信息。 但要記住的重要一點是讓從事這項工作的人參與進來，這樣才能切合實際。
其次，一旦你完成了圖表，你想與整個團隊進行社交，並確保有支持，確保沒有差距，並再次確保它是現實的。 您希望每個人都簽署流程並採用它並在整個項目或計劃中實施它。
然後在第三個中，將工作流程過程與工具功能相匹配。 在這裡，我們想讓流程驅動工具。 但同樣，有時人們會說，“嗯，這不在現實世界中”，因為很多時候該工具已被公司選擇或已被公司使用。 但是，我們想使用常識。
我們還希望……您可以看到項目管理工具的重要性。 通過使用我們希望盡可能自動化的工具。 因此，從事這項工作的人可以做他們最擅長的事情，這就是工作。 然後……那麼這一切有什麼好處呢？ 它確實提高了生產力，減少了錯誤，消除了壓力，並使計劃或項目之間的事情保持一致。
因此，如果您需要一個可以幫助您完成工作流程的工具，那麼現在就在 ProjectManager 上註冊我們的軟件。