做一個 ESP RFP：改進你的供應商選擇過程

Litmus 的一項民意調查顯示，近 5% 的品牌對其電子郵件服務提供商非常不滿意，另有 23% 的品牌不滿意。 其中許多品牌可能會在未來幾個月內考慮更換 ESP。

然而，在任何品牌轉換 ESP 之前，他們可能會寫一份提案請求。 RFP 是您發送給潛在供應商的一系列問題，然後您將他們的答案相互比較，以區分他們的產品並找到最適合您品牌需求的產品。

但是您應該包括哪些 ESP 候選人？ 您的 ESP RFP 流程應該如何進行？ 您應該在 RFP 中包含哪些內容？

為了回答這些以及更多問題，Litmus 聯繫了 Marketing Democracy、BrightWave、DEG、Trendline Interactive、emailvendorselection.com、Laughlin Constable 和 Red Pill Email 的電子郵件專家。

ESP RFP 流程需要多長時間？

我們專家的共識是 6 個月是從開始 RFP 流程到完成遷移所需的最短時間——而且這不會給您留下太多延遲空間（如果有的話）。 在您當前的 ESP 合同結束之前，他們對 12 個月的跑道感到更加滿意，尤其是對於較大的公司和具有更多集成的公司。

“我們告訴客戶的一個簡單經驗法則是估計他們認為他們的 RFP 需要多長時間，然後將其加倍，”Marketing Democracy 總裁兼創始人 Chris Marriott 說。 [推文→]

BrightWave 的客戶總監 Lydia Mundie 說：“RFP 流程很可能需要 1-3 個月的時間（以加快的速度），2 個月的時間來確定和最終確定新 ESP（包括該合同），然後再用 3 個月時間制定遷移計劃，然後成功執行該計劃，正式進行轉換。”

一定要給 ESP 足夠的時間來回答你的問題。 DEG 關係營銷總監 Cara Olson 說，不要給他們不到一周的時間來回答數百個問題。

“我看到品牌在 RFP 中插入非常激進的時間表，然後很少遵循它們，”她說。 “審查回复所需的時間比他們預期的要長，然後有時會要求在一周或更短的時間內安排現場演示。 如果您真的想要與您的業務相關的深思熟慮的回應和精彩的演示，請留出更多時間。 我還看到第四季度發布了很多 RFP，在我看來，這是發布 RFP 的最糟糕時間。”

Trendline Interactive 的首席策略師兼聯合創始人 Andrew Kordek 表示，不要低估做出決策所需的時間。 “品牌應該準備好在決策模式中花費 5 個月的時間，”他說。 “可能需要 2.5 個月才能將利益相關者聚集在一個房間裡，並確保為供應商正確、簡潔地編寫 RFP。”

這就是在為 ESP RFP 預算時間時​​不要吝嗇的更多理由。 “我們已經看到時間表脫軌，因為領導 RFP 的品牌人員在中途離開，”萬豪說，“或者團隊沒有提前確定在流程結束時選擇獲勝者的標準。 因此，他們最終從 RFP 陷入與供應商無休止的會議——然後分析癱瘓。”

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我應該向哪些 ESP 發送 RFP？

品牌不乏可供選擇的 ESP。 以下是 Litmus 2018 年電子郵件現狀調查的受訪者使用的 240 多個 ESP 列表。 但是你如何縮小列表的範圍呢？ 是時候做一些研究了。

請教專家。 “向 LinkedIn 上的同行尋求建議，你會被引向 20 個不同的方向，”emailvendorselection.com 的創始人 Jordie van Rijn 說。 相反，尋找行業專家，尤其是那些非常了解 ESP 市場的專家。

“與您的機構或其他行業合作夥伴合作，”Laughlin Constable 的數字策略師 Emily Hauptle 說。 “他們已經為其他組織評估了 ESP，非常了解平台及其提供的內容，並且可以幫助您了解哪些功能對支持您的業務目標真正重要。”

我們的幾位專家提到了以下 ESP 情報來源：

• Forrester（Forrester Wave：電子郵件服務提供商）
• Gartner，包括 G2Crowd.com（最佳電子郵件營銷軟件）
• 相關性組（相關性環：ESP 買家指南）
• Red Pill 電子郵件（電子郵件供應商指南）
• EmailVendorSelection（電子郵件服務提供商的完整列表）

查看您的同行使用的 ESP。 許多 ESP 專門為特定垂直領域的品牌提供服務。 在 Litmus 的 2018 年電子郵件服務提供商狀況報告中，我們列出了零售、教育、非營利和科技等多個垂直領域的前 10 名 ESP，並看到許多 ESP 出現在這些名單上。

“為了縮小搜索範圍，品牌需要了解每個 ESP 如何為其垂直服務提供服務，”Red Pill Email 總裁 John A. Caldwell 說。 “看看你的特定品牌和你的競爭對手，開始清除 ESP 的渣滓。”

詢問 ESP 的用戶。 獲得潛在 ESP 候選者的列表後，您可以通過進行演示和與客戶交談來進一步縮小範圍。

“行業活動，如電子郵件進化會議和電子郵件創新峰會，非常適合探索和聽​​取其他用戶的第一手想法，”考德威爾說，他補充說，您經常可以在活動中獲得動手演示。

BrightWave CX 副總裁 Rich Wilson 說，此外，考慮參加 ESP 活動。 “參加 ESP 的年會並與現有客戶建立聯繫，直接從用戶那裡獲得有關該工具實際優勢和劣勢的第一手信息。”

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誰應該參與我的 ESP RFP？

營銷和 IT 是該流程的核心，但也應歡迎其他部門加入該流程。

“品牌會驚訝於組織中其他人的被動攻擊行為如何完全破壞 RFP，”萬豪說。 “在 RFP 流程中讓部門負責人處於信任圈之外幾乎總是可以確保此人將盡一切可能阻撓流程。 如果此人從事採購或 IT，這可能會特別具有破壞性。

“或者，也許有一位新的 IT 高級員工，他們一心想構建自己的內部電子郵件解決方案，”他補充道。 “相信我，如果你從亞馬遜僱傭任何人，這肯定會發生。 如果你忽略了讓每個人都支持你的 RFP 計劃，你會在這個過程中的某個時刻後悔。”

在 Litmus 的 2018 年電子郵件工作流狀態報告中，我們討論了哪些部門被包括在審查和批准電子郵件中。 在 RFP 流程中包含與您的電子郵件有關的此級別的任何部門可能是一個很好的起點。 然後查看其他品牌在其審核流程中包含的其餘部門，並問問自己是否有任何部門也應該參與製定您的 ESP RFP。

我應該在 ESP RFP 中提出哪些問題？

我們不會詳細討論有關功能、集成、成本和其他肯定已經是您首要考慮的因素的問題。 相反，我們將關註一些可能不那麼明顯但仍然很重要的問題。

請問詳情？ 除了提出正確的問題外，品牌還需要以正確的方式提出這些問題。 萬豪說，避免問是/否問題，這會損害您識別他們滿足您要求的能力的實質性差異的能力。

“當 RFP 專注於對每個問題的簡單回答是或否時，每個人都會對所有事情說是，”他說。 “提出問題的方式要求供應商提供一些解釋，這一點至關重要。 例如，對基於開箱即用功能、自定義解決方案或第三方集成的特定需求的‘是’響應？”

服務？ Olson 說，您的 RFP 應該關注平台功能。 不要通過嘗試同時評估服務產品來混淆水。

“平台和服務的 RFP 應該分開，”她說。 “將兩者結合在一起是沒有意義的。 ESP 專注於平台，而不是服務。”

支持？ “詢問支持服務水平以及他們多久會就問題回复您，”Hauptle 說。 “當您正忙於開展大型活動時，您最不想要的就是客戶支持代理反應遲鈍或解決問題的後續步驟不明確。”

數據管理？ “大多數 RFP 沒有包含有關數據管理和細分功能的足夠信息，”Wilson 說。 這可能是因為內部 IT 團隊假設他們將在內部完成工作，或者他們不了解他們正在評估的工具可能具有這些功能。 RFP 可能會詢問很多關於數據連接點的問題……但在工具中處理一次數據可能會丟失。”

遷移成功率？ 切換 ESP 並不簡單。 Kordek 說，詢問遷移過程。 “與我們公司規模類似，他們每年成功進行多少次遷移？ 銷售或遷移團隊中有多少人實際在客戶端工作過？ 在過去 2 年中，在我這種規模的公司中，您的客戶保留率是多少？”

面向未來？ ESP 是否具有您在未來幾年需要的功能？ 考德威爾說，要在這裡提出正確的問題，你需要問自己一些問題。

“問問自己，我打算如何在 5 年內定位我的品牌？” 他說。 “如果您知道自己要去哪裡，就可以更輕鬆地從 ESP 中確定您需要什麼來幫助您到達目的地。”

Kordek 表示同意。 他說：“大多數公司都希望有一種能與他們一起成長的 ESP，而不僅僅是最便宜的。” 否則，您將在短短幾年內執行另一個 ESP RFP 流程。 這絕對是每個人都想避免的事情。

他們謙虛嗎？ Kordek 還建議您提出一些問題，讓您了解 ESP 的誠實度和自我意識。 “問：你們最討厭什麼？ 他說。 “你最好的客戶會怎麼評價你，你最差的客戶會怎麼評價你？”

萬豪補充說：“品牌需要記住，在新的商業戰火熱的時候，即使是最專業的 ESP 也可以依靠‘現在贏，以後再想辦法’的策略。 通過專注於正確的事情並預先提出正確的問題，品牌可以最大限度地減少任何組織在遷移到新供應商過程中面臨的挑戰。”

告訴我們您的 ESP RFP 體驗

您是否參與了對新電子郵件服務提供商的提案請求？ 進展如何？ 您會給其他開始 ESP RFP 的人甚麼建議？ 通過加入 Litmus 社區中有關 ESP RFP 的對話，告訴我們。

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