電子商務會計和簿記最佳實踐指南
已發表: 2022-02-20當您開始您的在線業務並尋找簡化公司的方法時，您會發現電子商務會計和簿記是必不可少的。
從跟踪您的日常銷售到有適當的納稅時間記錄，管理您的賬簿不應該被擱置一旁。 保持您的記錄直截了當和準確，可確保您的業務也有效且合法地運營。
電子商務會計軟件只能幫助你這麼多。
無論您是在亞馬遜上銷售，還是經營自己的 Shopify 網站，您都需要學習會計基礎知識。
電子商務會計和商業基礎
會計和簿記是不同的概念，但對於跟踪您的業務同樣重要。 對於小企業主來說，這些繁瑣的任務可能不是最令人興奮的事情。 這就是為什麼許多電子商務賣家將這些任務外包給其他人為他們做的原因。
無論您是自己處理會計和簿記職責，還是將這些工作外包給其他人，都知道這些任務對任何企業都至關重要，因為它們可以使業務記錄保持最新和準確。
會計和簿記有什麼區別？
簿記和會計之間有明顯的區別。 但是，這兩個概念在經營您的電子商務業務時是相輔相成的。 簿記是企業財務交易的記錄。 另一方面，會計是對這些業務交易的解釋。
通過電子商務簿記，企業主或聘請的簿記員可以跟踪銷售、購買和付款。 簿記是貴公司記錄所有成本和收入的方式。 這也是您關注業務支出和利潤並記錄這些交易的一種方式。
會計是記錄簿記和組織數據的過程。 無論您是在 WooCommerce 上還是在 Amazon 或 Etsy 等市場上銷售，此程序都適用。
本質上是它的追踪和組織：
- 銷售訂單
- 發票
- 銷售收據
- 銀行對賬單
- 信用卡賬單
會計是解釋、分析、分類、報告和總結數字的行為。 僅記錄支出和收入是不夠的。 你必須分析這些數據，看看你是盈利還是虧損。 有了這些答案，電子商務所有者可以找出開展業務的最佳方式。
當您同時使用會計和簿記時，您可以跟踪您的財務數據。 您還將清楚地了解您的企業財務狀況。
如何保持最準確的財務數據
要了解您的企業財務狀況，您必須保留準確的記錄。 當您這樣做時，您可以在需要時輕鬆提取圖形和數據。 維護準確的財務報告可確保您的業務合法。 它使您能夠在納稅時間到來時報告實際和準確的數字。
當您努力獲取最準確的財務數據並完成會計和簿記職責時，請執行以下操作：
- 制定財務路線圖
- 選擇會計方法
- 跟踪採購和庫存
- 跟踪工資和工資稅
- 準備財務報表
- 使用您的文件報稅
- 在需要時獲得幫助
使用會計科目表創建財務路線圖
當您第一次開始為您的電子商務業務處理會計和簿記任務時，您可能會不知所措。 畢竟，在這個工作角色中，你必須處理很多數字。 組織會計和簿記項目的最佳方法是將它們放入您可以理解的形式。 這可以通過使用會計科目表或總帳創建財務路線圖來實現。
此會計科目表將數字分類到特定區域並以列表形式組織它們。 此策略使您可以輕鬆識別每項費用或利潤並將其歸入特定的業務類別。 您的會計科目表可能包括：
- 項目編號
- 交易名稱
- 交易類型
- 描述
- 銀行交易餘額
您組織會計科目表的方式將取決於您的業務和包含的部分。 此外，您的會計和簿記軟件可能包含您所需的類別。
無論您如何組織會計科目表，您都希望確保它是實時更新的圖表。 換句話說，每次您銷售產品並獲得報酬時，您都希望這些數字立即出現。 此外，支付的費用也應立即添加。
如果您有一家中小型企業，並且需要一些軟件來幫助完成這項任務，那麼 Quickbooks Online 是一個可以考慮的選擇。 其他雲會計選項包括：
- 新鮮書
- 施樂
- 和更多
該軟件程序將組織您的會計科目表並幫助您改善現金流。 該程序非常適合需要軟件程序的組織和數學技能來幫助完成此任務的精通技術的個人。 使用會計科目表軟件程序還可以減少人為錯誤的發生。
一旦您知道如何保持記錄井井有條，就該進入下一步，選擇一種會計方法。
選擇會計方法
在開始在會計科目表上輸入數字之前，您必須決定如何跟踪收入和支出。
兩種主要的會計方法包括收付實現制和權責發生製。
現金基礎
現金基礎會計系統是當您在資金進入或離開您的商業銀行賬戶時記錄銷售和費用。 當您收到手頭的現金或將其發出付款時，您記錄了這個數字。
權責發生製
當交易發生時將數字輸入您的會計科目表時，應計製會計系統就到位了。 不是在手頭收到錢或發出付款時。
您選擇的會計方法是您在以後記錄財務交易時將繼續使用的會計方法。
跟踪現金流：採購和庫存
會計和簿記職責涉及跟踪採購和庫存的每一步。 您需要知道您銷售了多少庫存以及剩餘庫存。 這樣，您就知道您的銷售額已經計算在內，並且還知道何時該訂購更多產品。
當您記錄已售出多少庫存時，您必須計算每件商品的售價以保持正確計數。 例如，您需要注意，您以每件運動衫的“y”價格出售了“x”件運動衫。
採購和庫存跟踪的另一個必要步驟是盈虧平衡點分析。 盈虧平衡分析是一種財務計算，用於確定您必須銷售的產品和服務的數量以支付您的成本。 例如，您可能需要出售 200 件庫存來支付當月的倉儲費。
使用盈虧平衡點計算器可以幫助您確定您的銷售額是否足以支付您的成本以及在何種程度上。 使用此計算器，您將能夠計算出必須銷售多少產品才能實現收支平衡。 您還將知道必須銷售多少產品才能達到目標毛利潤。
了解銷貨成本
在跟踪您的購買和庫存價值時，需要考慮四個因素。 這些包括：
- 銷售：以銷售的形式跟踪您的現金流。 您想知道您的公司做得如何，以及您是賺錢還是虧本。 銷售數據將幫助您完成所有這些工作。
- 折扣：考慮到您為銷售的產品提供的任何折扣。 這種價格差異將影響底線。
- 退貨：跟踪退貨，無論是出於金錢原因還是庫存原因。
- 資產：資產可以包括現金、庫存以及您業務中具有貨幣價值的任何其他東西。
密切關注這些項目並充分跟踪它們將使您的記錄保持準確。 它還將為您提供適當的業務代表。 您需要知道您的電子商務業務中有哪些產品來來去去。 你還需要知道這一切有多少價值。
應收賬款是本節中的一個基本概念。 這是發票發送和跟踪是否支付發票的過程。 應收賬款，例如信用卡付款，是銷售時的收入。
應收賬款關稅是過去手工完成的任務。 這是一項非常及時的任務。 今天，許多電子商務會計軟件程序都包含有用的應收賬款功能。
平台集成
通過正確的平台集成，您可以輕鬆跟踪您的銷售、退貨和其他數據。 您的所有軟件都應該集成，這樣您的公司才能像運轉良好的機器一樣運行。
當您選擇會計電子商務軟件時，請考慮它如何與您的在線電子商務和履行平台一起使用。 您需要您所有的電子商務平台共同發揮作用以產生最有效的結果。
工資和工資稅
作為電子商務企業家，您將與工資稅和工資稅面對面。 如果您有員工為您工作，這是不可避免的。 幸運的是，技術使這項具有挑戰性的任務變得更加容易。
如果您有員工，則需要跟踪工資單處理和工資稅。 但是，如果您想採取不干涉的方法，您可以聘請會計師或簿記員為您做這件事。
如果你想自己做，有很多軟件程序可以指導你。 請記住以下因素：
- 通過會計和簿記軟件跟踪您的遠程員工。
- 確保您選擇的程序處理工資和工資稅。
- 檢查以確保此工資單軟件與您的其他平台集成。
當您擁有正確的系統來跟踪工資和工資稅時，您可以使文件保持最新。 這可確保您辛勤工作的團隊成員按時獲得報酬並扣除稅款。 您還將有有用的記錄來參考納稅時間何時到來並準備年度稅務文件。
編制財務報表
財務報表是會計和簿記難題的下一部分。 這些要求包括三個主要領域，包括公認會計原則 (GAAP)/會計準則、損益表和資產負債表。
這三個工具都將幫助您組織收入和支出。 這些項目確定了進入您公司的內容和即將發布的內容，並且它使所有內容都井井有條。
電子商務會計和簿記軟件可以幫助您完成這些會計職責，讓您的生活更輕鬆、更有條理。
GAAP/會計準則
GAAP 是一套通用的會計原則。 這些標準和程序由財務會計準則委員會 (FASB) 制定。
使用 GAAP，電子商務企業主必須將每項費用與相關收入相匹配。 此外，必須從生產點到銷售點跟踪庫存價值。
完善的庫存管理系統將有助於跟踪從生產到銷售的庫存。
收入證明
損益表，也稱為損益表，表明您的企業在特定時期（例如幾個月或一年）的財務狀況。 該文件跟踪銷售和費用，並向您顯示這兩項之間的差異，即您的淨收入。
損益表可以方便地了解銷售趨勢、預測未來績效並監控您的關鍵績效指標 (KPI)。 它們將包括您的商品銷售成本或銷售成本，因此您可以查看因銷售而獲得的收入。
專業提示：作為首席執行官/首席財務官，請確保您了解您的客戶獲取成本。 你不能把它留給簿記服務。
您的銷售成本與淨利潤之間的差額應該是穩定且可預測的。 並且始終記住在您出售每件庫存時記錄您的商品銷售成本。 這樣做可以確保您的損益表是正確的。
資產負債表
資產負債表是在公司的整個生命週期內跟踪您的企業財富的東西。 與損益表相比，該會計文件是更大的圖景。
資產負債表突出了貴公司的長期財務狀況，因此您可以了解貴公司目前的表現以及與過去幾年的業務相比如何。
本文件涵蓋資產、負債和權益。 資產是您擁有的有價值的項目，負債是您的債務，而權益是這兩個項目之間的差額。
資產有多種形式，包括：
- 現金
- 應收賬款
- 庫存
- 建築物
- 設備
- 有償保險
負債還包括很多項目，例如：
- 應付賬款
- 應繳稅款
- 應付薪金
- 應付貸款
- 貸款利息
- 應付費用
- 設備租賃協議
您應該查看所有這些項目以確定貴公司的整體財務狀況。
現金流量表
如果您從事任何融資活動，例如投資或貸款，則現金流量表尤其重要。
這個非常有用的文檔可以跟踪現金和現金等價物進出您的在線商店。
您的現金流量表可以幫助您了解您的公司有多少自由現金流可供使用。
報稅
作為電子商務企業，納稅是您必須持續進行的事情。 您可以自己處理這項任務，也可以聘請某人為您報稅。
面對現實吧。 納稅是一項乏味的工作，但你必須這樣做。 當報稅季到來時，您提交納稅申報表時，請確保它們是正確和完整的。
根據您所在的位置，您可能需要支付聯邦、州和其他稅款。 另外，您必須將您從客戶那裡收取的銷售稅支付給正確的政府實體。 通常，電子商務平台包括銷售稅部分，並在客戶購買您的產品時向他們收取此稅。
話雖如此，當需要向政府支付銷售稅合規性時，您可能會讓您的簿記員在另一端處理銷售稅部分。 您的簿記員還會讓您知道是否存在銷售稅關係以及誰會收到從銷售中收取的稅款。 您必須遵守銷售稅法，因此請確保您知道您必須向誰付款以及您欠多少錢。 在亞馬遜上銷售時也是如此。
為確保您向正確的政府實體繳納所有必需的稅款，最好諮詢稅務專業人士或使用報稅軟件。 這些方法中的任何一種都可以幫助您解決這項令人頭疼的任務，並確保您以正確的方式進行操作。
獲得幫助
在您上網並開始搜索電子商務公司以幫助您完成會計和簿記列表的每一步之前，請嘗試了解每個概念的含義。
希望這份 101 指南激活了您的會計大腦。 如果您是亞馬遜賣家，請查看本指南。
回顧上述主題後，您可能會發現自己可以輕鬆完成其中的一個或多個目標。 當您這樣做時，您將控制業務的不同領域，從長遠來看可以節省一些錢。 您甚至可以使用財務模型模板來幫助您。
話雖如此，重要的是要知道什麼時候你不能自己做。 如果上面列出的事情超出了您的舒適區，或者您沒有時間做好這些會計任務，請尋求幫助。 您應該專注於您最擅長的任務，並將您確實不能做或不想做的工作外包。
當您聘請會計師事務所或簿記員時，您可以將精力集中在業務的其他方面。 您可以花時間營銷您的電子商務網站以吸引新客戶並處理其他重要的業務決策，而財務專業人員會為您處理這些任務。
如果您決定準備聘請一家會計公司來幫助您，請考慮您的選擇。 您可以聘請實際人員為您完成工作或購買軟件來幫助您自己完成這些工作。
當需要尋求幫助時，這裡有一些信息需要了解：
顧問和會計解決方案
會計和簿記協助有多種形式，包括軟件、註冊會計師專業人員和簿記員。
Ecom CPA 是您可能想要使用的一種服務提供商。 該公司專門為電子商務業務提供會計和簿記服務，例如權責發生製會計、月報表準備和盈利能力分析。
您可能還想使用 Lyfe Accounting 的 CFO 服務來幫助您滿足業務需求。
而且，由於有大量的選擇是理想的，所以一定要檢查一下 Webgility 軟件會計服務。
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對貴公司的會計工作充滿信心
現在您已經了解了電子商務商店的簿記和會計基礎知識，您可以自信地知道從哪裡開始。 在查看本會計和簿記程序和最佳實踐指南後，您可以決定是否能夠自行處理職責或需要一些外部幫助。
如果您知道需要專業人員來幫助您完成這些任務，請將這些工作外包給第三方公司。 畢竟，這些人精通這些領域並接受過培訓，可以為您完成電子商務會計和簿記任務。
無論您決定採取哪種方式，請務必不斷查看您的財務文件。 此任務有助於確保信息正確，並且您真正了解您的電子商務公司的財務狀況。
