有效的 RFP 響應：如何起草對保護新客戶的提案請求的響應

Request For Proposal 是一份功能強大的打印文檔，其中包含您需要完成的項目的所有重要和相關信息。

更好的是，我們已經撰寫了大量關於如何創建詳細 RFP 的文章，解決了有關如何編寫它以及它應該包含什麼的所有問題。 本指南深入了解 RFP 是什麼、它的重要性以及它在商業、營銷和設計領域的位置。

然而，在本文中，我們將轉換齒輪並告訴代理商如何編寫完美的 RFP 響應，以幫助他們獲得更多客戶。

但首先，這裡有一些事情需要考慮：

您的 RFP 響應不必像客戶的 RFP 一樣好。 它必須更好。

這對你來說應該是有意義的。 決定僱用哪個承包商的公司必須從眾多的提案響應請求中選擇最好的一個。

通過創建一個有影響力的提案來展示您公司的價值以及您可以為客戶做的活動或工作，您已經讓客戶的生活變得更輕鬆，這是外包項目的最終目標。

好消息？ 按照這個方便的指南，您可以改進編寫更有效的 RFP 響應並吸引更多客戶。

RFP 投標和選擇過程的工作原理

為了了解如何創建對 RFP 的最佳響應，您需要首先了解整個過程。

在您參與之前，公司會創建一份提案請求，概述項目、預算、理想願景以及他們希望在響應中看到的信息，然後將其發送給各個供應商和承包商。 運氣好的話，您將成為收件人之一。

對該項目感興趣的機構隨後將針對潛在客戶、項目和要求的信息創建個性化的提案，並在截止日期前提交該回复。

然後公司將審查提案，縮小候選人的範圍，將最佳提案列入候選名單，並開始與可能的機構接觸，看看他們是否非常適合手頭的項目。 這也是入圍的響應發件人可以提出其他問題以磨練他們提出的策略的時候。

如果您已經到了這個階段，請注意您向潛在客戶提出的問題，因為這仍然是選擇過程的一個關鍵方面。 就像任何求職面試一樣，公司會根據你的問題來評判你——你不想毫無準備地來到談判桌前。 如果您提出正確的問題，您可以進一步展示您的技能和專業洞察力。

因此，請像進行標準工作面試一樣做好準備。 概述公司將使用的幾個具體和一般問題，以更好地了解您是誰以及您的能力，並將幫助您了解項目的範圍以及他們正在尋找什麼。

在討論項目和提案後，入圍候選人可能會被要求檢查他們的提案並發送最終版本，公司將根據該版本選擇他們認為最好的投標人。

RFP 提案選擇需要多長時間？

選擇過程可能需要數天或數周到數月的時間。 不幸的是，公司沒有固定的時間來選擇最終提案，因此等待結果可能是一項乏味的任務。

可以肯定地說，遇到問題需要快速解決方案的規模較小、敏捷的企業會更快地選擇他們的 RFP 獲勝者。

然而，大公司和企業更難確定。 但這是有道理的，因為通常有很多人必須共同做出決定，每個決定都需要由不同級別的許多專業人士進行核對。

大多數提案請求將包括提交的一般截止日期，並且還可能包括客戶聯繫以繼續對話的日期，如果這樣選擇的話。 這些信息可以幫助您了解大致的時間表。

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每個 RFP 響應都應包括...

1. 封面

這很簡單——您的提案回復請求應該從精心設計的封面開始。 畢竟，我們是視覺動物。 此外，公司將被這些回應淹沒……而您希望自己的回應脫穎而出。

包括他們的徽標以及您自己的徽標，以激發這種響應是專門為他們製作的想法。 利用令人愉悅的設計、佈局和配色方案來吸引公司並使自己在競爭中脫穎而出。

最後，確保信息是相關的，並且您正確地引用了公司——注意創意公司名稱中的唯一大小寫或空格。

2. 目錄

這部分是不言自明的。 清晰的目錄使公司可以更輕鬆地查看提案的特定部分，例如經驗、策略和價格。

他們無需滾動瀏覽所有文檔頁面即可找到他們要查找的內容。 通過消除這個痛點，您將使他們與您的機構的整體體驗變得愉快，與您建立良好的情感聯繫並使您的提案在他們的腦海中脫穎而出。

3. 執行摘要

這是您總結客戶要求的地方。 使用簡短、準確的答案將真正表明您完全了解他們的需求，並且可以在不浪費太多時間的情況下提供給他們。

請記住，執行摘要是對項目參數的快速提醒，而不是反芻的 RFP。

證明您完全了解公司在提案和項目中想要什麼。

隨意觸摸客戶的品牌標識或再次包含他們的徽標以獲得額外的細節層。

4. 機構概況

拿三到四張幻燈片來談談你的機構。 這將使潛在客戶在不影響提案的情況下更好地了解您的團隊、專業知識和公司文化。

在您的機構概覽中，您還可以討論為什麼您將成為一個非常合適的人。 但是，請確保包含以下項目：

• 談談你是誰。
• 提到是什麼讓你與眾不同。
• 提供您工作的見解和示例，包括獎項、作品集鏈接等。
• 概述團隊結構。
• 讓他們體驗一下您的機構的專業領域，以滿足他們的特定需求。 你需要證明你已經完成了每個角色。

5. 客戶概覽

不出所料，潛在客戶已經非常熟悉他們的公司。 所以，不要只是向他們重申他們的“關於我們”頁面。

但是，您應該包括一個客戶概述部分，以證明您了解他們的商業模式，並且可以確定他們可以改進的痛點和弱點。

幻燈片應包含：

• 客戶的商業模式分析。
• 客戶的目標受眾。
• 他們在市場上的主要差異和獨特的銷售主張。

特別注意定義他們的人口統計數據，以表明您了解他們的目標人群。 企業想看看你是否完全理解他們的品牌。

6. 項目理念

提案中最重要的部分是您為解決客戶問題而想到的具體策略。

潛在客戶正在尋找植根於研究的可操作的創意活動理念。

那裡的關鍵詞是“植根於研究”。 所以，不要只是把一些基本的研究或簡單的定義放在一起，然後稱之為策略——這是他們可以找到或已經知道的信息。

尋找代理合作夥伴的企業想要了解如何。 您將如何增加流量、鼓勵消費者轉換或創建更流暢的電子商務平台？ 設計模擬創意、提供真實想法並證明您可以做的不僅僅是利用分析和研究數據庫。

事實上，客戶將根據您能提出的想法來決定他們的大部分招聘決定。 你的策略會讓你成功，但你的聰明才智有能力讓客戶驚嘆，讓你超越競爭對手。

7. 案例研究

承諾、可能性和閒談扮演著重要的角色，但沒有什麼比冷酷的、艱難的結果更能說明你的代理機構了。

案例研究是展示您的技能和專業知識的有效方式。 數據不會說謊，通過精心準備的案例研究，您可以展示您過去如何幫助改變其他業務和戰略。

BrightTALK 的 B2B 內容營銷報告指出，超過55%的 B2B 首席官員認為案例研究有效地幫助提高了轉化率和銷售額。

案例研究展示了您如何解決問題和克服挑戰。

如果您是一家 B2C 企業，那麼您應該創建一個能夠利用客戶體驗和情感的品牌。

但 B2B 商業模式圍繞結果展開，沒有比案例研究更好的方式來展示它們。

在這兩種情況下，請確保提供所有詳細信息，包括您使用的創意和使用的策略。

8. 時間表和里程碑

您對活動進行細分並解釋實現客戶目標的過程越好，您的 RFP 提案響應就會越成功。 確保精確地制定這些內容，因為您不想過度承諾和交付不足。

添加一個明確的時間表-可交付成果包括哪些內容以及您何時提交？

發送 RFP 的客戶明白有些任務需要時間，但他們也會將項目授予一個擁有工具、資源和人力來及時完成項目的機構。

對你的能力要現實一點。 您留給想像的時間越多，公司可能會遇到的問題就越多，並且 A) 將項目落地，以及 B) 如果您確實做到了，那麼實際上會達到您的截止日期和標記。

9. 項目價格

確定您的預計費用可能是您提案中最困難的部分。 代理商必須確定一個價格，以使其在不花冤枉錢的情況下承擔一個項目是值得的，並且必須考慮到許多不同的成本，這些成本可以加起來。

但是，您還需要以具有競爭力的價格為自己定價。 公司幾乎從不披露他們的總部門預算，你可以很容易地引用遠遠超出他們能力的東西。 相反，代理商很容易報價太低。

特別注意開發成本。 好好地、公平地計算吧。 不要賣空自己，但不要過頭。 您必須具有批判性和深思熟慮，以確保您在他們的最佳位置提供一個數字。

10. 附錄

附錄是對各種術語和過程提供進一步解釋的理想場所。 整理鬆散的部分，提供進一步的上下文和清晰度，定義您在整個提案中使用的任何術語，並以強有力和有影響力的註釋結束您的提案。

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如何針對不同的提案製定不同的回應

我們已經了解了每個 RFP 響應應該具有的內容，因此我們列表中的下一個是如何針對項目類型對其進行調整。 儘管提案不會有太大差異，但應注意略有變化。

營銷

當您向客戶提供數字營銷服務時，請關注您之前廣告系列的硬數據。 你到底為你的客戶做了什麼，你是如何實現這些結果的？

可以輕鬆創建深入的案例研究，尤其是在訪問社交媒體活動結果、谷歌分析和其他工具的情況下。 充分利用這些優勢。

網頁設計

專注於您的投資組合。 如果系統提示您為網頁設計工作發送 RFP 提案響應，最好讓鏈接和圖片來說話 - 特別是如果您有為以前的客戶創建的解決方案示例，這些解決方案具有相同的目標或行業作為 RFP 發送者。

當您發送網頁設計 RFP 響應時，請確保您清楚地表明您首先了解客戶的需求。 網頁設計 RFP 響應是最難獲得的響應之一，因為客戶通常不確定他們想要什麼。

如果他們這樣做......好吧，讓我們說如果每次客戶要求“像Apple這樣的東西”時我們都有一美元，我們就會變得富有。

專注於他們希望達到的目標，然後展示類似的作品並從那裡製作潛在的想法。

內容創作

為內容策略和寫作工作起草 RFP 響應相當容易。 你真的不需要視覺示例，儘管正如我們已經說過的，人們是視覺的，並且會對良好的美學做出很好的反應。

最終，您的寫作風格和適應客戶需求的能力將是確保此類項目的決定性因素。

好的內容必須傳達客戶的確切情緒和品牌信息。 有了精心編寫和定制的 RFP，您就可以很好地展示自己的技能了。

搜索引擎優化和網站優化

這也是一個在很大程度上取決於具體結果的領域。 SEO 和網站優化非常受數據驅動。 展示這些信息，您可以為客戶做什麼，以及您計劃如何執行您的策略。

許多客戶從技術角度並不真正了解 SEO 優化的工作原理，因此展示策略和想法很重要，這些策略和想法將以一種易於他們吸收的方式為他們帶來成功。 玩得開心，但請確保您提供了有價值的見解。

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什麼是盲目的 RFP？

盲目或不請自來的 RFP 是這樣一種情況：一家公司要求您向他們發送提案，但您與該公司沒有聯繫，並且對他們一無所知。 在這些情況下，您可能對他們為什麼選擇您感到困惑，並且可能對您應該如何回應感到困惑。

盲目的 RFP 很難落地。 他們可能需要幾天時間才能做出回應，而您仍然可能無法找到客戶。

一些專業人士聲稱他們甚至沒有回應他們，這是有充分理由的。 一旦公司創建了他們的 RFP，他們就可以輕鬆地一次將其發送給眾多潛在供應商，這是非個人和交易性的。 代理商並不是為了成功而建立的，因為他們並不真正了解品牌或他們需要什麼。

盲目的 RFP 通常由只尋找最低出價者的公司分發，這是眾所周知的難以與之合作的客戶類型。

一些公司利用這些較低的出價開始競爭對手之間的競價戰。 即使在您找到客戶之後，他們也可能不會重視或關心您的工作質量。

他們也可以拿走你的工作，讓你高潮迭起。 如果您花時間和精力分析某家公司的戰略並提供洞察力，他們就有機會在不授予您工作的情況下獲得這些建議。

此外，有時，發送 RFP 的唯一目的是收集有關行業價格的信息。 陰暗，我們知道！ 最終，在 RFP 過程中花時間建立關係的客戶可能會成為更好的專業合作夥伴。

如何製作最有效的 RFP 響應

最有效的 RFP 響應為未來的合作開闢了機會，並使您能夠定義項目的最小細節。 您可以通過以下一些方法來起草獲勝的 RFP 提案響應。

添加一些定價擺動空間

甚至客戶有時也需要勝利。 與其報出最好和最低的價格，不如留一些談判的餘地。 最好讓他們認為他們可以讓你讓步，而不是不妥協。

不要給他們所有的細節

這個很難。 您正在（或不）根據您的戰略計劃和價格獲得客戶。 你想給他們留下深刻印象，但你不想給他們所有的答案，讓他們自己做。

顯示由案例研究支持的結果並製作示例活動和創意，但您可以隨意保留一些細節。

回答問題並提供見解

超越競爭對手的最佳方式是為客戶提供他們甚至不知道的問題的答案。 這會建立你的權威，並表明你真正掌握了他們組織的所有方面、業務目標和更大的圖景。

確定可能的問題

然後製定應急計劃。 確保特別注意交付問題、不切實際的期望以及需要額外外包的項目。

在他們的 RFP 中交叉引用客戶的信息。 如果您發現不一致或不明確的分配，請將它們添加到您將在 RFP 問答期間提交的問題列表中。

創建模板

您需要創建一個精心編寫和研究過的模板，讓您可以自動化 RFP 響應過程。 您不需要為不變的部分重新編寫新的響應，但您需要確保有增長和靈活性的空間。

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提案回復請求中不該做什麼

犯小錯誤

花點時間製作正確的提案響應。 不要急於求成——每個 RFP 響應都應該是個性化和定制的，以便獲得業務。

注意細節。 使用正確的名稱，保持大小寫一致，確保沒有拼寫或語法錯誤並正確設置文檔格式。 從本質上講，只需花時間確保一切看起來都很棒，這樣您就不會表現出凌亂的職業道德。

侮辱客戶

發送 RFP 的客戶並不傻，因此您無需解釋基本術語和項目。 如果你這樣做，它會看起來不專業。

如果您想添加解釋或定義，請不要在實際幻燈片中浪費時間。 只需將該信息添加到附錄中即可。

概括

確保你的答案是尖銳的、簡潔的和必不可少的。 目標是簡短、簡單和甜蜜的副本。 在吸引潛在客戶之前，不要讓他們感到厭煩。

每個機構都會通過聲稱他們是最適合這份工作的方式來吸引客戶的注意力，但你的工作是證明你是最好的。 知識、專業知識和清晰的行動計劃是您與競爭對手的唯一區別。

忘記溝通

確保您決定負責發送提案並促進任何進一步溝通、電話和會議的關鍵人員。 這將最大程度地減少混亂並確保您的提案不會在運輸途中丟失。

您如何開始接收提案請求？

有幾種方法可以讓 RFP 落地。

第一步（也是最方便的一步）是已經入圍。 這樣，RFP 就會找到您！ 然而，這通常取決於已經存在的品牌標識和良好的聲譽，而許多新機構可能還沒有做到這一點。

您還可以找到特定於細分市場的 RFP 聚合器並加入他們的列表，例如 Onvia。

此外，最未被開發的 RFP 是在政府部門。 您是否知道，即使政府每年簽署超過 1100 萬份合同，但與美國政府有業務往來的美國企業仍不到 5%？

每天有超過95%的聯邦合同授予中小企業。

事實上，您可以通過精心設計的 RFP 響應來申請價值約 10 億美元的新機會。 您可以在 FindRFP 和 GovernmentBids 上找到政府 RFP。

最後，您可以通過網絡和會見新的潛在客戶來開始接收 RFP。 企業越了解您的姓名、技能以及您正在尋找新工作，他們就越有可能按照您的方式發送 RFP。

良好的 RFP 響應有哪些好處？

當然，對你來說主要的好處是大量的工作，這是每個機構都夢寐以求​​的。 但除了這一總體優勢之外，您還可以從出色的提案寫作技巧中學到很多東西。

額外的未來就業潛力

除了在短期內為一個項目找到客戶，如果一切順利，一個 RFP 獲勝可以為您帶來很多未來的工作。 公司通常會首先通過提供較小的工作來測試承包商，以減少他們對結果不滿意時可能造成的損失。

因此，保護一個項目並很好地執行它是確保重複業務甚至可能是終身客戶的好方法。 可以這樣想 - 擴展現有合同比完成發送新提案和審查額外投標的過程要容易得多。

一份出色的 RFP 會讓您踏入大門，並開啟一個充滿無限可能的世界。

提高談判技巧

在討論潛在的業務關係時，談判技巧是最有價值的技能之一。 你做的越多，你就會變得越好。

沒有比通過幾次 RFP 談判更好地了解客戶在特定利基或行業中的想法的方法了。 即使你一開始沒有成功，你也在為以後積累知識和經驗。

創建流線型流程

隨著時間的推移，製作幾個響應將使過程更容易。 例如，您的第一個 RFP 響應可能需要幾天時間，但第五個響應只需要您的一部分時間。

儘管您無法真正簡化您正在進行的研究和信息探索，但您下次會知道該往哪裡看。

持續經驗和持續學習

您無法贏得每個 RFP，但您可以從每個 RFP 中學習。 您甚至可以向公司詢問他們的誠實反饋，以便您可以繼續做出回應。

然後，慢慢但肯定地，您將學會識別對潛在客戶來說什麼是重要的，以及在製作下一個 RFP 響應時應該關注什麼。

策劃您的報價

當您完成 RFP 響應時，您將發現如何以最佳方式展示您的價值。

也許你必須改變你的整體報價，讓它對客戶更具吸引力。 這並不一定意味著你必須改變你的商業模式，只是你的演示。

一旦你進入了事物的搖擺，你將學會制定能夠展示你的技能和知識的提案，這是贏得競標的重要一步。

制定完美的 RFP 響應可以為您未來的成功做好準備

提案回復請求是一份複雜的文件，只要您投入必要的時間、研究和努力，它就可以為您和您的公司帶來重大收益。

當然，這並不意味著您會在第一次嘗試時就取得成功或確定每個提案。 但這是一個開始。

要寫出最有效的提案，請仔細閱讀提案請求，然後設置令人眼花繚亂的複雜響應，從競爭對手中脫穎而出。

在您的提案創建過程中，請遵循上述提示，慢慢來並耐心等待。 這是一場馬拉松，而不是短跑。 此外，水平負責人可以突出您的 RFP 響應中的某些問題或錯誤，您可以在為時已晚之前解決這些問題或錯誤。

但有一件事是肯定的——您出價和發出 RFP 響應的次數越多，您在製作獲勝文檔方面就越好。

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