電子郵件退回管理：操作指南

電子郵件退回管理是電子郵件營銷中的一個主題，有時會被某些發件人忽略。 作為發件人，您應該知道電子郵件退回（即發送錯誤）可以通過您的 ESP 進行管理，但不要忘記在您的公司中定義如何正確處理電子郵件退回的程序。 這給我們帶來了兩個基本問題：“我為什麼要管理電子郵件退回？” 和“誰會在我的公司做這件事？”

為什麼以及誰應該管理電子郵件退回？

讓我們用另一個問題來回答第一個問題。 為什麼要繼續將電子郵件發送到不再存在的收件箱？ 根據退回郵件的類型和數量，收件箱提供商 (ISP)（例如 Gmail）會監控電子郵件退回郵件並降低您的送達率。 ISP 甚至可以完全阻止您的電子郵件到達訂閱者的收件箱。 收件箱參與度是 ISP 的一個重要指標也就不足為奇了。 這就是為什麼大多數大容量發件人都採用退回管理策略並定期與 ESP 工作人員溝通的原因之一。

當您的電子郵件活動顯示大量電子郵件退回和不正確/無效的電子郵件地址時，ISP 會將其視為潛在的警告信號，並且它是 ISP 用來建立您的發件人聲譽的眾多參數之一。 大量退回也可能表明您可能在沒有遵循電子郵件營銷選擇加入最佳實踐的情況下收集（或購買）了電子郵件地址。

如您所見，反彈以不同的方式影響營銷人員、ESP 和 ISP。 每個人都可以並且確實管理電子郵件退回！ 這就解釋了上述問題中的“誰”。 讓我們看看如何：

• 營銷人員管理退回郵件以便能夠聯繫到他們所有的郵件列表聯繫人。
• 電子郵件服務提供商(ESP) 每月發送數百萬封電子郵件，保持高送達率非常重要。 ESP 盡量保持保守，因為即使是一個小錯誤也會對所有客戶的電子郵件產生重大影響。
• Internet 服務提供商(ISP) 使用電子郵件退回統計數據來確定來自發件人的傳入電子郵件的質量。 ISP 還可以選擇允許或拒絕您的電子郵件進入他們的收件箱。 如果您有興趣，IETF 有一些技術指南。

電子郵件退回什麼時候發生？

發件人可能會遇到的另一個問題是“退回郵件發生在什麼時間？” 答案取決於反彈的類型。 有些反彈會在發送時、不同的中間階段或稍後階段立即發生，例如異步反彈。 ESP 會收到退回郵件的通知，並嘗試收集所有退回郵件的信息，例如電子郵件消息的解析和退回錯誤代碼。

然而，這種反彈信息對於營銷人員來說不是太直觀，這會導致對做什麼的一些混淆和模糊。 關於這個問題的一篇好文章來自 Port25，他們在其中提出了一個新的彈跳代碼系統。

什麼是正確的反彈處理？

在 2000 年電子郵件可傳遞性峰會的互聯網早期，ISP 和 ESP 走到了一起，並定義了何時應該從郵件列表中刪除電子郵件地址：

1. 發生了三 (3) 次連續拒收； 和
2. 最近一次連續交貨拒絕與最初連續交貨拒絕之間的時間大於十五 (15) 天。

有關更多信息，請查看 ISIPP 電子郵件策略標準。

迄今為止，此規則仍然是評估何時從郵寄列表中刪除電子郵件地址的良好起點。 最近，消息、惡意軟件和移動反濫用工作組 (M3AAWG) 在其發件人最佳實踐出版物 3.0 版中重申了適當退回管理的重要性。

MailUp 如何處理退回郵件？

多年來，MailUp 的送達率團隊一直密切關注退回郵件管理，讓客戶了解處理退回郵件的最佳電子郵件營銷策略，以及更廣泛地了解如何遵循電子郵件營銷最佳實踐（包括雙重選擇）來擴大他們的郵件列表。在訂閱中限制將不正確或無效的電子郵件地址添加到他們的郵件列表中。

這還不是全部。 在幕後，MailUp 平台採用了許多複雜的自動化算法和系統，它們是我們審查過程的基礎。 這些系統使我們能夠監控客戶每月通過我們的發送基礎設施發送的數百萬封電子郵件。 例如，我們會監控發件人的硬退回郵件數量，按行業和歷史數據進行細分，如果特定電子郵件活動的退回郵件數量高於我們的發件人的預期，這些數據反過來可用於提供建議。 此外，如果某個電子郵件活動收到大量垃圾郵件投訴，我們的自動化系統可能會將其視為垃圾郵件，並通過暫時暫停 MailUp 帳戶來防止進一步的送達問題。

交付團隊對 MailUp 客戶非常透明，我們的開發人員不斷向 MailUp 平台引入新功能，以更好地管理退回和取消訂閱。 最近的一個例子是特殊的取消訂閱功能，它在發生給定數量的連續退回後將退回的電子郵件地址添加到特殊狀態。

根據退回的類型和時間間隔，這些退回的電子郵件地址可以放回您的郵件列表（例如郵箱完全退回後）或從您的郵件列表退訂。 具體來說，這取決於：

• 彈跳的類型。 硬退回或 DNS 錯誤軟退回與臨時軟退回和郵箱完全退回有很大不同。
• 選擇加入方法。 確認選擇加入是一種比單一選擇加入方法或批量導入更可靠的方法。 確認選擇加入的訂閱者反彈的可能性要小得多。 閱讀有關確認的選擇加入方法的更多信息。
• 訂戶參與度。 過去打開和點擊過電子郵件的活躍訂閱者是他們參與的一個很好的跡象。 與過去沒有任何打開或點擊數據的非活動訂閱者相比，最近的活躍訂閱者反彈的可能性要小得多。

在決定取消訂閱或不退回電子郵件地址時，這三個參數將被視為指導方針。 不一定有萬能的方法，您應該在管理反彈時使用最佳判斷，尤其是硬反彈與軟反彈。

一些實用技巧：使您的郵件列表保持最新

第一個提示是使用確認的選擇加入方法來收集您網站和其他網絡和社交媒體上的電子郵件地址。 但不要停在這裡，一定要時不時地給您的訂閱者發送電子郵件。 不要讓您的郵件列表變得不活躍。

如果您的郵件列表已經有幾個月的時間了，並且此後您還沒有發送過電子郵件，那麼設置重新參與活動可能是一個不錯的方法。 為什麼？ 因為其中一些電子郵件地址可能不再使用，因此可能會出現大量退回郵件，我們希望避免這種情況！

一個簡單的重新參與活動應該清楚地說明並確定：

• 發件人是誰。 讓您的訂閱者知道這是您的公司。
• 說明您聯繫訂閱者的原因以及您如何收集他們的電子郵件地址。
• 強調您的價值主張以及為什麼您的電子郵件與您的訂閱者相關。

有關想法，請查看這些再參與活動的示例，並在此幫助文章中了解如何在 MailUp 中設置再參與活動。

您如何管理電子郵件退回？

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