COVID-19 期間的電子郵件通信：提示和示例

2021 年 6 月 1 日更新

COVID-19 以某種形式影響了每個人，但某些行業和本地企業在客戶溝通方面承擔了更重的負擔。 除了航空業和旅遊業外，許多當地企業還發送了自己的 COVID-19 電子郵件更新，因為居民會猜測他們最喜歡的咖啡店是否已經重新開業，或者他們是否需要在去之前進行預訂健身房。

一些公司有專門的團隊和供應商，他們全年為此類情況下的危機溝通做準備。 但許多較小的企業和品牌卻沒有。 我們最近的電子郵件基準和參與度研究顯示，平均而言，人們訂閱和接收來自大約 50 個品牌和企業的電子郵件。 隨著企業開始重新營業、調整營業時間並製定新協議，許多企業正在發送電子郵件，說明他們正在採取哪些措施來降低 COVID-19 的風險並在恢復正常的同時確保客戶的安全。

如果您想發送自己的 COVID-19 電子郵件更新並正在尋找一些指導，這篇文章提供了一些最佳實踐提示。

首先，您需要發送 COVID-19 電子郵件嗎？

僅僅因為您在收件箱中看到所有這些 COVID-19 電子郵件彈出並不意味著您必鬚髮送自己的電子郵件。 您絕不應該發送有關 COVID-19 的電子郵件只是為了“利用”這種狂熱。 僅當您有合法業務需要時才發送這些電子郵件。

一些需要額外危機溝通的用例包括：

• 公司活動更新或取消
• 商店營業時間更新、關閉或重新開放
• 有關如何遠程訪問公司服務的信息
• 來自人流量大的企業的更新，個人可能會彼此密切接觸

請注意：這不是您何時需要發送 COVID-19 電子郵件的詳盡列表，但希望這可以幫助您決定下一步應該為您的業務做什麼。 如果您想與電子郵件專家交談，請在此處聯繫我們。

發件人和主題行：清楚裡面的內容

現在不是更改發件人姓名的時候。 我們建議發件人避免使用個人姓名，因為這可能會使收件人感到困惑。 他們可能無法識別發件人並忽略電子郵件。 在這種情況下，清晰是第一要務，保持一致將幫助您獲得清晰的信息。

我們建議提供清晰、簡潔的主題行。 在促銷電子郵件中，進行有趣的旋轉可能是吸引收件人打開您的電子郵件的有效方法。 但是，對於 COVID-19 電子郵件，請保留簡單的主題行，例如“我們對 COVID-19 的回應”。 如果您的收件人使用或訪問您的企業，他們可能想了解更多信息並打開此電子郵件。

調整您的品牌聲音和語氣

也許您的品牌聲音通常是超級厚臉皮和自由奔放的。 現在是調整語氣並專注於您控制範圍內的事實和發展的好時機。 但不要過度糾正，寫得如此嚴肅或可怕，以免增加收件人的壓力。

在撰寫 COVID-19 電子郵件的正文時，通過承認他們的焦慮來與您的收件人聯繫，但在整個電子郵件中保持冷靜、客觀的語氣。

鑑於這種情況，您的讀者會理解這種轉變，您的品牌實際上會顯得更加人性化。

專注於行動

您的收件人將對您為降低 COVID-19 的風險和傳播而採取的行動最感興趣。 考慮在項目符號列表中提供這些操作，以便讀者可以有效地瀏覽您的措施。 您是否每週聘請額外的清潔工對您的健身房進行深度清潔？ 這是您的收件人想知道的。

大通銀行最近發送了一封 COVID-19 電子郵件，其中包含有關如何遠程訪問銀行的有用資源和提示：

考慮將您的電子郵件劃分為您作為企業正在做什麼以及您的客戶可以做些什麼來提供幫助。 A Precious Child 是丹佛都會區的一個非盈利組織，為符合條件的家庭提供輕柔使用過的衣物和用品。 他們以易於閱讀的要點概述了他們的預防措施以及他們對志願者的要求：

在任何形式的危機中，新聞媒體、Twitter 帳戶等通常都會出現大量意見和聲音。 不要使用您的 COVID-19 電子郵件作為增加噪音的機會。

除非您為致力於這樣做的機構工作，否則避免對危機採取編輯立場。

您的收件人會嗅出這一點，他們很有可能不同意您的觀點。 因此，只有在危機結束後，您才會冒著品牌聲譽的風險。

專注於你所擁有的事實，以及你因為這些事實而採取的行動。

COVID 公司更新和重新開放示例

隨著越來越多的 COVID 要求被取消，企業有責任向客戶提供清晰的溝通，說明他們如何遵循 COVID 協議以及他們對容量、時間或產品所做的任何調整。

上述強調清晰度和行動的提示仍然適用。 以下是一些企業的例子，它們清楚地說明了取消限制將如何影響他們的客戶。

重新開始您的會員資格

ClassPass 允許客戶在 2020 年整個 2020 年期間暫停他們的計劃，同時 COVID 全力以赴。 但隨著全國各地的限制開始解除，ClassPass 發送了一封電子郵件，詳細說明了幫助恢復健康的步驟。 該電子郵件列出了該地區已重新開業的健身企業，清楚地詳細說明了客戶的會員資格何時取消暫停，並提供了有關信用、安全和清潔度以及如何調整計劃的重要更新列表。

如果您打算再次啟動您的服務，請向客戶清楚地概述他們如何開始您的業務或在他們不再感興趣時停止他們的會員資格。 使用像 ClassPass 的電子郵件這樣的粗體文本來突出顯示最重要的信息。

醫療保健：COVID 疫苗接種電子郵件和短信

如果我們不包括疫苗更新電子郵件，我們將失職，這是全球醫療保健提供者一直在與患者共享的通信，以確保他們了解並了解如何註冊以接受他們的 COVID 疫苗。

這封來自 Kaiser Permanente 的電子郵件毫不含糊——它以“新 CDC 口罩指南”為主題行直截了當。 然後詳細說明如何報名參加疫苗預約，以及 Kaiser 計劃如何解決口罩指南，並重點介紹每個部分的 CTA。 電子郵件簡單但有效。

許多醫療保健提供者和企業也依靠短信（通常稱為短信）與患者就即將到來的預約和可用疫苗進行快速溝通。

例如，B 博士依靠 SMS 在疫苗可用時提醒患者。 SMS 使 B 博士能夠盡快聯繫到患者並得到他們的回复。

雖然電子郵件非常適合傳達公司更新和重新開放程序，但如果您需要立即聯繫您的客戶，那麼 SMS 是您溝通工具中的絕佳工具。

商店重新開放 COVID 電子郵件

與 2020-21 年的許多企業一樣，Jalan Facial Spa 不得不暫時關閉。 一旦企業準備好重新開業，他們就發送了一封出色的電子郵件，概述了他們的清潔程序、COVID 協議和容量限制。 嘗試使用大膽的 CTA（例如 Jalan 的電子郵件）來引導讀者了解有關您的重新開放和 COVID-19 安全政策的更多信息。

準備好適應

與任何快速變化的情況一樣，今天的發展很快就會過時。 準備好應對任何其他 COVID-19 發展或更新，以便您的員工和客戶保持安全和健康。

希望這些提示能幫助您了解 COVID-19 的發展並在此期間提供有效的電子郵件通信。 有關 COVID-19 傳播的最準確和最新信息，請參閱疾病控制中心 (CDC) 和世界衛生組織 (WHO) COVID-19 儀表板。