打造您的團隊會喜歡的強大電子郵件設計系統的 6 個步驟

電子郵件營銷人員，尤其是製作廣告系列的設計師，一直在尋找改進製作流程的方法。 無論是採用自動預覽和質量保證 (QA) 工具，還是尋找更快的電子郵件編碼方式，效率都是遊戲的關鍵。

與對速度的需求相結合的是擴展的需求。 特別是隨著 COVID-19 的出現以及人們在家工作和購物，公司發送的電子郵件比以往任何時候都多。 根據我們的 2020 年電子郵件狀態秋季版，自大流行之前以來，54% 的電子郵件量有所增加。 團隊正在努力跟上需求的增長，同時保持創新和保持高質量標準。

我們發現一個越來越有用的工具——並看到其他人採用並取得了巨大的成功——是電子郵件設計系統。 設計系統的構建通常有兩個原因：效率和一致性。 但是什麼是電子郵件設計系統，如何使用它們來提高團隊的績效？

什麼是電子郵件設計系統？

電子郵件設計系統是一組可重複使用的組件和標準，團隊使用這些組件和標準來指導他們的工作並更快、更一致地創建符合品牌的、無錯誤的電子郵件。

電子郵件設計系統中的組件通常包括：

• 品牌顏色和資產，例如徽標、圖標和圖像
• 用於構建電子郵件的電子郵件模塊（如片段和部分）
• 可以跨活動重複使用的完整電子郵件模板

這些標准通常規定了這些組件的用法，可能包括：

• 關於設計系統使用的啟動會議和持續培訓
• 模塊和模板中使用的 HTML 註釋
• 文檔，例如設計和實施決策背後的邏輯

結合起來，這兩個元素形成了一個系統，即使在面臨持續的全球大流行等挑戰時，該系統也可以使團隊能夠擴展其電子郵件營銷生產。

在我們的網絡研討會“設計系統如何為無處不在的電子郵件團隊提供支持”中，電子郵件專家分享了他們的個人經驗和見解。

“Stack Overflow 的設計系統使我們任何人都可以為它做出貢獻並使用它，即使這不是我們的全職工作。” Ted Goas，首席產品設計師（以前在 Stack Overflow 工作）

如何創建自己的電子郵件設計系統

電子郵件設計系統可以包含很多內容，從圖形和品牌資產到電子郵件中包含的實際代碼和副本。 但大多數成功的設計系統都是使用經過充分測試的一系列步驟創建的。 以下是創建自己的電子郵件設計系統的方法。

1、致力於打造設計體系

第一步是確定您是否需要一個電子郵件設計系統，然後作為一個團隊來構建一個。 問自己幾個問題：

• 建立電子郵件活動是否需要很長時間？
• 在 QA 過程中或點擊發送後，我們是否經常遇到錯誤？
• 是否有很多人在幫助電子郵件營銷、設計和開發？
• 我們是否受到當前電子郵件製作流程的阻礙？

如果您的回答是肯定的，那麼創建您自己的電子郵件設計系統是有意義的。 與利益相關者討論您的團隊面臨的挑戰，概述設計系統的許多好處以獲得支持，然後留出時間和資源來完成工作。

“設計系統使公司保持品牌知名度，並授權大小團隊無縫構建。” Crystal Ledesma，Zillow 設計系統工程經理

2. 審核您現有的電子郵件營銷計劃

下一步是審核您現有的電子郵件（包括營銷和交易電子郵件），並確定您的電子郵件設計系統中需要包含哪些內容。

與將電子郵件分解為模塊化模板的方式類似，審核的目的是找出電子郵件中哪些組件是通用的（或者是獨特的且需要考慮在內），以便您了解實際需要構建的內容以及使用這些組件需要編寫的標準。

電子表格對於進行審計非常有用。 打開一個，開始記錄你發送的每封電子郵件、不同類型的內容、圖像、按鈕、頁眉、頁腳、免責聲明等。

並確保盡可能包含示例屏幕截圖或指向實時電子郵件的鏈接。 在實際構建組件時，這些將作為一個很好的參考點。

3. 討論和記錄設計決策

接下來是有趣的部分：互相討論如何實現您的設計系統。

召開會議，在諸如 Figma 之類的協作設計工具中一起工作，或開始輸入共享文檔，以做出關於設計系統中應包含哪些內容以及如何實施的重要決策。

這裡的重要部分是記錄決策背後的過程和推理，以便每個人都清楚設計系統背後的內容、原因和方式。

4. 建立你的設計系統和指南

一旦達成普遍共識，您就需要構建和組織電子郵件設計系統的實際組件。 組織部分尤其重要，因為它可以幫助您的團隊輕鬆找到要使用的正確模塊——讓採用變得輕鬆。

這是我們在 Litmus 中使用我們的設計庫一直在做的事情，它允許您保存品牌顏色、模塊和完整模板，供您的團隊在創建新活動時使用。 您還可以通過按模塊類型（例如標題或按鈕）、電子郵件類型（例如時事通訊或事件）或任何適合您需要的方式來標記您的模塊。

借助 Litmus 中的電子郵件設計系統，您可以自動執行 QA 測試以確保一切都完美無缺，然後讓任何人（甚至是非編碼人員）都能使用拖放式可視化編輯器快速構建電子郵件。

但是，除了存儲組件的位置之外，您還需要記錄設計系統的另一半——使用標準。 對我們來說，這主要發生在 Confluence 中，但任何類型的共享、易於更新和快速參考的文檔都可以。 我們已經看到團隊使用從 PDF 和幻燈片到完整網站的所有內容來記錄他們的設計系統。 如果您想要一些靈感，我們是 Mutual of Omaha 電子郵件設計指南的忠實粉絲。

5. 讓其他人加入

一旦構建和記錄，您需要讓人們參與並實際使用電子郵件設計系統。 啟動會議和團隊培訓課程是讓人們快速了解設計系統以及如何使用它的好方法。 然而，很多時候，團隊在最初的培訓爆發後停止，並且電子郵件設計系統的使用失敗了。

“如果您希望人們使用您的設計系統，請給人們時間來了解他們，使其易於訪問，並鼓勵人們提出問題。” Ted Goas，首席產品設計師

致力於對您的設計系統進行持續培訓和更新——無論是通過面對面（或虛擬）會議、定期更新的文檔、季度發布，還是內部時事通訊——讓您的團隊知道為什麼以及如何繼續使用設計系統。

“依靠面對面的入職培訓，建立跨團隊的關係，並保持資源更新。” Crystal Ledesma，Zillow 設計系統工程經理

6.沖洗並重複

實現您自己的電子郵件設計系統的最後一步是永無止境的！

設計系統並不意味著是靜態的。

最好的公司會隨著時間的推移而成長和發展，就像他們所服務的企業和人員一樣。 設置定期時間塊來共同審查您的設計系統組件和標準。 並且不要忘記審查您的整體業務目標、營銷計劃以及產品或服務更新，以確保您的設計系統正在做它應該做的事情：幫助您的團隊在不斷變化的環境中茁壯成長。

在一處構建您的設計系統和電子郵件

需要一個地方來開始您自己的電子郵件設計系統嗎？ 我們偏愛（雙關語）Litmus 中的設計庫。 設計庫是一個集中的地方，用於存儲、組織和 QA 測試您的品牌資產、模塊和模板，以便更輕鬆地進行更新。 然後快速訪問您的組件並在可視化編輯器中使用它們創建電子郵件。 今天就試試石蕊吧！

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