如何編寫發票電子郵件[免費模板]
已發表: 2021-11-25知道如何編寫發票電子郵件是按時獲得付款的關鍵因素。 您的主要目標是以清晰、簡潔和禮貌的方式讓收件人知道您想要什麼。 通常作為附件發送，您需要一個標準化的電子郵件發票模板作為簡短的求職信並簡化您的效率。
在 Twilio SendGrid，我們有電子郵件寫作 101最佳實踐和免費模板，可幫助您節省時間和解決日常基本任務的麻煩。 繼續閱讀有關發票電子郵件的提示，尤其是您可以立即使用的免費發票電子郵件模板。 我們還為發票提醒和逾期發票添加了獎金電子郵件模板。
編寫發票電子郵件的提示
使用我們的發票電子郵件模板，您將不再需要編寫提示。 只需填寫空白即可個性化並創建完美的準備發送電子郵件！ 但是，為了徹底起見，我們將在此處包含幾點來說明我們選擇此特定發票和收據模板的原因。
通過透明的定價和定期通信防止意外
即使使用完美的模板，對發票電子郵件的反應也可能是負面的。 您可以通過承諾定價結構的透明度並提前傳達預期中的任何差異來避免客戶的延誤和不滿。 如果預期總額發生重大變化，您需要發送一封初步電子郵件，說明即將發出的發票為何與先前商定的金額有偏差。
更好的是，如果您發現按計劃完成合同的障礙，請暫停您的活動並與客戶討論選項，以消除超出預算的意外。
讓您的電子郵件簡單而友好
雖然您的電子郵件的目標是獲得報酬，但與客戶的任何類型的定期通信都是鞏固關係的機會。 你不需要談論你的周末計劃或問你的客戶今晚吃什麼。 但是，您確實希望使用客戶姓名個性化電子郵件，表達對業務的感謝，並提供足夠的信息讓您的客戶對交易感到滿意。 您會注意到我們的模板使用簡單的語言並用盡可能少的句子表達這些要點。
應急計劃
對於許多發送發票電子郵件的人來說，追逐付款是一個不幸的現實。 即使是誠實的人也很忙，很健忘，也許還要兼顧多重財務義務。 更不用說，電子郵件可能會進入垃圾郵件文件夾或到達錯誤的收件箱。 您可以考慮在到期日前一個月發送發票，如果您沒有立即收到發票付款，請提前 1 或 2 週發送友好提醒。
此外，您可能需要創建一個或 2 個逾期發票模板，以應對客戶未及時付款的情況。 過期發票電子郵件在保持禮貌的同時往往更加正式和堅定。
為什麼使用發票電子郵件模板？
發送一封商務電子郵件的時間不應超過 5 分鐘。 如果需要更長的時間，或者如果您要發送大量發票，則沒有什麼可以替代快速、簡單的發票收據模板，該模板可將時間縮短至 30 秒或更短。
自由職業者和小企業主經常難以及時獲得報酬。 雖然造成延遲的原因有很多，但易於理解的電子郵件發票模板通常會引起更多關注，明確付款條款並減輕大部分麻煩。
發票的電子郵件模板
理想情況下，您會將實際發票創建為可下載的 PDF，以便客戶輕鬆打印、保存和上傳到他們的會計軟件。 以下發送發票電子郵件模板可以為您的企業定制，並插入到電子郵件的主題行和正文中。
發票的標準電子郵件模板
主題行：[PRODUCT/SERVICE] 的發票 #[NUMBER] 將於 [DATE] 到期
嗨[客戶名稱]，
我希望你很好。 請參閱隨附的 [PRODUCT/SERVICE] 發票 #[NUMBER]，於 [DATE] 到期。 如果您有任何問題，請隨時與我們聯繫。
親切的問候，
[您的姓名和電子郵件簽名]
獎金-後續發票電子郵件提醒模板
主題行：[PRODUCT/SERVICE] 的發票 #[NUMBER] 即將於 [DATE] 到期
嗨[客戶名稱]，
我希望你很好。 謹此提醒您，隨附的 [PRODUCT/SERVICE] 發票 #[NUMBER] 將於 [DATE] [TIME FRAME] 到期。 請讓我知道，如果你有任何問題。
感謝您的業務，
[您的姓名和電子郵件簽名]
獎金-逾期發票電子郵件模板 #1
主題行：[PRODUCT/SERVICE] 的逾期發票 #[NUMBER] 將於 [DATE] 到期
親愛的[客戶名稱]，
我希望你很好。 我們尚未收到 [PRODUCT/SERVICE] 的發票 #[NUMBER] 的付款，該發票應在 [NUMBER] 天前的 [DATE] 到期。 請告知我們何時可以收到付款，如果您有任何問題或疑慮，請隨時與我們聯繫。
親切的問候，
[您的姓名和電子郵件簽名，包括電話號碼]
獎金-逾期發票電子郵件模板 #2
主題行：發票 #[NUMBER] 為 [PRODUCT/SERVICE] **PAST DUE**
親愛的[客戶名稱]，
附上 [SERVICE/RECEIPT DATE] 提供的 [PRODUCT/SERVICE] 發票，該發票應於 [DUE DATE] 到期。
請注意，將收取 [AMOUNT] 的滯納金，現在應支付的總金額為 [TOTAL]。
可以通過 PayPal、Venmo、Apple Pay 或 [WEB PORTAL LINK] 付款。
如果您願意，您可以將支票郵寄至 [您的姓名或公司] 至：
[營業地址]。
如果有任何其他問題或疑慮，請告訴我何時可以付款。
謝謝，
[您的姓名和電子郵件簽名，包括電話號碼]
如何通過電子郵件發送發票
獲得模板後，您可以通過以下方式輕鬆通過電子郵件發送發票：
- 添加標準化的主題行，以便客戶可以輕鬆注意到並找到它
- 將模板插入電子郵件正文
- 自定義模板的開放字段
- 通過單擊回形針符號並找到文件來附加待處理的發票
- 校對電子郵件以確保您沒有遺漏任何字段
- 通過應用程序編程接口 (API) 立即發送或安排時間
我們強烈建議在您的流程中使用像 Twilio SendGrid 這樣的 API，因為您可以設計模板、測試變體、自動安排電子郵件和跟踪響應。 如果您為自己做生意，您會在我們的網站上找到各種各樣的資源，包括免費的零售購買收據電子郵件模板，為忙碌的自由職業者和企業主節省時間和麻煩。
使用 Twilio SendGrid 發送您的業務發票電子郵件
Twilio SendGrid 為創建模板和發送發票電子郵件提供了一個簡單、直觀的平台。 我們為您大規模構建成功的電子郵件活動奠定了基礎，包括為多個客戶創建、測試和跟踪發票。
通過自動化更多流程，您將確保您的業務發票電子郵件符合適當的標準並無錯誤地交付，從而使您能夠將注意力和精力集中在為您的業務增加價值上。 訪問我們的電子郵件 API 頁面以了解更多信息！