如何以最佳方式組織您的電子郵件營銷日曆（模板）

成功的電子郵件營銷是關於一致性和在正確的時間向正確的受眾傳遞正確的信息。 您如何有效地安排和組織所有電子郵件內容以滿足這些期望？ 答案？ 電子郵件營銷日曆。 您的日曆是規劃、安排和組織您的內容和交付日期以保持您的策略正常進行的重要工具。 以下是您的電子郵件營銷日曆將幫助您實現的一些目標：

• 提前計劃您將通過電子郵件共享的內容。
• 讓整個團隊都能了解您的電子郵件策略和執行情況。
• 跟踪您的發送並按時完成。

此外，組織起來與營銷成功高度相關。 這沒什麼可小瞧的。

下載您的電子郵件營銷包

讓自己輕鬆一點，下載您的電子郵件營銷包。 這個易於使用的 Excel 電子表格將為您和您的電子郵件營銷團隊提供所需的鳥瞰圖，以便讓每封已發送的電子郵件營銷活動井井有條。 此外，您還會獲得一個額外的時事通訊日曆模板，這樣您就可以全年與訂閱者分享精彩內容。 此外，您會發現此工具包中還有其他幾個有用的電子郵件營銷模板。

使用簡單的軟件創建您的電子郵件營銷日曆

使用 CoSchedule 的永久免費營銷日曆軟件，您可以：

• 與您最喜歡的電子郵件營銷平台無縫集成。 您已經擁有一個熟悉且喜愛的 kick-a$$ 電子郵件平台，那為什麼要放棄呢？ 只需點擊幾下，即可輕鬆將您首選的電子郵件平台連接到 CoSchedule 營銷日曆。
• 每次都寫下值得點擊的電子郵件主題行。 使用 CoSchedule Marketing Calendar 獨有的電子郵件主題行測試器來優化和完善每個主題行，以推動更多的打開、點擊和轉化。
• 全面了解您的整個營銷策略。 對雜亂無章的營銷內容和不斷從一個屏幕跳到另一個屏幕說“再見”。 通過電子郵件營銷，您可以輕鬆了解您的電子郵件活動與其餘營銷策略的關係，並在必要時快速做出調整。

立即創建您的營銷日曆，並從多種有用的營銷工具中受益。

什麼是電子郵件營銷日曆？

在我們完成創建最佳電子郵件營銷日曆所涉及的步驟之前，讓我們解決房間裡的大象問題：電子郵件營銷日曆到底是什麼？ 當談到電子郵件營銷時，關鍵要點應該始終是提前計劃並提前為您的活動做好準備。 電子郵件營銷日曆是您的整個團隊查看即將進行的項目、誰在做什麼以及哪些項目已準備好啟動的一種方式。 如果您不提前計劃您的電子郵件營銷活動，您遲早會被臨近的截止日期和小項目窗口所淹沒。 為了幫助您了解您的電子郵件營銷日曆應該如何執行，我們在下載中提供了一個很好的模板來幫助您入門。 當您對像這樣的簡單電子表格模板感到滿意時，請嘗試使用 CoSchedule Marketing Calendar 軟件作為您的電子郵件營銷日曆，並對您的營銷活動做更多的事情。

如何創建電子郵件營銷日曆

雖然您將在以下步驟中了解更多操作項目，但這裡是關於如何創建電子郵件營銷日曆的 TL;DR：

1. 確定您的電子郵件營銷活動以及誰將負責領導每個活動。 從一個簡單的列表開始會很有效。
2. 決定何時發送每個電子郵件活動（考慮每個活動的整體開始和結束日期）。 計算出您將在每個活動中包含多少封電子郵件。 將每個活動的每封電子郵件添加到您的日曆中。 提示：我們建議在 CoSchedule 營銷套件中為每個電子郵件活動創建一個營銷活動。 然後只需在各自的發送日期添加每個電子郵件項目。
3. 確定您要如何細分電子郵件列表。 根據訂閱者在購買過程中所處的階段來選擇您的細分市場。 確定您的哪些電子郵件列表應從每個活動中排除。
4. 使用您的電子郵件發送日期來確定您的團隊何時需要開始處理您的每個活動。

第 1 步：確定誰擁有每封發送的電子郵件

您需要在電子郵件營銷日曆中確定的第一件事是誰擁有每個活動。 此人是活動各個方面的關鍵人物，可確保活動順利進行。 該角色的主要職責是：

• 編寫電子郵件主題行和正文內容。
• 如有必要，與設計師合作創建電子郵件圖形。
• 確定哪些列表段將收到電子郵件。

在您的電子郵件營銷日曆中記錄每個項目的所有者。 行動項目：為每個活動選擇您的電子郵件項目所有者。 此人可能會根據您的電子郵件營銷團隊需要創建的活動而改變。

第 2 步：確定電子郵件主題、主題和季節性

在您開始計劃您的活動之前，請確定您的電子郵件將涵蓋哪些主題。 您是要發布新產品還是要宣傳即將舉行的網絡研討會，或者您是否希望為新訂閱者提供有用的介紹內容？ 與您的團隊一起確定您的活動的每封電子郵件將涵蓋的主題。 一些常見的主題是：

• 新產品發布
• 即將舉行的網絡研討會
• 每週時事通訊（主題將每週更改）
• 你寫的新內容
• 現有產品的新功能
• 即將舉行的銷售或活動

確定此活動主題/主題與哪個季節相關也很重要。 你為什麼要提前確定你的季節？ 這就是使用電子郵件營銷日曆的美妙之處； 你可以計劃一切。 通過提前計劃，您可以向您的團隊展示他們預計何時會處理大量電子郵件並調整他們的工作量以適應它們。 例如，對於 B2C 零售店，您的組織在 11 月和 12 月的假期期間發送比 3 月更多的電子郵件可能是有意義的。 您可以讓您的團隊在今年早些時候處理 11 月的電子郵件——或者在他們 3 月份的停工期間——以確保他們在您的假期活動推出時不會承受如此大的壓力。 行動項目：

1. 與您的電子郵件營銷團隊合作，確定每個活動的主題。
2. 在補充本文的電子郵件營銷日曆模板中記錄每個主題。
3. 決定發送每個電子郵件活動的季節。

第 3 步：建立電子郵件發送節奏

在此步驟中，您將確定要為每個活動創建的電子郵件數量。 這個數字可能很難計算。 多少電子郵件太多了？ 向您的觀眾發送垃圾郵件和向他們發送適量的內容之間的界限是什麼？ 從這些基本的電子郵件發送時間表開始，針對您可能需要推廣的不同類型的內容。 如果您要做的不僅僅是一個內容怎麼辦？ 如果您要宣傳產品發布怎麼辦？ 這也是您的電子郵件發佈時間表。 網絡研討會電子郵件促銷模板怎麼樣？ 如果您決定發送時事通訊，請嘗試至少每月或每週發送一次（如果您能夠設法創建足夠的內容）。 如果您計劃每週一次或每月一次，請在周三發送時事通訊，因為這被認為是發送電子郵件的最佳日子。 在日曆上記錄您要發送的每封電子郵件。 行動項目：

1. 提取每個活動的預計電子郵件數量。
2. 在您的日曆中列出活動的每封電子郵件。

第 4 步：確定活動電子郵件部分並考慮您的黑名單

您的電子郵件營銷日曆還應包含有關您計劃發送此活動的列表的信息。 例如，您可以針對列表中的每個人開展一項活動，或者您可以說該活動應該只針對參加過您上次網絡研討會的人員。 您不想向列表中的每個人發送電子郵件，因為並非所有訂閱者都處於營銷渠道的同一階段。 例如，如果您的客戶剛剛了解您的產品，他們不需要立即看到鼓勵他們購買的電子郵件。 你怎麼能做到這一切？ 首先，你需要建立你的清單。 嘗試以下一些策略，看看您的聽眾對哪些策略有反應：

1. 將 CTA 添加到您的網站。
2. 為他們提供可以下載的有價值的東西，以換取他們的電子郵件地址。
3. 在其他網站上發佈內容並鼓勵讀者加入您的電子郵件列表以了解更多信息。

建立電子郵件列表後，您可以根據訂閱者在您網站上執行的操作對其進行細分。 例如，當訂閱者訪問特定產品頁面時，將此人添加到對該產品感興趣的訂閱者的特定細分中。 許多電子郵件自動化提供商（如 Salesforce Marketing Cloud 等）都可以執行此類操作。 此細分過程允許您在正確的時間向正確的訂閱者發送特定的和有針對性的消息。 如果處理得當，在正確的時間發布正確的信息有助於提高轉化率。 您可以通過多種不同的方式對列表進行細分。 事實上，Hubspot 列出了其中的 30 個以幫助您入門。 一旦確定了要向誰發送電子郵件，您可能需要確定不向誰發送電子郵件。 也許您的電子郵件列表中有一個組需要查看與您為此活動計劃的不同的消息。 還記得您花了那麼多時間來細分您的電子郵件營銷列表嗎？ 現在您可以決定誰不需要查看您要發送的特定電子郵件。 將排除的部分添加到您的日曆模板中。 行動項目：

1. 建立您的電子郵件列表。
2. 確定您要如何細分電子郵件列表。
3. 根據訂閱者在購買過程中所處的階段來選擇您的細分市場。
4. 確定您的哪些電子郵件列表應從每個活動中排除。

第 5 步：闡明電子郵件活動的目標

您希望電子郵件活動實現什麼目標？ 您是想銷售更多特定產品，還是想為您的品牌建立知名度？ 設定目標涉及營銷的每個部分，包括您的電子郵件。 這些目標首先有助於確定您發送電子郵件的目的。 您為電子郵件活動創建的每個目標都應該是 SMART 或： 制定目標並不一定很複雜。 由於您知道每個活動的主題，因此您的目標應該自然而然。 例如，如果您要推出一種新產品，您的目標可能是在一周內達到 X 的銷售額。 如果您要推廣網絡研討會，您的目標將圍繞增加註冊人數展開。 行動項目：設定電子郵件營銷目標。

第 6 步：編寫您的電子郵件主題行

主題行可能有點難寫。 什麼是好的主題行？ 您應該在主題行中包含表情符號嗎？ 您應該在主題行中添加什麼語言以幫助提高打開率？ CoSchedule 有一個免費工具，可以使用電子郵件主題行測試器輕鬆編寫出色的主題行。 點擊“為我的主題行評分”，測試人員將向您展示改進主題行的方法： 為您的 A/B 測試包含至少兩個主題行，並將它們記錄在您的日曆上。 行動項目：

1. 寫下潛在的主題行。
2. 通過電子郵件主題行測試器運行它們。
3. 為您的 A/B 測試選擇最重要的兩個主題行。

第 7 步：規劃您的電子郵件內容（不要忘記包含圖形和視頻的鏈接）

接下來，確定您將在每封電子郵件中共享的內容。 為了這個模板，我們將您的時事通訊中的每個內容塊稱為“頭條故事”。 每個頭條故事都應該是一個鏈接、文章、產品或您將放在電子郵件中的其他內容。 這不需要是您要編寫的確切電子郵件副本，只需是電子郵件將宣傳的項目。 在您的電子郵件營銷日曆中記錄的最後一個元素是指向為您的營銷活動中的每封電子郵件創建的圖形和視頻的鏈接。 這對您的整個電子郵件營銷團隊很重要，因為他們需要能夠訪問哪些圖像和視頻與哪些電子郵件相關聯。 如果所有內容都在一個文件夾中，您將面臨將錯誤圖像發送到錯誤電子郵件的風險。 每張圖片和視頻都應鏈接到您的日曆，以便活動所有者可以輕鬆訪問。 行動項目：

1. 與設計師合作為您的電子郵件創建圖形或視頻。
2. 將它們上傳到文件存儲系統，如 Dropbox 或 Google Drive。
3. 鏈接回您日曆中的文件夾。

第 8 步：確定每封電子郵件發送的日期和時間

每封電子郵件的發送日期和時間是什麼時候？ 這是在您的電子郵件營銷日曆中建立的一個基本要素，因為它允許您的營銷團隊確定他們何時需要開始處理電子郵件以確保按時完成。 首先，讓我們介紹發送電子郵件的最佳時間。 根據十項研究，發送電子郵件的最佳時間是： 發送電子郵件的最佳日期是： 現在，這並不是說現在是發送電子郵件的時間和日子。 您需要進行試驗，看看您的觀眾更喜歡哪些日期和時間或哪些時間最活躍。 嘗試從以下時間和日期開始。 一旦您確定了每封電子郵件發送的日期和時間，您就可以回過頭來確定您的團隊需要何時開始開展活動以按時完成。 例如，假設您的電子郵件發布工作流程如下所示：

• 電子郵件活動所有者選擇活動主題和發送次數：一天
• 撰稿人寫電子郵件：兩天
• 撰稿人編輯電子郵件：一天
• 活動所有者批准電子郵件：一天
• 設計師創建圖像和視頻：三天
• 設計師編輯圖像和視頻：一天
• 圖片和視頻由活動所有者批准：一天
• 將副本和圖形添加到電子郵件平台：一天
• 選擇電子郵件列表：一天
• 電子郵件已準備好發布：一天

在這種情況下，您的電子郵件營銷團隊需要在活動開始前至少 13 天開展活動。 你甚至可以增加額外的緩沖天數，以防工作偏離正軌。 有了這些信息，您就可以選擇發布日期和時間，以最大限度地利用您發送的每封電子郵件。 在日曆上記錄您的發布日期時間。 行動項目：

1. 使用發送電子郵件的最佳時間和您的聽眾的偏好，確定您要發送電子郵件的時間。
2. 重複該過程以決定您要在哪幾天發送電子郵件。
3. 使用這些日期來確定您的團隊何時需要開始處理您的每個活動。

第 9 步：跟上每個活動的狀態

您的電子郵件營銷日曆應顯示每個電子郵件營銷活動的狀態。 這樣，作為經理，您可以看到即將發生的事情、準備好發送的事情，以及您的團隊下一步要做什麼。 將廣告系列的狀態分為三個部分：

• 新：這是最近添加到您的日曆中的新活動。 您的電子郵件營銷團隊中沒有人接觸過此活動。
• 進行中：您的電子郵件團隊正在為此電子郵件處理內容、圖形等。 完成後，他們將移交給項目所有者進行最終審查。
• 完成：至此，電子郵件已經設計好，主題行已寫好，項目所有者確信這封電子郵件已準備好發送到確定的列表。

在模板中定期（至少每週）更新每個廣告系列的狀態。 行動項目：

1. 與您的電子郵件營銷團隊設置每周同步。
2. 查看已添加到日曆中的任何新活動。 更新他們的狀態。
3. 查看正在進行的活動。 根據需要更新他們的狀態。
4. 查看已完成的活動。 完成後在您的電子郵件營銷日曆模板中更新他們的狀態。

第 10 步：記錄主題行的 A/B 測試結果

發送活動後，確定您創建的兩個主題行中的哪一個贏得了 A/B 測試。 大多數電子郵件服務提供商允許您在平台內對您的主題行進行 A/B 測試。 根據每個主題行的表現，您的電子郵件平台將採用獲勝的主題行並將其發送到列表的其餘部分。 行動項目：

1. 提取 A/B 測試的結果。
2. 記錄獲勝的主題行。

在您的電子郵件營銷日曆中包含什麼

不同類型的電子郵件發送可以進入電子郵件營銷日曆。 從下面的列表中獲取靈感，並根據貴公司獨特的電子郵件需求填補空白。

1. 通訊

時事通訊是讓您的聯繫人了解您所在行業的重要更新或新產品/服務的好方法。 它們也可以用作分享公司新聞或為您的下一個活動鼓起勇氣的一種方式。 根據電子郵件統計，客戶通常每個月不止一次想收到您的來信。 考慮到這一點，目標是每月發布 2-4 份時事通訊。

2.促銷活動

您知道嗎，到 2022 年，76% 的顧客計劃在黑色星期五購物？ 流行的零售促銷活動應該始終在您的電子郵件營銷日曆上佔有一席之地。 計劃將幫助您執行成功的活動，同時讓您有足夠的時間來評估策略並進行任何必要的調整。 此外，計劃測試電子郵件長度、顏色、特色產品和主題行以最大限度地提高性能。

3. 活動

您是否定期舉辦在線或面對面的活動、網絡研討會或播客？ 根據活動的規模，提前 1-12 週通知您的聯繫人有關這些活動的信息。 該計劃將有助於提高出勤率和參與度。 在電子郵件中，包括註冊信息，例如門票費用、地點、註冊鏈接、演講者等。 此外，添加過去與會者的推薦書以提高可信度。

4. 發射

在發佈時擁有電子郵件受眾可以為您的新產品或服務的需求和興奮定下基調。 使用電子郵件宣布發布，然後安排 3-5 次更新其開發過程，並為早期採用者提供因參與而獲得認可的機會。

5.主題

基於主題的電子郵件活動允許您發送與訂閱者相關且有趣的有針對性的消息。 規劃您的年度主題，包括即將到來的假期和季節，或解決您的讀者面臨的重要痛點。 例如，如果您的企業屬於健康利基市場，您可以從 11 月開始安排一個以健康為中心的電子郵件系列，介紹如何在感冒和流感季節保持健康。

6.四季

利用全年不同的季節和活動來吸引您的訂閱者。 例如，如果您是一家服裝店，您可能會發送電子郵件祝您的聯繫人冬日快樂，同時推銷您最舒適的襪子和手套。

7.假期

假期是發送吸引訂閱者的主題電子郵件的絕好機會。 必須將它們添加到您的日曆中。 根據您的受眾，考慮添加有關聖誕節、光明節、感恩節、七月四日、寬扎節或陣亡將士紀念日的電子郵件。

8. 自動化電子郵件營銷

最後，自動化的電子郵件營銷活動可以成為您獲得潛在客戶的秘密武器。 您是否知道自動發送的歡迎電子郵件佔銷售額的比例最高？ 它們使您可以收集訂閱者，聯繫他們，並在合適的時間吸引或轉化他們。 創建自動化計劃可能會讓人望而生畏，因此查閱您的電子郵件營銷日曆並確定細分和時間安排非常重要。

如何使用一個電子郵件營銷日曆組織所有電子郵件發送

使用旨在在一個地方組織所有電子郵件營銷的工具，在一個地方組織所有電子郵件營銷是最簡單的。 我們在本文中提供的電子表格電子郵件營銷日曆模板是一個良好的開端。 但是，如果您想升級遊戲，請考慮我們建議的以下流程作為最佳做法。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您將擁有如下內容日曆： 讓我們首先添加電子郵件簡報，將這張白紙變成電子郵件營銷日曆。 時事通訊通常有規律的發送節奏，例如每週或每月。 借助 CoSchedule Marketing Suite，您可以為時事通訊創建一個重複項目，如下所示： 您會注意到您可以設定明確的期望以確保時事通訊始終按預期發布：

• 任務工作流會自動將所有權分配給您選擇的具有特定截止日期的團隊成員，因此您可以讓他們對完成工作負責。
• 時事通訊也可以安排在特定時間發送，例如本例中的中午。
• 該時事通訊也將永遠在星期一重複，並會在發送日期前四個星期自動將其自身添加到您的電子郵件日曆中，因此您總是會提前一個月左右。 這在意外疾病、惡劣天氣和其他不可預見的情況下很有幫助。

現在您的日曆包含電子郵件通訊（不再是空白）！ 當然，您可以在您選擇的任何日期輕鬆地將一次性電子郵件群發添加到您的日曆中。 這使得在一個地方組織所有電子郵件發送變得簡單，這樣您就可以始終向利益相關者展示發生了什麼以及何時發生。

如何使用您的日曆組織電子郵件營銷活動

讓我們將促銷、發布和活動添加到您的日曆中，這些活動可能需要包含多封電子郵件的電子郵件營銷活動。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您將創建在活動運行日期開始和結束的營銷活動： 現在，您可以在發送電子郵件的日曆日期將電子郵件添加到活動中： CoSchedule Marketing Suite 使您能夠僅查看與該活動相關的電子郵件，還為您提供來自活動和您的新聞通訊的所有電子郵件的完整視圖： 接下來，讓我們添加一個電子郵件營銷活動，其中包含用於營銷網絡研討會的電子郵件。 同樣，您可以在網絡研討會的時間線中組織這些電子郵件，並過濾到您的電子郵件日曆中，以僅查看此特定活動以及此網絡研討會的電子郵件： 同樣，在添加時事通訊等定期電子郵件以及針對促銷、發布和活動的任意數量的電子郵件營銷活動之後，您可能會在日曆上看到所有電子郵件：

如何使用您的營銷日曆來避免過於頻繁地向您的受眾發送電子郵件

營銷人員可以通過在正確的時間將正確的信息發送給正確的人，每天發送多封電子郵件。 這是一種最佳做法，可以防止可能導致退訂率飆升的大量觀眾。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您可以使用任何有助於細分的內部語言自定義細分，例如角色和漏斗階段： 當您對所有電子郵件執行此操作時，您可以使用日曆一目了然地查看特定受眾群體何時可能收到過多電子郵件。 在下面的示例中，您可以輕鬆地看到您有兩封計劃在 1 月 1 日星期一發送的電子郵件，它們是針對同一受眾群體的（角色：John Contractor 和漏斗階段：頂部）。 因為您可能決定不想在一天內向某個細分受眾群發送兩次電子郵件，所以您可以輕鬆更改發送日期，因為您可以在一個地方看到所有內容 — 就像拖放一樣簡單。 在下面的示例中，您可以看到我們將促銷電子郵件 #1 移到了 1 月 2 日星期二，以允許定期定期發送的時事通訊按照受眾的期望在星期一優先發送。 CoSchedule 營銷套件也與各種電子郵件營銷平台集成。 當您購買 CoSchedule 營銷套件時，您將獲得一位專門的營銷成功經理，他的目標是幫助您組織營銷——包括電子郵件。 除了幫助您組織所有其他營銷活動之外，他們還將幫助您設置電子郵件營銷日曆，這樣您就可以專注於解決問題。 了解有關 CoSchedule 營銷套件的更多信息。

開始使用您的電子郵件營銷日曆來組織起來

既然您已經掌握了改進日常營銷電子郵件日曆的工具和知識，請在您的營銷通訊中嘗試您的新技能。 使用您今天學到的技巧掌握時事通訊的組織，並繼續學習如何讓其餘的營銷方位井井有條。 很快，您就會成為營銷日曆的大師。 準備好。 放。 組織！ 這篇文章最初發佈於 2018 年 4 月 18 日。它於 2021 年 12 月 30 日更新，並於 2022 年 12 月 1 日再次更新。Ben Sailer、Peyton Muldoon 和 Nathan Ellering 為這篇文章撰稿。