如何改善您的電子郵件響應時間

沒有什麼比向遇到麻煩的客戶發送快速響應更有價值的了。 發送快速回復有很多好處。

收到即時回复的客戶會對您的服務感到滿意。 如果他們必須就選擇產品或服務做出決定，他們可以更快地做出決定。 如果他們遇到問題並迅速為他們提供支持，他們會對公司的售後客戶服務表示讚賞。 此外，電子郵件的快速回复率意味著您公司的名稱在用戶心目中保持新鮮。

讓我們討論提高電子郵件回复率的方法。

設置對一般問題的自動電子郵件回复

因此，例如，如果潛在客戶詢問產品交付需要多長時間，他們可以收到與交付時間相關的標準回复。 在創建自動回复時，使用客戶的詳細信息自定義電子郵件消息。

在這種情況下，訂單的跟踪號碼應包含在電子郵件中。 同樣，在電子郵件中添加客戶的地址將提高用戶滿意度。

使用適用於人工智能的電子郵件發送工具

人工智能工具利用自然語言處理來進行情感分析。通過閱讀電子郵件的內容，該工具可以對客戶的語氣進行分類。如果發件人不滿意，可以向他們發送相關回复。 例如，如果客戶發送一封電子郵件說服務不佳，那麼他們可能會收到道歉回复或免費禮物。

客戶服務代表通常會花很多時間來思考正確的回應，尤其是在客戶心情不好的時候。 另一方面，人工智能工具可以通過從數據庫中搜索最合適的響應來發送即時響應。

除了分析消息的意圖之外，還可以根據電子郵件的內容和主題行對電子郵件進行分類。 通過使用 AI 管理電子郵件，可以完成自動標記。 這樣就更容易對它們進行分類，並且可以將它們轉發給相關部門。

工具有助於創建工作流程。 例如，工作流可以根據主題類型路由電子郵件。 可以為每個客戶服務代表分配特定的電子郵件主題。 然而，這給員工帶來了單調工作的威脅。

明確每個團隊成員的職責

將電子郵件分配給指定的團隊成員。 關於誰在回復電子郵件，不應該有任何混淆。 當團隊成員認為其他人可能正在回复客戶電子郵件時，電子郵件無人回复。

為了持續的客戶支持，僱傭不同時區的人。 應指派一名代表隨時回答您的詢問。 為了更快地做出響應，代表應使用預建模板並根據需要進行修改。

僱用致力於通過電子郵件提供支持的人員。 如果代表負責通過電話和電子郵件提供支持，那麼他們的注意力就會被轉移。 如果您不使用自動化工具，那麼如果團隊成員專注於電子郵件，那麼快速響應是可能的。

使用拼寫檢查工具

在發送專業電子郵件時，使用正確的語法和拼寫很重要。 即使代表的語言技能非常出色，人也會犯錯誤。 擁有語法工具的擴展將確保沒有語法錯誤。電子郵件已準備好在工具的幫助下在更短的時間內發送。

您不希望犯錯誤，例如將“shipping”寫成“shipping”，或者將“order”寫成“ordr”。 換句話說，該工具有助於發送快速電子郵件回复，同時確保語氣和語言一致且專業。

僱用具有出色分析能力的人

客戶發送各種大小的電子郵件。 客戶支持代表可能沒有時間瀏覽冗長的電子郵件。快速閱讀或瀏覽是一項寶貴的技能。

快速的響應速度取決於客戶支持代表分析問題和發送回复的效率。當然，回复的速度也取決於代表打字的速度。 隨著他們在工作中獲得更多經驗，代表將成為專家。

根據經驗，不要將回復電子郵件的全部工作交給新員工。 初學者可能會有很多問題。 從經理或其他團隊成員那裡確認答案會佔用時間，這反過來又會減慢響應速度。 初學者應始終與高級客戶代表合作。

創建一個廣泛的知識庫

客戶服務代表不太可能記住所有查詢的解決方案 - 特別是如果他/她是技術公司的一員。 知識庫文章應該易於訪問。

創建文章和文檔的團隊需要提出詳細的名稱。 這種命名約定的一個例子是“運輸政策 - 本地客戶 - 更新版本”。

理想情況下，應該有一個可以搜索關鍵字的搜索欄。 客戶代表可以即時搜索最相關的文章，其中包含針對客戶查詢的解決方案。

SEO鏈接建設中的響應率時間重要性

對於接觸來賓發佈網站的搜索引擎優化 (SEO) 團隊來說，快速響應可以大大改善他們的鏈接建設工作。 快速響應意味著：

•獲取鏈接的過程更快——可以更快地與內容團隊合作起草文章並發布。
•如果站長沒有興趣合作，寧可被拒絕，也不要被鬼附身。

快速的響應速度使鏈接構建者有動力接觸更多的人。

想像一下，如果您花時間創建一個潛在客戶列表，為每個人起草定制的電子郵件，但仍然沒有得到任何人的回复，那將是多麼令人沮喪。

發送有針對性的內容有助於通過以下方式改進 SEO 工作：

1. 客戶向您發送電子郵件，詢問特定產品或服務。
2. 您通過從網站發送相關博客或幫助台文章來回應他們。
3. 您的網站流量增加（由於內容有針對性，用戶很可能在網頁上停留的時間更長，跳出率低）。
4. 谷歌認為該網頁符合用戶意圖，並將該網頁移至搜索結果頁面的更高位置。

電子郵件如何幫助 SEO

本文討論瞭如何通過電子郵件發送快速回复。 問題是，這會以任何方式影響 SEO 嗎？ 讓我們把答案分為兩類。

向潛在客戶發送電子郵件

電子郵件營銷是一個非常重要的客戶獲取渠道。 如果有人沒有聽說過您的公司，或者如果他們忘記了您公司的名稱，他們可以立即在搜索引擎上查找您。

閱讀：電子郵件營銷如何使用視頻幫助提升您的 SEO 結果

如果您的網站或應用程序在 SEO 方面表現良好，那麼您的品牌將出現在結果的頂部。 這樣，您的網站或應用程序上的流量就會增加，並直接導致轉化率提高。 重要的是要記住，SEO 不是一項獨立的服務，但它也有助於通過其他渠道推動流量。

向現有客戶發送電子郵件

作為一家公司，您擁有現有客戶的電子郵件地址。 如果有人註冊了您的時事通訊，他們可以定期收到有關折扣、特別促銷、信息內容、新產品或服務的更新。

目標流量也有更大的轉化可能性。

如果現有客戶向您發送特定問題，則可以向他們發送網站上與他們的問題相關的內容鏈接。

對於大公司，時事通訊也可以分為不同的主題。 潛在和現有客戶可以註冊他們感興趣的利基主題。這樣，您的品牌網站將開始獲得有用的流量，這將有助於SEO 工作。

SEO 的目標是創建滿足客戶需求的服務。儘管用戶滿意度與 SEO 沒有直接關係，但一流的客戶服務將帶來口碑營銷。 人們會搜索您的品牌名稱並在網頁上停留更長時間，這本身就是一種勝利。