員工使用電子郵件花費時間和金錢的 9 種常見方式（以及如何修復它）

已發表: 2021-12-06

專業人員平均每天花費 6 小時檢查和撰寫電子郵件。

然而，絕大多數企業不知道在此期間這些收件箱中發生了什麼。

這是一個完全的盲點。

你怎麼知道你的員工是否在高效地度過這段時間？

在本指南中，我將向您展示如何闡明組織中電子郵件活動的黑洞、可視化組織的電子郵件活動、識別問題並解決這些問題。

準備好？讓我們潛入水中。

員工如何在電子郵件上浪費時間
- 1、未及時響應。
- 2. 懶惰的反應。
- 3. 發送不必要的電子郵件。
- 4. 未能發送重要郵件。
- 5. 向太多（或不正確）的收件人發送電子郵件。
- 6. 使用他們的工作電子郵件帳戶發送個人電子郵件。
- 7. 寫難以理解的電子郵件。
- 8. 沒有在需要時使用文本格式。
- 9. 收到過多來自特定聯繫人的電子郵件。
如何修復它
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員工如何在電子郵件上浪費時間

現在讓我們來看看員工在電子郵件上浪費時間的一些具體方式。

這些項目有選擇地針對最有可能對您的組織造成傷害的特定習慣、策略和方法：

1、未及時響應。

專業人士期望快速的電子郵件響應時間，並且有充分的理由：

緩慢的響應可能會成為團隊在電子郵件線程中協作項目的瓶頸，因為每個人都必須等待足夠的信息才能繼續執行他們的特定任務。
銷售代表越早響應新的入站線索，就會大幅提高轉化率。沒有響應的每一分鐘都會顯著降低轉化率。 35-50% 的銷售額流向最先響應的供應商，如果您在一小時內做出響應，潛在客戶轉化率將提高 700%。
當客戶的支持查詢得到快速響應時，客戶服務代表可以讓客戶感到更加滿意，從而提高客戶忠誠度、推薦率和轉化率。

底線：您需要知道您的員工平均回复他們收到的電子郵件的速度。 對於銷售和客戶服務代表來說，了解他們對任何新線程的響應速度尤為重要，因為這些“第一響應”通常表明接收者對與您的業務代表打交道的第一印象。

2. 懶惰的反應。

如果他們懶惰地回複收到的電子郵件，您的員工也可能會浪費時間和金錢。即使他們不是電子郵件線程的發起者，他們仍應負責確保盡可能高效地執行和管理它。

不恰當的反應可能會通過幾種方式影響您的生產力和/或盈利能力：

反應不足。 冗長的電子郵件是有問題的，但簡短的回復也可能導致問題。我們都處理過辦公室裡似乎每封電子郵件只能回復一個問題的人，即使電子郵件包含多個問題，對吧？這樣做會產生不必要的電子郵件，因為不可避免地會採取後續行動來提取所需的信息，更不用說發件人的挫敗感了。這對任何參與的人都沒有成效。
方向變化。 如果員工以未鏈接到原始線程主題的消息進行響應，也可能導致中斷。如果他們提出不相關的問題，從另一個項目中提出信息，或者以其他方式改變方向，這會讓每個人都陷入困境。

底線：您需要了解員工的響應時間，以識別持續緩慢的響應者。 將此信息與收到電子郵件的比例異常高且響應時間慢的員工配對，您可能已經確定了一個懶惰的電子郵件發送者。

3. 發送不必要的電子郵件。

我們不會過多考慮我們的電子郵件如何影響其他人，通常會不加選擇地發送它們，但如果您的電子郵件沒有特定目的或提供冗餘信息，那可能會浪費時間。

編寫和發送電子郵件需要時間，最重要的是，您的收件人也需要時間來閱讀、分類和回复它們。

如果甚至不需要發送 10% 的電子郵件，那麼您的團隊將額外花費 10% 的溝通時間和金錢。

那麼是什麼讓電子郵件“必要”呢？最終，一封電子郵件需要滿足三個條件：

推進對話。 公司電子郵件應該在對話中添加一些新內容，引入新想法、新信息或新觀點。
具有專業重要性。 不用說，所有發送的電子郵件也應該具有一定的專業重要性。例如，它們應該與涉及公司成功的項目、任務、員工、客戶或其他事項相關。顯然，這裡有一些迴旋的空間。進行友好的交談或宣布休息室裡有紙杯蛋糕不會對生產力造成重大損害。但是，如果非專業電子郵件成為一種模式，它們就可以成為一種模式。
改變或強化他人的行為。 電子郵件必然涉及兩方或多方；因此，這些電子郵件中的信息應該以某種方式改變或強化其他人的行為。例如，新的說明、提醒或驗證對於其他人來說都很重要。

如果您的員工發送的電子郵件不符合這三個條件，那麼他們就是在浪費時間。

底線：您需要知道誰在發送電子郵件，誰是收件人，以及他們是推進了一項計劃還是阻礙了計劃。

4. 未能發送重要郵件。

在某些方面相反，但同樣糟糕的是，員工傾向於不發送必要的電子郵件。例如，他們可能需要向團隊的其他成員發送新的項目規範，或者他們可能需要回答有關項目進度的問題。

乍一看，這似乎違反直覺。如果員工花更少的時間閱讀和起草電子郵件，他們就會花更多的時間在自己的工作上。但是，您必須將他們浪費在其他方面的時間考慮在內。

例如，如果一個團隊沒有更新項目的最新規範，他們可以繼續工作而沒有意識到方向的重要變化。如果員工未確認他們已收到消息，則可能會導致溝通不暢或提示原始發件人發送簽到、提醒或跟進。

這裡的問題是未發送的電子郵件更難見證和識別。當您收到重複信息的令人沮喪的電子郵件時，您幾乎會立即註意到它。當您沒有收到您可能應該收到的電子郵件時，您直到您應該收到它很久之後才會知道。

幸運的是，您可以使用輔助指標來確定哪些員工最有可能養成這種壞習慣；如果您發現某個員工發送的電子郵件比他們的親密同事少得多，那麼他們可能會成為整個團隊溝通的瓶頸。

底線：您需要了解每位員工發送和接收的電子郵件量。 發送量明顯低於其他人的員工可能會成為您團隊的瓶頸。

5. 向太多（或不正確）的收件人發送電子郵件。

另一個潛在問題是可以獨立存在或使其他已知問題複雜化的問題：向太多收件人發送電子郵件。

這裡有幾個問題：

錯誤或不必要的讀者。 這裡的主要問題是，任何收到電子郵件但不需要閱讀它的人都會浪費時間閱讀它。他們可能會在意識到電子郵件沒有可供他們採取的行動之前瀏覽段落。更糟糕的是，他們可能錯誤地認為他們需要採取行動，而實際上他們不需要採取行動，並花時間做他們一開始就不需要做的工作。
注意力的倍增。 接下來，請記住，一封電子郵件所花費的總時間（以及金錢）將乘以閱讀它的人數。鏈中的每個人都會放大電子郵件的成本，因此保持事情清潔符合您的最大利益。
增加線程複雜度。 為更多收件人打開大門也為更多回复打開了大門。在許多情況下，這意味著線程會變得更長、更雜亂且更複雜，尤其是當它是一個需要討論的主題時。如果您確實需要讓幾個人參與討論，那麼會議比電子郵件鏈更可取，因為在電子郵件鏈中回复很容易丟失或亂序。

通常，您只想將電子郵件發送給需要閱讀它們的人。

作為一種謹慎措施，CC 更具有誘惑力——畢竟，只需單擊一下，您就可以保護自己免受任何忘記的人的侵害。

但是，如果您的員工習慣性地包含比應有的人數更多的人，那麼他們將浪費每個人在該線程上的時間。

底線：您需要知道組織內正在發生哪些電子郵件線程，這些線程的參與者是誰，以及這些線程的參與級別是什麼樣的。 參與線程但未參與對話的人可能已被不必要地添加，並且正在浪費時間關注線程。

6. 使用他們的工作電子郵件帳戶發送個人電子郵件。

員工通常從他們的企業電子郵件帳戶發送個人電子郵件，這給企業帶來了重大問題和風險。

上班的員工是其業務的官方代表，因此從錯誤的電子郵件地址發送的通信可能會被視為官方通信，而並非如此。

此外，這也是公司計算機網絡感染惡意軟件或病毒的常見方式；員工不關心他們與誰發送電子郵件，以及來自什麼計算機或電子郵件帳戶。

底線：您需要知道您的員工接收電子郵件和發送電子郵件的來源，以便您可以識別與工作無關的聯繫人。

7. 寫難以理解的電子郵件。

專業人士已經開始期待某種電子郵件格式和結構。還有普遍接受的電子郵件禮儀。

如果您的員工通常違反該格式和結構，或者如果他們沒有以可以理解的方式寫作，那麼每個閱讀電子郵件的人都會花更多時間試圖弄清楚。

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免費嘗試

這裡有幾個關鍵的潛在問題需要注意：

模棱兩可。 任何類型的歧義都會影響電子郵件的可理解性。例如，如果將待辦事項列表發送到沒有每個項目的特定受讓人的小組，人們將不知道該做什麼。如果不清楚下一步需要做什麼以及由誰來做，通常沒有人會回應或承擔責任。責任授權至關重要。
語義。 員工句子的措辭和結構也可能導致混淆。如果遺漏了一個詞，或者沒有正確使用詞，那麼讀者將需要更長的時間才能了解信息的要點。
目的。 有時，一封電子郵件從表面上看很清楚，但在目的方面很難理解。如果您的聽眾沒有立即理解行動項目或要點，那麼電子郵件就會失敗，從而造成時間浪費。

您可以使用 Grammarly 和 Essay Writer 等工具來幫助校對電子郵件，以確保它們在發送前清晰。

底線：由於“可理解性”是一個主觀變量，因此您需要密切關注這一變量，以使其在員工習慣中得到發展。 這方面的一個指標可能是收到的電子郵件數量異常多，加上每封電子郵件的字數異常低。