電子郵件寫作 101:如何在 2021 年寫出更好的電子郵件(14 多種方式)

已發表: 2021-05-28

編寫一流的電子郵件說起來容易做起來難。 與博客文章或空白畫布不同,您只有幾個字段和如此多的角色可以用來創建引人入勝的傑作。

做對了,您的電子郵件就會受到關注、打開和點擊。 弄錯了,您的電子郵件最終將被忽略。

電子郵件寫作既是一門藝術,也是一門科學。 這是一門藝術,因為它需要創造力、技術和整體良好的講故事能力。 這是一門科學,因為您可以遵循一些公式和最佳實踐來確定客戶需求並提高參與度。

這也是一種技能,而不是與生俱來的天賦。 學習寫出優秀的電子郵件需要時間、練習和一點訣竅。

無論您是給老闆、同事或客戶寫一封專業電子郵件,還是給超過 100,000 個收件人的列表寫一封商務電子郵件,都有通用的最佳實踐可以讓您的消息傳遞更有效——這些適用於其他形式的商業溝通也。

首先,讓我們深入了解電子郵件寫作的重要性(比如,很多)——然後,我們將進入編寫更好電子郵件的最佳實踐。

為什麼電子郵件寫作很重要(以及支持它的數據)

高質量的電子郵件寫作很重要,但不要只相信我們的話——看看數據怎麼說:

  • 電子郵件超載是真實的
  • 吸引人的內容導致行動
  • 讀者一直
  • 用戶快速形成強烈意見

電子郵件超載是真實的

2020 年,用戶平均每天發送3060 億封電子郵件——這意味著全球40 億電子郵件用戶平均每天收到77 封電子郵件。

每次您發送電子郵件時,該消息都會與 70 多封其他電子郵件競爭。 用戶並不是每天都打開和閱讀 70 多封電子郵件——他們在挑選最有趣的電子郵件,而其餘的則被刪除或保持未打開狀態。

寫得好的主題行和前文將導致更高的打開率。 然後,由您的電子郵件內容來獲得點擊和推動轉化。

吸引人的內容導致行動

我們的2020 年全球消息傳遞參與報告中的受訪者表示,吸引人/有趣的內容是電子郵件中第二大令人難忘和影響點擊的元素(僅次於折扣/優惠)。

個性化很重要,佈局和品牌也很重要,但在影響行動方面,精心編寫的內容勝過其他內容。

讀者一直在看

網絡閱讀器具有發現語法錯誤和拼寫錯誤的不可思議的能力。 嚴重地。 他們有時比全職編輯團隊更好。

事實上, 74% 的網絡讀者關注您網站上的語法和拼寫質量, 59% 的人表示他們不會與那些在網上出現明顯拼寫錯誤的公司打交道。

Global Lingo 營銷和技術總監 Richard Michie 說:“如此高的百分比不會信任拼寫或語法不佳的公司,這表明企業充分利用每一個機會是多麼重要。”

“你只有很短的時間給潛在客戶留下印象,如果你的網站或廣告 [或電子郵件] 充斥著語法錯誤,它不會讓你處於有利的位置,”Michie 繼續說道。

用戶迅速形成強烈意見

用戶在形成意見和採取行動之前平均只花費5.59 秒查看網站的書面內容。 期望您的電子郵件獲得更少的時間。

如果您的收件人掃描了內容,並且沒有打動,他們會繼續做一些事情。 每個段落、句子和單詞都需要有目的性。 剩下不到 6 秒的時間,您只能提供最好的服務。

如何寫出更好的電子郵件:14+ 最佳實踐

1. 學習如何像老闆一樣寫郵件主題

這一切都始於您的電子郵件主題行。 不管你的內容、折扣或創意有多棒——如果主題行不足以吸引讀者點擊,那麼沒有人會看到它。

保持簡短:大約 4 個字。

我們過去的電子郵件數據顯示,收件人更喜歡簡短而甜美的主題行。 隨意嘗試更長的單詞,但大約 4 個單詞是一個不錯的起點。

將陰謀或號召性用語 (CTA) 添加到您的主題行。 讓您的收件人必須打開您的郵件才能看到裡面的內容。

不過,在感嘆號上放輕鬆。 總體而言,當品牌在主題行中使用感嘆號時,我們發現參與度較低(20% 的獨特打開率與 25% 沒有)。

不要說顯而易見的。 你的主題行中只有這麼多角色可以玩,所以不要浪費寶貴的空間來提醒某人這是黑色星期五、網絡星期一或陣亡將士紀念日特賣——他們知道為什麼會有特賣。 我們的數據顯示,提及購物假期的主題行往往比不提及的主題行表現更差。

需要一些靈感嗎? 查看震撼我們收件箱的 39 個電子郵件主題行

2.不要忘記你的預覽文本

預覽文本(也稱為預標題文本)是緊鄰主題行右側的副本。 如果您將其留空,電子郵件服務提供商 (ESP) 通常會使用電子郵件頂部的文本或 HTML 自動填充它,這通常類似於:“要將此電子郵件作為網頁查看,請單擊此處。”

這是優質房地產(僅次於您的主題行),所以不要浪費它! 如果您的收件人在瞬間決定打開您的電子郵件或跳到下一封電子郵件,那麼這就是可能將他們推入“打開”領域的文本。

保持此文本簡短並與您的主題行相關聯。 例如,看一下 Ladders 的預覽文本: “如果你在冰箱裡發現一隻企鵝,你會怎麼做?” 這簡直太有趣了,足以讓我點擊並找出答案。

3. 選擇正確的電子郵件發件人

電子郵件來自是至關重要的。 我們的研究發現,全世界的消費者都同意發件人是決定打開電子郵件時最有影響力的因素。

確保選擇收件人能夠識別的電子郵件地址和姓名。 如果他們不認識您,則該郵件很可能會進入垃圾郵件文件夾。

4.寫一篇有衝擊力的介紹

從一開始就用強有力的第一句話吸引你的讀者! 然後用可靠的電子郵件副本跟進一個強有力的主題行,引導收件人完成電子郵件的其餘部分。

盡快交付您的主題行並預覽文本承諾。 例如,如果您在主題行中宣傳了 50% 的折扣,請不要讓您的讀者在電子郵件中搜尋以找到該交易——讓它清晰明了。

5. 專注於首屏

您有8 秒或更短的時間來吸引和留住您的觀眾——每一次滾動都很重要。 設計您的電子郵件,以便您的首屏內容提供足夠的內容(而不是洩露所有內容)以吸引您的讀者繼續滾動。

這說起來容易做起來難——這就是為什麼我們寫了一個關於如何為 Uber-Good Engagement 設計首屏內容的分步指南

6.一切都是為了折扣

雖然我們認為收件人打開電子郵件是因為內容策略、品牌忠誠度和優雅的電子郵件設計,但通常情況並非如此。 電子郵件收件人想要交易。

我們的研究發現,優惠和折扣是電子郵件中影響點擊率(也是最難忘)的方面。 尤其是大幅折扣(40% 或更多)更合法且更值得點擊。

營銷就是給予和接受——你需要為你的客戶提供大量折扣才能給你他們的錢。

7. 有話要說才發

您的文字和電子郵件應該為您的客戶帶來價值。

“在很大程度上,電子郵件的傳遞性是自我實現的,”Twilio SendGrid 傳遞性諮詢主管 Dale Langley 說。 “如果您發送的內容是您的受眾想要接收並且他們覺得有趣的內容,那麼算法將知道您的電子郵件應該被發送到收件箱。”

“如果您發送的電子郵件沒有被要求並且沒有傳遞價值,您的收件人將採取被動或消極的方式,控製過濾的算法將學會將您的電子郵件發送到垃圾文件夾。 當然,還有其他影響電子郵件成功的因素,但最終,如果你發送人們喜歡的電子郵件,它就會成功,”蘭利繼續說道。

在我們最新的交付性指南中了解有關將重要電子郵件發送到客戶收件箱的更多信息

8. 修剪對沖

對沖是當你使用限定詞來破壞你所說的更有禮貌或不那麼突然的時候。 例如,當您以“我認為我們應該……”或“如果我們……那就太好了”開始電子郵件時,這些都是對沖的實例。

這些簡單的短語似乎是表達你想法的安全方式,但實際上讓你看起來不確定和不自信。 從您的電子郵件寫作中刪除它們,以幫助您的電子郵件直接跳到重點。

9. 處理您的電子郵件簽名

您的電子郵件簽名是重要的資產,尤其是在正式電子郵件或專業商務電子郵件中。 花時間完善你的,以提供完美的電梯間距。

您的電子郵件簽名不僅僅是一種稱呼或簡單的簽字,它還可以為您的收件人提供更多信息並激勵他們採取行動。

想想你花在設計名片上的時間。 您希望確保找到完美的圖片、聯繫信息和 CTA — 對您的電子郵件簽名做同樣的事情。

例如,這是我的專業電子郵件簽名:

如果您願意,可以隨意添加指向您的 LinkedIn、Twitter 或 Facebook 個人資料的社交媒體鏈接。

10. 保持簡單

不要使用多個 CTA 或大詞使您的電子郵件過於復雜。

以三年級的閱讀水平寫你的電子郵件。

Boomerang 的數據發現,三年級閱讀水平的電子郵件收到的回复率比大學閱讀水平的電子郵件高 36%,比高中閱讀水平的電子郵件高 17%。

如果可能,請簡化您的電子郵件,刪除行話,使用要點,並減少絨毛——這將提高您的回复率。

11.不要害怕情緒化

有時我們會嘗試以一種專業的、幾乎是機器人的方式來寫我們的電子郵件。 但是,這似乎對提高響應率沒有幫助。 Boomerang 的數據發現,帶有情緒(無論是積極的還是消極的)的電子郵件比中性色調的電子郵件多 10-15% 的回复。

12. 嘗試表情符號

表情符號可能有點兩極分化,但這並不意味著你不應該使用它們。 我們的研究發現,年輕一代通常很容易接受偶爾出現的表情符號,而老一代則比較猶豫。

試驗一下,看看你的聽眾是如何反應的。 如果您發現帶有表情符號的主題行往往會獲得更高的打開率,請嘗試更頻繁地使用它們。

13. 編寫強大的 CTA

將所有這些都寫入電子郵件後,CTA 通常會成為事後的想法。 然而,這些是你的電子郵件中最關鍵的元素——這是你強迫你的聽眾對你的電子郵件做一些實際的事情的時候。

無論您是希望您的收件人撥打電話、訂閱列表、輸入電話號碼還是註冊活動,都要明確您希望您的讀者如何處理電子郵件。

完善您的 CTA 以激發行動。 需要幫助編寫更有效的電子郵件 CTA? 看看我們的電子郵件 A/B 測試和優化號召性用語指南

14. 反復校對

寫完電子郵件後,通過拼寫檢查器和語法檢查器運行它以找出常見錯誤。 然後,再通讀一遍。 接下來,將其交給同事或朋友。

在您對電子郵件進行了幾組關注之後,請通過適當的電子郵件測試對其進行運行。 Twilio SendGrid 的電子郵件測試工具不僅可以檢查英語語法,還可以查找圖像和格式呈現、URL 垃圾郵件測試和鏈接驗證。 它確保您的收件人按照您設計的方式接收您的電子郵件。

開始撰寫一流的電子郵件

將這些技巧付諸實踐,您將在第一次、每次都寫出出色的電子郵件的道路上順利進行。

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