什麼是企業內容管理？ ECM指南

企業內容管理 (ECM) 是一種用於創建和組織各種類型的內容的策略，多年來變得越來越流行。 事實上，自 2017 年以來，企業內容管理市場增長了一倍多——從 316.6 億美元增至 671.4 億美元。

如果您的企業定期創建內容以與您的員工、利益相關者、團隊領導、最高管理層、客戶等共享，企業內容管理可能是一個很好的解決方案。

在本指南中，我們將更多地討論什麼是 ECM、使用它的主要好處、最重要的五個組件等等。

什麼是企業內容管理？ ECM指南：

什麼是企業內容管理 (ECM)？

企業內容管理（簡稱 ECM）是許多大型組織用來管理所有五個組件的策略：捕獲、管理、存儲、保存重要內容並將其交付給必要的各方。 （稍後將詳細介紹這些組件。）

ECM 涉及這些組件所需的各種流程和工具，並確保您的組織能夠跟上整個業務中的內容流，並且不會丟失任何重要內容。

您的 ECM 解決方案通常側重於內部內容，例如報告、培訓文檔和任何其他類型的電子表格、PDF、Word 文檔等。

它還可以保存結構化信息和非結構化信息。 結構化信息是指採用更標準化格式的文檔、數據和其他信息，例如 Excel 文件或 SQL 數據庫。 另一方面，非結構化信息沒有標準化或結構化格式，可以有各種形狀和大小。

為什麼企業內容管理很重要？

多年來，隨著數據洩露事件的增多，以及政府採取措施幫助盡可能多地為公民保密信息，ECM 變得越來越普遍和重要。

但更重要的是，ECM 很重要，因為它有助於存儲和管理企業可能擁有的數千份零散文件。 不要依賴電子郵件和不安全的存儲來保存這些客戶合同和員工文件。

相反，投資一個 ECM 軟件，它可以幫助您存儲重要文件，將它們組織到靈活的文件夾中以便於訪問，並保護敏感信息的安全。

企業內容管理的主要好處

為什麼您的組織還應該考慮將時間和金錢投入到企業內容管理中？ 有許多好處需要考慮。

整理重要文件

您的 ECM 系統可能會存放大量內部文檔，有助於將所有最重要的內容集中在一個地方。 這為您的公司提供了所謂的“單一事實來源”，確保沒有重複、錯誤和鬆散的文檔（尤其是包含敏感信息）在公司各處傳播，ECM 存儲除外。

降低安全和合規風險

ECM 工具可以確保您的內容存儲在安全的存儲庫中，只允許具有訪問權限的人員搜索並找到他們需要的文檔。 這有助於緩解潛在的安全性和合規性問題，確保只有需要文檔的人才能訪問它。

使查找內容更容易

有了簡單的搜索工具，並且您團隊中的每個人都知道他們需要的內容將存儲在一個安全的地方，搜索和定位人們一天所需的文檔、電子表格、文件、合同等就容易多了——今天的任務。

提高效率

ECM 系統可以減少手動任務，使您的內容管理自動化。 它還使您的員工更容易找到完成任務所需的內容，同時避免重複工作，例如必須重新創建丟失的文檔，從而提高整體生產力和效率。

企業內容管理元素

適當的企業內容管理可以分為五個主要部分。 您的 ECM 策略應該包含所有這些部分，以確保沒有任何遺漏。

捕獲

第一個組件capture是關於捕獲或收集現有文檔以將其帶入您的新 ECM 系統的。您需要將任何紙質文檔轉換為電子格式，導入現有電子文件，並編制一份需要保存在 ECM 存儲中的所有現有文檔的列表。

這可能包括如下文檔：

• 合約
• 發票和採購訂單
• 簡歷和申請
• 員工檔案
• 研究報告
• 提案

將所有這些文檔數字化到一個集中的存儲庫中可以幫助改進組織流程並使業務內容更容易找到。

管理

下一個組件是manage ，這是一個全面的企業內容管理軟件系統將發揮作用的地方。無論您選擇哪種 ECM 工具，其界面都需要讓需要訪問各種文檔的團隊成員能夠輕鬆搜索和訪問找到他們。

管理組件的功能應包括文檔管理、協作系統、Web 內容管理和交易記錄管理。

店鋪

第三個組件是商店。 您的 ECM 工具應該有一個存儲選項，可以為您保存數字文件。 但不僅如此，您應該能夠：

• 設置有關誰能夠訪問文件的參數
• 使用靈活的文件夾結構來組織文件
• 備份經常更改的信息
• 讓用戶編輯文檔和電子表格

保存

第四個組成部分，保存，是指通過記錄管理保留不經常更改的信息。 這也可以稱為存檔管理——本質上，您的 ECM 系統正在存檔您不經常訪問的文檔，以便為您經常訪問和更新的文件節省空間。

這些保留的文件仍然可以使用，但這是確保您始終遵守不經常更改的文檔的好方法。

遞送

最後一個組件是交付。 該組件確保需要訪問您 ECM 系統中文檔的任何人都能獲得這些文檔。 這可能是團隊成員或客戶——但交付方面確保他們總是落入正確的人手中。

如何實施企業內容管理系統

準備好實施您自己的 ECM 系統了嗎？ 讓我們通過這六個關鍵步驟來幫助您入門。

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