如何掌握企業SEO採購流程

許多 SEO 人員在進入企業公司工作時低估的是，這項工作不僅僅是優化網站。

大多數公司都有嚴格的採購流程，這些流程可能更容易操作。 但是，如果您作為 SEO 人員了解此過程並做好準備，那麼它會進行得更順利。

當我的團隊評估了企業中使用的一些頂級 SEO 工具時，我付出了必要的努力，使採購過程盡可能順利。

我曾在五家不同的企業公司經歷過這個過程，我不得不說這絕非易事。 雖然我被告知我保持著其中一家公司最快採購流程的記錄，但這個流程仍然需要一些技巧。

我將帶您了解基本知識和流程，足以在您準備好引入您選擇的供應商時為您提供幫助。

簡單來說什麼是SEO採購？

採購是一個花哨的術語，指的是從外部來源獲取公司所需的東西。 關於技術，因為它與 SEO 相關，所以關鍵在於獲取支持 SEO 的正確服務，以保持您的運營順利運行。

大公司採用冗長的採購流程，因為這有助於他們將技術採購與業務戰略結合起來，節省資金，與供應商打交道，管理重疊和安全問題等風險，並保持技術的前沿。

可以這樣想：通過搞定技術採購遊戲，公司可以確保他們獲得像手套一樣合適的小工具、軟件和 IT 支持。

他們可以達成最好的交易，控制技術供應商，避免任何重大事故，並帶來創新。

如果您進入此流程是為了了解業務來自何處，那麼您應該有耐心來駕馭它。

SEO需要領導支持

SEO 知道獲得企業組織內高層管理人員的認可和支持以執行成功所需的變革的價值。

SEO 工具是該支持列表中的另一個選項。 在 SEO 的動態世界中，在實施 SEO 工具之前獲得領導層的支持至關重要。

以下是您應該考慮的事項：

1. 調整業務目標

領導層的支持確保 SEO 工具與更廣泛的業務目標進行戰略協調，從一開始就將 SEO 工作整合到整體業務戰略中。

2. 資源配置

尋求領導支持可以確保有效實施和利用 SEO 工具、克服潛在的預算限制並確保長期承諾所需的預算和資源。

3. 組織支持

領導層的支持可以促進利益相關者的認可，促進團隊之間更順利的採用和協作，克服阻力，簡化決策，並確保統一的 SEO 工具實施方法。

4. 克服變革的阻力

領導層支持向組織傳達 SEO 工具的重要性和好處，鼓勵以積極的態度擁抱創新、促進變革管理以及克服阻力或懷疑。

5.影響決策

領導層的支持有助於促進決策過程、獲得批准、確保合作夥伴關係、談判合同、確定 SEO 計劃的優先級，並利用領導層的影響力來推動成功實施並最大限度地發揮 SEO 工具的影響。

我總是會找到一個或多個高管級別的人，包括我向上級報告的人（直接報告或向上一級或二級），並嘗試獲得其他團隊的支持（可能是負責內容的總監或副總裁，工程、增長或數字營銷）。

我在一位高管的支持下啟動了採購流程，發現該人在該流程中要么辭職，要么被解僱。 更不用說你得到的支持越多，首席財務官在最後一刻說“不”就越困難。

了解採購流程及其與 SEO 的關係

假設您發現 Botify、Conductor、Brightedge 或 seoClarity 等工具或加入代理機構可以幫助您進行 SEO。 在這種情況下，您就該參與採購流程了。

該流程根據潛在的 SEO 服務提供商的專業知識、業績記錄、定價和合同條款對其進行評估。

組織可以協商服務級別協議 (SLA) 並建立與 SEO 可交付成果、績效指標、報告和持續優化活動相關的特定條款。 在此過程中發現的步驟包括：

• 需求識別：定義組織所需的商品、服務或資源。
• 供應商識別和評估：根據成本、質量和可靠性標準研究和評估潛在供應商。
• 徵求建議書 (RFP) 或徵求報價單 (RFQ) ：向所選供應商徵求詳細建議書或報價。
• 提案評估和選擇：評估收到的提案並選擇最合適的供應商進行進一步談判。
• 合同談判：談判條款和條件，包括定價、付款條件和保修。
• 合同授予和實施：將合同授予選定的供應商並啟動商定的商品或服務。
• 供應商關係管理：管理供應商績效、解決問題並確保遵守合同義務。
• 合同續籤或終止：評估合同履行情況並決定是否續簽、重新談判或終止合同。

這些步驟並不總是必須一個接一個地進行，並且在完成採購流程的每一級時都需要檢查一些重要的事情。

例如，一旦您確定了想要評估的工具或機構，就可以請求演示或演練其服務。

在任何此類對話開始之前，我要求他們簽署一份保密 (NDA) 協議。 我的團隊中通常有人或法律人員知道在哪裡可以獲得協議。

在某些情況下，我發現已經有保密協議。 （微軟就是這樣的一家公司。由於它規模如此之大，因此組織中的某人很可能與我正在合作的工具或供應商進行過交談。）

這也是尋找存檔的主服務協議的絕佳時機，以防有人已經與供應商合作過。

以保密協議開始

要在開始採購和審查 SEO 工具之前與供應商簽署 NDA，需要考慮以下幾個步驟：

• 確定是否需要 NDA 來保護敏感信息。
• 起草或獲取包含條款和條件的 NDA 文件。
• 與供應商共享 NDA 並協商任何必要的更改。
• 雙方同意後，簽署 NDA。
• 安全地保存已簽署的保密協議的副本以供將來參考。

啟動 SEO 工具的採購流程並與供應商合作需要執行以下步驟。 確定 NDA 的需求、獲取或起草適當的文件以及在必要時談判條款至關重要。

通過確保雙方同意並簽署保密協議，敏感信息的機密性得到保障，採購團隊將感謝您尊重和理解他們的流程。

瀏覽主服務協議

主服務協議 (MSA) 解決了合同談判的耗時問題。

我喜歡在團隊有信心他們願意引入該工具或供應商時開始這個過程，即使他們仍在評估其他工具。

這些協議在供應商和客戶之間建立了基本條款，節省了時間和金錢，同時提高了效率和生產力。

MSA 概述了工作範圍、保密性、地理位置（如果適用）、產品交付要求、工作標準、知識產權、付款條件、稅費、責任限制、法律地點、保證、賠償、保險要求和終止條款。

MSA 還為未來的合同提供了一個框架，簡化了談判流程，讓各方能夠專注於項目特定問題。

為了獲得法律和供應商批准的 MSA，我想考慮以下步驟：

• 從供應商或您的法律/採購團隊獲取 MSA 草案。
• 與供應商進行談判以達成雙方都能接受的協議。
• 根據反饋迭代和完善 MSA。
• 獲得法律和供應商的最終批准。
• 執行 MSA 並安全地存儲副本以供參考。

對於 Microsoft 或 Google 等大型企業，您可以檢查是否已有 MSA，這可能會節省合同談判的時間和精力。

如果沒有 MSA，合同管理可能會變得漫長且令人沮喪。 MSA 加強了對雙方權利和義務的保護，因此在採購流程之初就開始使用它是非常值得的。

花時間評估工具和供應商

在您確定哪些工具和/或機構非常適合您的需求後，採購流程的這一部分開始。 理想情況下，您應該首先確定您的需求，然後收集符合這些需求的供應商列表。

我通常會讓我的團隊提供反饋，說明他們可能會放慢腳步的困難，或者其他團隊向他們尋求支持時遇到的任何挫敗感。

需要時間、時間可用性甚至知識水平的任務可以通過工具和/或機構來解決。

我非常了解 SEO 行業中可用的工具，因此我可以根據該列表將這些工具帶到團隊中。 然而，我仍然花時間研究可能出現的新供應商。

關鍵是仔細評估每個工具的功能、可擴展性、集成能力、數據準確性和用戶體驗。 評估工具時需要考慮的一些事項：

• 特點：確保該工具提供符合您的 SEO 目標和要求的全面功能。
• 可擴展性：該工具應該能夠處理企業級網站的規模和復雜性，包括大量的頁面、域或活動，並確保供應商能夠提供足夠的支持。
• 集成：SEO 工具有哪些功能？ 確保與您現有的技術堆棧兼容，以實現無縫數據同步和簡化的工作流程。
• 數據的準確性：檢查所使用的方法和數據源，優先考慮具有提供準確和最新信息的良好記錄的工具。
• 可用性：考慮團隊的經驗和 SEO 工具的易用性，尋找用戶友好的界面、直觀的導航和可用的支持，以最大限度地提高生產力並最大限度地減少團隊的學習曲線。

簡而言之，在採購過程中評估工具和機構時，考慮這些因素至關重要，以確保它們符合您的 SEO 目標和要求，並能有效支持您團隊的需求。

根據您的預算進行定價談判的藝術

協商企業 SaaS 工具的合同定價對於確保為您的組織提供正確的解決方案同時確保預算價值至關重要。

訣竅是在評估工具之前了解您的預算，並向供應商澄清它們必須符合該預算。 定價時需要考慮的一些事項：

• 考慮您的預算和 SaaS 工具的確切需求，進行徹底的研究並比較類似 SaaS 工具的定價模型和功能。
• 清楚地概述您的具體要求並確定關鍵功能的優先順序，並在談判討論中強調它們的重要性。
• 強調長期合作夥伴關係的潛力，並表達對延長合同或基於數量的定價的興趣，以確保更優惠的定價條款。
• 討論定制選項，以確保 SaaS 工具滿足您的需求，而無需產生不必要的成本。
• 探索替代定價結構、有競爭力的報價和捆綁服務，同時進行公開對話，找到符合您的預算和要求的互惠互利的定價安排。

一家公司告訴我，我有權支配 100 萬美元的年度預算。 我在另一家公司被告知，我們只有一種工具的預算，而且我必須得到主管的批准。

每個公司和每個 SEO 的角色都完全不同。 例如，我們使用一年期合同價格為 250,000 美元到 300,000 美元的工具。

價格可以協商降低，但要做好失去功能的準備。 當我清楚地了解團隊需要從該工具中獲得什麼時，我將與供應商一起列出，並在合理的預算範圍內協商出具有我知道我們需要的功能的工具。

合同條款在談判時也很有幫助。 如果有 3-4 年或更長時間的承諾，一些供應商會考慮降低價格。

我已經能夠通過談判將年度預算削減 600,000 美元，並且眾所周知，我可以通過談判將單個工具從 240,000 美元的一年期合同談判到 80,000 美元的非常精簡的三年期合同版本。

我的這項技能對雇主來說非常寶貴，所以我建議企業SEO人員學習談判技巧。

獲得 IT 部門的支持

大多數企業公司的 SEO 工具都是軟件即服務 (SaaS)。 在實施用於 SEO 的企業 SaaS 工具時，IT 部門對於確保無縫集成和最佳性能至關重要。

IT團隊可以有效地利用SaaS工具來增強SEO工作，同時通過考慮技術要求、安全性和數據隱私等關鍵因素來優先考慮數據安全和系統兼容性。

• 技術要求：確保 SaaS 工具與現有 IT 基礎設施（例如操作系統、數據庫和 Web 服務器）保持一致。 驗證兼容性和集成能力以實現無縫實施。
• 安全和數據隱私：驗證該工具是否具有強大的安全措施來保護敏感的 SEO 數據。 此外，請確認用於 SEO 的 SaaS 工具不會收集用戶數據，而僅專注於分析面向公眾的內容。
• 數據集成和遷移：評估 SaaS 工具如何與現有系統和流程集成。 確定數據遷移、潛在轉換或所需映射的難易程度，並確保 SaaS 工具和其他 IT 系統之間的數據流順暢。
• 性能和可靠性：評估 SaaS 提供商在正常運行時間、服務可用性和整體性能方面的跟踪記錄。 考慮服務器冗餘、負載均衡和災難恢復機制，以確保可靠運行。
• IT 支持和培訓：了解 SaaS 提供商提供的技術支持水平以及 IT 員工培訓資源的可用性。 確保有渠道提供幫助、及時響應以及訪問文檔或用戶論壇，以有效利用 SaaS 工具進行 SEO。

考慮到這些點，IT 部門可以成功集成和利用企業 SaaS 工具進行 SEO，同時優先考慮數據安全、系統兼容性和可靠性。

此外，他們可以確保該工具僅專注於面向公眾的內容分析，而不涉及收集用戶數據。

法律審查並簽訂合同

此時，您應該已存檔 NDA、批准並最終確定 MSA、確定定價和合同條款（或 1-3 個可用選項）以及 IT 批准。

雖然合同本身與 MSA 類似，但兩者之間的一個區別是 MSA 為業務關係建立了總體法律框架，特別是對於長期合作夥伴關係或持續的服務交付。

相比之下，SaaS 工具的合同專門規定了使用該軟件的條款和條件。

MSA 涵蓋保密、保證和責任限制等一般條款。 同時，SaaS合同側重於與SaaS工具的使用相關的具體條款，例如定價、訂閱期限、數據保護和支持條款。

在企業公司簽訂用於 SEO 的 SaaS 工具合同時，需要記住幾個重要的注意事項。

首先，仔細審查合同條款和期限，確保它們符合您組織的長期目標，並在需要時允許靈活調整。

我發現有些公司只允許簽訂一年期的合同，因此最好與供應商合作，準備好一些選擇，以避免進一步的談判。

SEO 應注意合同的 SLA，了解性能保證、正常運行時間承諾和支持響應時間。

考慮 SaaS 工具的可擴展性也是很好的選擇，評估它是否可以滿足不斷增長的需求以及是否提供自定義選項，特別是如果您以較低的預算協商了簡化版本。

您希望通過簡單的修改來確保有附加組件的空間，而無需重新協商新合同。 評估供應商支持水平、可用培訓資源以及終止合同和數據檢索的流程。

與您的法律團隊合作，確保遵守法律要求和行業標準，並在必要時幫助他們通過談判解決特定條款。

我通常會在將合同發送給公司的法律團隊之前對其進行審查。 法律團隊很可能非常忙碌，沒有時間簽署合同。

完全了解這些關鍵點並向法律團隊進行了總結，有助於加快流程。

合同簽訂後，採購併未結束

簽訂合同後，SEO 專業人員需要牢記幾個重要的注意事項。

在合同正在審查和談判即將結束的同時，我將開始與供應商就該工具的實施和使用進行對話。

制定清晰的計劃將 SaaS 工具無縫集成到現有系統和工作流程中，可以幫助我的團隊感到受到支持，而支持該決策的領導團隊也會因為事情進展順利而感到輕鬆。

現在是與相關利益相關者協調並製定時間表以確保平穩過渡的時候了。

接下來，投入時間培訓並讓您自己和您的團隊熟悉該工具的特性和功能。

當我在使用該工具之前遇到有關團隊效率的數據的情況時，我將跟踪相關指標，分析數據，並根據該工具提供的報告和儀表板或使用票務系統（例如 GitHub， Jira 或 AirTable）。

當我擔任 Smartsheet 的營銷總監時，我們最大的困難之一不是讓新用戶註冊，而是讓他們參與並使用該工具。

直到今天，我仍將這些知識運用到我為 SEO 團隊使用的工具中。 我通過提供反饋、解決問題以及探索定製或增強的機會來與 SaaS 提供商保持開放的溝通。

大多數可用的 SEO 工具包括客戶經理和支持服務，幾乎取代了對任何顧問或機構的需求。

我鼓勵我的團隊利用這些服務，要求他們執行簡單的任務或允許他們提供成長機會的建議。

供應商管理還需要定期審查合同條款和條件，確保合規性，並隨時了解供應商傳達的任何更新或更改。

最後，我定期通過評估 SaaS 工具對 SEO 性能和總體業務目標的影響來評估其投資回報 (ROI)。

我每 6-12 個月在日曆上安排一次時間，以便在必要時進行調整或重新評估該工具的適用性，以推動持續成功。

通過考慮這些合同後的考慮因素，SEOsl 可以有效地管理 SaaS 工具的實施、利用和優化，以推動有影響力的 SEO 結果。

掌握企業SEO採購流程

雖然採購過程充滿挑戰且耗時，但它是獲得支持 SEO 工作的正確服務和工具的關鍵一步。

無論我經歷過多少次這個過程，我總是驚訝於每家公司的情況如此不同。

當我感覺自己像個採購奇才時，我對另一個需要應對的挑戰感到驚訝。 儘管如此，掌握它是必要的，我很高興我在我的技能中擁有這些經驗。

通過有效管理採購的各個方面，SEO 可以增強其策略、維護機密性、簡化合同協議、最大化投資回報率並實現有影響力的 SEO 結果。