設備清單：快速指南

所有企業都有資產，如果你想繼續經營下去，你需要知道這些資產是什麼。 首先，您必須進行設備盤點並製作設備盤點清單。 這並不像聽起來那麼容易。

您的設備庫存中有許多項目需要跟踪。 當然，您必須從製作設備清單開始。 但是，我們將從定義什麼是設備清單開始，並向您展示如何製作設備清單清單，包括免費的設備清單模板。

什麼是設備庫存？

設備庫存是公司擁有的一切。 這可能因公司甚至部門而異。 例如，一個 IT 團隊將擁有一個設備清單，其中包括台式電腦、筆記本電腦、打印機、掃描儀、POS 系統、電腦配件、軟件應用程序等資產。

製造商將有一份設備清單，其中包括貨物和材料以及機械。 除非租用，否則建築公司可能會擁有重型機械，以及工具和其他貿易項目。 無論資產由什麼組成，都應詳細列出並逐項列出。

擁有設備庫存是更好地控制我們的業務資產的關鍵。 反過來，擁有完整的設備庫存成為公司的資產。 它在部門要求和訂單履行之間提供了緩衝。 使用項目管理軟件可以幫助您跟踪設備庫存。

ProjectManager 是在線項目管理軟件，它為您提供設備庫存的中央樞紐並能夠實時跟踪它。 在我們的列表視圖中收集您的設備庫存，並生成設備庫存報告，以了解何時需要補給。 立即免費開始使用 ProjectManager。

什麼是設備清單？

設備清單是組織資產的完整概覽。 它對於審計和保險政策至關重要，並且在決定您是否需要補給或購買新設備時很有幫助。

擁有設備清單是正確管理的關鍵。 它可以在任意數量的電子表格中製作，從 Excel 到 Google 表格或 Numbers，但是有一些軟件解決方案可以為您提供比靜態電子表格更多的功能。

如果您沒有製作設備清單的工具，請考慮立即創建一個。 這不是一個困難的過程，但它應該是徹底的。

如何創建設備清單

為了擁有一份全面且有用的設備清單，您需要建立一個系統來始終如一地清點您的資產。 前期工作量很大，但更新設備清單並使之準確是值得的。

您首先要確切了解自己擁有什麼，包括製造商和型號等，資產的使用方式和使用地點，以及如何最好地使用設備庫存。 這包括您需要什麼以及您可以做什麼來讓您的設備庫存得到更多的使用。

同樣，此設備清單應該包含您的所有資產。 使用您的團隊成員作為資源，以確保您涵蓋所有內容。 如您所見，該列表必須詳細。 但是不要認為這是一勞永逸的事情； 當設備損壞、修理和更換時，您需要進行審查和修改。

1. 收集有關您設備的一般信息

首先，開始收集有關您設備的一般信息。 這個過程由辦公室或設備經理領導，其他工作人員將幫助更新它。 該過程的結構應確保添加新設備並記錄設備的任何更改。

通過將其分成幾類來開始設備清單是個好主意。 每個類別都有子選項卡來收集有關設備的詳細信息。 以下詳細信息是任何完整設備清單的一部分。

• 物品序列號：這是唯一的設備編號、跟踪編號或 PIN，具體取決於所列設備的類型。 這些號碼對於跟踪任何更新或召回或在盜竊後恢復時識別設備很重要。
• 物品描述：這是您記錄設備品牌或型號的地方。 您還應該描述它的顏色、任何標記和其他細節。 如果設備被盜並且您必須填寫保險索賠，所有這些都會有所幫助。
• Condition：記錄設備的狀態，比如是否是新的、是否完好、是否需要維修等。 這一重要信息可幫助您了解何時重新訂購特定商品或修理設備。

2. 指明您的設備的位置

設備清單的另一個方面是這些資產的位置。 較小的企業可能不會發現這與跨國公司一樣有用，但無論您的公司規模如何，位置都很重要。 如果要使用、維修、停用資產等，則需要找到該資產。這意味著它在哪個抽屜或哪個衛星辦公室。

• 分支機構：對於擁有分支機構的公司，您需要詳細說明資產所在的分支機構。 這再次特別有用，如果這件作品被盜，因為它在最有可能找到該作品的目標半徑上歸零。
• 部門：如前所述，即使您的企業位於同一個屋簷下，您仍然需要詳細說明資產的位置，以便更容易跟踪其狀況。

3.列出設備採購詳情

在編制設備清單時，與每台設備相關的採購管理信息也很重要。 如果這些購買是賒賬，這些詳細信息將有助於跟踪貸款，還可以跟踪物品的使用壽命以及您何時需要維修或更換它。 以下是您可以識別並添加到設備採購列表中的一些項目。

• 供應商：這是您購買物品的地方，可以是供應商、公司、商店等。這很重要，這樣您就可以知道在必須更換該設備時該去哪裡。
• 購買日期：了解您購買該資產的時間有助於預測您預計它可以使用多長時間。 那就是設備的生命週期。 當然，如果提交警方報告或保險索賠，這也是必要的。
• 初始值：設備的成本決定了您如何保養牠。 所有設備都很有價值，不應被忽視，但如果設備價格昂貴，則可能需要額外的安全措施。
• 預付定金：您賒購設備時預付的金額是多少？ 這很重要，因為您將在一段時間內還清設備的費用，而物品的價值決定了您如何以及何時修理或更換它。
• 剩餘服務年限：這表明設備對您的業務有價值多少時間，您的團隊成員可以安全地使用它。
• 以年為單位的貸款期限：如果您沒有租用設備而是貸款購買，這會記錄您與銀行確定的償還設備貸款的年限。
• 貸款利率：這是您記下適用於銀行貸款的利率的地方。
• 貸款期限結束時的預期價值：還清貸款後，如果設備仍然可用，您會想知道它還能使用多久。 大多數設備會隨著時間的推移而失去價值，因此您需要計算每件設備在還清時的預期價值 (EV)。

4.衡量每月成本

這是您計算每個月必須為設備支付的金額的地方。 這些知識對於做出決定很重要，比如對已經報廢的設備進行維修是否值得。 您可以進行快速成本效益分析以更好地評估情況。

• 每月運營成本：確定運營成本是指了解擁有或租用設備的成本加上維護成本加上運行成本，例如燃料、電力等。
• 每月付款：這是您每月必須為一件設備支付的費用，無論是租賃還是貸款。

5. 收集貶值信息

要跟踪的另一件事是折舊。 換句話說，由於使用的磨損，設備的價值會隨著時間的推移而降低。 以下內容允許您繪製圖表。

• 當前價值：簡單地說，就是這件設備現在值多少錢。 換句話說，它是物品的原價減去使用年限、磨損和撕裂的折舊值。
• 年度直線折舊：這是一種計算設備在其生命週期內會折舊多少的方法。 這背後的想法是，一件設備在一段時間內統一貶值，直到它不再有價值並被回收。
• 每月直線折舊：與年度直線折舊相同，但時間較短，僅為一個月。

免費設備清單模板

為每台設備收集大量數據。 然後將其乘以企業的資產，以了解此過程的耗時情況。 使用設備庫存清單模板是簡化工作的一種方法。 該文件概述了設備清單的各個方面，您所要做的就是填寫空白。 下載我們的免費設備清單模板以開始使用。

設備清單的好處

讀到這裡，您可能會舉手說，這個過程太花時間了，不值得。 雖然這是很多工作，但收益遠遠超過努力。 首先，一旦您收集了有關您資產的關鍵知識，您將做出更好的業務決策。 它有助於為您的資源管理提供信息。

設備很貴。 擁有設備清單是了解這些成本的一種方式。 這會告知您購買和維護程序。 設備清單清單對於預防性維護特別有幫助。 您可以從資產中獲得更多收益並更好地跟踪維護。

這不僅是資源管理，而且是創建由設備庫存清單支持的預算。 您可以更準確地為即將到來的採購和維護製定預算，這意味著讓機器保持在線狀態並避免生產中斷。 這提高了效率，同時通過了解誰擁有什麼設備來讓您的團隊成員負責。

項目經理和設備庫存

我們推出了我們的免費設備庫存清單模板，作為更好地控制您的資產的切入點，但模板是靜態文檔，設備庫存絕不是靜態的。 ProjectManager 是在線軟件，可幫助您實時跟踪資源。 現在您擁有了需要知道何時需要維護或更換舊設備的工具，而不會導致您的生產出現任何延誤。

在交互式甘特圖上管理資源

有大量與設備庫存相關的數據。 使用我們的甘特圖，您可以使用路線圖功能跟踪一個項目或多個項目中與生產相關的成本和資源。 只需從您創建設備清單的列表視圖切換到甘特圖。 現在您可以跟踪財務狀況、到期日等。 完成計劃後，設置基線以捕獲該數據。 現在，您可以實時跟踪計劃工作量與實際工作量，並始終了解資源的當前狀態。

使用實時儀表板跟踪資源

設置基線後，您可以跟踪我們軟件所有功能的資源。 每當您需要庫存的高級視圖時，都可以使用實時儀表板來跟踪六個指標，包括成本。 與其他可讓您配置儀表板的輕量級工具一樣，無需設置。 當您需要時，我們的儀表板已準備就緒。

當您需要更多數據時，請使用我們的一鍵式報告功能。 您可以創建有關團隊工作量、成本、狀態和投資組合狀態等的報告。 每個報告都可以自定義，只顯示您感興趣的信息，然後輕鬆地與利益相關者共享。 現在您可以控制您的庫存，但它無法控制您。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助您實時管理和跟踪設備庫存。 我們的協作平台使每個部門都可以輕鬆地實時更新他們的設備清單、共享文件和評論。 立即免費開始使用 ProjectManager。