10 個適用於 Excel 和 Word 的免費活動策劃模板

已發表: 2023-03-08

計劃活動的範圍可以從工作會議到大會以及介於兩者之間的一切。這是另一個項目，您必須管理時間、成本和範圍（並且不要忘記質量）才能在截止日期前交付。使用計劃模板可以幫助您保持井井有條並控制預算，並且它們可以讓您安排和創建符合其目的的活動，無論是在貿易展覽會上建立聯繫還是發起團隊建設研討會。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可以幫助您計劃、管理和跟踪您的活動。我們還是與項目管理相關的所有內容的在線中心。您可以閱讀每周博客、指南並下載適用於 Excel 和 Word 的免費活動規劃模板。我們為項目的每個階段提供免費模板。下面，我們收集了 10 個免費的活動策劃模板，您可以使用它們來提議、策劃和管理您的下一個活動。

1. 活動提案模板

每個事件都始於一個想法。某人或某個組織想要舉辦活動並提出提案請求 (RFP)。就像您投標任何項目一樣，您必須提出為什麼您是完成這項工作的最佳承包商。說服潛在客戶是我們免費的 Word 活動提案模板的用武之地。它為您提供了向利益相關者證明您可以做他們需要做的事情來成功舉辦活動的空間。

ProjectManager 的 Word 免費活動提案模板這個免費的活動模板分為可定制的部分。您可以添加或刪除與您的提案不相關的部分，但我們將活動提案歸結為要點。您會找到一個字段來填寫活動的目的，類似於使命宣言。還有一個地方可以定義活動的目的和目標，以表明您了解客戶希望通過活動實現的目標。進一步鞏固您的專業知識是您將吸引到活動、營銷和促銷、價值主張和成本的目標受眾領域。這個免費的活動提案模板應該能幫您達成交易。

2.活動計劃模板

獲得這份工作後，您將需要一個活動計劃模板來展示活動從頭到尾的運行情況。我們的 Excel 版免費活動計劃模板有助於確保您在截止日期前完成，並在客戶批准的預算範圍內完成。與任何其他類型的項目計劃沒有什麼不同，免費的活動計劃模板識別資源並包括階段以使其更易於管理。

最重要的是，您可以選擇跳過 Excel 電子表格並免費試用 ProjectManager，這是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，它的功能遠遠超過靜態模板。在甘特圖中打開軟件以組織您的事件任務並添加資源和相關成本。您甚至可以進行分配、附加文件並添加說明、標籤、優先級等。您添加到電子表格的所有內容都會填充在可視時間線上，因此您可以在一個地方查看事件，添加里程碑並鏈接相關任務以避免延遲。然後設置一個基線來實時跟踪您計劃的工作量與您的實際工作量，這是電子表格無法做到的。立即免費開始使用 ProjectManager。

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3.活動預算模板

您得到了這份工作並且正在製定計劃，但您需要有活動預算才能知道向您的客戶收取什麼費用。如果您的財務預測不准確，那麼您可能會損失一大筆錢。這可能足以使整個事件對您造成損失。為避免這場災難，您需要使用我們的免費 Excel 活動預算模板。這使您可以在承諾之前更準確地估算事件的成本，這樣您就可以獲利而不是賠錢。

很難知道一場活動要花多少錢。有很多變數，您必須考慮風險，這可能會影響活動的成本。我們的免費預算模板可讓您收集成本，例如與人工相關的成本、您可能擁有的任何顧問費、原材料等。當然，沒有兩個事件是完全相同的。這就是為什麼我們的免費模板是可定制的。您可以添加營銷和促銷等內容或模板中可能缺少的任何其他內容，以確保得出準確的數字。甚至還有一些列可以根據您的計劃預算來跟踪您的實際預算，以保持跟踪。

4. 活動營銷日曆模板

說到營銷，沒有吸引活動目標受眾的營銷活動，任何活動都不會成功。說起來容易做起來難。就像活動計劃一樣，涉及截止日期、資源和成本。無論您是在進行電子郵件閃電戰、直郵還是廣告牌，都沒有關係；有很多事情需要協調。我們的 Excel 免費活動營銷日曆模板可幫助您將所有這些鴨子排成一行。這個多功能工具按月、季或年日曆向您展示營銷活動。您可以看到誰負責什麼以及該工作何時到期。

看似簡單的設計對於營銷管理來說非常強大。它是一個網格，與您在任何日曆中看到的一樣，但它允許您查看大圖並查看按月、季度或年度安排的營銷活動。該模板分為多個選項卡，每個選項卡的左側都有日期和活動名稱。接下來是與該活動相關的任務，包括描述、截止日期以及誰負責完成該工作。然後您可以添加該任務的成本，這是總預算的一個項目。甚至還有空間可以添加活動目標和整個營銷活動的持續時間。

5.事件任務跟踪器模板

我們討論了找到工作、計劃活動、估算預算，甚至是營銷和促銷活動，以確保它得到很好的參與。我們尚未討論的是如何確保您保持在正軌上。為此，您需要將計劃的工作量與實際工作量進行比較。這樣您就可以查看自己是否遵守了活動時間表或落後了。您不想在採取行動為時已晚時發現自己落後於計劃。如果您使用我們的免費 Excel 事件任務跟踪器模板，您就不必擔心。

您會找到跟踪任務所需的一切。有一個地方可以列出您的任務名稱並添加工作描述。如果存在依賴關係，您還可以列出它以避免代價高昂的延誤。然後添加您的團隊中分配給該任務的人員。有一個地方可以添加任務的優先級，以了解哪些需要先完成以及截止日期，包括開始、計劃結束和實際結束日期。然後添加任務狀態以了解它是延遲、暫停打開還是已完成。

6.事件時間線模板

當然，這一切都必須在一定的時間範圍內完成。事件發生在特定的時間、一天或幾天。沒有迴旋餘地。營銷材料已隨活動時間一起發送出去，這一點不會改變。按時製作該事件意味著您必須明智地安排。使用我們的免費 Excel 事件時間表模板可以幫助您確保一切都在需要完成的時候完成。

根據我們的活動時間表，您有兩個部分。左邊是一個電子表格，同樣是完全可定制的，其中有四列。您可以在那裡列出任務、開始日期、結束日期和持續時間。右側是一個可視時間線，如甘特圖，它會自動填充您的事件的時間線。當您在一個地方獲得活動計劃的概覽時，您可以為階段設置不同的顏色，以便於辨別它們。

7.成本效益分析模板

在您提議舉辦活動之前，您需要知道該項目將為您的投資帶來回報。否則，你就是一家慈善機構，而不是一家企業（儘管即使是慈善機構也需要保持償付能力才能繼續他們的良好工作）。要確定該活動是否值得競標，請使用我們的免費 Excel 成本效益分析模板，看看您必須支付的費用是否會得到補償。

我們的免費活動策劃模板通過捕獲定量成本（例如間接成本、無形成本和機會成本）來實現這一點，並將這些成本推到活動計劃的長度範圍內。然後你列出量化的好處，比如直接的、間接的、無形的和競爭性的，再次預測整個事件的生命週期。模板據此計算總成本並將其與總收益進行比較，以幫助您做出正確的決定。

8. RACI 矩陣模板

如果您已經競標並贏得了活動，那麼您就已經完成了成本效益分析、計劃和日程安排。現在您必須讓您的團隊開始工作並讓您的客戶保持最新狀態。畢竟，他們確實對您的成功有著既得利益。這需要確定利益相關者並定義他們的角色和職責，包括您的團隊，以及他們與項目及其任務的關係。這是通過我們免費的 Excel RACI 矩陣模板完成的。

RACI 是 responsible、accountable、consulted 和 informed 的首字母縮寫詞。我們的免費活動策劃模板是一個電子表格，您可以在其中將項目任務列為行，並在頂部列出您團隊的所有成員，每個成員都列為單獨的一列。然後在他們的名字符合任務的方框旁邊，您可以註明他們是 R、A、C 還是 I。這極大地改善了您對項目、團隊和客戶的管理。

9.利益相關者地圖模板

在您的活動項目中識別利益相關者的另一個工具是我們免費的 Excel 利益相關者地圖模板。請記住，利益相關者可以是您團隊中的任何人和活動的目標受眾，當然還有客戶。使用此可視化工具，您可以輕鬆查看每個利益相關者的影響以及他們如何影響您的工作。

免費的活動策劃模板易於使用。它被分成四個正方形的網格。首先，列出您的利益相關者並用顏色標記他們，綠色表示他們是擁護者，黃色表示他們是中立的，紅色表示他們很關鍵並且可能會阻礙工作。然後將每個人添加到控制中，按如何管理它們、保持滿意、密切管理以及它們的影響力級別（從低到高）來分解。這有助於您制定利益相關者管理和溝通計劃。

10.時間表模板

最後，您需要在團隊工作時跟踪他們。時間表不僅是工資單的寶貴工具，而且可以跟踪團隊的每小時成本、假期和加班費。使用我們的免費 Excel 時間表模板可以幫助您管理團隊的時間，同時跟踪他們的工作時間。

時間表模板可幫助您跟踪員工。從捕獲個人數據開始，例如姓名、部門、小時費率等。然後為時間表定義時間範圍並收集他們的時間。加上總工作時間，您就可以跟踪他們在完成任務方面的進展情況，並確保他們得到及時準確的報酬。

使用 ProjectManager 交付成功的事件

免費的活動策劃模板很棒，但僅在一定程度上。例如，我們的時間表模板必須手動輸入並且沒有安全性。 ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，具有時間表功能，可自動填充並讓管理人員實時了解他們完成任務的進度。但這只是幫助您為客戶管理和舉辦高質量活動的眾多功能之一。

在甘特圖上計劃您的活動

我們的甘特圖不是使用活動計劃模板、時間線模板、活動預算、跟踪器等，而是組織您的任務、資源和成本，並實時跟踪您的進度。您可以鏈接所有四個任務相關性並設置進度基準，這使我們的軟件能夠向您顯示有關您的進度和績效的實時數據。這就是您保持正軌並且不超出預算的方式。

在實時儀表板上跟踪您的進度

編輯甘特圖很容易；隨著事情的變化，只需拖放即可。您的活動計劃的所有細節都會相應調整。然後，您可以切換到我們的實時儀表板，從您的時間、成本到工作量以及項目的整體健康狀況，全面了解所有內容。您不必像使用輕量級工具那樣浪費時間配置它。當你準備好的時候，它就準備好了。

我們的軟件不僅有甘特圖，更適合管理者。有看板可以可視化營銷和促銷活動的工作流程、任務列表和日曆。多個項目視圖全部協同工作，因此無論您使用哪種工具，它都有最新的數據。每個人總是在同一頁面上。