關於舉辦大型虛擬會議你需要知道的一切

已發表: 2021-07-06

在您的業務發展到一定程度後，您可能有興趣舉辦虛擬會議。儘管如此，這可能具有挑戰性。當您承擔這樣的任務時，您必鬚麵對許多問題。

首先，您必須將一整天的講座變成一項引人入勝的活動。其次，您需要確定您的會議在哪一天最受關注。最後，您需要處理所有技術方面的問題，以便為您的與會者提供盡可能好的體驗。下面，您會發現許多有關處理這些問題和其他一些問題的寶貴技巧。

稍後，您將了解您可以使用的最佳軟件、您可能需要翻譯服務的原因（您可能想閱讀有關技術翻譯的更多信息），或者如何促進參與者互動。繼續閱讀並確保您的會議順利進行。

讓您的會議脫穎而出

如果您的會議沒有提供任何獨特的價值，那麼不會有多少人會參加。更糟糕的是，會出現在你的活動中的人不會特別關注它，參與者互動的數量也會很少。

為了避免這種命運，您必須讓您的活動脫穎而出。怎麼做？有幾種方法可以解決。

策劃你的會議意味著為它選擇一個特定的主題並堅持下去。不要邀請每個興趣與手頭主題鬆散相關的演講者。相反，專注於盡可能多地聚集特定領域的專家。這樣，您的會議將獲得更多聲望，並從頭到尾都有明確的目的。

這一點似乎是我們上面提到的方法的完美反駁。然而，情況恰恰相反。

使您的會議脫穎而出的藝術還包括創造一個包容的環境，每個人都可以自由地表達自己的想法。如果您希望更多人參與您的在線活動，請避免只邀請一個組織的代表的錯誤。

當你聚集來自不同文化和背景的參與者，但也有不同的意見時，他們的互動會更有趣。此外，您的公司將贏得公平平台的聲譽，每個人都可以有機會與對方進行有意義的討論。

這一點將前兩點巧妙地聯繫在一起。當你得到來自不同背景的專家時，氣氛有時會變得有點緊張。為防止不愉快的事件發生，請始終有人主持討論。

通過保持所有會議的建設性，您將展示您的專業精神並證明您關心主題。此外，它還可以幫助您與其他企業建立積極而持久的關係並提升您的聲譽。

組織大型虛擬會議涉及很多計劃。您必須處理許多重要的事情，並確保您不會忘記任何事情。

首先，您需要決定要舉辦什麼樣的會議。它將是網絡研討會的集合，還是類似於虛擬研討會的東西？您在此處做出的決定將影響您的其他選擇。因此，請確保您仔細考慮所有選項。

在您知道要舉辦哪種類型的會議後，您應該查看日曆並為其選擇合適的日期。請記住不要太早計劃您的活動，否則您的與會者將沒有足夠的時間來準備它。此外，您應該檢查是否在同一時間安排了其他一些會議。如果是這樣，您可能希望將會議轉移到另一個競爭較少的日期。

如果您計劃舉辦大型虛擬會議，則需要獲得合適的軟件來提供音頻和視頻交互，以便您在活動期間進行實時演示。此外，允許與會者發表評論和問題是您不能忽略的另一個重要方面。

首先，確保您有足夠的設備，例如安裝了網絡會議軟件的投影儀、麥克風、揚聲器和筆記本電腦。如果一個失敗，您還應該確保有多個備份選項。您最好的選擇是找到一個易於設置和管理的解決方案。

您可能還想聘請知道如何正確使用所有設備的 AV 專業人士。最後，確保所有地點都有快速的互聯網連接，並且每 10 名參與者中至少有一名技術人員。

研究翻譯服務並找到懂英語和您的母語的翻譯也是一個好主意。理想情況下，他們應該是母語為英語的人，也知道當地語言。他們會將演示文稿和問答環節翻譯成您的母語，並幫助促進來自不同國家的與會者之間的交流。

當然，即使在會議期間，也要密切關注脈搏。確保每個人都能聽到演示者的聲音，並且所有與會者都可以看到演示文稿。如果出現問題，您的技術支持團隊的指定人員應嘗試盡快解決問題。

在為您的虛擬活動選擇在線活動軟件時，您應該注意以下幾點：

不要選擇最多可容納 100 人的在線活動軟件，因為它對於您的活動來說太小了。確切的數字將根據利基市場和所涉及的營銷數量而有所不同，但至少應該有 1000 人能夠同時參加您的活動。它為您提供了足夠的空間來隨著時間的推移擴大觀眾人數並增加下一次活動的規模。

您希望您的參與者能夠在社交媒體平台上與他們的朋友和追隨者分享他們對您的活動的想法和意見。一個優秀的在線活動軟件應該通過提供所有必要的工具讓他們輕鬆。這包括徽章、聊天室和社交分享按鈕。

當然，在尋找新工具或服務時，價格總是很重要。確保您選擇了一個經濟實惠的選項，既能滿足您的所有要求，又不會花費太多錢。許多在線活動軟件提供商都提供免費試用，因此您可以在決定哪個最適合您之前測試新工具。

如您所見，舉辦大型虛擬會議並不是最簡單的任務，尤其是如果您幾乎沒有組織在線活動的經驗。但是，在閱讀本文後，沒有什麼能阻礙您成功舉辦在線活動。

請記住，您應該讓您的會議脫穎而出，注意技術方面，並選擇最好的在線活動軟件。因此，請記住這些事情，並確保在您上線之前將所有這些事情都處理好。

Przemyslaw 是一位內容作家，其主要重點是提供有關新技術的高質量文章。他的其他主要興趣領域是哲學和語言學。