了解項目管理中的異常報告

說項目很少按計劃交付是陳詞濫調，但這只是陳詞濫調，因為這是真的。 隨著項目問題的出現​​，採取行動很重要。 但是你怎麼知道要採取什麼行動呢？ 這就是異常報告的用武之地，它是一種幫助您弄清楚如何回到正軌的工具。

什麼是項目管理中的異常報告，您如何使用它？ 讓我們定義這個術語並解釋它在管理偏離軌道的項目中的用途。 我們將向您展示一些異常報告示例，以及項目管理軟件如何讓您按時並在預算範圍內。

什麼是異常報告？

異常報告用於收集有關項目中出現問題的數據。 也就是說，項目是否有任何例外導致其脫軌？ 與所有報告一樣，異常報告是收集項目數據的重要工具。 特別重要的是，通過收集有關項目中不正確之處的信息，您可以製定計劃以使項目重回正軌。

項目中出現的問題可能是很多事情。 也許你的工作偏離了你的期望，你沒有達到你項目計劃中設定的里程碑，或者有一個問題讓你偏離計劃並迫使你花費超過你在預算中分配的錢。

異常報告不一定要捕獲會使您的項目脫軌的問題——這些問題可大可小，對項目或業務產生重大或輕微影響。 無論規模大小，風險都有可能影響項目、業務甚至監管問題。 事實上，有時異常報告只是揭示了績效問題、會計和財務方面的違規行為或庫存控制問題。

如果沒有正確的項目管理工具，您將面臨極大的風險。 ProjectManager 是帶有實時儀表板的工作和項目管理軟件，用於對您的項目進行高級視圖。 無需設置，我們的工具可捕獲實時數據、計算數據並將其顯示在彩色圖表上。 您將看到有關六個項目指標的數據，以幫助您在異常威脅您的項目成功之前發現它們。 立即免費開始。

為什麼要使用異常報告？

當然，文檔在每個項目中都是必不可少的。 文書工作和項目報告詳細說明了誰以何種方式完成了哪些任務。 通過記錄成本，您可以讓您的團隊負責並堅持您的日程安排和預算，同時讓利益相關者參與進來。

通過異常報告記錄項目中的錯誤，您正在做出寶貴的貢獻。 異常報告詳細記錄了哪裡出了問題，讓您可以從錯誤中吸取教訓，而不會在項目後期或未來的項目中重蹈覆轍。

異常報告的使用是項目和企業能夠在其流程中的問題變得太大而造成損害之前快速識別和解決問題的方式。 這是通過監視項目或業務中的流程並對任何表明事情朝著錯誤方向發展的異常保持警惕來完成的。

異常報告也有助於提高數據質量。 擁有良好的數據對於響應異常報告發現的任何內容至關重要。 數據、重複數據或從舊報告中提取的數據中不能有任何空白。 異常報告可幫助管理層了解項目或業務存在問題，必須準確及時地交付以快速解決問題。

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異常報告中應該包含什麼？

所有異常報告都應該清晰易懂。 數據應詳細說明發生了什麼以及異常發生的位置，例如過程的哪個階段。 它還應注意異常將如何影響項目或業務。

異常報告應側重於未實現其目標或期望的過程或目標。 這有助於確保它不會再次發生，方法是首先嘗試查明導致錯誤的原因。

異常報告的頻率因業務和項目而異。 它們可以每天、每週或每月完成。 事實上，如果情況很危急，那麼您可能希望實時運行異常報告。

異常報告大多是在項目的控制階段生成的。 它源自項目的當前計劃和當前數據，以記錄問題、風險和質量。 異常報告通常以 Word 文檔或 PDF 格式提供，但也可以面對面或通過電子郵件發送。 如果您使用的是項目管理軟件，也可以通過該工具交付。

使用異常報告的行業示例以及在什麼情況下

我們一直在談論項目管理，但這只是一個使用異常報告的行業。 所有企業都可以從異常報告中受益，因為來自它們的數據會提醒公司哪些地方進展不順利。

異常報告是會計和財務的重要組成部分，它可以幫助公司提高效率和有效性。 對信用和收款使用異常報告會暴露未結髮票 任何擁有應付賬款部門的企業都可以使用異常報告來識別即將到期的付款折扣。 這些發票可以首先接近付款，利用折扣和省錢。

這也適用於採購，異常報告可用於識別沒有採購訂單的發票。 這可能意味著賬戶有未經批准的支出，這將影響您預測現金流的能力並暴露您的內部控制問題。

事實上，異常報告可以幫助任何公司的工作流程。 它可用於查找可能會減慢生產速度的未批准採購訂單。 供應商交貨延遲只會滾雪球，並對您的客戶產生負面影響。

異常報告示例

我們已經談論了很多關於異常報告的內容，但沒有看任何報告。 網上有很多異常報告模板可以幫助您生成一個。 讓我們看一下來自 ProjectManagement.com 的一個。

如您所見，有一個地方可以捕獲項目信息，例如名稱、項目經理是誰、公司和正在審查的時期。 下面是一個電子表格，對每個部分進行編號以區分它。

捕獲的數據包括報告日期、問題名稱和描述。 有一個空間可以列出團隊中負責解決問題的人員，還有一個空間可以說明問題是否已解決以及如何解決。

它對項目、利益相關者和成本的影響也有一定的空間。 最後一列為您添加了一個添加最佳實踐的位置，因此將來不會出現此問題。

免費異常報告模板

您可能已經註意到異常報告看起來很像問題報告。 這是因為，至少在項目管理方面，它們有很多共同點。 事實上，ProjectManager 為您的項目的所有階段提供了大量免費模板，包括一個免費的問題跟踪模板，可以像異常報告一樣使用。

問題跟踪器具有與上述異常模板類似的格式。 下載它，您可以使用它來捕獲項目中的異常，並努力在未來消除這些問題。 您會看到可以下載 Excel 的免費問題跟踪模板，但還有另一種選擇。

您也可以在我們的軟件中打開問題跟踪器。 這允許您在沒有靜態 Excel 電子表格的情況下管理項目問題。 相反，您可以從五個項目視圖中進行選擇，所有這些視圖都會同時更新。 如果您使用甘特圖而您的團隊使用看板，那麼您始終在處理最新數據。

誰為項目準備異常報告？

如上所述，異常報告通常是項目管理控制階段的一部分。 這是項目經理審查與項目相關的問題時的項目點。

如果這些問題之一威脅到項目，則項目經理需要創建異常報告。 這使項目經理能夠獲得有關問題的更多背景信息並管理其解決方案。 它還有助於防止此類問題在未來威脅到項目。

雖然項目團隊將參與響應異常報告的結果，但項目經理負責它，因為他們是向項目委員會提出問題的人。 他們還將帶頭響應它，提供選擇和建議。

ProjectManager 如何幫助異常報告

我們已經提到 ProjectManager 如何通過實時儀表板幫助異常報告，這些儀表板捕獲實時項目數據並為用戶提供多個項目視圖，以使用他們熟悉的工具解決問題。 但這僅僅是開始。

在看板上創建和跟踪異常

我們的多個項目視圖之一是看板，這是一種可視化項目工作流程的敏捷工具。 團隊可以在我們的協作平台上管理他們的積壓工作並一起計劃衝刺，允許他們評論和共享文件。 管理人員可以了解流程的透明度，並可以重新分配資源以避免瓶頸並保持團隊滿負荷工作。

通過一鍵式報告深入了解數據

實時儀表板為您提供了一個很好的概覽，但當您想要關注更多細節時，請使用我們可以通過按鍵生成的報告。 您可以獲得狀態報告、任務報告、成本等等。 所有報告都可以根據您的需要過濾為零，並且可以輕鬆地以 PDF 或打印輸出的形式共享，以通知您的項目板。

ProjectManager 有一個事實來源，可讓每個人始終保持一致。 作為一種在線工具，它可以實時連接團隊，無論是在同一個辦公室工作、遠程工作，甚至是在不同部門工作的不同方法——所有這些都是實時的。 這意味著更準確的異常報告和更成功的項目。

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的軟件，可連接混合團隊並提高生產力。 使用一個工具來組織任務、監控性能和報告進度。 加入 NASA、西門子和雀巢等各種組織的團隊，他們正在使用我們的軟件取得成功。 立即免費開始使用 ProjectManager。