用技術對抗工作焦慮並提高工作效率

工作焦慮是真實存在的，並且會顯著影響績效。 所有員工都可以體驗到它，無論他們是否傾向於焦慮。 它的效果真的可以讓一個人疲憊不堪，並損害他們的生產力。 好消息是，有很多方法可以管理工作場所的壓力水平，並且可以在個人和組織層面應用有效的措施。

人們經常感到焦慮，但它通常被忽視。 根據美國焦慮與抑鬱協會的一項調查，工作場所焦慮影響最大的關鍵領域是——績效、工作質量和跨團隊關係。 造成這些問題的原因可能從長時間和繁重的工作量到不明確的期望、無效的溝通以及無法看到更大的圖景。 此外，如果不加以控制，這種恐懼和不安的感覺會產生可怕的後果，從而極大地干擾企業的發展。

工作場所應提供支持性環境，鼓勵個人發揮最佳表現。 它應該是一個安全的空間，在那里人們可以集中精力、處理信息、處理他們的項目並以最大的成功完成它們。 它應該激勵團隊成員學習、協作和專業成長。 但是，當焦慮蔓延時，要完成上述工作可能會非常困難。

因此，在本文中，我們將分享更多關於什麼是工作場所焦慮以及如何成功管理它的信息。 我們將闡明它如何影響員工和整個企業以及以何種方式。 但最重要的是，我們將為您提供有關如何借助技術克服它的提示。

讓我們開始吧，好嗎？

什麼是工作場所焦慮？

焦慮是你在面對壓力情況時感到的極度不安、擔心和緊張的感覺。 它可以是完全正常的，甚至是普通的。

就像學生在考試前可能會緊張，或者運動員可能會在比賽前體驗腎上腺素刺激的雞尾酒一樣，您的員工在遇到重要的截止日期、與主管開會、展示或推出新的產品時可能會感到焦慮。項目。

但是，如果痛苦的感覺變得無所不在，而您的員工的工作受到影響，那就表明存在更大的問題。

感到焦慮肯定是不愉快的，甚至可能有點煩人，但正如《醫學未來學家》所提到的，在某些情況下它也很方便。 這是我們身體對環境變化的自然反應，觸發了我們的戰鬥或逃跑模式。 將激活哪種模式取決於情境和個人標準。

在他們的研究中，Cheng 和 McCarthy 發現工作場所焦慮具有性格和環境性質。 這意味著在生活中經歷過焦慮的人通常更有可能將新情況視為威脅。 而其他人可能會根據他們必鬚麵對的情況而感到不同程度的激動。

例如，當拖延者感到焦慮時，他們會進入戰鬥模式——也就是說，他們會更加專注，以便按時完成項目。 然而，當一個嚴格的計劃者感到焦慮時，他們可能會進入飛行模式或完全凍結。

您必須能夠區分團隊中不同成員對壓力情況的反應。 一般來說，你應該區分焦慮和壓力。 後者通常是短暫的，而前者可能會產生長期後果並使您的員工疲憊不堪。 所以，如果你想保持高生產力和積極性，你不應該讓它不受管理。

導致焦慮的常見工作領域

要治療一個問題，您首先需要找到它的根本原因。 一個人感到焦慮的原因有很多。 然而，當談到與工作相關的壓力源時，有幾件事很突出。

• 繁重的工作量——同時處理和管理多個任務或大型項目會使員工感到勞累過度，甚至筋疲力盡。
• 工作時間長——即使你的團隊是由自願加班的優秀人才組成的，也會有一段時間對他們造成影響。
• 滿足最後期限——特別是如果項目經常“昨天到期”或有不切實際的最後期限。
• 相互矛盾的績效預期——衝突的要求和無效的培訓不僅會使項目感覺難以管理，而且會使每天的工作變得困難重重。
• 溝通困難——當員工無法有效地相互溝通或與經理溝通時，挫折感可能會轉化為嚴重的壓力。
• 無效的反饋——如果缺乏足夠的反饋，您的團隊可能會對他們的工作質量感到緊張，並且如果經理不滿意，他們可能會擔心失去工作。 更重要的是，這會減慢他們的進度，導致更加緊張。
• 對個別任務缺乏控制——過多的微觀管理會讓你的團隊覺得你不信任他們。
• 無法看到他們的價值——如果您的員工沒有意識到他們在您的業務的盈利能力和增長中所扮演的角色，他們可能會覺得自己沒有目標。

公司可以實施各種工具和技術來抵消焦慮的負面影響，並創造一個高效和支持性的環境。 從提升工作文化到採用更好的項目管理實踐，他們可以幫助克服日常挑戰。

技術可以通過多種方式支持這一過程並改善團隊成員的心理健康。 繼續閱讀以了解它們是什麼。

1. 改進項目調度和協調

無論您的公司規模如何，您都可能有多個活躍的項目，因此為了確保一切順利進行，您必須能夠有效地管理它們。 您需要一個可以幫助您更好地安排和協調項目的解決方案。 可以提供幫助的技術是項目管理軟件，例如 Asana、Toggl 或 Teamwork。

項目管理工具可以幫助不同團隊的成員保持聯繫、分配任務、監控進度，並以可預測、準確和有利可圖的方式規劃整個過程的每個階段。

這有助於提高團隊合作和責任感，同時減少日程安排的不確定性和混亂。 它還使同事能夠在需要幫助時相互聯繫，從而幫助焦慮的團隊成員建立聯繫。

然而，提高項目調度和協調的效率僅僅是個開始。 接下來，您需要簡化流程以消除錯誤和延遲。

2. 簡化複雜流程

通過在技術的幫助下簡化流程，您可以提高生產力，使運營更加順暢，並管理團隊中的工作焦慮。 這將幫助您消除可能會減慢員工速度的不必要活動，以便您可以幫助他們優先考慮他們的工作並專注於更重要的任務。

流程優化可用於許多不同的領域，您可以使用 ProcessSt 或 SaaSBPM 等工作流管理軟件來幫助您實現這一目標。 從改善溝通、管理、會計、銷售等方面，您可以自動分配任務，以便在發生變化時每個人都處於循環中。

這將有助於減少錯誤和混亂。 員工在需要幫助時可以輕鬆聯繫，無論是關於特定任務還是與幸福有關。

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3. 跟踪員工的福祉

無論您採取何種方法來管理工作場所的焦慮，照顧員工的福祉將始終發揮重要作用。

通過使用人力資源軟件，您可以幫助您的經理和人力資源專業人員提供更好的支持並改善您公司的整體工作體驗。 從而使他們能夠圍繞員工的需求和要求定制流程和時間表。

此外，借助此類技術，人力資源團隊可以更好地了解其他團隊的工作方式和員工的感受。 它可以幫助培訓、入職，並鼓勵員工在感到緊張時暢所欲言。

擁有這些信息將使管理人員能夠發現員工績效的差距，並提出如何彌補差距的想法。 開始的一種方法是個人問責制，並允許員工更好地控制他們的日程安排。

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4.讓員工控制他們的日程安排

當他們必須同時負責太多項目和任務時，焦慮的員工會感到不知所措。 如果他們有表現相關或決策焦慮，尤其如此。 他們甚至可能患有“分析癱瘓”，這種情況使他們過​​度分析和過度思考待辦事項清單上的每一項任務。

如果您的團隊成員發現難以設置優先級，那麼如果您可以將流程分解為更小的部分，這可能對他們有用。 然後，您可以為每個人分配單獨的時間框架，並允許您的員工以適合他們的方式安排他們的職責。 他們將能夠一次專注於一件事，並在完成後繼續進行下一件事。

根據哈佛商業評論，這是您的組織提高生產力甚至創新思維的好方法。 當一個人在任務之間切換時，他們完成主要項目所需的時間增加了 25%。

嘗試測試不同的生產力工具和技術。 你可以做的事情是鼓勵你的團隊成員在一段時間內嚴格專注於一項任務，然後休息一下，重新煥發活力。 例如，您可以使用工作流管理工具來創建員工可以檢查的較小任務。 這將幫助他們對自己的日常職責以及何時必須提交項目感到負責。

負責任的員工也是負責任和透明的，因此我們在工作場所對抗焦慮的最後一個技巧是讓跨團隊溝通變得快速、簡單和直接。

5. 讓溝通變得簡單

貴公司通信系統的有效性在確保一切順利進行方面發揮著重要作用。 技術可以顯著提高可訪問性和可用性，使您的員工能夠彼此建立即時聯繫並及時解決挫折。

使用 Slack、Google Hangouts 或 Microsoft Teams 等工具，您可以創建協作渠道，人們可以在其中輕鬆討論不同項目和主題的問題。 根據 Yahoo!Finance 的說法，即時消息可以提高協作、參與度和生產力，使其在對抗焦慮方面非常有用，尤其是在與通信相關的情況下。

即時通訊工具在正式和非正式交流之間提供了良好的平衡。 電子郵件通常被認為是一種更正式的交流方式。 焦慮的員工在回复他們時會感到壓力很大，並且害怕誤解信息或自己被誤解。

但是，使用消息傳遞工具可以消除這種摩擦。 相反，我們鼓勵員工分享見解，而無需將多個團隊成員複製到電子郵件中或參加實時會議。

此外，一個非常好的功能消息傳遞工具具有設置每日狀態的能力。 除了在某人正在開會或休息時發出通知外，這還允許員工交流他們當前的情緒狀態，以便他們可以讓其他人知道他們何時變得不知所措、需要幫助，甚至需要一些空間。

結論

工作場所焦慮是一個嚴重的問題，有時會被忽視。 這就是為什麼重要的是要了解導致它的原因以及它如何影響您的員工。 完全戰鬥是一個困難的問題，但藉助正確的技術，您可以贏得許多戰鬥。

當您使用正確的工具時，您可以提高員工的幸福感以及整個組織的生產力。 最經常需要您注意的關鍵領域包括項目安排、任務分配、任務自主權和開放式溝通。