如何編寫獲得結果的正式電子郵件（帶模板）

您是否曾經在寫電子郵件的過程中停下來想知道您是否過於隨意？ 無論您是撰寫正式電子郵件、發送專業查詢還是與新客戶合作的銷售人員，如果您想獲得結果，都可以遵循一些最佳實踐。

如何用 9 個步驟寫一封正式的電子郵件

按照這九個步驟為您的下一封正式電子郵件傳達正確的語氣，無論是您的第一次外展還是後續郵件。

1.考慮您的電子郵件地址

當您從您的個人電子郵件地址發送正式電子郵件時，重要的是要確保它看起來很專業並且準確地反映了您想要達到的語氣。

如果您仍在使用多年前的無意義字母、隨機數字字符串、您最喜歡的運動隊或任何其他可能被同事或客戶認為不專業的東西，那麼是時候進行更新了。 發送正式電子郵件的最佳電子郵件地址往往是您的名字和姓氏的組合。

2.使用正確的字體

藍色可能是您最喜歡的顏色，但這並不意味著它適合作為正式電子郵件的文本顏色。 同樣，雖然您在向朋友和家人發送消息時可能有首選字體，但在正式電子郵件中堅持無干擾的風格——Arial、Calibri 或 Times New Roman。

您希望您的信息能引起人們的注意，而不是您選擇的字體。

3.仔細選擇你的主題行

越短越好——在一定程度上。 根據 Kinsta 的說法，大多數電子郵件主題行不超過 100 個字符，但更高的打開率和點擊率的最佳點是 110 到 140 個字符。

編寫主題行時需要考慮幾件事：

• 你的聽眾是誰？ 向營銷經理和專業同事發送正式電子郵件時，您的主題行看起來會有所不同。
• 你的讀者關心什麼？ 除了您的電子郵件地址，您的正式電子郵件的主題行是您的讀者對您的第一印象。 通過關注他們關心的內容來吸引他們打開它，無論是關於客戶痛點還是相互聯繫。

主題行最重要的方面之一是它必須準確反映正式電子郵件的信息。 垃圾郵件主題行是失去信任和可信度的好方法。

需要一些主題行的想法？ 查看這些最佳實踐和示例。

4. 使用正確的問候語

完成這三個步驟後，就該選擇合適的正式電子郵件問候語了。 為您的朋友和家人保存諸如“嘿”和“嗨”之類的隨意問候。

一些帶有正確語氣的正式電子郵件問候包括：

• 你好
• 問候
• 親

如果您要向潛在客戶或業務夥伴發送電子郵件，則需要更正式的語氣。 您還總是希望包含收件人的姓名。 如果你不知道，就去找它。 如果這不合理，您可以將正式電子郵件發送給“可能關注的人”或“銷售團隊”、“營銷團隊”等，但這些問候絕不應該是您的首選。

5. 適當地介紹自己

您的正式電子郵件的第一句話應該簡要介紹您自己和您的公司。 收件人不需要你的生活故事。

以下是有關如何通過電子郵件正式介紹自己的一些提示：

• 保持簡短。 如果你用一個以上的句子來介紹自己，讀者可能會跳過整個段落。
• 以一個問題引導。 “你能使用更多的網絡流量嗎？ 我是 GenericSEOCompany 的 John Smith，我願意提供幫助。”

請記住，讀者想知道您可以為他們做些什麼； 他們對你是誰或你為什麼做你所做的事情不感興趣（還）。

6.剪掉絨毛

正式的電子郵件應該總是簡短而中肯。 最好發送兩句或三句的電子郵件，而不是包含不相關的信息。 同樣，不要將您的電子郵件作為一個大文本塊發送 - 使用短段落和項目符號將其分解。

大塊的文本使收件人很難找到您正式電子郵件的要點。 格式化您的電子郵件以包含大量空白，這樣更容易閱讀和查找重要信息； 它還增加了獲得響應的可能性。

7. 適當結束

準備好收拾了嗎？ 確保適當地結束您的正式電子郵件。

像您的問候一樣，留下與家人和朋友相對應的休閒短語。 例如，不要以“謝謝”結尾，而是以更正式的“謝謝”結尾。

一些帶有正確語氣的正式電子郵件關閉是：

• 真摯地
• 尊敬
• 最好的祝福
• 期待您的回音

一旦您與您的通訊員建立了融洽的關係，您就可以選擇一些更隨意和有趣的正式電子郵件結尾。 在此之前，請堅持使用上面列出的正式結束語。

8.不要忘記專業簽名

電子郵件地址和主題行是收件人對您的第一印象，而您的電子郵件簽名則讓他們留下最後一個印象。

正式的電子郵件簽名應包括您的：

• 全名
• 職稱
• 聯繫信息
• 鏈接到您的相關社交媒體資料

不要滿足於無聊的通用簽名-查看用於商業和正式電子郵件的最佳電子郵件簽名生成器。

9.校對（並再次校對）

一旦您發送正式電子郵件，就沒有回頭路了。 即使您在點擊發送之前多次閱讀它，也很容易忽略簡單的錯誤。

Grammarly 和 Hemingway 都是免費工具，您可以使用它們來捕捉您可能遺漏的拼寫錯誤和語法錯誤。

雙重、三重和四重檢查最重要的事情是你的收件人的姓名和他們的公司名稱——如果你打開一封電子郵件並且你的名字拼寫錯誤，你會費心去閱讀它嗎？ 可能不是。 公司名稱也是如此：Milkshake 和 Mailshake 是兩種截然不同的東西。

正式的電子郵件示例和模板

既然我們已經介紹了撰寫正式電子郵件時要遵循的九個步驟，那麼讓我們看看一個可以用來開始的很棒的模板。

[主題行]

你好[姓名] ，

我的名字是[全名] 。 我正在與您聯繫 [您的產品/服務可以為他們帶來的好處或要求] 。

[2-3 句話支持你在引言中的觀點。 如果適用，您可以包括福利的項目符號列表]。

[具體的號召性用語：預約電話/演示/會議/等]

期待很快可以收到你的來信，

[您的電子郵件簽名]

接下來，讓我們使用這個模板並應用上面列出的九個步驟來實現它。

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你好亞當，

我的名字是 Mailshake 的 John Smith，我最近注意到您正在開展一項新的鏈接建設活動。 我想與您聯繫，了解 Mailshake 如何幫助您所在行業的其他公司擴大外展範圍：

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期待很快可以收到你的來信，

約翰·史密斯

Mailshake 客戶經理

(123) 456-1234

寫一封正式的電子郵件並不一定是一個挑戰。 按照這九個步驟，您將準備好發送獲得結果的專業、正式的電子郵件。 如果您想掌握電子郵件推廣的藝術，請查看我們的免費冷電子郵件大師班。