10 個適用於 Excel 和 Word 的免費利益相關者管理模板

已發表: 2023-01-06

利益相關者是對項目有既得利益的任何人。他們可以是內部的，例如項目經理、團隊、所有者或投資者，也可以是外部的，例如客戶、客戶或供應商。任何項目中都可能有很多利益相關者，管理他們需要利益相關者管理模板。

ProjectManager 是一款項目管理軟件，可幫助您管理項目和利益相關者。如果您還沒有準備好免費試用該軟件，我們還提供了數十個適用於 Excel 和 Word 的免費項目管理模板，它們可以幫助您完成項目的每個階段。這裡有一些免費的利益相關者管理模板。

1.利益相關者分析模板

任何項目中都可能有很多利益相關者，但您作為項目經理的工作是識別他們。每個利益相關者都可以有不同的利益，或者這些利益可以在項目過程中發生變化。使用我們免費的 Excel 利益相關者分析模板可幫助您制定有效的利益相關者溝通計劃，讓他們及時了解情況。

有一些字段可以捕獲基本的利益相關者信息，包括他們的頭銜、聯繫信息以及對項目的影響或權力。然後，您可以將每個利益相關者置於與項目相關的位置，註明他們的優先級、他們是否具有主題專業知識以及他們是否是決策者。然後您可以評估每個涉眾對項目的承諾並更好地管理他們。

2.項目狀態報告模板

利益相關者需要在整個項目中隨時了解情況。然而，根據利益相關者的不同，信息級別和更新頻率可能會發生變化。無論他們需要細節還是只需要概述，項目經理仍然必須定期報告。使用我們的免費 Excel 項目狀態報告模板是捕捉項目時間段的絕佳工具。

靜態模板的問題在於它必須手動更新，並且無法自定義信息以反映每個利益相關者的關注點。與靜態工具不同，ProjectManager 是一種在線工具，可提供可過濾的實時數據以僅顯示與每個利益相關者相關的信息。您不僅可以通過簡單的擊鍵生成狀態報告，還可以生成有關差異、投資組合等的報告。所有報告都捕獲實時數據，因此它們是準確的，並且可以以各種格式輕鬆共享。立即免費開始使用 ProjectManager。

ProjectManager 的狀態報告過濾器 — ProjectManager 具有可以自定義和輕鬆共享的報告工具。學到更多

3.利益相關者地圖模板

如果您正在尋找可以幫助您識別和繪製利益相關者圖表的可視化工具，那麼您需要下載我們免費的 Excel 利益相關者地圖模板。在與利益相關者打交道時，您可以使用利益相關者地圖來為您的決策提供信息。建立可行的利益相關者溝通計劃至關重要。

利益相關者地圖模板可幫助您確定誰想知道什麼、他們何時需要知道以及他們更喜歡如何獲取更新。此利益相關者地圖有四個類別用於管理您的利益相關者：密切管理、保持滿意、保持知情和監控。將您確定的每個利益相關者放在正確的框中，並使用顏色編碼來顯示他們對項目是支持的、中立的還是關鍵的。

4.商業案例模板

由於利益相關者在項目中擁有既得利益，他們最關心的事情之一就是與執行項目相關的成本。他們想知道投資成本是否值得。您可以使用我們的免費 Word 商業案例模板向他們展示這一點，該模板總結了項目目標、成本和收益。

商業案例通過證明他們對項目的投資是有益的，對利益相關者來說是重要的盡職調查。他們可以閱讀執行摘要、項目任務說明和將要生成的最終可交付成果。有一個地方可以展示項目目標及其實現方式、財務評估和市場評估等等。這將有助於獲得利益相關者的支持。

5.成本效益分析模板

另一個可以幫助向利益相關者證明該項目值得他們投資的免費模板是我們的免費 Excel 成本效益分析模板。它可以幫助您查看數字並確定投入項目的資金是否物有所值。

成本效益分析模板通過在項目的成本和收益中增加一美元來實現這一點。通過從成本中減去收益，您可以看到項目的利潤（如果有）是多少。這可能是財務收益，但也可以確定業務目的和目標是否值得付出成本。此信息可以幫助利益相關者參與項目。

6. RACI 矩陣

確定和定義項目團隊的角色和職責顯然很重要，但項目經理在與項目利益相關者打交道時通常會忽略同樣的練習。之後，您的項目團隊只是項目中可能的眾多利益相關者之一。使用我們免費的 Excel RACI 矩陣模板，您可以對參與項目的每個人進行分類，包括利益相關者。

RACI 代表負責、負責、諮詢和知情。在我們的免費模板上，您在左側列出了所有利益相關者（或整個項目團隊），而圖表頂部是他們的頭銜。在相應的框中，您會註明他們是否負責、負責、諮詢或告知。現在您有一份文件來指導團隊中的每個人，包括利益相關者，他們對項目有不同程度的參與和影響。

7.需求收集模板

利益相關者想知道項目正在解決的問題、它計劃如何實現其目標、必須滿足什麼條件或能力等等。我們的免費 Word 需求收集模板都解決了這些問題。對於利益相關者來說，這是一份重要文件，可以在一個地方捕獲有關項目的重要信息。

ProjectManager 的免費需求收集模板免費模板涵蓋了很多內容。它列出了項目需求，從用戶、功能和系統到軟件、界面、工作流、變更和風險。這更像是一個高層次的觀點，適用於大多數利益相關者，避免陷入困境。甚至還有一個部分供每個人在文檔上簽字，以確保他們了解情況並達成一致。

8. 團隊章程模板

團隊成員是利益相關者，儘管不是項目中的唯一利益相關者。 Word 的免費團隊章程模板主要關注他們，但它是另一個重要的利益相關者管理模板。它解釋了團隊如何適應項目的更大環境，例如項目利益相關者。

項目經理的免費團隊章程模板除此之外，免費章程列出了參與該項目的每個人並提供了聯繫信息。有一個部分概述了項目的背景、任務和目標、預算和資源以及團隊使用的決策過程。有關於範圍、績效評估、活動和里程碑等的信息。這是一個很好的溝通工具，可以讓每個人都參與到項目中。

9. 溝通計劃模板

說到溝通，您需要一個溝通計劃來為您的項目團隊獲取信息。使用我們的免費 Word 溝通計劃模板將幫助您定義目標並安排與利益相關者的溝通更新。它是更重要的利益相關者管理模板之一，因為消息靈通的利益相關者更容易管理並且不太可能干預項目。

除了目標之外，溝通計劃模板還可以幫助您定義如何實現這些目標、在什麼時間範圍內以及使用什麼指標來衡量您的成功。您將確定與傳播信息相關的人員配備和工具，以及審查其有效性。一旦您制定了計劃，就很容易對其進行更改以保持相關性和有效性。

10.組織結構圖模板

雖然它可能看起來不像是關鍵的利益相關者管理模板，但了解公司或項目的組織構成是組織或項目團隊中的每個人都知道他們向誰報告的方式。使用我們的免費 Excel 組織結構圖模板。它是一個流程圖，顯示了組織或項目的內部層次結構。

本文檔是一個易於理解的命令鏈可視化視圖。雖然初創公司或項目等較小的組織可能不需要該工具，但組織或項目越大越複雜，此利益相關者管理模板就變得越重要。每個人都必須知道他們向誰報告以及誰擁有權力，這正是該模板所說明的。

項目經理幫助利益相關者管理

一旦您下載並使用了我們的免費利益相關者管理模板，您很快就會發現它們只能幫您做這麼多。畢竟，模板很多都是手動輸入和更新的，它們不具有協作性，並且與您的其他項目管理工具隔離開來。 ProjectManager 是一款項目管理軟件，可幫助您實時規劃、管理和跟踪利益相關者管理。

與利益相關者共享項目計劃

項目需要計劃，但如果沒有利益相關者，計劃就無法運作。在我們強大的甘特圖上創建時間表允許您管理項目團隊中的利益相關者，組織他們的任務，鏈接依賴關係以避免代價高昂的延遲並將他們分配給您可以實時跟踪的工作。項目計劃可以輕鬆地與項目團隊和利益相關者共享，讓每個人都保持一致。

實時監控進度和性能

在甘特圖上設置基線後，您可以根據實際工作量跟踪計劃工作量。這不僅可以幫助您遵守計劃和預算，而且利益相關者也希望了解這些有價值的數據。與輕量級工具一樣，實時儀表板無需設置，並以易於閱讀的圖形和圖表跟踪從工作量到成本和時間的所有內容。這是隨時獲取項目高級視圖的好方法。

項目經理可以使用資源管理功能來保持團隊的工作效率。可以提前設置可用性以簡化日程安排，我們的顏色編碼工作量圖表可幫助您查看團隊的分配情況。然後，您可以從圖表中平衡他們的工作量，讓他們保持滿負荷工作。他們沒有過度分配，利益相關者很高興看到生產力。