項目文檔：15 個基本項目文檔

項目經理知道項目文檔的重要性。 項目文件必須準確並不斷更新，以與項目保持同步。 在整個項目生命週期中創建和管理項目文檔對於項目成功至關重要，但從哪裡開始呢？

本指南定義了項目文檔是什麼以及為什麼它很重要，此外還概述了您應該始終創建以計劃和執行項目的前 10 個項目文檔。

什麼是項目文檔？

術語項目文檔是指在整個項目生命週期中創建的項目管理文檔。 這些文件，例如項目計劃、項目進度或項目預算，定義了項目團隊應遵循的活動、程序和指導方針。

項目文檔有幾個目的，例如項目規劃、成本管理或風險管理。 此外，某些項目文檔必須在特定項目階段創建，因為它們為下一步奠定了基礎。 例如，必須在項目執行階段開始之前創建項目管理計劃。

項目管理軟件可以幫助您組織和共享對項目成功至關重要的信息。 ProjectManager 是具有無限文件存儲空間的工作管理軟件，可以輕鬆與您的團隊和利益相關者共享產品文檔。 它的所有多個項目視圖都共享一個信息源，以使每個人都在同一頁面上。 免費開始。

讓我們看看在每個項目階段應該創建哪些項目文檔。

項目階段的項目文檔

項目的規模和復雜性各不相同，有些項目需要比其他項目更全面的項目文檔。 以下是通常在整個項目生命週期中創建的一些項目文檔的概述。

• 項目啟動：項目章程、商業論證、項目啟動會議議程
• 項目計劃：項目管理計劃、工作分解結構、項目預算、項目進度、變更管理計劃、範圍管理計劃、風險管理計劃
• 項目執行：項目狀態報告、經驗教訓模板、時間表、變更請求、變更單
• 項目監控：項目狀態報告、經驗教訓模板、時間表
• 項目收尾：項目收尾模板，打卡清單

現在您已經了解了項目生命週期的每個階段的正確項目文檔，讓我們深入了解一些關鍵的項目管理文檔。

包含在項目文檔中的前 15 個項目文檔

以下是對重要項目文件的簡要說明，以及每個文件對應的項目管理模板。 不要忘記查看我們的免費項目管理模板庫，您可以在其中找到數十個模板來構建您的項目文檔。

一、項目計劃

項目計劃是所有項目管理文件中最全面的，因為它編譯了在項目計劃階段創建的項目文件。 例如，您的項目計劃應包括您的項目預算和項目進度。

2. 項目章程

項目章程是在項目啟動階段編寫的，它為項目計劃奠定了基礎。 項目經理使用項目章程向利益相關者、發起人和客戶提供項目的快速概覽。

3. 商業案例

就像項目章程一樣，商業案例是在啟動階段創建的文檔，通過解釋項目可能為其組織帶來的潛在利益，讓項目利益相關者相信項目的價值。

4. 項目溝通計劃

溝通計劃為團隊成員和項目利益相關者之間的溝通設定了所有指導方針。 它定義了要使用的溝通渠道、溝通時間表、角色和職責以及其他細節，以簡化整個項目生命週期的溝通過程。

5. 風險登記冊

本文檔允許您登記所有潛在的項目風險，並簡要說明其潛在影響和可能性。 風險登記冊是一個重要的項目文件，因為它為您的風險管理計劃提供重要信息，其中包含所有風險管理文件、策略和指南。

6. 範圍聲明

範圍說明書定義了為完成項目而執行的活動。 項目經理使用它來讓利益相關者知道將做什麼和不做什麼，以便從一開始就明確期望。 它是范圍管理計劃的一部分，是一份解釋與項目範圍相關的程序和指南的綜合文件。

7. 項目預算

項目預算是一個重要的項目管理文件。 要創建一個，您需要估算項目成本，其中包括勞動力、材料、設備以及執行項目所需的任何東西。

8. 項目進度表

在基本層面上，項目進度表定義了執行所有項目任務的時間表。 它還可以包括更多詳細信息，例如每個任務所需的資源、負責人、項目的浮動或鬆弛以及關鍵路徑。 ProjectManager 的甘特圖是創建詳細項目計劃的完美工具。

9. 項目狀態報告

項目狀態報告是必備的項目管理工具，因為它們允許您隨時檢查項目的健康狀況並與利益相關者共享數據以保持更新。 狀態報告很簡短，僅包含最相關的信息。

10. 項目關閉模板

在項目關閉階段結束時創建項目文檔總是必要的。 這是因為項目經理需要完成合同、創建“經驗教訓”文檔並獲得利益相關者的正式批准以及其他重要任務。 所有這些都必須記錄在案，以防萬一。

11. 項目提案模板

項目建議書是一個項目管理文件，它提供了項目關鍵領域的快速概覽。 其主要目的是在啟動階段讓潛在的利益相關者相信項目的價值。 它應該是一個有說服力的文件，強調主要的好處、目標和要求。

12. 項目簡介模板

項目簡介是項目計劃的摘要版本，面向不需要深入了解項目管理計劃的所有細節但仍需要了解項目的跨職能團隊或利益相關者等受眾目標、預算、角色和職責以及其他關鍵方面。

13. 需求收集模板

項目需求是項目預期的目標和規範，以確保所有利益相關者都滿意。 我們的免費需求收集模板將幫助您記錄所有項目需求。

14. 項目概覽模板

項目概述是一個單頁文件，概述了項目最關鍵的方面，例如時間表、里程碑、預算、狀態以及團隊成員的角色和職責。

15. 團隊章程模板

團隊章程是一個項目管理文件，它顯示了項目團隊的角色、職責、可交付成果和資源。 它可以幫助項目經理了解每個團隊成員的工作量和目標，以便更好地進行資源規劃。

什麼值得記錄

無論您的組織結構如何，記錄和記錄項目所有方面的能力對於成為一名成功的項目經理來說都是至關重要的。 需要在整個項目生命週期中維護多個報告、圖表、圖形、文檔、變更請求和狀態更新，並且文檔可以將項目的不同部分拼接在一起並成功完成。

但是，您的時間是有限的，大多數組織對繁瑣的文書工作的耐心也是有限的。 您如何保持效率並有效地記錄項目？ 考慮以下內容以確定值得記錄的內容：

• 與客戶相關的一切——想像一下，一位客戶突然質疑幾個月前做出的決定。 客戶說他們選擇了一個方向，但貴公司決定在實施過程中走另一條路。 清晰的客戶會議文檔，包括日期、時間和與會者的註釋，有助於解決誤解。
• 法律規定——對於某些項目，法律團隊需要在項目期間審查文件。 對於公共項目，可能會有監督和審查流程在項目完成後對其進行分析。 在項目開始之前了解您的法律團隊需要的文檔要求。 在這種環境下追趕是有風險的。
• 正確數量的流程——雖然您不想迷失在記錄這麼多您實際上並沒有處理的計劃和流程中，但您確實需要圍繞項目計劃和目標進行一些定義。 讓您的組織結構指導記錄多少流程。 例如，在需要法律文件的項目上嘗試無流程操作只會讓您的項目陷入困境。 如有疑問，最好的方法是記錄。
• 項目變更——持續的項目更新對於記錄特別是在項目目標發生變化時至關重要。 理想情況下，您將擁有一個實時在線項目管理工具，以便實時安排您的資源和任務更改，並在問題發生時捕獲它們。 但是，對項目計劃的較大影響應以受版本控制的方式添加到項目文檔中。

項目文檔最佳實踐

那麼，您應該使用哪些最佳策略來保持文檔有效、高效和及時？ 要根據最佳實踐調整文檔，您應該：

• 花點時間——使用你的日曆！ 許多人認為日曆僅用於安排會議。 它不是。 使用它來安排 2-3 小時的不間斷時間來組裝重要文件。 與其接電話或與同事交談，不如花時間進入寫作區域。 通過集中時間和注意力，您將能夠取得重大進展。 同樣，每週在您的日曆中安排 10-15 分鐘的時間塊來查看和更新​​文檔。
• 具有正確的詳細程度——為工程師整理文檔不同於您向高管提供的文檔。 工程師需要您可以提供的詳細信息，而高管則沒有時間被細節所困擾。 他們只需要要點、底線和後續步驟。 您可以為合適的受眾確定合適的文檔級別。
• 使用 Smart Storage – 您的文檔需要易於查找。 如果文件被埋在沒人能找到的岩石下，文件就毫無用處。 這包括確保基礎設施到位，可以在線訪問文檔，並且文件夾結構和層次結構易於理解。
• 與他人共享——大多數人討厭將文檔放在一起，但喜歡為他們打包文檔。 你會驚喜地發現人們真的閱讀了文檔！ 使用您的在線項目管理軟件將您的文檔與項目一起在線存儲，最好是在協作、安全的環境中。
• 版本控制和最新——使項目文檔保持最新和更新是一項挑戰。 進入初始版本很容易，但是返回並更新文檔和維護版本控制是很痛苦的。 最大的幫助是您擁有的文檔存儲庫基礎架構。 自動版本控制允許您管理此過程，並且文檔的使用者始終相信他們擁有最新版本。

ProjectManager 如何幫助項目文檔

ProjectManager 是連接混合團隊並促進協作的工作和項目軟件。 所有項目文檔都可以存儲在該工具上，需要訪問文檔的每個人都可以擁有它。 您可以創建項目計劃等等，使 ProjectManager 成為項目成功所需的唯一軟件。

在交互式甘特圖上製定項目計劃

最重要的項目文件之一是您的項目計劃。 您可以使用我們的甘特圖製作和分享它，它可以組織您的所有任務、鏈接依賴關係並繪製里程碑，以幫助您按時完成任務。 它甚至過濾關鍵路徑。 我們的在線甘特圖提供實時數據並且易於共享，因此每個人都始終使用最新數據。

使用實時儀表板監控您的項目

您的項目文檔僅為項目的執行奠定了基礎。 為了遵守這些計劃，您需要有一種方法來實時監控進度和績效。 我們的實時儀表板自動收集、計算和提供時間、工作量等的實時指標。 與其他工具不同，無需設置。 隨著項目的展開，您會看到正在發生的事情。

通過一鍵式報告深入了解數據

當高級視圖不夠用時，您可以通過按鍵生成項目報告。 獲取有關您的成本、進度等的更多信息。 可以過濾所有報告以僅顯示您想要查看的數據。 您可以將報告附加到利益相關者的電子郵件或打印出來以供演示。

ProjectManager 是一個靈活的工具，可讓您在項目更改時根據需要更新項目文檔。 每個人都會收到電子郵件通知或應用程序內警報的更新，因此永遠不會對預期內容感到困惑。 使用一種工具來管理您的項目計劃、資源、成本和團隊，同時存儲您必須交付成功的所有項目文檔。

當然，文檔可能是您項目的禍根，但您需要它。 有一些工具可以幫助您更輕鬆、更好、更快地做到這一點。 ProjectManager 的在線軟件套件是一個出色的協作工具，用於創建和存儲您的項目文檔，以便更輕鬆地訪問和與您的團隊共享文檔。 免費開始。