行動項目和行動項目列表快速指南

很可能，您在沒有意識到的情況下創建了一個操作項。 如果你曾經寫過一份待辦事項清單，那麼你已經為自己制定了一系列行動項目——要跑腿、要完成的家務、要聯繫的人等等。

管理大型項目是一個複雜得多的過程，它需要一個複雜的系統來創建、分配和跟踪行動項目。

什麼是行動項目？

行動項目是離散的、可操作的任務，作為實現更複雜目標的“墊腳石”。 創建行動項目列表是分配這些工作和跟踪進度的最佳方式。

行動項目有多種形式，從必須完成的活動到必鬚髮生的事件。 然而，它們的定義特徵是，完成的每個項目都會導致完成更大的任務。 這些項目必須簡明扼要，並且通常由一個人完成。 雖然它們可能看起來很簡單，但創建操作項列表比您預期的要復雜得多。 創建不當的指令會減慢整個項目的速度，甚至導致完全失敗。 出於這個原因，了解創建和使用它們以推動您的項目前進的最佳方法至關重要。

項目管理軟件是列出行動項目並實際執行團隊工作的最佳方式。 使用 ProjectManager，您可以在五個不同的視圖中協作處理任務，使用儀表板跟踪進度，甚至跟踪您的時間。 從今天開始免費。

誰創建行動項目？

經理和團隊領導通常負責創建和分配行動項目。 擔任這些角色的個人設置任務並將它們分解為團隊成員可以完成和“核對”的列表。 經理的工作是知道誰應該處理哪個行動項目，哪些需要多個團隊成員。

在團隊環境中處理複雜任務時，行動項目至關重要，因為它們可以防止團隊成員互相踩腳並做不必要的工作。

行動項目清單的目的

滾動行動項目列表是在項目期間跟踪每個人的責任的好方法。 這樣可以更輕鬆地找到您將來可能遇到的任何問題的答案。 行動項目列表準確地顯示了項目過程中哪些是正確的，哪些是錯誤的，以及某些任務需要多少努力和資源。

創建操作項列表時要考慮的事項

您應該始終包含五個詳細信息，以確保項目被理解並且可以被跟踪：

• 任務名稱
• 重要日期——創建、計劃完成、實際完成
• 操作項的描述
• 需要注意的風險或問題
• 誰將擁有行動項目

行動項目示例

想像一個正在計劃一個項目並正在討論任務列表的會議。 這些任務必須在項目可以推進之前完成。 為了使這些抽象任務更易於管理，項目經理會將它們分解為不同的操作項。

這些對於團隊成員來說更容易理解和執行，也更容易讓項目經理跟踪。 這裡有一些例子：

• 在設定的時間和日期安排會議
• 向第三方供應商發送請求
• 聯繫利益相關者以建立電話會議
• 提交工單
• 創建圖形

行動項目的要素

遵循創建行動項目的既定標準，以任何人都可以理解的方式包含所有必要的信息。 這個過程並不復雜，但需要牢記以下關鍵要素：

標題和跟踪號

這是操作項的名稱——它最簡單的描述符。 保持標題簡短，因為您將在那裡編寫描述並擴展詳細信息。 建議為每個項目分配一個跟踪號。 這將簡化您跟踪和報告它們的方式，尤其是在一次處理許多操作項時。

優先級

在處理多個行動項目時，為每個行動項目分配一個優先級，以便知道首先關注什麼。 並非所有這些都必須按照分配的順序完成。 有些人自然會比其他人更緊迫。

創建日期和預計完成日期

創建行動項目時需要牢記三個日期：創建日期、預計完成日期和最終完成日期。 請注意，並非所有都將完成，有些可能會被“解決”。 這些是沿途變得不必要且不需要完成的項目。

創建者和受讓人

包括誰創建了操作項，以及他們分配給誰。 這使相關人員更容易知道在哪裡提出問題。 從本質上講，這是一種加快溝通速度的方法。

描述

描述應在標題上展開。 請記住，這仍然應該是一個簡單的描述——一個總結，而不是一個分步指南。 通常，操作項描述只有一兩句話。

擴展描述

在這裡，您可以包括受讓人執行任務所需的任何其他相關詳細信息。 根據操作項，這可能不是必需的。

維護行動項目列表的最佳實踐

在您開始寫作時，請牢記一些最佳實踐：

以動詞開頭

當行動項目寫成名詞時，可能性是，它們太寬泛了。 這可能會導致混亂。 例如，將行動項目命名為“校對投資者電子郵件”與“投資者電子郵件”可以更清楚地了解需要做什麼。

簡潔

行動項目應該讓事情變得更簡單，而不是更複雜。 如果它們太“羅嗦”或包含不必要的細節，它們可能會使受讓人感到困惑並減慢速度。 少即是多。

寫出來讓任何人都能理解

行動項目對於創建它們的人來說總是有意義的，但請考慮它們是否對第一次閱讀的讀者也同樣有意義。 受讓人應該確切地知道該做什麼。

牢記資源

創建行動項目時，請考慮所需資源，例如預算、勞動力和時間。 這些資源可能會影響您將其分配給誰以及您分配它們的其他項目。

預期產生的行動項目

成功完成一項工作可以打開通往另一項工作的大門。 當您提前預期這些額外的工作時，您將領先一步。

什麼是行動項目跟踪？

編寫行動項目後，開始執行和跟踪。 在進行這些工作時，您應該跟踪和記錄他們的進度，以便為決策和策略提供信息。 如果做得正確，跟踪應該揭示未來在哪裡調整任務管理策略。

行動項目跟踪是從開始到結束監控行動項目並記錄信息的過程。 這些信息可以很容易地被引用回來，甚至可以為未來的決策提供信息。

項目完成後跟踪尤為重要。 沒有它，關於如何處理操作項的有用信息基本上被浪費了。 理想情況下，這些信息將被保存並在以後使用。

使用行動項目跟踪器

行動項目跟踪器允許項目經理記錄和更新行動項目。 傳統上，這些是簡單的電子表格。 現在，最好的跟踪器提供了更高的功能並允許團隊協作。

正確格式化操作項列表是保持數據以備將來使用的關鍵。 很可能會有新的眼睛在看這些列表，他們需要了解他們在看什麼。 這意味著無論項目如何，都要保持格式一致並在每個列表中包含相同的數據集。

為什麼要使用模板

行動項目是任務管理的一個固定部分。 它們是團隊領導在任何項目的整個生命週期中創建和使用的東西。 因此，您的列表應採用相同的格式並包含相同的信息。 這種一致性減少了混亂並改善了結果。

作為受讓人，無論您被分配了什麼或由誰分配，您都應該確切地知道對您的期望。 操作項模板可確保以您可以理解的格式提供您需要的所有信息。

我們的行動項目模板可確保您包含所有必要的詳細信息，並且每次都以相同的方式格式化列表。 這樣一來，您就不必浪費寶貴的時間來重新熟悉一種新的格式。 您擁有所需的信息，並且知道在哪裡可以找到它。

為了獲得更好的結果，將此模板與功能強大的項目管理軟件以及項目跟踪和報告工具相結合。

如何在 ProjectManager 中使用操作項模板

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的工具，可讓您以更高的生產力組織、執行、跟踪和報告您的行動項目列表。

列出不同項目視圖上的操作項

一個簡單的電子表格可以完成工作，但它的靜態性質可能會受到限制。 使用我們的軟件，您可以在甘特圖、任務列表或看板板上佈置所有行動項目。 每個項目視圖都允許您輕鬆分配操作項並跟踪從概念到完成的進度。

在儀表板上跟踪操作項狀態

要跟踪受讓人的進度和績效，您可以使用實時儀表板，該儀表板提供來自每個團隊成員的實時數據，並將其轉換為顯示時間、方差等指標的圖形和圖表。

使用基於雲的軟件與您的團隊協作

借助我們的協作平台，團隊成員可以更有效地協作和處理工作。 用戶可以附加文件和圖像、評論和標記人員，以確保每個人都在同一頁面上。

ProjectManager 是一個屢獲殊榮的項目管理解決方案，可幫助您完成項目的每一步。 在線規劃工具和基於 Web 的任務管理功能讓您可以隨時隨地進行協作並在項目的整個生命週期中進行調整。 然後，只需單擊幾下，即可根據數據創建綜合報告。 立即參加 30 天免費試用，親自體驗一下。