什麼是風險登記冊以及如何創建

您永遠無法預測項目中可能發生的每一個風險事件，但是通過使用風險登記冊，您可以在項目風險成為真正的問題之前迅速做出反應，並讓整個項目偏離軌道。

什麼是風險登記冊？

風險登記冊是風險管理和項目管理的工具。 它用於識別項目或組織中的潛在風險，有時是為了滿足法規遵從性，但主要是為了掌握可能破壞預期結果的潛在問題。

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雖然風險登記冊主要在項目執行期間使用，但它是風險管理計劃的一部分，項目經理在項目規劃階段必須認真考慮。 現在開始考慮項目中的風險分析還不算太早。 因此，準備好項目風險登記冊對於管理風險至關重要。

一旦有了風險登記冊來識別和跟踪風險事件，您就需要項目管理軟件來採取行動。 ProjectManager 具有看板和甘特圖，可在您的團隊努力解決風險時可視化工作流程。 項目經理在風險管理過程中獲得透明度，同時賦予他們的團隊管理積壓和計劃衝刺的自主權。 立即免費試用，了解它如何改善您的風險管理。

擁有一個風險日誌來跟踪項目風險，無論是通過簡單的電子表格還是作為更強大的項目管理軟件解決方案的一部分，都是在任何項目計劃中處​​理的好主意。 任何事情都存在固有的風險，這對於管理一個包含大量活動部件的項目來說是雙重的。

為什麼需要項目風險登記冊？

如果您知道什麼是風險管理，那麼您就會知道管理風險的下一步是戰略性地控制在您管理項目時最有可能發生的潛在問題。 因此，您應該建立一個風險分析機制來收集潛在風險，然後在這些風險成為現實時規劃出降低風險並使項目重回正軌的路徑。

風險登記冊中包括什麼？

風險登記冊可能因組織和項目而異。 但是，大多數風險登記冊模板共享以下常用元素：

• 風險識別 ID：用於識別風險的名稱或 ID 號。
• 風險描述：對風險的簡要說明。
• 風險分解結構：風險分解結構是一個圖表，可讓您識別所有項目風險並對其進行分類。
• 風險類別：有許多風險類別會影響項目，例如進度、預算、技術和外部風險。
• 風險分析：風險分析的目的是確定風險的概率和影響。 您可以進行定性風險分析或定量風險分析。
• 風險概率：您需要估計每個風險的可能性並分配定性或定量值。
• 風險優先級：風險優先級是通過為每個風險分配一個風險評分來確定的，該評分是通過將風險影響和概率值相乘而獲得的。 如果您使用的是定性測量，則需要優先考慮具有最高影響和最高概率的風險。
• 風險應對：每個風險都需要風險應對來減輕其對項目的影響。 這些風險應對措施也記錄在風險應對計劃中。
• 風險所有權：每個風險都需要分配給成為風險所有者的團隊成員。 風險負責人負責部署適當的響應並對其進行監督。

風險管理流程

風險管理過程的第一步是風險識別。 當然，項目都是不同的，但對於年復一年運行類似項目的組織來說，可能需要查看歷史數據以幫助確定這些項目類型的常見風險類別。

此外，您可以根據市場力量（例如，供需風險）或基於常見的項目管理問題，甚至基於天氣來預測某些項目風險。

收集項目風險

收集管理項目時可能出現的風險需要一種系統的方法來確保您盡可能徹底。 項目風險登記冊是一個系統，如果它確實出現，它可以跟踪該風險，然後評估您為解決它而設置的操作。

在風險日誌電子表格或項目管理軟件中記錄這些風險時，您可以放置​​所有這些數據並跟踪整個項目的特定風險事件，從而查看您是否已採取風險應對措施來補救風險正在發揮作用。 因此，風險跟踪文件可以嚴格控制項目風險，以減輕其影響，以免它們破壞您的項目。

記錄項目風險

使用風險登記冊記錄項目風險對於任何項目的成功都至關重要。 它為您提供了一個單一的位置來識別風險，記錄它的歷史——從它第一次發生的地方到你最終解決它的地方——甚至將風險標記給識別它並擁有它的管理人員的人。 在風險日誌中，您可以記錄風險評分以及風險影響項目的可能性等等。

監控項目風險

如前所述，您可以在項目風險登記冊中將風險分配給您的團隊成員。 然後，該人負責監控風險並領導所需的任何風險響應行動，以減輕該風險事件的影響或在它成為問題後解決它。 通過在項目風險登記冊中記錄此過程，您不太可能在繁忙的項目過程中忘記項目風險，這意味著風險不會變成可能對項目預算或進度產生負面影響的實際問題，並且損害項目的成功。

化解風險

最後，當項目風險解決後，您可以關閉它。 沒有什麼比在風險日誌中檢查該風險不再是項目中的問題更好的了。 此外，如果風險事件已得到補救，那麼您不希望繼續將資源用於解決不再存在的問題。 它只是讓您更好地控制您的風險管理計劃，並促進與您的項目團隊和利益相關者的更好溝通。

如何創建風險登記冊

讓我們完成創建風險登記冊的所有步驟，以便在使用該風險管理工具時充分利用它。

1. 風險識別

召集項目團隊共同討論潛在風險。 每個團隊成員都負責項目的不同領域，因此請利用他們的專業知識來幫助識別潛在的項目脫軌風險。 您還需要與利益相關者交談，以確保您已將他們的擔憂放在心上，並且也在跟踪他們的風險。 確保用盡所有潛在影響的風險類別，從市場力量到資源再到天氣。

2. 描述項目風險

您要做的下一件事是描述項目風險。 在保持描述的基本要素的同時，盡量做到徹底。 風險過於模糊將使真正了解風險是否已成為真正問題成為挑戰。 例如，不要為取決於天氣的風險寫“天氣”。 相反，請選擇與您的項目特別相關的內容，例如“印度的季風季節可能導致銅的運輸延誤”。

作為我們識別和描述風險的工具，項目管理軟件可以幫助您保持井井有條。 使用 ProjectManager 的列表視圖，您可以為所有風險建立一個中央樞紐，並提供空間來描述它們，還可以確定優先級、自定義標籤等等。 與輕量級待辦事項應用程序不同，我們為您提供實時數據，我們的列表視圖顯示每個列表的完成百分比。 它還允許團隊發表評論，以幫助他們更好地協同工作，無論他們是在辦公室、在現場還是在家裡。

3. 估計風險影響

包括風險可能影響的所有內容，這樣您就可以製定強有力的策略來應對它。 例如，如果在您所在地區的業務部門傳出裁員傳聞，請確定一旦發生可能對您的項目進度產生的實際影響。 例如，“東南製造業的預計裁員可能會影響 6 月的生產計劃。 除非考慮替代生產方案，否則這可能會使整個項目執行延遲三個月。 這告訴風險所有者調查該地區以外製造設施的潛在選擇，因此制定了真正的風險管理計劃。

4.制定風險應對計劃

這是項目風險登記冊中的繁重工作，因此請給它必要的時間和精力來正確完成它。 你要徹底，但不要過度。 保持風險應對計劃簡短明了。 做你的研究，所以如果項目中出現風險，你可以立即採取行動。 記錄所有響應計劃和實施策略。 如果這需要較長的文檔，請在風險響應計劃文檔中添加鏈接或附件，以直接指向計劃的響應。

5. 優先考慮項目風險

並非所有項目風險都是平等產生的。 其中一些影響比其他影響更大，因此您必須在這裡決定哪些將移動到線路的最前面，如果您沒有時間和資源，可以忽略哪些。 在這裡，您將確定風險等級：高、中或低。 通過這種方式，您可以過濾您的註冊表，然後確定優先級。

6. 定義風險所有者

最後，為每個風險分配一個所有者。 如果您沒有每個潛在風險的風險負責人，那麼您可能不會知道它，直到該風險的影響是不可逆轉的。

7. 筆記

您的風險登記冊中有最後一列，這是一個收集任何不屬於已經討論過的類別的筆記的地方。 有一個地方放置這些想法很重要，這樣它們就不會在項目的無休止的攪動中迷失。

使用 ProjectManager 跟踪風險

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，具有集成的風險跟踪功能，可讓您輕鬆列出、管理和協作。 一旦您選擇了某個風險，就有一種簡單而快速的方法來編輯風險的各個方面，包括它的名稱、描述、分配給它的對像以及它的優先級。 更好的是，您可以為該特定項目風險添加註釋、文件、圖像和其他附件。

我們最強大的風險管理功能之一是我們的實時儀表板。 我們的項目儀表板為您提供項目狀態的快照，是在風險成為問題之前提前發現風險的理想選擇。 這一獨特功能受到世界各地項目經理的重視，包括沃爾沃、美國宇航局和美國銀行等大公司。

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