醫療保健團隊在社群媒體上遵守 HIPAA 的指南

Sprout Social 企業銷售總監 Jill Florence 表示，很難找到不了解社群媒體對醫療保健價值的醫療保健行銷人員。

正如佛羅倫斯所解釋的那樣，「社交是提高品牌知名度以及與患者、醫生和社區成員建立聯繫不可協商的一部分。 但對於數位前線的行銷團隊來說，克服安全和隱私團隊的擔憂可能是一個挑戰，尤其是在 HIPAA 和社交媒體的交叉點。”

許多組織表示，HIPAA 合規措施抑制了他們的策略，因為他們創建的一些最具吸引力的醫療保健內容以創新研究、患者感言和醫學突破為特色，而這些內容需要漫長的審批流程和仔細的執行。 在本指南中，我們將詳細介紹您在社交媒體上保持 HIPAA 合規性所需了解的信息，並分享儘管受到監管限制但在社交媒體上大放異彩的醫療保健品牌的示例。

請注意：本文提供的資訊並不構成也無意構成正式的法律建議。 在繼續閱讀之前，請先查看我們的完整免責聲明。

HIPAA 對社群媒體內容的影響

HIPAA 隱私法保護敏感的病患資訊不被公開揭露，包括在社群媒體上。 HIPAA 隱私規則明確保護病患健康訊息，因為它涉及資料的共享方式，包括行銷和廣告工作。

敏感的受保護健康資訊 (PHI) 包括有關患者過去、現在或未來的醫療狀況、向個人提供的醫療保健服務以及過去、現在或未來的醫療保健付款的資料。 鑑於社群媒體平台收集用戶資訊、追蹤行為並擁有使用視覺資產的許可，很容易理解為什麼存在這些規定。

在分享患者前後照片、感言和其他敏感資訊的時代，醫療保健提供者在製作社群媒體內容時應格外謹慎。 HIPAA 法規還要求醫療保健公司仔細管理社群媒體上的客戶互動，包括防止病患分享 PHI，如果分享則刪除。 不遵守 HIPAA 法規的代價是高昂的——無論是經濟上還是品牌聲譽。

然而，正如 Sprout 高級解決方案工程師 Katherine Van Allen 所指出的那樣，社交的好處大於風險。 「社群媒體應該成為醫療保健組織策略的一部分。 您需要聯繫的人是社交人群——無論是潛在的患者還是員工。 如果沒有社交存在，您就無法參與有關您的系統的重要對話。 來自有關團隊成員或地點的討論、文書錯誤和法律訴訟，或迅速傳播有關疾病或治療計劃的錯誤訊息。 傾聽社交媒體將幫助你找到關鍵的機會領域。”

如何創建品牌指南來支持 HIPAA 和社交媒體

儘管您應該始終諮詢您的法律顧問和合規團隊有關社交媒體上的 HIPAA 合規性的信息，但在您創建品牌指南時，可以遵循以下一般最佳實踐。

制定政策並培訓您的團隊

首先諮詢您的法律和合規團隊，讓他們成為驗證您的策略、活動和內容合法性的關鍵合作夥伴。 與他們合作制定社交媒體合規協議，其中應包括透過社群媒體與人們溝通的說明。

透過共同創建以社交媒體教育為特色的 HIPAA 合規培訓計劃，讓您的團隊熟悉此協議。 在培訓中，重點強調社交媒體上客戶資料的正確使用以及常見的 HIPAA 違規行為。

遵循去識別化最佳實踐

在製作新的社群媒體內容時，請從您的貼文中刪除所有 PHI。 PHI 包括與以下識別碼一起使用的健康資訊：

• 姓名（名字、中間名和姓氏）
• 小於一個州的地理指標
• 日期的所有元素（年份除外）
• 電話和傳真號碼
• 電子郵件地址
• 社會安全號碼
• 醫療記錄、健康計劃受益人和帳號
• 證書或執照號碼
• 車輛識別符
• 設備屬性
• 與病患相關的 URL 和 IP 位址
• 生物辨識標識符
• 全臉照片和其他獨特的身體辨識訊息
• 任何其他可以識別個人身份的數字或代碼

更詳細地說，雖然患者的姓名與其生命徵象配對被視為 PHI，但僅其生命徵象則不然。

監控 HIPAA 違規行為

即使您採取一切預防措施限制內容中 PHI 的使用，患者仍可能因分享個人資訊而使您的合規性面臨風險。 透過在直接訊息互動和品牌簡介中添加免責聲明來防止這種情況發生。 請患者不要分享任何 PHI，並告知他們應該向何處詢問。

如果患者提及或私訊您並損害 PHI，請立即刪除該訊息，並將其路由到更合適的管道。 Florence 建議：「即使您在個人資料或私訊中加入免責聲明，有些患者仍然會尋求醫療建議。 為了解決這個問題，一些組織使用聊天機器人和分類工具來自動提醒他們潛在的 PHI，並回應或刪除敏感內容。”

透過使用 Sprout Social 的Saved Replies等工具，您可以使用預先編寫的回覆快速回覆客戶並將對話重新導向到安全管道。 您還可以使用 Sprout 的聊天機器人建構器自動將社交用戶重新路由到電子郵件地址或其他安全管道，以進行與醫療保健相關的對話。

透過 Sprout 的智慧型收件匣，您可以使用標記和過濾來標記包含 PHI 的郵件，並建立刪除這些郵件的工作流程。

建立病患批准流程

在某些情況下，患者（或其家人）可能有興趣與觀眾分享他們的故事，例如克利夫蘭診所新生兒重症監護室的這個可愛的萬聖節 TikTok。

在分享這些故事、照片和/或影片之前，請制定簡化且清晰記錄的流程，以獲得揭露患者 PHI 的書面同意和 HIPAA 授權。

隨時了解立法變化

定期了解聯邦和州層級的立法變化。 定期查看美國衛生與公眾服務部 (HHS) 網站等資源。 您還可以在社交媒體上關注 HHS 和國家法律評論以獲取即時更新，包括有關 HIPAA 資料外洩的案件裁決。

尋找更多資源？ 我們在社交備忘錄上匯總了 HIPAA 合規性，可以幫助您保持合規性，同時執行有效且富有創意的社交策略。

常見的 HIPAA 違規行為和社交媒體的作用

雖然 HIPAA 的社會合規性很複雜，但金錢、聲譽以及最重要的患者福祉風險太大，不容出錯。 以下是您應避免的最常見的 HIPAA 違規行為。

將病患詳細資料隱藏在眾目睽睽之下

即使您沒有明確包含面孔、姓名、日期或其他明顯的標識符，某些情況細節也可能會洩露患者的個人資訊。 佛羅倫斯和範艾倫都建議在發布之前仔細檢查照片和影片。 確保您的媒體背景中沒有受保護的資訊。

範艾倫警告說：「像員工休息室照片這樣看似無害的東西可能是違規行為。 有人可以放大桌子上患者的病歷，並能夠識別他們的姓名或其他 PHI。”

驗證健康資訊

Florence 說：“許多患者向醫療保健品牌發送訊息，認為他們的訊息會傳達給他們的醫生，這意味著他們將敏感的 PHI 納入其外展活動中。” 正如我們在上一節中提到的，刪除任何 PHI 至關重要，即使患者主動提供了 PHI。

但許多組織忽略的一個關鍵細微差別是，您也應該避免驗證 PHI。 例如，如果患者對您的貼文發表評論並透露自己患有疾病，您不應在回覆中承認該疾病。 這可能違反 HIPAA。 以下是一些範例場景：

病人訊息範例： @Hospital，我最近被診斷出患有糖尿病，我想知道你們的哪位醫生專門從事糖尿病護理？

不符合 HIPAA： @Patient，我們知道進行新的糖尿病診斷可能具有挑戰性，我們隨時為您提供協助。 直接致電史密斯醫生的辦公室安排諮詢。

符合 HIPAA： @Patient，我們已刪除您的評論以保護您的隱私。 請致電或透過電子郵件聯絡我們的團隊尋求協助。

培訓僅限於企業通路和受薪人員

透過限制對企業管道和付費人員的培訓，醫療保健組織造成了知識差距，可能會導致重大後果。 例如，一位興奮的實習生可以發布與患者的自拍照。 或者，住院醫師實習生可能會在有趣的 TikTok 中意外洩露 PHI。

醫療保健組織應記住，HIPAA 適用於受覆蓋實體控制的所有人，包括志工、學生和無薪人員。 它還封裝了公司帳戶以外的社交檔案，包括員工的個人帳戶。

HIPAA 對社群媒體供應商意味著什麼

選擇軟體供應商和工具時，HIPAA 合規性和安全性應該是首要考慮因素。 在平台評估期間，希望您的安全和隱私團隊對資料整合到更大的技術堆疊時的使用方式保持警惕。

尋找具有權限等級和訊息審批功能的管理解決方案，以確保只有責任方才能發佈。 確保採取網路安全措施來保護電子設備上的 PHI，例如加密或防火牆。

更進一步，找到願意簽署業務合作協議 (BAA) 的社交媒體管理解決方案，這是一份具有法律約束力的合同，指定各方在 PHI 和 HIPAA 合規性方面的責任。 正如 Florence 詳細介紹的那樣，“您應該與像 Sprout Social 這樣可以簽署 BAA 的合作夥伴合作，並與您一起承擔風險和責任。”

值得學習的醫療保健品牌

這四個醫療保健組織表明，即使在受監管的行業中，活躍的社交媒體存在仍然是可能且重要的。

梅奧診所

梅奧診所是全美排名第一的醫院，利用社群媒體打造雇主品牌。 就像他們轉發了一位移植主席慶祝一個月成功的貼文一樣。 請注意，該帖子沒有透露任何敏感的患者訊息，而是重點關注移植團隊的成就和高素質。

梅奧診所也分享志工、醫生和其他人員的個人資料，以進一步人性化他們的公司，例如這段關於大屠殺倖存者變身志工的溫馨影片。

醫院系統透過一般健康和生活方式提示來補充這些帖子，以激勵他們的追隨者並促進福祉，就像在這個關於日常運動的好處的輪播中一樣。

克利夫蘭診所

克利夫蘭診所是一家領先的學術醫療中心，緊跟著醫療保健對話的趨勢，並利用其專業知識讓社區了解新的公共衛生報告。

就像在這個 Reel 中，他們調查了最新的社交媒體健康熱潮、冷水浴或冷水淋浴的好處。 這篇文章詳細介紹瞭如何在保持安全和健康的同時獲得這一趨勢的回報。

該醫療中心也分享其組織製作的最重要的公共衛生報告。 他們通常會簡要總結報告的主要發現，同時包含鏈接，以便人們可以閱讀更多內容，就像他們在這篇文章中所做的那樣。

波士頓兒童醫院

波士頓兒童醫院擁有世界上最大的醫院兒科研究計畫。 該組織利用其社交管道來強調突破性的研究（及其背後的研究人員），就像他們在這篇關於頂級臨床遺傳學家促進兒童健康結果的文章中所做的那樣。

他們還透過採訪他們的家人來介紹從最先進的治療中受益的患者，就像 Facebook 上關於癲癇兒童基因檢測的力量的專題一樣。

聖歌 藍十字 藍盾

Anthem Blue Cross Blue Shield 是值得信賴的健康保險計劃提供者。 在社群媒體上，他們分享了有關為會員提供的價值的有意義的統計數據，包括這篇關於雇主透過投資工作場所成癮康復和支持而獲得的投資回報的貼文。

他們還分享獎項和認證，以證明他們對會員關懷和卓越的承諾，例如這篇關於他們獲得 NCQA 認可的文章。

作為受歡迎的保險計劃提供者，他們在社交上收到了大量有關會員保單詳細資訊的詢問。 他們的護理團隊示範如何將對話從公共論壇路由到更合適、更安全的私人管道，就像在這個回覆中，他們要求成員向他們的幫助中心發送電子郵件。

自信地駕馭 HIPAA 和社群媒體

社群媒體上的 HIPAA 合規性是一個多步驟、持續的過程，涉及與您的法律和安全團隊密切配合，以及開展跨部門教育。 透過遵循保護患者資料和組織品牌健康的關鍵最佳實踐，您將能夠駕馭複雜的 HIPAA 協議並自信地發展您的社交形象。

後續步驟：既然您已閱讀本文，請在日曆上安排與法律和安全團隊的會議，開始規劃組織範圍內的教育工作，並溫習醫療保健社交媒體基準，以更好地了解社交媒體在社區中的作用參與工具包。

免責聲明

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