CRM 所需的時間：CRM 軟件是時間竊取者還是時間節省者？

高達 69% 的 CRM 實施失敗是因為流程中沒有足夠的計劃和努力。

對於小型企業來說，時間是一種稀缺資源，使用新的 CRM 似乎很可怕。

• 設置新的 CRM 軟件需要多長時間？
• CRM 部署後是否會為我的團隊創造更多工作？
• 學習如何使用新系統需要很長時間嗎？
• 我每天需要花多少時間來管理我的 CRM？

誰有時間？ 它可能看起來過於繁重或耗時。

但是第一次就以正確的方式去做，這一切都是值得的。 您將在以後節省數百小時。

如果您不投入時間和精力來實施，您的 CRM 軟件將無法為您節省時間。

在本文中，我們將介紹：

• 建立CRM需要多長時間
• 為什麼“CRM佔用了太多時間”是一個神話
• CRM 如何每週為您節省數小時

時鐘在滴答作響——讓我們開始吧！

建立CRM需要多長時間？

CRM 設置可能需要一周到一年的時間。 CRM 設置時間取決於您需要從現有 CRM 遷移多少數據、您的團隊有多大、誰需要訪問您的 CRM，以及您希望 CRM 自動化有多複雜。

一些 CRM 平台，如 ActiveCampaign，將免費遷移您的 CRM 數據——這意味著您可以快速設置！

一年聽起來很長。 它是！

但如果你現在偷工減料，你以後可能會陷入困境：

• 您的銷售和營銷報告不准確
• 你的線索從裂縫中掉下來
• 您浪費時間尋找應該觸手可及的信息

那麼，您如何才能確定為您的企業設置 CRM 需要多長時間呢？

CRM實施過程有5個步驟：

1. 從 CRM 中找出您需要什麼
2. 清理您的數據
3. 將您的數據遷移到您的 CRM
4. 設置自動化和集成
5. 訓練你的團隊

每個步驟需要多長時間取決於多種因素，包括：

• 當前數據的組織和清理方式
• 參與實施的利益相關者數量
• 公司規模和 CRM 用戶數量
• 您需要轉移的聯繫人和自動化數量
• 您需要設置的集成數量
• 您目前是否有命名約定、分類和數據流程

讓我們更詳細地了解每個步驟。

（快速說明：給出的時間估計值只是估計值。如果遇到數據處理或質量問題，任何涉及數據的步驟都可能需要更長的時間。）

第 1 步：從 CRM 中找出您需要什麼

您需要 CRM 軟件來填補哪些空白？ 這可能看起來像：

• 您的營銷團隊不知道要定位什麼樣的潛在客戶
• 您的銷售團隊沒有從營銷中轉換潛在客戶所需的信息和工具
• 潛在客戶需要永遠關閉 - 或者總是在您的銷售週期中停留在同一個地方
• 幾個月後客戶流失
• 營銷、銷售和客戶支持在沒有清晰溝通的情況下各自為政

考慮到這些差距，您可以創建功能願望清單並設定您的 CRM 目標。

如果您不知道您需要從 CRM 中獲得什麼，請讓您的利益相關者進入一個房間。

這些利益相關者應包括以下管理人員：

• 銷售量
• 營銷
• 客戶支持

每個團隊要解決什麼問題？ 在會議結束時，您應該有一份您希望 CRM 提供幫助的事情的清單。

現在您已準備好尋找具有解決這些問題的功能的 CRM 軟件。

您的 CRM 需求分析的預計時間：兩到四個星期。

第 2 步：清理數據

銷售和營銷部門每年因數據錯誤而損失大約 550 小時。

不要讓這種情況發生在您身上——在數據進入您的 CRM之前清理您的數據！

聽起來像“數據清理”一樣技術性，它實際上只是意味著：

• 確保您的數據現在準確且井井有條
• 以後不必處理不准確或丟失的數據

如果你是一個全新的企業，這根本不會花很長時間。 由於您沒有太多數據需要清理，因此請弄清楚您想通過 CRM 收集什麼樣的數據。 您想了解有關您的聯繫人及其與您公司的互動的哪些信息？

如果您確實有一大堆數據要清理，那麼是時候盤點一下了：

• 存儲數據的位置
• 數據如何進入您的系統
• 您的數據有多準確

以下是審計數據的方法：

• 找到並收集您的所有客戶信息
• 根據您的需要組織信息
• 按對您的業務的價值優先考慮客戶信息
• 刪除任何重複和不正確的信息
• 添加任何缺少的信息
• 建立統一的數據錄入系統
• 每年至少重複一次審核過程

清理數據的預計時間：1 周到一年——擁有的數據越多，清理所需的時間就越長。

將乾淨的數據遷移到新的 CRM 系統中，可以為您節省數百小時處理雜亂（不准確）數據的時間。

你知道 OutKast 在這首歌中唱的是清理他們的數據嗎？ 如此清新，如此乾淨，乾淨。 （通過男高音）

第 3 步：將數據遷移到 CRM

一些 CRM 提供商可幫助您遷移數據，甚至為您遷移數據。 ActiveCampaign 提供遷移服務，幫助您將所需的一切融入新的 CRM：

• 訂戶名單
• 聯繫信息
• 標籤
• 自定義字段
• 營銷自動化
• 電子郵件活動
• 電子郵件模板
• 選擇加入表格
• 自動化工作流程

說到自定義字段，請使用它們！ 它們使您的數據在您的新 CRM 中井井有條並可訪問。 保持井井有條可以讓事情快速發展（您現在可能已經註意到了這個主題）。

自定義字段使您的銷售和營銷團隊更容易（更快）適應新的 CRM 軟件。 無論您是 CRM 新手還是從過時的平台遷移，使用您的團隊習慣使用的相同命名約定和字段名稱可以實現更順暢的過渡。

遷移數據的預計時間：手動遷移可能需要一到三個月的時間。 遷移服務可能需要長達一個月的時間。 您擁有的數據越多，所需的時間就越長。

第 4 步：設置自動化和集成

每個 CRM 系統都有不同的集成能力。 為了盡可能順利地過渡，請確保您的新 CRM 軟件與您的其他銷售和營銷工具配合使用。 通常，這涉及將每個工具與您的 CRM 集成。

這些集成中的每一個需要多長時間取決於您需要哪種類型的集成：直接/本地、第三方或自定義。

直接/本地集成花費的時間最少。 這些連接是由構建您的 CRM 或其他工具的公司預先構建的。 您可以在 CRM 中使用這些集成，通常只需鏈接您的帳戶。

ActiveCampaign 的應用程序庫包含 250 多個應用程序，可以輕鬆使用您喜歡的工具以及 Deals CRM。

第三方集成通過中間件連接兩個工具。

Zapier 等第三方集成在兩個應用程序之間架起了一座橋樑，否則這些應用程序將無法通信。

這些比直接集成需要更多的時間——你需要告訴中間件如何處理它從每個平台獲得的信息——但是很多後端工作已經為你完成了。

自定義 API 集成花費的時間最多。 您需要有人可以根據他們對您的 CRM 軟件和您想要集成的工具的技術知識從頭開始構建此集成。

除了設置集成之外，現在花點時間自動化您的 CRM 共享和接收數據的方式。 提前完成這項工作可以為您節省多達 23% 的日後時間。

通過自動化您的 CRM 記錄和共享數據的方式，您可以查看您的聯繫人如何：

• 參與您的營銷活動
• 完成銷售週期
• 轉換（或不轉換）為客戶
• 與您的客戶支持團隊互動
• 多得多！

本地或第三方集成的預計時間：一小時到幾天。 您需要的集成越多，所需的時間就越長。

自定義集成的預計時間：一周到幾個月，具體取決於構建集成的複雜程度。

第 5 步：培訓您的團隊

55% 的銷售代表認為易用性是最重要的 CRM 功能。 如果他們發現它們不易於使用，他們就不會使用它們：銷售代表收集的 79% 的機會相關數據從未輸入到他們的 CRM 軟件中。

為什麼？ CRM真的那麼難用嗎？ 好吧，其中一些是。 但更重要的是 CRM 培訓。 為您的銷售和營銷團隊提供充足的時間和資源，讓他們熟悉如何使用特定於其角色的新軟件。

預先教授最佳實踐可以緩和學習曲線，並為每天使用 CRM 系統的銷售和營銷團隊節省時間。

在您開始使用新的 CRM 之前，請弄清楚您將如何處理：

• 命名約定
• 分類
• 重複數據
• 缺失數據
• 未知數據場景

為您的新軟件構建文檔和用戶指南。 如果您的 CRM 軟件提供一對一的培訓或辦公時間，請利用這些資源。

培訓團隊的預計時間：每位員工半天到一天。

誤區：使用 CRM 軟件佔用太多時間

您可以選擇世界上最好、最高效的 CRM 軟件，但如果您的團隊不使用它，那就是浪費時間和金錢。

銷售團隊對 CRM 的最大抱怨是什麼？ 數據輸入佔用了太多時間。

但是，如果您以正確的方式設置您的 CRM，那麼使用它很容易：

• 當您擁有乾淨的數據和清晰的數據格式化和維護聯繫信息的流程時，一切都會保持井井有條，並且隨時可以輕鬆找到
• 當您培訓您的銷售團隊並為他們提供有效使用 CRM 軟件所需的資源時，您就會得到他們的認可，他們也會對使用該工具充滿信心
• 當您通過將 CRM 構建到每個銷售和營銷流程中來使 CRM 成為日常工作的一部分時，使用它就成為第二天性

小測驗：哪個選項花費的時間更少？

A：手動將客戶信息輸入電子表格
B：您的 CRM 自動將其拉入交易信息

A：寫一份待辦事項清單
B：接收自動任務分配

A:手動給每個聯繫人發送電子郵件
B：發送自動跟進和培養活動

A：猜測潛在客戶是否合格
B：使用自動線索評分系統，消除猜測

答：每次銷售電話中的塗鴉筆記，供您的客戶支持團隊稍後破譯
B：將筆記輸入中央數據庫，每個人都可以使用

如果您對以上所有問題的回答都是 B，那麼您是對的！ 您可以使用您的 CRM 系統來節省每個時間，這絕非巧合。

CRM 應用程序可以將銷售效率提高多達 34%。 學習曲線可能很陡峭——儘管戰略實施過程可以緩和它——但結果是值得的，並且可以為您的銷售團隊節省大量時間。

考慮一下這個 CRM 神話破滅了！ （通過 GIPHY）

CRM 如何每週為您節省時間

以下是您的 CRM 每周可以為您節省時間的 5 種方法，讓您花在實施上的時間變得物超所值。

確保每個人都有他們需要的信息

CRM 跟踪每筆交易中的所有聯繫信息和互動——在銷售電話之前不再四處奔波，試圖弄清楚誰知道每個潛在客戶的情況。

為 CRM 數據輸入製定通用標準也有助於改進團隊內部的流程。 CRM 的採用將銷售代表和經理之間的溝通質量提高了 56.9%——這意味著花在誤解上的時間更少，而花在銷售上的時間更多。

把忙碌的工作從你的盤子裡解脫出來

有了正確的 CRM 系統，銷售經理就不必手動將任務分配給他們的團隊（或嘮叨他們完成任務）。 設置自動分配任務以跟進聯繫人或將潛在客戶移至新階段的銷售自動化。

當潛在客戶的交易價值超過 500 美元時，這種自動化會為交易所有者分配一項任務來呼叫客戶——無需經理干預。

您可以根據以下條件觸發任務分配：

• 接觸行為
• 領先分數
• 交易價值

您的 CRM 還可以通過自動化潛在客戶分配為您的銷售團隊節省大量時間。 無需再為潛在客戶爭吵或爭論誰是循環賽電子表格中的下一個。 根據以下條件自動將潛在客戶分配給不同的銷售人員：

• 領土
• 領先分數
• 交易價值
• 行業
• 和更多！

這個視頻是“自動化！” “Growth Decoded”節目的一部分，該節目調查了客戶體驗與業務增長之間的關係——一次一個主題。 在這裡註冊，不錯過任何一集！

獲得“卡住”的線索以繼續前進

CRM 在一個地方跟踪您的整個銷售過程。 這讓您可以鳥瞰您的銷售週期，讓您準確確定哪些領域需要幫助。

ActiveCampaign Deals CRM 可讓您查看整個銷售渠道、將交易從一個階段轉移到另一個階段、向個人聯繫人發送電子郵件、跟踪與聯繫人的每次互動等等。

運行銷售業績報告以找出交易停滯的地方。 這些報告有助於確定哪些管道、階段，甚至是銷售人員正在阻止事情。 您越早弄清楚需要修復的內容，您就能越快地修復它。

創建使每條消息都個性化的活動

具有營銷自動化功能的 CRM 可以輕鬆個性化與您的聯繫人的每次通信，而無需花費數小時製作完美的電子郵件。 在 ActiveCampaign 中，已保存的響應可以輕鬆創建和個性化您最常發送的所有不同類型的一對一消息。

ActiveCampaign 的 Saved Responses 功能可讓您在最常發送的電子郵件中添加個人風格。

例如，Dawn Manske 使用 ActiveCampaign 為她的社會企業 Made for Freedom 個性化志願者管道。 這是她的管道的樣子：

1. 潛在的志願者在登錄頁面上註冊
2. ActiveCampaign 自動通過電子郵件向潛在志願者發送可用選項
3. Dawn 根據志願者的興趣使用個性化的已保存回復進行跟進
4. 根據志願者的回應，黎明可能會打電話跟進
5. Dawn 將所有相關信息輸入 ActiveCampaign 的 CRM 以供以後使用

Dawn 使用 ActiveCampaign 自動化在世界各地建立她的志願者網絡。 在此處閱讀有關 Dawn 電子商務業務如何幫助打擊人口販運的更多信息。

優先考慮更多合格的潛在客戶以更快地完成交易

您的 CRM 軟件收集的客戶信息有助於確定是什麼使潛在客戶合格。

使用線索評分和獲勝概率來確定您的銷售團隊應該優先考慮哪些線索，培養哪些線索，以及讓哪些線索自行關閉。

這個視頻是“自動化！” “Growth Decoded”的一部分——一個調查客戶體驗與業務增長之間關係的節目——一次一個主題。 在這裡註冊，不錯過任何一集！

攝影師 Heather Read 每週節省 10 個小時，因為他只關注合格的潛在客戶，而不是她所謂的“殭屍潛在客戶”。 她使用 ActiveCampaign 自動化來吸引選擇加入內容下載的潛在客戶，然後自動化後續電子郵件以節省更多時間。

通過只關注合格的線索，Heather 恢復了之前花在殭屍線索上的時間。 在此處閱讀有關 Heather 如何自動生成潛在客戶的更多信息。

現在花點時間進行 CRM 設置，以後再節省時間

現在您知道 CRM 可以為您節省多少時間並讓您的生活更輕鬆。 但首先，您必須願意花時間設置您的 CRM 系統。

如果您的企業是全新的，這不會超過幾週。 如果您有大量數據，則可能需要長達一年的時間。 無論哪種方式，它都會為您節省十倍的時間。

所謂球，我們的意思是達成交易。 很多優惠。 （通過男高音）