如何撰寫項目提案（包括步驟和模板）

什麼是項目建議書？

項目建議書是用於定義項目目標和要求的項目管理文檔。 它幫助組織和外部項目利益相關者就初始項目規劃框架達成一致。

項目提案的主要目的是獲得決策者的支持。 這就是為什麼項目提案概述了您項目的核心價值主張。 它向內部和外部項目利益相關者出售價值。 該提案的目的是吸引利益相關者和項目發起人的注意力。 一旦你引起了人們的注意，下一步就是讓他們對項目總結感到興奮。

進入您正在為其編寫項目提案的聽眾的頭腦是至關重要的：您需要像項目的利益相關者一樣思考，以提供滿足他們需求的提案。

我們為 Word 創建了一個免費的項目提案模板來幫助構建文檔，因此您不必每次都記住該過程。

項目提案的類型

就項目建議書的類型而言，您可以有一個正式或非正式徵求或繼續的項目建議書。 也可以有更新和補充建議。 以下是對它們中的每一個的簡要說明。

• 徵求的項目建議書：徵求的項目建議書作為對徵求建議書 (RFP) 的回應發送。 在這裡，您需要遵守項目所有者的 RFP 指南。
• 不請自來的項目提案：您可以在未收到提案請求的情況下發送項目提案。 這可能發生在建築項目的公開投標中，項目業主收到許多承包商主動提出的項目建議書。
• 非正式項目提案：這種類型的項目提案是在客戶要求非正式提案時創建的，沒有 RFP。
• 續訂項目提案：當您與過去的客戶聯繫時，您可以使用續訂項目提案。 優點是您可以突出過去的積極成果和未來的好處。
• 延續項目提案：發送給投資者和利益相關者，以溝通項目進度。
• 補充項目提案：此提案發送給投資者，以在項目執行階段尋求額外資源。

如何撰寫項目提案

有幾個關鍵的運營和戰略問題需要考慮，包括：

1. 三重約束：我們如何解決項目範圍、進度和成本的三重約束？
2. 核心問題：我們試圖解決的核心問題是什麼？
3. 資源：將提供哪些資源？
4. 時間表：我們在哪個項目時間表內工作？
5. 預算：我們必須使用什麼項目預算？ 這對我們的目標設定有何影響？
6. 戰略目標：我們客戶的戰略目標是什麼，我們的建議如何與這些目標保持一致？
7. 責任方：誰是項目的負責人？ 他們的目標和動機是什麼？
8. 客戶收益：客戶將如何從我們項目的完成中受益？ 他們的主要目標是什麼？
9. 項目可交付成果和成功：如何衡量項目的成功？ 我們的利益相關者希望在結束時看到哪些可交付成果？

一旦你回答了這些問題，你就可以寫一個項目提案。 所有項目提案都有六個構成提案基礎的要素。 讓我們看一個項目提案示例。

示例項目提案大綱

這六個要素是構建良好的項目提案大綱的基礎：

執行摘要

執行摘要提供了項目提案主要元素的快速概覽，例如項目背景、項目目標、項目可交付成果等。 目標是吸引觀眾的注意力，讓他們對您提出的項目感到興奮。 它本質上是項目生命週期的“電梯宣傳”。 它應該簡短而切題。

執行摘要應該是描述性的，並描繪出客戶對項目成功的看法。 最重要的是，它應該激勵項目客戶； 畢竟，目標是讓他們在虛線上簽名以推動項目的發展！

項目背景

項目背景是項目提案的一頁部分，用於解釋項目將解決的問題。 您應該解釋此問題何時開始、其當前狀態以及您的項目將如何成為理想的解決方案。

• 歷史：歷史部分概述了以前成功的項目。 它還概述了那些本可以更順利運行的項目。 通過這樣做，本節確立了先例。 即，下一個項目如何利用以前項目的信息更有效。
• 解決方案：解決方案部分說明您的項目將如何解決客戶的問題。 因此，本節包括您的團隊將用於高效工作的任何項目管理技術、技能和程序。

項目方法

您的項目方法為您的項目定義了項目管理方法、工具和治理。 簡單來說，它允許項目經理向利益相關者解釋如何成功地規劃、執行和控制項目。

• 需求：需求是項目所需的項目、材料和資源。 本節應涵蓋內部和外部需求。
• 授權：本節介紹項目團隊中的決策者。 它還涵蓋了哪些利益相關者在客戶端具有簽字權。
• 項目範圍：項目範圍是指將要執行的所有工作。 它定義了將在項目生命週期的執行階段交付的工作項、工作包和可交付成果。 使用工作分解結構 (WBS) 來定義您的任務、子任務並確定它們的優先級非常重要。
• 項目資源：資源對於項目的執行至關重要。 項目提案簡要描述了需要哪些資源以及如何使用它們。 稍後，在計劃階段，您將需要創建一個資源管理計劃，該計劃將成為您項目計劃的重要組成部分。
• 項目時間表：一旦您定義了項目範圍，您需要估計每個任務的持續時間以創建項目時間表。 在項目計劃階段的後期，您需要創建一個進度基準，用於估算項目的總長度。 項目開始後，您會將實際項目進度與進度基准進行比較以監控進度。
• 項目預算：項目所需的所有資源都有價格標籤。 這就是為什麼您需要估算這些成本並創建項目預算的原因。 項目預算需要涵蓋您的所有項目費用，作為項目經理，您需要確保遵守它。
• 財務報表：如果您想說服內部利益相關者和外部投資者，您需要向他們展示您的項目可以為他們的組織帶來哪些財務收益。 您可以使用成本效益分析和預計的財務報表來證明您的項目為何有利可圖。
• 附錄：項目提案中未包含的信息是附錄的一部分。 它是一個項目的許多更有趣的細節所在的地方。 此外，團隊成員和利益相關者可以在這裡進行深入了解以了解更多信息。

免費項目提案模板

雖然項目提案模板有局限性，但它是開始編寫項目提案的好地方。 試試我們免費的 Word 項目提案模板。

項目提案提示

無論您正在處理什麼項目提案，都有一些技巧可以作為所有人的最佳實踐。 雖然在上面我們建議了一個包含目錄的項目提案模板，這意味著它會有很多頁長，但最好的情況是將提案保持在最多一頁或兩頁。 請記住，您是在努力爭取利益相關者，而不是讓他們感到厭煩。

說到項目利益相關者，請進行研究。 你想解決正確的問題。 做所有必要的工作來寫​​一個偉大的提案只是把它指向錯誤的目標受眾是沒有意義的。 但是，無論誰要閱讀它，他們都應該能夠理解該提案。 保持語言簡單直接。

在寫作方面，請找專業人士。 即使是像項目建議書、商業案例或執行摘要這樣的商業文件，如果結構不佳或有錯別字，也會受到影響。 如果您不想聘請專業的商業作家，請確保讓項目團隊中的某個人來複製、編輯和校對文檔。 對它的關注越多，在最終版本中出錯的可能性就越小。
雖然您想保持提案簡短而甜蜜，但通過在附件中添加客戶推薦來幫助增加底池。 沒有什麼比尋找您的產品或服務的客戶群更能銷售項目計劃了。

使用看板計劃項目提案

ProjectManager 允許您在我們的軟件中計劃提案。 您可以更新項目提案的任務，以表明事情的進展情況以及需要完成的工作。 這些列允許您按部分組織您的提案，創建各種工作分解結構 (WBS)。

跟隨此視頻有條不紊地完成提案的所有步驟，確保涵蓋每個細節。 看完之後，繼續閱讀以回顧關鍵方面。

在構建項目提案時，記住您的目標受眾至關重要。 您的聽眾包括那些對項目感到興奮，並將完成視為他們組織的收穫的人。 相反，您的聽眾中的其他人會將該項目視為一種痛苦，並且是他們不期待的事情。 為了讓雙方都滿意，保持語言真實和簡潔至關重要。

我們的看板可幫助您思考該語言，並在必要時與其他團隊成員有效協作。 每張卡片都顯示了完成的百分比，因此項目管理團隊中的每個人都知道已完成的工作以及還有哪些工作要做。

從上面的看板可以看出，執行摘要的工作已經開始。 簡介、目錄和公司角色部分已完成，解釋問題和推薦解決方案任務有一個良好的開端。

然後將 PDF 附加到卡片上，添加到任務中的每個人都會收到一封電子郵件，通知他們所做的更改。 在項目的整個生命週期中都可以使用相同的過程，以使團隊保持更新、協作並產生一流的項目提案。

為您的項目提案製定 SMART 目標

在為您的項目提案製定目標和目的時，最好的心態是使用 SMART 系統：

• 具體- 確保您的目標和目標清晰、簡潔且針對手頭的任務。
• 可衡量的——確保你的目標和目標是可衡量的，這樣就可以很明顯地看到事情什麼時候走上正軌並且進展順利，反之，什麼時候事情偏離正軌並且需要解決問題。 可衡量的目標使開發里程碑變得容易，您將使用它來跟踪項目的進度並確定完成和/或結束的合理日期。
• 可達到——每個項目都有一個“達到”目標，這一點很重要。 實現這一目標將意味著一個出色的項目，遠遠超出預期。 然而，重要的是該項目的核心目標是可以實現的，這樣才能保持高昂的士氣，並且可以利用剩餘的時間和資源完成工作。
• 相關——確保您的所有目標都與項目直接相關，並針對您的工作範圍。
• 基於時間——時間表和具體日期應該是所有目標的核心。 這有助於保持項目正常進行，並確保所有項目團隊成員都能管理他們面前的工作。

制定項目建議書需要時間和仔細考慮。

但是，當您贏得下一個大項目時，所花費的時間是值得的！

項目建議書只是項目規劃過程的第一步。 一旦你的項目獲得批准，你就必須鞏固計劃，分配和管理資源，監控項目，最後提交你的可交付成果。 這個過程需要一個靈活、動態和強大的項目管理軟件包。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可幫助您的所有團隊成員實時協作和管理此流程。 試用我們屢獲殊榮的軟件，免費試用 30 天。