如何為您的項目創建工作流程圖（包括免費工具）

工作流程圖讓您可以在一個流程圖中查看整個項目。 當然，您的所有任務以及它們如何從一個任務轉移到另一個任務都在項目計劃中進行了概述，但是擁有視覺效果是查看全局的快速簡便的方法。

每個有助於定義項目並使其更易於管理的工具都是有價值的。

什麼是工作流程圖？

工作流程圖是一種項目管理圖表，它顯示項目或業務流程中的每個任務，包括相關任務。 它們可以是手繪的，通常用於通過說明項目的工作流程來快速推銷項目。 工作流程圖在 1880 年代後期被引入製造業，以幫助改進生產過程。 然而，它們現在被用於各個行業，包括金融、政府和商業。

工作流程圖就像一張地圖。 它有一個起點和一條通往項目最終可交付成果的路徑。 通過遵循工作流程圖，您不會走不必要的彎路並更快地完成工作。 這就是為什麼工作流程圖通常用於流程改進、業務流程映射和業務流程分析的原因。

除非您有明確的項目計劃、業務流程或至少有工作流分析，否則您無法創建工作流圖。 這使您可以定義工作，以及標準化和識別流程中的關鍵決策點。

使用帶有工作流管理軟件的工作流圖將簡化您的業務流程。 ProjectManager 是一款基於雲的工作管理軟件，可讓您創建自動化工作流程以消除繁忙的工作並提高團隊的生產力。 此外，您可以在甘特圖、看板、任務列表等上構建成熟的項目計劃。 立即免費試用 ProjectManager。

工作流程圖如何幫助項目管理？

流程圖繪製流程圖對項目管理很有幫助，因為它有助於團隊在工作序列中的角色。 這可以在部門之間建立更好的溝通，並讓團隊牢牢掌握他們必須做什麼。

工作流程圖還可以幫助您在執行之前發現項目計劃中的塊。 因此，工作流程圖可以識別可能使您的項目偏離軌道的區域。 這使您有時間在瓶頸對您的日程安排和/或預算產生負面影響之前與團隊一起集思廣益過程改進和過程建模解決方案。

流程圖也可以幫助跨團隊。 這是一個很棒的協作工具，每個人都可以使用它來了解您正在做的工作。 這些知識使溝通更加清晰。 此外，當新員工入職時，擁有像工作流程圖這樣的業務流程映射工具可以加快新員工適應項目所需的時間。

節點的形狀也可以在定義工作流程圖中發揮重要作用。 例如，橢圓表示過程的起點或終點。 矩形是指令或動作。 菱形標識了一個是或否的決定，它將引導工作流在兩個單獨的路徑之一。 圓圈表示某物從一個部分移動到另一個部分。 箭頭指示下一步的方向。

工作流程圖的組成部分

工作流程圖由六個部分組成：

• 參與者：這些人是處於圖表中的任何過程中的人。 這也包括他們在這個過程中的作用。
• 活動：這是你的工作。 例如，活動可以是訂購、計費、金融服務或製造。 每個任務都很詳細。
• 順序：這概述了活動之前和之後發生的情況，以及這些任務中的任何一項是否依賴於其他任務來啟動或停止。
• 輸入：這是執行活動所需的，例如材料或數據。
• 輸出：這是該活動的最終結果，例如數據或文檔或將傳遞給下一個活動的任何內容。
• 標準化：通常，步驟由節點表示。 這些節點由顯示工作移動方向的線連接。 因此，如果您同時執行工作，則可以將多個節點堆疊在一起。

工作流程圖的類型

您可以通過多種方式說明工作流程圖：

• ANSI 流程圖： ANSI 流程圖使用美國國家標準協會的符號（因此是首字母縮寫詞）。 這是最常用的變體。
• UML 活動： UML 或統一建模語言以圖形方式顯示流程中步驟的順序。 它也代表控制流。
• 業務建模表示法：業務流程建模表示法 (BPMN) 類似於 UML，但更可能由專注於業務流程和信息而不是輸出的技術和業務人員使用。
• 泳道：泳道是一個圖表，將組織的不同部分分開，以突出這些單元之間的交互。 它為用戶提供了一個暴露潛在低效率的高級視圖。
• SIPOC：供應商、輸入、過程、輸出、客戶或 SIPOC 顯示創建和接收數據的人員。 它還概述了所涉及的高級流程。

相關：項目的箭頭圖：節點上的活動和箭頭上的活動

如何創建工作流程圖

如上所述，工作流程圖不僅僅神奇地出現在頁面上。 你必須做這項工作，這涉及到分析。 按照以下六個步驟製作您自己的工作流程圖：

1. 確定您正在跟踪的流程：確定您要跟踪的項目流程將有助於確定您使用的圖表類型。 請記住誰將使用技術或非技術工作流程圖，因為這也會通知所使用的圖表。
2. 定義起點和終點：工作流程圖需要一個啟動點來啟動流程和完成該流程的最終目標。 它不是說明一個連續的過程，而是像任何項目一樣，有一個開始和結束。
3. 匯總您的信息：概述流程每個步驟中涉及的活動以及每個步驟的決策者。 您還想知道流程的時間表、任何偏差、可能的瓶頸以及改進流程的方法。 應通過與參與工作流的每個部門的團隊交談來收集這些信息。
4. 查找並消除低效率：定義您的任務以簡化您的流程。 確定每項任務是必須具備的、有用的、值得擁有的還是不必要的。 確保這些區別與您的總體目標和整體工作流程管理相一致。
5. 創建工作流程：您可以在此處獲取已編譯的所有數據，並使其成為工作流程過程的可視化地圖。 這可以手動完成，也可以使用圖表工具完成。 最終的工作流程圖應該易於理解、編輯和共享。
6. 審查和改進：工作流程圖不是靜態文檔。 當出現瓶頸、某些流程耗時過長、成本上升等情況時，應不斷對其進行審查和完善。總有一條通往更高效率的道路，您和您的團隊應該對此持開放態度。

工作流程圖示例

為了更好地說明如何創建工作流程圖，請參見下圖發布博客文章以增加網站流量的簡單工作流程。 如下圖所示，該項目從搜索正確的關鍵字開始。 這些是潛在客戶正在使用的搜索詞，並有望將您的博客文章置於查詢的頂部。

一旦你決定了一個主題並選擇了關鍵詞，你就可以將它們分配給一個文案，他將初稿交付給他們的編輯，由編輯編輯草稿。 這表示為三角形，而不是像其他活動那樣的矩形。 這是因為這是一個是或否的決定。

一旦獲得批准，副本將移至藝術部門，並在作品發佈時創建視覺資產以配合作品。 然後將副本和資產上傳到內容管理系統 (CMS)，例如 WordPress。 現在，進行最終編輯，再次以是或否決定是否需要進行任何修訂。

如果一切看起來都不錯，那麼博客就會發布。 然後在各種社交媒體平台上共享，以幫助吸引網站訪問量。 這個過程就完成了。 當然後面還有其他的流程，比如流量分析，那是另外一個流程圖了。

製作工作流程圖的免費工具

手工繪製網絡圖有助於理解您的觀點，但就將其用於項目而言，您需要一些清晰易讀的東西。 除非您有繪圖和良好的書法能力，否則使用圖表工具可能會更好。 它們也更容易共享和編輯。 以下是一些免費的，可幫助您入門。

• Wondershare 的 eddraw：這個免費的圖表解決方案可以製作工作流程圖，還可以製作中間圖和其他可視化工具。 非常適合協作。
• draw.io：這個免費的圖表製作工具適用於 Google Drive、OneDrive、Dropbox、GitHub 等。 它製作流程圖、流程圖、網絡圖等等。
• SmartDraw：這個免費的繪圖程序有許多模板可以幫助您入門，從流程圖到平面圖。 它還與 Google Workspace、Microsoft Office、Atlassian 的 Confluence 和 Jira 集成。

ProjectManager 如何幫助工作流程

了解您的流程並繪製流程圖只是開始。 您必須實施該計劃並在商定的預算範圍內按時執行。 這需要對流程和資源管理工具的可見性，以保持您的團隊滿負荷工作。 ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可提供實時數據以做出更有洞察力的決策來控制您的工作流程。

在看板上創建工作流

將工作流程圖變成一種工具，讓團隊分配和經理對他們的工作透明，需要看板。 看板有助於可視化敏捷工作流程，允許團隊管理他們的積壓工作並協同工作以計劃衝刺。 經理可以查看董事會並在阻礙團隊之前發現瓶頸並重新分配資源以保持他們的工作。 即使經理正在處理其他多個項目視圖之一，例如我們的交互式甘特圖，所有數據也會在看板工作流程上同時更新。

管理和跟踪資源

工作流程圖顯示了團隊前進的道路，但資源管理工具使他們保持高效工作。 要管理的一件事是您為每個團隊成員分配了多少任務。 我們的彩色工作量圖表可以讓您快速輕鬆地查看誰分配過多以及誰的任務太少。 然後，您可以直接從工作負載圖表重新分配資源並平衡團隊的任務，以使他們保持最佳狀態。

動態報告

利益相關者會希望看到您的工作流程圖，但隨著項目的進行，他們還需要有關其進度的數據。 可以過濾有關任務、時間、預算等的一鍵式報告，以僅顯示他們想要的信息，並且可以輕鬆地將它們作為 PDF 附件共享，或者如果他們希望以這種方式獲取狀態更新，甚至可以打印出來。

不要僅將項目的成功寄託在工作流程圖上。 您現在有了地圖，您需要使用項目管理工具來幫助團隊協作、自動化工作流程並幫助您監控、跟踪和報告績效。 ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可以組織工作以幫助您實現目標。 我們的工作管理工具旨在與混合團隊合作，無論他們身在何處、喜歡工作方式或技能水平。 將您的工作流程圖變成交互式項目管理工具。 立即免費試用 ProjectManager。