如何制定活動預算

舉辦一場活動，無論是虛擬的、面對面的還是混合的，都已經夠難了。 必須制定活動預算會增加另一層壓力。 但是，如果您遵循幾個簡單的步驟來創建活動預算，這就不一定是一場噩夢。

成功的活動應該是有趣和信息豐富的。 如果您正在為活動預算而苦苦掙扎，它可能會對整個活動產生負面影響。 如果您的活動預算有誤，那就更糟了； 您可能無法向供應商或演講者付款。 我們將幫助您避免這些陷阱。

什麼是活動預算？

活動預算是與舉辦活動相關的估計成本。 它基於研究、專家指導和活動規劃中的許多變量。 所有活動，無論大小，都需要預算來支付費用。

活動預算必須預測所有成本，例如場地租金、所需的任何設備（例如椅子、桌子等），以及確保發言人或參與者參加小組討論。 當然，還有更多的成本，但它們取決於正在製作的事件的類型。

計劃和預算活動是舉辦成功活動的第一步。 即使您在現在製定預算的活動之前已經舉辦了數十場活動，但總會存在差異。 事物的價格會發生變化，將可能影響預算的事件放在一起存在固有風險。

創建和管理預算是舉辦成功活動的最重要部分之一。 ProjectManager 是一款在線軟件，可幫助您實時跟踪資源和成本。 在我們的甘特圖上規劃您的預算，包括您的所有資源和成本，並設置一個基線來獲取該預算。 現在您可以實時比較計劃成本和實際成本。 實時監控成本可幫助您控制預算。 立即免費開始使用 ProjectManager。

事件類型

有許多不同類型的事件。 從假日聚會到商務會議，從私密到大型，應有盡有。 所有事件都可以分為四個主要子集。 每個都有相似的預算要求，儘管它們之間也會有輕微到重大的差異。

私人的

私人活動可以是您為伴侶的生日或週年紀念日舉辦的活動。 但它也可以是公司活動或其他一些業務功能。 這些多樣化的活動通常只接受邀請，這意味著只有受邀者才能參加。

公司的

公司活動是公司贊助的活動。 他們傾向於關注公司的員工或客戶。 公司活動可用於培訓員工或就品牌或產品對公眾進行教育、慶祝公司里程碑、引領公司變革並提供交流機會或團隊建設活動。

親自

面對面活動是指參與者和活動工作人員都在同一個空間中。 直到最近，幾乎所有事件都是這樣發生的。 但即使在幾年前，活動也可以通過電話進行，例如面向投資者和記者的公司財報電話會議。

在線的

在線事件也稱為虛擬事件，是在互聯網上發生的事件。 它可以直播或錄製，但唯一想參加的是在線訪問。 技術已經改進，與會者、活動製作者和供應商可以進行實時交互。 這種類型的活動之所以如此受歡迎，是因為它可以吸引更多的觀眾。 找到提供物理站點和虛擬平台的混合事件也變得很普遍。

如何制定活動預算

如前所述，每種類型的活動都需要預算。 它可以簡單也可以復雜，具體取決於事件的類型和規模。 但是花時間預測準確的預算是確保活動順利進行的一種方法。

下面我們分解創建活動預算的基本步驟。 這是一個廣泛的觀點，可以應用於任何類型的事件。 當然，根據您製作的活動類型，會有額外的步驟，但這給了您要點。

1. 制定活動計劃

您需要做的第一件事是確定您的活動策略。 這意味著確定您正在製作哪種類型的活動以及您願意支付的大概數字。 這將導致您制定項目範圍的高級計劃。 範圍是活動目標、可交付成果、任務、成本和截止日期。 您將必須確定場地、演講者、人員配備、品牌、食品、營銷、設備等等。 執行此操作後，請確保您的利益相關者達成一致。

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2. 估算固定和可變成本

現在您有了計劃，下一步就是預測成本。 這意味著了解固定成本和可變成本之間的差異，並對它們進行準確的估算。 固定成本也稱為間接成本或間接成本； 那些不能改變的。 例如，租金、水電費和工資單都是固定成本。 可變成本是因活動而異的費用，包括人工成本、活動所需的材料和活動水電費。 後者也是固定成本，但水電費可能會受到您的活動的影響，這就是為什麼它同時存在於這兩個類別中的原因。 了解這些成本有助於您制定更準確的活動預算。

3. 創建活動預算

既然您已經了解了詳細信息，就可以開始編制活動預算了。 您需要知道您將使用哪些供應商、活動地點和其他服務提供商來組裝您的活動預算。 創建活動預算可幫助您跟踪這些成本並確保您保持盈利。 為此，您需要監控實際成本並將其與活動的計劃成本進行比較。 如果您可以實時收集數據，您的活動就更有可能保持在預算之內。

您應該在活動預算中包含哪些費用？

我們已經談到了要包含在您的活動預算中的一些費用。 以下是常見的列表，但並不詳盡。 當您制定活動預算時，請嘗試包括所有內容。 您可以支付的費用越多，您的活動預算就越準確。

事件營銷

為了使活動取得成功，您的聽眾必須知道活動的內容、地點和時間。 這些以及更多內容都包含在您的營銷成本中，可以是給您的員工發送電子郵件、創建網站或製作在線廣告。 無論您是做傳統廣告還是數字廣告，都必須定義這些成本。

人員成本

您需要為活動招募和僱用員工。 您可以與提供人員配備和其他相關服務（例如餐飲）的臨時人事代理機構簽訂合同，而不是進行數十次工作面試。

場地

如果您的活動是現場或在線的，您仍然需要一個場地。 該地點取決於事件是物理的還是虛擬的。 例如，面對面的活動需要一個足夠大的空間來容納所有與會者、供應商以及分組討論室或用於小組討論和主旨演講的舞台。 在線活動需要一個物理場所來記錄和廣播，這意味著照明、攝像頭、麥克風等。

食品與飲料

大多數活動都有某種類型的茶點。 場地可能會提供此服務，甚至可能會提供臨時人事代理機構或餐飲服務商。 如果沒有，您將必須弄清楚您想要什麼以及與購買、儲存和運送食物和飲料相關的成本。

設備

設備通常是租用場地價格的一部分，但情況並非總是如此。 如果場地不提供設備或只提供您需要的部分設備，您將不得不尋找其他地方租用揚聲器、發電機、直播工具等。

旅遊住宿

根據活動地點的不同，將需要交通和住宿。 這可能意味著從加長豪華轎車到出租車的任何東西。 這是一個廣泛的成本。 如果人們來自外地，您是將他們空運進來還是只是將他們安置起來？ 需要確定所有變量，以便您可以正確地添加成本。

ProjectManager 幫助進行活動預算

有很多事情需要跟踪，這就是開發項目管理軟件的原因。 ProjectManager 是一款在線軟件，可幫助您實時規劃和跟踪活動預算。 在甘特圖上進行計劃可幫助您組織任務並鏈接依賴項以避免代價高昂的延誤。 您還可以實時監控差異以幫助您控制預算。 但這只是我們如何幫助制定活動預算的開始。

使用在線時間表跟踪時間和成本

因為我們的軟件是在線的，所以您可以獲得實時數據更新以幫助您跟踪時間和成本。 這可以讓您的活動如期舉行，並有助於避免超支。 跟踪時間和成本的一種工具是我們的安全時間表。 你可以看到每個人在他們的任務上工作了多長時間，以及與此相關的成本是多少，因為工資率也在工具中。 我們不僅可以簡化工資單，還可以幫助您保持活動正常進行。

使用項目日曆安排活動

製作一個事件需要協調很多不同的人。 我們的軟件為您提供了促進該過程的工具，同時讓每個人都可以使用他們熟悉的工具。 計劃甘特圖，但您的餐飲服務商可以在列表視圖中查看他們的任務。 項目日曆從甘特圖中獲取計劃並自動將其轉換為日曆格式以查看日程安排和截止日期。

當您與公司外部的供應商和承包商打交道時，您需要讓每個人都保持聯繫。 我們的實時協作平台允許每個人共享文件、對任務發表評論並標記其他人以保持他們的循環。我們的無限文件存儲意味著您還可以在任何人需要時擁有一個集中的中心來存放您的所有文檔和計劃。

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