如何為項目和業務創建進度報告

利益相關者關心項目的進展，因為他們對項目的成功有既得利益。 他們希望與您保持一致的溝通，並定期獲得有關項目進展情況的報告。

項目經理讓利益相關者保持最新的方式是通過報告，特別是進度報告。 項目進度報告聽起來很簡單——它是關於項目進度的報告。 但它的結構如何決定進度報告的成敗。

什麼是進度報告？

進度報告向利益相關者傳達項目在一段時間內發生的情況。 它顯示項目是否按計劃進行，如果不按計劃進行，則報告用於開始討論如何調整預算和項目資源以使其重回正軌。

因此，您可以說進度報告的目的是說服利益相關者，該項目是健全的並且按預期向前推進。 它通過顯示正在進行的工作來做到這一點，這使利益相關者有機會提出任何變更請求。

然後可以管理和製定這些建議，以防止對項目範圍產生任何負面影響。 項目經理還可以使用進度報告作為解決他們遇到的問題的一種手段，並以此為利益相關者設定更現實的期望。

進度報告與狀態報告

鑑於進度報告和狀態報告都是溝通工具並為利益相關者提供有關項目的重要信息，它們之間有什麼區別？ 進度報告和狀態報告都總結了項目的進度、成本、問題和任何其他對利益相關者有幫助的信息。

但是，有一個關鍵區別。 進度報告是項目在特定時間段內的圖片，而狀態報告僅捕獲項目啟動的時刻。 進度報告提供了更多的數據，而狀態報告顯示了某個時刻的數據，沒有更大的上下文。

相關：免費項目報告模板

項目進度報告中應包含哪些內容？

進度報告可以是一頁或幾頁，具體取決於您希望傳達的詳細信息的深度。 它們可以作為備忘錄、信件形式或提交給利益相關者時作為正式報告提供。

無論您選擇哪種方式，利益相關者都希望了解項目的位置和進展情況。 因此，您應該包括一份任務、里程碑和取得的任何進展的列表。 這導致了項目的更大目標以及在其目標方面已經完成的工作。

這通常由主題構成。 也就是說，通常先有一個總結，從範圍、任務等方面概述項目的進展情況。這還應該包括以下項目：

• 項目開始日期、計劃完成時間和項目涵蓋的時間段
• 團隊成員和其他項目成員的列表，以及編寫報告的人員
• 利益相關者名單，他們是報告的接收者
• 報告內容概述

接下來，您將關注項目的狀態。 在這裡，您將看到已完成的工作、仍在進行中的工作以及尚待完成的工作。 它應該被分解成任務，並且可以包括以下內容：

• 與項目相關的里程碑和可交付成果列表
• 剩餘工作的時間表以及何時完成
• 已經出現並可能影響項目的任何問題或問題

還應該提及預算，在報告期間花費了多少，以及總體預算中還剩下多少。 注意任何意外支出和其他異常情況。

您如何創建進度報告？

如果您正在運行一個項目，則必須在其生命週期內定期生成進度報告。 為了節省時間，最好使用進度報告模板。 ProjectManager 在我們的網站上有幾十個免費的項目管理相關模板，包括一個免費的進度報告模板。

從識別信息開始

無論您是使用我們的模板還是從頭開始創建模板，您的進度報告都應該從項目的主要信息開始。 從那裡，它進入項目的摘要。 我們的模板將這些高級主題分為五個：狀態、範圍、進度、成本和風險。

總結數據

您可以在摘要中將上一個進度報告的狀態與當前的進行比較。 這清楚地表明該項目正在按計劃進行。 除此之外，還有總結空間來更詳細地探討該主題。

深入了解細節

一旦你確定了項目並總結了它的整體狀態，你就可以更詳細地了解每個主題。 例如，列出任務及其進度，調查可能出現的任何問題並查看您的預算分配。

列出你的成就

在我們的免費進度報告模板上，我們以一個成就框結束，以捕獲上面未收集的任何內容。 最後，還有一個預期成就框，這是為下一份進度報告設定期望的一種方式。

製作進度報告時的最佳實踐

在編寫進度報告時，確保其有效的一種方法是在編寫報告時考慮利益相關者的觀點。 如果有任何事情阻礙了這一進展，你想傳達在所涵蓋的時間段內發生的事情以及接下來會發生什麼。

不要通用

利益相關者需要細節。 他們不希望您詳細說明您是如何完成某事的，但他們想知道完成了什麼。 他們想要的是指標，而不是敘述。 你的答案應該是有意義的，並避免不必要的細節。

了解頻率

也就是說，如果您正在處理一個非常長的項目，利益相關者可能希望每週甚至每天向他們提供進度報告。 首先找出這一點，並在利益相關者期望它們時提交您的進度報告。

分開來

將進度報告分成幾個部分是個好主意。 這使報告更具可讀性。 有一個章節標題可以告知讀者可以期待什麼，並幫助引導他們閱讀文檔。

寫得好

使用簡潔明了的語言； 避免使用會使讀者感到困惑的行話。 您希望他們立即知道您在說什麼，而不必費力（或更糟，誤解）您要傳達的內容。

使用軟件

擁有項目管理軟件可以促進報告過程。 根據您使用的工具，您可以獲得實時數據並輕鬆交付給您的利益相關者。 這樣可以節省時間並提供更好的數據。

ProjectManager 如何讓您創建進度報告

ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，可以組織您的任務、團隊和項目。 我們的功能可幫助您計劃、監控和報告項目的各個方面。 我們基於雲的工具意味著您可以獲得實時數據以創建更準確、更及時的報告。

利益相關者希望看到全局，而我們的一鍵式報告工具可以讓他們輕鬆獲得他們想要查看的數據。 我們的報告功能可讓您即時報告任務、時間、成本、時間表、項目差異等。 另外，與利益相關者分享它很容易！

要獲得即時狀態報告，請使用我們的儀表板功能。 實時儀表板不斷從您的團隊收集數據並自動計算數據以顯示在易於閱讀的項目指標中，這些指標顯示任務完成的百分比、剩餘時間、團隊工作量等。

ProjectManager 是一種基於雲的工具，可提供實時數據以幫助您做出更好的決策。 項目經理可以透明地了解項目生命週期的各個方面，並將團隊置於促進更好工作的協作平台上。 看看為什麼從 NASA 到雀巢的組織都使用我們的工具，今天就可以免費試用 30 天。