如何為您的企業聘請虛擬助理

當您開始開展業務時，您正在做所有事情：履行訂單、響應客戶、管理您的社交媒體等等。

但是，儘管我們出於多種原因追求創業，但我們生活中的時間更少並不是其中之一。

這就是為什麼許多電子商務企業家僱用的第一個“員工”是虛擬助手：可以承擔對經營業務很重要的日常任務和流程，但不一定專注於發展業務。

虛擬助理就像在不僱用實際員工的情況下多出一雙手。 如果您遇到壓力和其他成功帶來的“好問題”，那麼您可能是時候考慮僱用自己的虛擬助手並在一天中恢復一些時間了。

什麼是虛擬助手 (VA)？

虛擬助理 (VA) 是您簽訂合同以移交工作量的任何形式的遠程幫助。 他們可以在世界任何地方開展業務，擁有多個客戶，並且可以被雇用來承擔您的各種日常任務。

對於許多企業家來說，虛擬助理是一種常見的“第一次僱傭”，尤其是在沒有全職員工預算或沒有時間繼續自己做所有事情的在線企業中。

VA 與自由職業者或傳統員工之間的區別在於，VA 是足智多謀的通才（有時在營銷傳播或設計等領域勝任），他們執行任務或例行程序，而不是擁有您業務的全部功能。

雖然他們不是永久僱員，但他們提供了一種經濟實惠的方式來獲得持續的幫助來經營您的業務，而無需僱用全職人員的任何額外費用（加上他們作為承包商的服務通常可以免稅）。

虛擬助手不會構建您的整個網站，但它們可能會幫助您管理商店的某些部分。 他們可能不會編寫和管理您的所有內容，但他們可能會幫助您進行研究。 他們不應承擔您業務的全部功能，而應擁有特定流程或整台機器的一部分。

對於企業家來說，放棄控制權可能很困難，因此參加 VA 是練習小規模管理、委派和招聘等軟技能的完美方式——所有這些對於成為一名優秀的領導者來說都是必不可少的。

您可以將什麼外包給虛擬助手？

雖然虛擬助理通常會執行大量管理任務，但您也可以僱用他們來執行從銷售到社交媒體管理的各種角色（如果您給他們明確的指導和指示）。

如果這是一個重複的例行程序，您可能可以將其交給 VA。 如果你能在紙上寫下一個乏味的過程，你可能可以教你的 VA 如何為你做這件事。

只要任務或流程是一個相當聰明和足智多謀的人在給出明確指示時可以完成的事情，你可能會得到一個虛擬助手來承擔它們。

以下是您可以聘請虛擬助手為您做的一些事情：

• 客戶服務：回复客戶的電子郵件和電話。
• 社交媒體管理：策劃內容、回複評論和其他社區管理任務。
• 研究：尋找博主/有影響力的人的列表，以接觸或整理您可以在一段內容中使用的統計數據或示例。
• 商店管理：訂單履行、庫存管理、為您開展銷售（您可以找到具有 Shopify 經驗的 VA）。
• 數據輸入：記賬或將來自不同來源的數據輸入電子表格。
• 冷電話：打冷電話（通常提供腳本和對常見問題的預設答复），並安排您和潛在客戶之間的會議。
• 個人差事：為母親節買花並送到你媽媽身邊。

從上面的用例中，您已經可以看到如果您將 VA 融入您的一天，它可以為您節省多少時間。

什麼時候應該聘請虛擬助手？

通常，在將任何東西交給虛擬助手之前，您需要先弄髒自己的手。 通過這種方式，您將知道如何教他們這個過程，您需要設置哪些指導方針，以及好的工作是什麼樣的。

也就是說，即使對於相對年輕的企業，以下是僱用 VA 的理想條件：

• 您非常熟悉您業務中的流程，並且覺得您可以輕鬆地將其傳授給其他人。
• 你會發現自己在想，“如果我有時間，我可以做更大、更重要的事情”。
• 你有收入或可支配收入來買回你的時間。
• 有一個任務讓你覺得很累，比如客戶服務，這對你這樣的人來說不是自然而然的（比如你是一個內向的人，在回復了幾封電子郵件後會感到筋疲力盡）。
• 您可能不需要全職幫助，但每天只需幾個小時。
• 您已經探索了 IFTTT、Zapier、Kit（Shopify 的免費營銷聊天機器人）和 App Store 以尋找簡化流程的方法，並發現如果其他人擁有它會更容易。
• 您對自己的業務所取得的新成功感到不知所措，或者您朝九晚五地工作並在一邊建立自己的業務。

作為電子商務店主，當您開始以穩定的速度進行銷售時，客戶服務可能是您首先要外包的事情。 對於許多人來說，與客戶打交道是壓力最大、最耗時的挑戰之一。 而且你賣的越多，它消耗的時間就越多。

想想繼續定期執行任務的機會成本。 你的時間值多少錢？ 如果您每天花一個小時回答客戶的問題，那麼您可以用這些時間、精力和注意力來做什麼？

您可以放下這些任務，利用新獲得的時間來追求更大的利潤和其他追求——以可承受的價格。

虛擬助手需要多少錢？

虛擬助手的價格各不相同，通常，美國虛擬助手的成本高於海外虛擬助手。 許多按小時收費。 一些按任務或項目收費。 有些人會在一段時間內接受統一費率。

在大多數情況下，每小時通常是最好的路線，特別是對於日常任務，您可以監控您的發票以確保每小時有一致的輸出。

如果您勤奮並且願意放眼國際，則有可能以每小時 3 到 10 美元的價格獲得出色的虛擬助理，以擔任客戶服務之類的角色。 這還取決於您想外包給他們的工作。 請記住，您通常會得到您所支付的費用，並且應該始終適當地審查任何潛在的員工。

如果您是一位忙碌的企業家，願意支付更高的費用，您還可以聘請一位遠程“執行助理”，他可以作為您的得力助手，代表您完成各種業務和個人任務。

你用來僱傭虛擬助手的平台也會影響你管理這種關係所花費的時間，這也應該與價格一起考慮。

如何聘請您的第一個虛擬助手

並非所有的 VA 都是相同的。 與任何其他員工一樣，您需要仔細審查他們，首先要在職位描述中列出您的需求和條件。

但在你寫之前，確保你記錄了你想要移交的過程。

1. 在外包之前記錄您的流程

與 VA 合作並不像通過電話解釋你想要什麼並希望他們做對那麼簡單。 如果您首先記錄整個過程並為他們制定指導方針，您可以確保更少的錯誤，並按照您想要的方式完成工作。

如果它涉及基本的例行程序，例如管理商店的各個方面，您可以使用 Quick Time 或任何屏幕錄製應用程序自己錄製屏幕和每次點擊。

這段錄音不僅讓其他人更容易加入這個過程，它還讓你有意識地完成你最終必須與你的虛擬助手交流的每一個小步驟。

對於客戶服務、社交媒體管理以及您的 VA 將直接與客戶、合作夥伴或供應商打交道的其他任務，請查看您過去的回复並為每個常見場景創建腳本或“預設回复”，例如當客戶詢問時他們的訂單狀態或想要退款。

有效授權的關鍵之一是預測常見障礙並就最佳行動方案提供建議。 把這些寫成條件規則：“如果 X 發生，那麼做 Y”。

還要考慮你在整個過程中使用的工具和平台，因為找到一個有使用某些應用程序（例如 Zendesk、Hootsuite、Facebook）經驗的 VA 比從頭開始教別人容易得多。

請記住：您進行任何形式的外包的目標是為自己創造更少的工作，而不是更多。

2.撰寫職位描述以吸引合適的虛擬助手

為了找到合適的 VA，您需要編寫一份工作描述，以吸引具有您所需技能和素質的人。 這將是您尋找合適人選的第一個過濾器。

請務必包括：

• 您的業務規模（例如您通常每天獲得多少銷售/支持票）。
• 他們將使用的應用程序/工具。
• 過去的經驗將使他們成功。
• 語言要求（例如“優秀的英語口語/書面英語”，如果他們將與美國的客戶交流）。
• 他們將為您執行的任務的具體列表。
• 潛在員工可能正在搜索的關鍵字，例如“社交媒體管理”。

隨意調整下面的示例職位描述，以適應您的客戶服務 VA。

樣本 VA 職位描述

我們經營著 6 位數的代銷業務，每週都會通過 Zendesk 和 Facebook 收到數十個支持請求。

我們需要具有出色客戶服務經驗的人員來幫助回复 Zendesk 上的工單和 Facebook 上的消息。 我們將為收到的最常見問題提供答案。 有時，候選人可能需要登錄我們的 Shopify 商店並查找訂單、更改訂單或提供退款。

理想情況下，該候選人具有電子商務、直銷業務和 Shopify 方面的經驗。 Oberlo 的經驗是一種資產。

職責包括：

• 在 Facebook 上查看消息，回答問題
• 在 ZenDesk 中響應和解決支持工單
• 解決客戶問題，例如訂單變更
• 解決客戶查詢，例如訂單狀態、貨物多久到達等
• 需要時在 Shopify / Oberlo 中查找訂單
• 審核 Facebook 帖子的評論、隱藏投訴、刪除誹謗

成功需要具備的素質：

• 優秀的英語理解和寫作能力
• 禮貌和富有同情心的客戶服務
• 解決問題的能力
• Zendesk 體驗
• 臉書體驗
• Shopify 體驗
• Oberlo 經驗是一個加分項
• 有直銷業務經驗者優先
• 對瑜伽的興趣是一種資產（我們服務的行業）

其他技能：客戶服務、客戶支持、Shopify、社交媒體管理、Zendesk

3.僱用你的虛擬助手

雖然您可以在傳統的工作板、論壇或社交網絡上發布您的虛擬助理角色，但考慮到缺乏質量控製或使用專門為此目的構建的平台所獲得的優勢，這通常是不值得的。

如果這是您第一次僱用虛擬助手，尤其是為您的 Shopify 商店，我們建議您使用 Upwork 來尋找負擔得起的、經驗豐富的幫助。

Upwork 還為您提供了簡化虛擬助手管理所需的工具，包括：

• 一個確保整個市場質量的審查系統。
• 一種時間跟踪功能，可以定期截取您的 VA 屏幕截圖，以讓他們負責。
• 用於共享文件和反饋的聊天功能。
• 輕鬆開票和全球支付。
• 他們的服務條款中包含保密協議
• 通過託管服務付款，因此您只需為完成的工作付費。

發布職位描述後，您可以聯繫潛在客戶或邀請虛擬助手申請您的職位發布，然後等到您開始收到一些回复。 確保您通過 Skype 或 Google Hangouts 採訪任何潛在的員工，以確保他們在您僱用他們之前非常合適，尋找過去客戶的推薦信和其他證明他們過去作為虛擬助手的表現的跡象。

管理您的虛擬助手

一旦你僱傭了你的虛擬助手並使用你創建的文檔讓他們快速上手，並建立了首選的溝通渠道（Skype、Hangouts、Slack 或電子郵件），你需要確保你只提供有限的訪問權限您的商店、社交帳戶或他們將用來執行工作的任何其他內容。

信任是你和你的虛擬助手之間關係的重要組成部分，你應該讓他們通過他們的表現來贏得信任。 因此，請避免向他們提供您帳戶的登錄憑據，並儘可能選擇受限用戶權限。

4. 保護您的信息和帳戶

在您的 Shopify 商店中，您可以根據他們需要執行的任務將您的虛擬助理添加為具有特定權限的員工帳戶。

您可能使用的大多數工具都為其他用戶提供了某種形式的有限訪問權限。

在 Facebook 的頁面管理器中，您可以為他們分配特定的角色，以便他們可以策劃和發佈內容。 在 Zendesk 或您使用的任何客戶服務軟件中，您可以將他們添加為能夠響應支持請求的新用戶。 使用 Paypal 企業帳戶，您可以授予他們特定的用戶權限，這樣他們就可以在不向他們提供您的信用卡信息的情況下進行付款。 在 Gmail 中，您可以設置電子郵件委託，以便他們可以代表您查看和回復電子郵件。

如果您通過 Oberlo 和 AliExpress 代發貨，您可以讓他們訪問您的 AliExpress 帳戶，並保存並準備好付款選項，監控您的交易歷史記錄以了解您需要解決的任何行為。

由於虛擬助理與多個客戶合作，有時與同一領域的競爭對手合作，讓他們簽署保密協議是明智之舉。 畢竟，你不希望他們洩露你的秘密。 某些平台（例如 Upwork）的服務條款中涵蓋了這一點，但請務必在向您的 VA 提交任何可能對您或競爭對手使用的信息之前仔細檢查。

5. 建立一個讓他們負責的系統

很難衡量你的 VA 應該工作的速度，或者他們每小時應該完成多少工作。 這就是為什麼強制執行時間跟踪很重要的原因。

雖然有像 Toggl 這樣的免費工具，而且一些 VA 有軟件可以幫助他們跟踪自己的時間，但 Upwork 有一個強大的時間跟踪功能，它還可以定期截取你的 VA 屏幕的屏幕截圖。

雖然您理想情況下希望您的 VA 在沒有太多監督的情況下獨立運作，但請不時與他們聯繫，看看是否有方法可以簡化流程或改進他們的工作。

您甚至可能會發現您的虛擬助理找到了比您規定的方式更好的方式來完成任務，或者他們已經非常熟悉您的業務，以至於他們開始像全職員工一樣提供新的建議。

一旦您的 VA 對他們的任務感到滿意，您甚至可以考慮擴大他們的角色並外包更多流程，或者僱用額外的 VA 來管理您業務的另一個方面。

其他聘請虛擬助理的地方

雖然Upwork是僱用可以承擔您電子商務業務各個方面的 VA 的絕佳選擇，但您可以通過許多其他方式來僱用具有自身優點和缺點的 VA。

對於您只是偶爾需要的負擔得起的按需虛擬助手，您可以使用Fancy Hands訪問可以完成一次性任務的 VA 池。 最好外包個人差事（為您安排會議或協商電話費）或項目的一部分，而不是整個過程，因為您不會每次都獲得相同的 VA。

Zirtual是另一種流行的選擇，適用於美國專門的虛擬行政助理，在經營企業的一個或多個方面經驗豐富且技術嫻熟。 它們會花費更多（起價為每月 398 美元），但可以在每個月為您處理各種業務和個人任務。

您還可以在所有這些平台之外聘請代理機構和獨立的 VA，但您可能需要處理很多細節，例如找到一個好的時間跟踪工具和自己執行保密。

學會放手

有趣的是，創業的目標不僅僅是擁有一家企業，而是盡可能多地放棄它，把部分交給有能力的人，這樣你的企業就可以在沒有你全神貫注的情況下維持生計。

對於許多喜歡控制權的企業家來說，外包可能是一種不自然的做法。 但這是實現難以捉摸的工作/生活平衡的關鍵考慮因素，當你自己做所有事情時，這種平衡會更加困難。

聘請虛擬助手可以讓您專注於最重要的事情——發展業務、與家人共度時光，或者只是給自己一些喘息的時間。

特別感謝 Corey Ferreira 分享了他聘請虛擬助手來幫助經營他的 6 位數電子商務商店的技巧和流程。